Optimering af forretningsprocesser er Metoder, trin og fejl

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Optimering af forretningsprocesser er et ret populært emne. Det er sjældent, at nogen kan anvende det korrekt første gang, fordi begyndere laver fejl, som i sidste ende afspejles i praksis. For at undgå dem, læs vores artikel. Lad os starte uddannelsesprogrammet med en definition.

Koncept

Optimering af forretningsprocesser er aktiviteter, der sigter mod at forbedre virksomhedens effektivitet.

Der er mange optimeringsmetoder, hver med sine egne fordele og ulemper.

Vi vil se på dem nedenfor, men først finder vi ud af, om optimering virkelig er nødvendig.

Er der et behov?

Vi har allerede sagt, at optimering af forretningsprocesser er et sæt aktiviteter, der har til formål at forbedre virksomhedens effektivitet. Og det er det virkelig.

Enhver virksomhed er baseret på visse forretningsprocesser, som udføres af medarbejderne i organisationen. Disse omfatter salg, produktions- og ledelsesprocesser, indkøb, kontorarbejde og så videre. Så snart virksomheden begynder at automatisere eksisterende processer, vil denarbejdet bliver meget mere effektivt.

Store organisationer opererer på et ledelsessystem af en bestemt standard (ISO 9001), hvilket indikerer en høj forretningskultur. Systemet er bygget på en sådan måde, at det organiserer så mange processer som muligt, samtidig med at de fremhæves og planlægges.

Da optimering af forretningsprocesser er et kompleks af visse foranst altninger, bør en specialist i teorien gøre dette. Sådan er det i store virksomheder. Men uanset hvordan processen er bygget op, skal den med jævne mellemrum omlægges, fordi arbejdsforholdene ændrer sig, nye ledige stillinger og processer opstår. Hvis der ikke gennemføres optimering, opstår der konflikter, der forhindrer den normale funktion af dele af organisationen. Og dette afspejles, som du forstår, i sidste ende i overskud.

For at forstå, om virksomhedens forretningsprocesser skal optimeres, skal du tjekke for problemer. Nedenfor er en liste, og hvis mindst ét punkt afspejles i organisationens aktiviteter, bør du tænke på optimering.

Optimering hjælper

Så over tid kan der opstå problemer i enhver organisation. De er en lakmustest, hvormed det er let at fastslå behovet for at optimere virksomhedens forretningsprocesser. Hvilke problemer kan der være?

1. Jobansvar er gentagne. Hvis ikke kun medarbejderne er tvunget til at gøre det samme, men også hele afdelinger, så tyder det bestemt på behovet for omorganisering. Dette kan ikke vare evigt, hvilket betyder, at resultatet bliver kaos, unødvendige økonomiske indsprøjtninger oguberettiget konkurrence mellem medarbejdere og afdelinger.
2. Ledere kan kun klare sig. Disse chefer er for det meste ubrugelige, fordi de intet ved om marketing, økonomi og ledelse.
3. Virksomheden har ikke et system til at forbedre medarbejdernes kompetencer. Dette er en alvorlig udeladelse, der kaster virksomheden tilbage. Når alt kommer til alt, hvis en medarbejder ikke modtager ny viden, så søger han ikke at ændre noget og markerer tid.
4. Perfekt er det godes fjende. Folk arbejder i én tilstand og beslutter pludselig at øge aktivitetsniveauet. For at gøre dette introducerer de et it-system til styring af medarbejdere, salg eller økonomi. Det lyder godt, men ofte gør medarbejdere dette uden hensyntagen til de nuværende processer i organisationen eller blot kopierer andres. Som et resultat blev der brugt enorme summer uden en klar grund, og den økonomiske effekt blev ikke opnået.

Hvad hjælper optimering af forretningsprocesser til at opnå i en organisation?

1. Forbedre kundeoplevelsen.
2. Reducerer tid og driftsomkostninger.
3. Giver dig mulighed for at nå nye mål.
4. Øger virksomhedens håndterbarhed.

Alle disse varer påvirker de endelige omkostninger for produkter eller tjenester i retning af deres reduktion. Derudover tiltrækker en optimeret virksomhed meget flere nye kunder, hvilket betyder, at overskuddet bliver højere og konkurrenceevnen øges.

