Planlægning og økonomiafdeling: dens funktioner og opgaver. Bestemmelser om plan- og økonomiafdelingen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Planlægnings- og økonomiske afdelinger (i det følgende benævnt PEO) er oprettet til effektiv organisering af organisationers og virksomheders økonomi. Selvom arbejdet i sådanne afdelinger ofte ikke er klart reguleret. Hvordan skal de organiseres, hvilken struktur skal de have, og hvilke funktioner skal de udføre?

Introduktion

I enhver lærebog om økonomi siges det, at PEO indsamler økonomiske indikatorer for virksomhedens detaljer, analyserer dem og udarbejder udviklingsplaner baseret på konklusionerne opnået under analysen.

Hvis vi taler om en lille virksomhed, så kan denne funktion udføres af lederen af virksomheden (eller den enkelte iværksætter), efterhånden som aktivitetsskalaen vokser, kan disse beføjelser overføres til en anden person eller endda en gruppe mennesker. Jo større organisationen er, jo flere mennesker i den er ansvarlige for økonomisk planlægning. For at lette arbejdet er disse mennesker forenet i PEO.

PEO-struktur

PEO har en standardstruktur. Denne afdeling ledes af en person, derrapporterer direkte til økonomichefen, reklame- og salgsdirektøren eller endda administrerende direktør. Det hele afhænger af strukturen i virksomhedens organisation som helhed.

Der er to typer PEO-strukturel organisation:

1. En organisation, hvor PEO-medarbejdernes job er placeret inde i afdelingen.
2. En organisation, hvor nogle af medarbejderne arbejder uden for afdelingen (samler information om virksomhedens arbejde), og nogle arbejder inde (de analyserer den modtagne information og udarbejder planer).

Den sidste type organisation er typisk for produktionsvirksomheder.

Fordelen ved den første type organisation er, at arbejdet i en sådan strukturel enhed i virksomheden er let at kontrollere. Ulempen er, at oplysningerne ikke altid modtages af PEO-personalet rettidigt.

Hvis du bruger den første mulighed til at organisere planlægnings- og økonomiafdelingen og dens funktioner, så skal følgende funktioner tildeles dens medarbejdere:

• indhentning af primære data fra finansielle kilder og strukturelle enheder;
• oprettelse af planlægningsmetoder og ledelsesrapportering;
• direkte oprettelse af ledelsesrapportering;
• kontrol og analyse af virksomheden som helhed.

Den anden metode til PEO-organisering bruges ikke mindre hyppigt. I dette tilfælde skal medarbejderne i afdelingen betros følgende funktioner:

• overvågning af implementeringen af de udviklede planer;
• overvågning af gennemførelsen af budgettet for en bestemt enhed;
• ydelsesanalysespecifik enhed.

Det er vigtigt, at PEO'er, der arbejder uden for deres enhed, får alt, hvad de har brug for til yderligere at analysere og planlægge organisationers og virksomheders økonomi.

PEO-medarbejdere kan rapportere direkte til lederen af afdelingen og lederen af enhver produktionsenhed. I det første tilfælde kaldes underordning funktionel, i det andet - administrativ. Sådan ser dobbeltindsendelse ud.

Følgende funktioner skal tildeles økonomen i planlægnings- og økonomiafdelingen:

1. Udvikling af forretningsmetoder (både på tværs af virksomheden og inden for individuelle afdelinger i organisationen).
2. Udvikling af grundlæggende mapper indeholdende resultatindikatorer for virksomhedens divisioner.
3. Udvikling af en virksomhedsledelsespolitik.
4. Udvikling af planlægnings- og rapporteringsskemaer.
5. Udvikling af metoder til analyse og evaluering af virksomhedens præstationer.

Fordelen ved denne type organisering af planlægnings- og økonomiafdelingen og dens funktioner er, at al den nødvendige information sendes til enhedens analytikere uden forsinkelse. Ulempen er den svage kontrol over arbejdet hos økonomer, der arbejder uden for afdelingen, samt det faktum, at medarbejderne er dobbelt underordnet.