Enhver brug af materialer er kun tilladt, hvis der er et hyperlink.

Det er vigtigt at forstå, at alle forretningsprocesser er indbyrdes forbundne. Det vil sige optimering af forretningsprocesser iorganisation vil påvirke driften af hele virksomheden på den ene eller anden måde. For at gøre det mindre mærkbart begynder virksomhedens ledelse først at optimere små processer uden at bruge for meget tid og penge. Gradvist overføres modellering og optimering af forretningsprocesser til andre afdelinger.

Forsøg på at ændre alt på én gang ender som regel meget trist, og i fremtiden vil ønsket om at ændre noget i virksomhedens arbejde blive imødekommet negativt.

Hvor skal man begynde?

Modellering og optimering af forretningsprocesser begynder med, at det gamle arbejdes metoder bliver forældede. Optimering er nødvendig for enhver virksomhed, med undtagelse af statslige selskaber. Jo hurtigere en virksomhed tager nye måder at arbejde på og implementerer dem i sine processer, jo mere succesfuld vil den være.

De virksomheder, der konstant udvikler sig, har en hel afdeling, der er engageret i at optimere forretningsprocesserne i små virksomheder eller store organisationer. Det er trods alt kun generøs finansiering af moderne teknologier, der er nøglen til en succesfuld forretning.

Evalueringskriterier

For at optimere ordentligt, skal du prioritere. Sidstnævnte udvælges efter bestemte kriterier. De er anført nedenfor:

1. Vigtigheden af processen. Før du optimerer arbejdet, er det nødvendigt at identificere hovedprocesserne, hvis forbedring vil føre til høje resultater. For at bestemme en sådan proces er det nok at vide, hvilken rolle den spiller i alle organisationens aktiviteter. Der er også en ulempe: hvis processen allerede er i forgrunden og effektivtvirker, så vil optimeringen være ubrugelig. Selvfølgelig kan du prøve at forbedre processen allerede, men dette vil være spild af midler, der ville være nyttigt for en anden. Det er bedre at bruge tid og penge på problematiske forretningsprocesser.
2. Problem med processen. Det lyder bekendt, men hvad betyder det? I denne sammenhæng er forskellen mellem det opnåede som resultat og de ønskede handlinger underforstået. Det vil sige, at hvis en proces slet ikke fungerer, som den skal, så er dette en klar grund til at optimere.
3. Evne til at implementere procesændringer. Optimering af forretningsprocesser for en lille eller en stor virksomhed begynder med, at den enkleste mulighed er valgt for at starte processen. For eksempel vælger de præcis den, der vil kræve mindst mulige midler til forbedring, personlig tid og arbejdsressourcer. Det er også vigtigt at være opmærksom på de negative faktorer, der uundgåeligt vil dukke op og tage højde for dem.

Så det viser sig, at du skal tage højde for alle kriterier og faktorer for en vellykket omorganisering. Som regel er de største processer genstand for optimering, fordi det er på bekostning af dem, at virksomheden arbejder.

Principles

Metoder til optimering af forretningsprocesser er forskellige, men før du vælger en, skal du kende principperne for forbedring. Uden at følge dem opnår du ikke den ønskede effekt. Overvej principperne nedenfor:

1. Foundation. Før du begynder at optimere processer, skal du forstå, hvilken proces der er ansvarlig for hvad. Det vil sige, at du først og fremmest skal forstå virksomhedens struktur og først derefter tage fat på optimering. Hvis dette ikke gøres, sådet er ikke klart, hvad der skal omorganiseres, hvilket betyder, at der ikke vil være nogen effekt.
2. Først skal du rette fejlene. Før reorganisering af virksomheden er det nødvendigt at eliminere små fejl, der vil forstyrre optimering.
3. Tvetydige beslutninger. Dette er navnet på situationen, når optimeringen af en proces påvirker en anden negativt. Af denne grund er det nødvendigt at beregne alle de positive og negative sider, før en proces forbedres, og først derefter træffe den rigtige beslutning.
4. Afvisning af ændring. Ofte er medarbejderne i organisationen ikke begejstrede for forandringer, hvilket betyder, at de gør modstand med al deres magt. Desuden kan modstand være ubevidst eller udtrykt.

Optimeringsniveauer

Optimering af forretningsprocesser inden for logistik eller andre områder er opdelt i flere niveauer, som hver påvirker resultatet på sin egen måde. For eksempel er administrative og ledelsesmæssige processer ansvarlige for at træffe de rigtige beslutninger og handlinger i ledelsesteamet. Takket være dem indsamles oplysninger om arbejdsgangen i den organisation, der er involveret i den primære forretningsproces.

Effektiviteten af forretningsprocesoptimering kan være anderledes, men under alle omstændigheder vil det føre til en reduktion i de finansielle omkostninger. Hvilket niveau en virksomhed vælger afhænger af mange faktorer. Hvis ledelsen for eksempel vil spare penge, så vil valget falde på ét niveau, og når målet er at opnå et strategisk resultat, falder valget på et andet.

Overvej alle niveauer af virksomhedsautomatisering og -optimeringprocesser:

1. Første niveau. Denne fase er forbundet med finansielle omkostninger. Hver afdeling af virksomheden opretter udgifter til sine egne behov. Men dette niveau kan kaldes det hurtigste, hvis målet er at reducere omkostningerne. Dette skyldes, at niveauet ikke påvirker andre afdelingers interesser i virksomheden, hvilket betyder, at der ikke er behov for yderligere godkendelser. Ulempen ved niveauet betragtes som en lille besparelse. Som regel overstiger den ikke 20%. Det er vigtigt at forstå, at ikke alle udgifter henføres til én afdeling, nogle opstår under udførelsen af opgaven. For eksempel bestiller en afdeling information om organisationens analyser til en anden, i denne situation vil entreprenøren afholde alle omkostningerne.
2. Andet niveau. Eksempler på forretningsprocesoptimering af andet niveau sikrer, at omkostningerne reduceres til en fælles proces mellem kunder og entreprenører. Niveauet indebærer begge parters aktivitet, ensidigt arbejde er simpelthen uacceptabelt. Omkostningsreduktion sker først, når alle deltagere i optimeringen har diskuteret og nået til enighed om, hvordan processerne og samarbejdet vil forløbe. Det andet niveau giver besparelser på mere end 20%, det kan bruges til at optimere forskellige funktioner i virksomheden. Hovedbetingelsen er, at alle funktioner skal have samme resultat og være rettet mod at opnå resultatet.
3. Tredje niveau. Denne tilgang til forretningsprocesoptimering giver op til 30 % besparelser. Sandt nok er der visse vanskeligheder: For at arbejde med udgifter skal du forstå hele forretningssystemetorganisationsprocesser. Dette skyldes, at optimeringen af dette niveau giver mulighed for et stort antal aktiviteter.

Optimeringsmetoder

Forretningsprocesser i hver organisation forløber på deres egen måde, men det forhindrer ikke eksperter i at fremhæve de vigtigste optimeringsmetoder. Overvej dem mere detaljeret:

1. SWOT-analyse. Essensen af metoden er at studere styrker og svagheder ved forretningsprocessen. Dette er navnet på metoden til strategisk planlægning, som bruges til at evaluere de fænomener og faktorer, der påvirker virksomheden eller forretningsprojektet. Der er flere parametre, der er specifikke for metoden: styrker, muligheder, svagheder, trusler. Målet med at optimere forretningsprocesser ved hjælp af denne metode er at finde og rette sårbarheder samt reducere risici og mulige trusler.
2. Årsager - konsekvenser. Metoden er karakteriseret ved Ishikawa-diagrammet, eller årsag-og-virkning-diagrammet. Det er et af de syv mest kendte værktøjer til at vurdere, kontrollere, måle og forbedre kvaliteten af produktionsprocesser. Metoden giver dig mulighed for at finde sammenhængen mellem parametrene, hvilket hjælper med at udføre nøjagtige undersøgelser af den nødvendige forretningsproces. Diagrammet gør det meget lettere at identificere de vigtigste faktorer, der påvirker produktionsprocessen.
3. Benchmarking. En metode til at vurdere fordelene og analysere fordelene ved konkurrenter og partnere for at identificere de mest produktive faktorer. Benchmarking har noget til fælles med industrispionage, men ikke helt. For at implementere metoden er overfladisk observation tilstrækkelig, og ikke introduktion tilkonkurrenter.
4. Optimering og analyse af forretningsprocesser baseret på indikatorer. Princippet om at sætte forretningsprocesmål anvendes, efter at målet er nået, enten øges, eller, hvis det ikke var muligt at nærme sig det, analyseres metoder til dets implementering. Teknologien til optimering af forretningsprocesser er sådan, at ydeevnen først og fremmest analyseres.
5. Brainstorming. Metoden er en aktiv diskussion af opgaver, der giver udtryk for forskellige muligheder. Af alle forslagene er det mest vellykkede tilbud valgt som et resultat.
6. 6 Sigma. Ved at reducere antallet af produktionsfejl opnås en stigning i produktivitetsindikatorerne.
7. Ændring og beregning af fragmenteringen af processer. Metoden ligger i, at komponenterne i forretningsprocessen øges eller reduceres.
8. Analyse af forretningslogik. Målet er at eliminere ineffektive procedurer, sammenkæde parallelle aktiviteter, dele ansvar for processer og dele beslutningsbeføjelser, indfange information ved kilden og behandle den i virksomhedens faktiske aktiviteter.
9. Funktionel omkostningsanalyse. Metoden er rettet mod at opnå den højeste funktionalitet af objektet på bekostning af minimumsomkostninger for både køber og sælger.
10. Simulering af forretningsprocesser. Optimeringen af logistiske forretningsprocesser giver dig mulighed for at repræsentere menneskers handlinger og brugen af teknologier ved hjælp af en computermodel. Under simuleringen skal fire trin observeres: opbygning af modellen, kørsel af modellen, analyse af den resulterendepræstationsindikatorer, evaluering af andre mulige scenarier. Metoden er kun effektiv, hvis der bruges faktiske og nøjagtige værdier til at bygge modellen.
11. Analyse og beregning af processens kompleksitet og varighed. Metoden giver dig mulighed for at beregne det nødvendige antal arbejdere og den belastning, de er udsat for.
12. Analyse af ansvarsfordelingsmatrixen. Dette er en funktionel visuel tabel, der distribuerer organisationen i links, enheder og så videre. det vil sige, at metoden giver dig mulighed for at tildele opgaver til strukturelle enheder.

Optimeringstrin

Arbejdet med forretningsprocesoptimering er opdelt i fem faser. Lad os tale mere om hver af dem:

1. Beskrivelse af organisationens processer. Analyse og optimering af forretningsprocesser er uløseligt forbundet. Uden at definere hver afdelings og medarbejders funktioner er det umuligt at starte effektiv optimering. Det ser ud til, at dette skridt ser ud til at blive taget for givet, men faktisk glemmer de fleste virksomheder det, og det er en stor fejl. Det er bedre at starte læreprocesser gennem værdikæden. Der er virksomheder, der leverer ressourcer eller produkter til din organisation eller udfører yderligere funktioner, som din kunde har brug for. Forstå på hvilket stadium og hvordan værditilvæksten af det endelige produkt dannes. Brugen af en sådan strategi giver dig mulighed for hurtigt at beregne exit- og indgangspunkterne til virksomheden. Således vil du være i stand til at studere hele virksomhedens arbejdsgang, forklare medarbejderne, hvem der gør hvad,at adskille arbejdsprocesser, der kræver prioriteret optimering, at beslutte om måder at forbedre kvaliteten af en service eller et produkt. I løbet af researchen vil du forstå, at der udover nøgleprocesserne også er understøttende. Som regel skal de ikke finansieres, fordi de danner virksomhedens infrastruktur og hjælper med den kontinuerlige funktion af hovedprocesserne. Der er også udviklingsprocesser, der er ansvarlige for fremtidige overskud.
2. Udnævnelse af ansvarlige personer. Forretningsprocesoptimeringssystemet er bygget på en sådan måde, at det ikke kan fungere uden kontrol. Derfor udpeges en person, der er ansvarlig for dens gennemførelse. Desuden skal én person varetage den generelle ledelse, mens andre skal kontrollere hvert trin. Lederen skal ikke kun være forpligtende, men også kunne koordinere underordnedes arbejde. Sådanne ledere kan sammenlignes med et evigt batteri, fordi de hele tiden skal arbejde og optimere produktionen. Af denne grund bør jobansvar være klart angivet, for dette er det nok at foreskrive pligter i virksomhedens interne regler.
3. Implementering af optimering. Så vi kommer til optimering af virksomhedens forretningsprocesser. For hende er kun den tredje fase reserveret, for først skal du forberede dig. Tro ikke, at enhver organisation er i perfekt orden. I enhver virksomhed kan du finde snesevis af problemer. Og efter opdagelsen skal du handle i overensstemmelse med planen. Først skal du evaluere alle virksomhedens processer samt eliminere gentagelsen af jobansvar. Næste skridtvil være beregning af tid for hver af forretningsprocesserne, en sammenlignende analyse med gennemsnitlige indikatorer, tilpasning til reelle indikatorer. Dernæst skal du organisere en operationel analyse af produktionsressourcer. Du skal spore bevægelsen af værdier og information i virksomheden og udrydde områder, hvor der er tab af begge dele. Det sidste trin vil være at analysere effektiviteten af ressourceforbruget i hver proces.
4. Automatisering af virksomhedens hovedprocesser. Ikke underligt, at dette trin er stavet ud i det fjerde afsnit, for før du fortsætter med det, skal du klart forstå, hvordan optimeringen vil finde sted. Hvis der er fuldstændig forvirring i virksomheden, så vil der være nul mening i dette, uanset hvordan du optimerer processen. Det eneste, der kan opnås, er store økonomiske udgifter og tab af tid.
5. Evaluering af resultaterne. Optimeringen af forretningsprocesstyringen er overstået, ligesom selve omorganiseringen. Det er tid til at gøre status. Hvis operationen blev udført korrekt, vil resultatet være eliminering af gentagne stillinger og pligter for medarbejderne, overvåge arbejdernes udførelse af arbejdet, reducere antallet af fejl og reducere indflydelsen fra den menneskelige faktor i produktionen, indføre et system med effektivitetsfaktorer, der motiverer medarbejderne, en dannet vidensbase om organisationens processer, reduktion af overtrædelser i produktionen på grund af mangel på personale eller mangel på ressourcer, at finde økonomi, der ikke er involveret i cirkulation og deres afvikling, minimere indkøb af unødvendige produkter.

Almindelige fejl

Tiloptimering har givet resultater, skal vi forsøge ikke at begå de fejl, som andre iværksættere begår. Her er nogle af dem.

Den første fejl er den forkerte beskrivelse af problemet. Hvis lederen ikke ved, hvad der præcist skal gøres for at forbedre virksomhedens arbejde, vil han ikke lykkes. Det første trin er at forstå, hvilket resultat du forventer af optimering. For eksempel er det nytteløst at udarbejde karakteristika for regnskabsafdelingen, hvis organisationen ikke har nogen direkte indkomst. Manglende overskud er salgsafdelingens opgave, ikke revisoren. Det vil sige, at det i denne situation er nødvendigt at ændre arbejdet i netop denne afdeling, og bonussen vil være en ændring i andre tjenesters arbejde. Kort sagt er det værd at starte optimering med en beskrivelse af virksomhedens processer, det har vi allerede t alt om ovenfor.

Den anden fejl er misforholdet mellem indsats og opgaver. Ofte kan du se beskrivelsen af processer, der absolut ikke er relateret til virksomhedens hovedmål. Et overdrevet eksempel, men klart afspejler essensen, er kommunikationen mellem lederen og sekretæren for at kalde stedfortræderen. Det er klart, at processen ikke har nogen mening, og den har ingen værdi. Det viser sig, at organisationen spilder penge på denne proces.