Denne måde at organisere arbejdet på kan øge PEO's personale betydeligt til en uberettiget størrelse.

Eksempel på PEO-struktur i forskellige virksomheder

Når det kommer til mellemstore virksomhederstørrelse, så har PEO oftest i dem følgende struktur: lederen er lederen af afdelingen, og tre specialister i PEO er underordnet ham.

Hvis vi taler om en stor virksomhed, så er strukturen af planlægnings- og økonomiafdelingen på den som følger: afdelingslederen er ansvarlig for afdelingen, viceafdelingen er underordnet ham, ift. som både afdelingens cheføkonom og afdelingens ledende økonom er direkte underordnet. To PEO-økonomer rapporterer til cheføkonomen.

Problemer med IEE

Opgaverne for denne afdeling af virksomheden omfatter udarbejdelse af følgende dokumenter og ansøgninger:

• virksomhedens udviklingsplaner og prognoser;
• rapporteringsdokumentation af forskellig karakter (engangs- og regelmæssig);
• nødvendige referencer og analytiske forklaringer;
• økonomiske beregninger;
• investeringsprojekter og forretningsplaner.

PEO har også visse funktioner, der tydeligt bør angives i virksomhedens lovgivningsmæssige dokumentation.

PEO-funktioner

PEO's funktioner er som følger:

• analyse af virksomhedens resultater;
• forecasting company performance;
• vurdering af organisationens økonomiske tilstand;
• udarbejdelse af standarder for produktionsprocesser;
• kontrol af dannelsen og ændringer i produktionsomkostningerne;
• priskontrol for produkter;
• ledelsesrapportering;
• deltagelse i formationenafdelingsbudgetter.

Alle PEO-funktioner er forbundet med de forretningsprocesser, der finder sted i virksomheden. Det følgende beskriver forholdet mellem disse begreber.

Forholdet mellem PEO-funktion og forretningsprocesser i virksomheden

De vigtigste forretningsprocesser, der finder sted i virksomheden er:

• salg;
• produktion;
• køb;
• forskning og eksperimentel udvikling.

For hver af faserne af virksomhedens arbejde har PEO sin egen opgave.

Når der arbejdes med salg af produkter, udfører PEO salgsplanlægning, kontrol og yderligere analyser. I produktionen af produkter er PEO's opgaver ens.

Når produktionsprocessen er på stadiet med at købe de nødvendige ressourcer, beskæftiger PEO sig også med planlægningen af indkøb, deres kontrol og analyse af de erhvervede værdier og midler. Situationen er den samme med forskning og eksperimentel udvikling.

Planlægning, kontrol og analyse er de tre ansvarsområder, som en økonom i en virksomhed har, når de arbejder med grundlæggende forretningsprocesser. Hvorfor gøre dette? For at optimere de samme processer i fremtiden.

Forretningsprocesser kan også være hjælpemidler. De er:

• produktionsteknologier;
• produktkvalitet;
• engineering;
• kapitalbyggeri af faciliteter;
• logistik.

Hvad er PEO's opgaver i dette tilfælde? Det samme: planlægning, kontrol og analyse. I det første tilfælde arbejdes der med teknologien til fremstilling af eksperimentelle udviklinger, iden anden - over certificering, licensering og metrologi, i den tredje - over vedligeholdelse af udstyr og energiforsyning, i den fjerde - over opførelse af bygninger, i den femte - over transportomkostninger.

De organisationer, der betjener forretningsprocesser, er kendetegnet ved:

• arbejde med personale;
• marketing;
• økonomisk styring;
• juridiske tjenester;
• generel administration.

I dette tilfælde ændres en økonoms opgaver i virksomheden ikke.

Regulering af PEO-arbejde

Nogle virksomheder skaber PEO, men er overhovedet ligeglade med reguleringen af arbejdet i denne strukturelle enhed. Der er ikke taget hensyn til planlægnings- og økonomiafdelingen.

Hvis organisationen ikke regulerer PEO's arbejde på nogen måde, er det presserende at udarbejde et dokument, der løser denne mangel. Dette dokument vil blive grundlaget for oprettelsen af jobbeskrivelser for medarbejdere, der arbejder i WtE, som vil løse problemerne beskrevet i begyndelsen af artiklen.

Standarddokumentet for planlægnings- og økonomiafdelingen og dets funktioner indeholder følgende punkter:

1. Generelle bestemmelser.
2. Afdelingsstruktur.
3. Afdelingens hovedopgaver.
4. Afdelingsfunktioner.
5. Rights.
6. Arbejde med andre strukturer i virksomheden.
7. Ansvar.
8. Kriterier for evaluering af afdelingens aktiviteter.

Næste, strukturen af dokumentet regulerer arbejdet og opgaver i planlægning og økonomiskeafdeling.

Strukturen af dokumentet, der regulerer IEE's arbejde

Sektionen Generelle bestemmelser indeholder generelle oplysninger om denne enhed. Specificeret:

• formålet med at oprette en afdeling i overensstemmelse med virksomhedens økonomiske politik;
• grundlæggende vilkår;
• en person udpeget af lederen;
• dokumenterer, at denne afdeling er styret af i udførelsen af sine opgaver.

Sektionen "Afdelingsstruktur" indeholder oplysninger om strukturen af PEO'en og dens kvantitative sammensætning.

Afsnittet "Afdelingens nøgleopgaver" beskriver EEO's nøgleopgaver samt lister over rapporter og planer, som dens medarbejdere skal indsende til ledelsen til behandling.

PEOs hovedopgaver

Planlægnings- og økonomiafdelingens hovedopgaver, som bør angives i reguleringsdokumentet, omfatter:

1. Arbejde med økonomisk planlægning, rationalisering af økonomisk aktivitet.
2. Udvikling af en virksomhedsudviklingsstrategi for hurtigt at tilpasse forretningsaktiviteter til konstant skiftende markedsforhold.
3. Udførelse af en omfattende økonomisk analyse af virksomhedens finansielle og økonomiske aktiviteter.
4. Statistisk regnskab over alle indikatorer for virksomhedens funktion.
5. Teknisk og økonomisk planlægning af aktiviteter i andre afdelinger i virksomheden.

PEO-hovedfunktioner

PEO's hovedfunktioner, som norm alt er angivet i den lovgivningsmæssige dokumentation, omfatter:

1. Økonomiskplanlægning af virksomhedens arbejde med det formål at rationalisere forretningsaktiviteter.
2. Udarbejdelse af udkast til planer for aktiviteter i andre afdelinger i virksomheden. Forberedelsen omfatter også begrundelse for indgåelse af visse kontrakter, understøttet af beregninger.
3. Udarbejdelse af planer for virksomhedens produktion, finansielle og kommercielle aktiviteter for forskellige perioder (kort, mellemlang og lang sigt).
4. Informere virksomhedsafdelinger om aktuelle planer.
5. Udførelse af en omfattende analyse af virksomhedens aktiviteter på alle områder.
6. Overvågning af implementeringen af nuværende planer af afdelinger, samt rettidig rapportering.
7. Opret rationelle optegnelser, der en smule øger den bureaukratiske byrde på medarbejderne.

Dette er ikke en komplet liste over de vigtigste funktioner, som planlægnings- og økonomiafdelingen skal udføre.

PEO-rettigheder

En specialist i planlægnings- og økonomiafdelingen har inden for rammerne af sin jobbeskrivelse ret til:

• anmodning fra autoriserede repræsentanter for andre afdelinger af virksomheden om de nødvendige data til at kontrollere og analysere deres aktiviteter;
• opret ekspertarbejdsgrupper, hvis opgave er den økonomiske planlægning af organisationen;
• inden for deres kompetence, deltage i forretningsforhandlinger med repræsentanter for andre firmaer og organisationer, underskrive kontrakter;
• organisere analysen af nye programmer og videnskabelige projekter i virksomheden for deres effektivitet ogformålstjenlig udvikling;
• fremsæt forslag om emner, der falder inden for IEE's kompetence i form af projekter.