Den tredje fejl er det forkerte valg af beskrivelsesmåde. For at karakterisere processerne anvendes forskellige midler, herunder programmer med forskellig kapacitet. Omkostningerne ved sådanne programmer er ret høje, det starter ved $100 og har ingen øvre grænse. Det er klart, at programmets kapacitet skal svare til virksomhedens størrelse. Det viser sig, at det er ubrugeligten lille virksomhed til at erhverve et program i stor skala. Værktøjet skal vælges i forhold til virksomhedens opgaver og mål, som ledelsen forsøger at løse gennem optimering. Men man skal ikke tro, at software er hovedværktøjet. Dette er blot et hjælpeværktøj. Optimering er mest påvirket af dens korrekte organisation.

Supplerende litteratur

Ud over information på internettet bør virksomhedsledere også læse bøger, der vil hjælpe i denne komplekse proces. Her er nogle bøger:

1. “Forretningsprocesser. Modellering, implementering, ledelse” af Vladimir Repin. Hvis du beslutter dig for at ændre forretningsprocesser og prøve en ny tilgang, så er denne bog noget for dig. Dermed ikke sagt, at den er let at læse, men ikke desto mindre er der gemt en masse vigtig information i den. Hvert kapitel skal forstå og arbejde igennem. Publikationen indeholder en masse tegninger, tabeller og diagrammer, der er med til at afsløre processen. Det er også bemærkelsesværdigt, at der ikke er et ord om dette i andre åbne kilder.
2. “En systematisk tilgang til løbende forbedringer. Goldratt Constraint Theory af William Detmer. Alle forfatterens bøger bliver fejet ned af hylderne som varmt brød. Og alt sammen fordi det er med til at løse mange problemer, såsom modsætningen mellem timingen af tjenester og kvalitet, mellem økonomiske omkostninger og pris. Tidligere var det ikke muligt at finde fuldstændige oplysninger fra forfatteren, men nu er der udkommet en bog, der afslører alle hemmelighederne.
3. “Forretningsprocesstyring. Praktisk guideom den succesfulde implementering af projekter” af Johan Nelis, John Jeston. Bogen fortæller om de grundlæggende principper for forretningsprocesstyring, deres fordele og positive egenskaber. Publikationen er også rig på eksempler på, hvordan man styrer. Bogen er velegnet som reference for virksomheder, der gennemfører processtyringsprojekter. Dette skyldes, at det beskrevne materiale fortæller om de værktøjer, der kan anvendes i praksis, og også hjælper med at implementere forretningsprojekter effektivt.
4. "Mål. En proces med kontinuerlig forbedring af Eliyahu Goldratt. Publikationen forklarer, at en person, der ser en eller anden form for problem i et forretningsprojekt, er forpligtet til at opbygge årsag-og-virkning-relationer mellem resultater og processer. Individet har brug for at forstå de grundlæggende principper for at opnå effektivitet i organisatoriske arbejdsgange.
5. Lean Software: From Idea to Profit af Tom og Mary Poppendyck. Ledelsen vil yde assistance i situationer, hvor det er nødvendigt at danne de mest effektive processer. Topledere bør læse denne bog, såvel som ledere, udviklere af virksomheden. Det vil sige, at oplysningerne vil være nyttige netop for dem, der er involveret i softwaren.

Konklusion

Som du kan se, skal du vide meget og forstå meget for at optimere ordentligt. Omorganisering hjælper ikke, hvis lederen ikke forstår, hvad han arbejder med. Ofte er der mange sådanne chefer, hvilket er årsagen til mange virksomheders kollaps.

Selv om stifteren ikke selv forstår problemet, er hans opgave at finde kompetente medarbejdere, dervil ikke arbejde af egeninteresse, men fordi de er hengivne til deres arbejde. Der er meget få sådanne uselviske arbejdere tilbage, hvilket betyder, at hvis du er heldig, og du fandt dem, så prøv ikke at give slip. Det er medarbejdernes kompetence, der afgør, hvor meget organisationen vil blomstre. Selv den dygtigste leder vil ikke være i stand til at trække virksomheden ud alene, og derfor bør man ikke negligere medarbejdernes professionalisme. Det handler trods alt om dine penge og tid.