Interaktion, ansvar, evaluering

Den lovgivningsmæssige dokumentation, der styrer PEO'ens arbejde, indeholder ofte sektioner, der specificerer PEO'ens interaktion med andre strukturer i organisationen; ansvar for alle handlinger begået af medarbejdere i afdelingen; Evaluering af IEE's aktiviteter.

I afsnittet "Arbejde med andre strukturer i virksomheden" er der kun lavet en introduktion i henhold til skabelonen: "I løbet af sin aktivitet interagerer afdelingen med følgende strukturelle divisioner (disse divisioner er anført nedenfor))". Ved overførsel afhænger alt af, hvor brede beføjelser der planlægges givet til PEO-medarbejdere.

I afsnittet "Ansvar" er det angivet, at lederen af IEE tager det fulde ansvar for afdelingens arbejde; graden af medarbejdernes ansvar fastlægges i overensstemmelse med deres jobbeskrivelser; alle ansatte og lederen af PEO er personligt ansvarlige for de dokumenter, som er udarbejdet af dem, og de operationer, der udføres i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation.

I afsnittet "Kriterier for evaluering af afdelingens aktiviteter" er to kriterier foreskrevet:

1. Rettidig implementering af opgaver i høj kvalitet.
2. Kvalitetsudførelse af øjeblikkelige opgaver.

Du kan angive andre evalueringskriterier.

Dette fuldender udarbejdelsen af reguleringsdokumentet. Det skal naturligvis formateres i overensstemmelse med designreglerne.lignende papirer: alle data skal være underskrevet og stemplet og dateret.

Kontrol af PEO-drift

Kontrollerer arbejdet i PEO en af følgende medarbejdere:

• økonomichef i et firma (i en stor virksomhed);
• CFO (i en lille eller mellemstor virksomhed);
• cheføkonom (i produktion).

Kontrol af PEO-aktiviteter udføres til følgende formål:

1. Prompt udførelse af engangsopgaver.
2. Overholdelse af rapportering og dokumentflow i overensstemmelse med virksomhedens interne regler.
3. Sikring af pålideligheden af de leverede beregninger og rapporteringsdokumentation.
4. Analyse af arbejdet for at identificere effektiviteten af IEE'ens funktion.

Konklusion

Hver lærebog om økonomi siger, at PEO er en virkelig nødvendig strukturel enhed i en virksomhed. Uden det reduceres effektiviteten af mange virksomheder og organisationer betydeligt. Selvom ikke alle virksomheder har PEO'er konfigureret korrekt.

Et eller andet sted er afdelingens funktioner ikke klart defineret, et eller andet sted medarbejdernes opgaver. I nogle virksomheder er der en vanskelig situation med underordning af PEO-ansatte. Selvom planlægning i en markedsøkonomi er den vigtigste proces.

For at løse problemet er det nødvendigt, at virksomhedens leder klart forstår svarene på følgende spørgsmål:

1. Hvad er PEO?
2. Hvad er dens struktur?
3. Har dette firma brug for det, eller kan dets funktionhenrette én person?

Hvis der entydigt er truffet en beslutning om at oprette en PEO, så er det værd straks at gå videre til udførelsen af regulatorisk dokumentation, hvor der ud over de generelle bestemmelser vil blive skrevet:

• afdelingsstruktur;
• rettigheder og funktioner;
• ansvar;
• arbejde med andre strukturer i virksomheden.

Hvis du følger disse anbefalinger, når du designer planlægnings- og økonomiafdelingen og dens funktioner, vil virksomheden have en effektiv strukturel enhed.

Faktisk, hvis arbejdet i denne enhed er klart etableret, så er dens specialister i stand til at optimere alle produktionsprocesser uden at skade aktiviteten. Oversat til pengesproget betyder det, at en effektiv PEO giver dig mulighed for at bruge færre ressourcer og tjene mere.