Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS): hvad er det, funktioner og anbefalinger

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

For adskillige år siden blev elektroniske dokumenthåndteringssystemer t alt om som en lys fremtid. I dag bruges de allerede aktivt i private og offentlige virksomheder. Men det vigtigste er, at efterspørgslen efter EDMS konstant vokser. Hvad er et elektronisk dokumenthåndteringssystem, og hvordan det fungerer, lad os overveje eksemplet med systemer, der opererer i Den Russiske Føderation.

Baggrund

For bedre at forstå, hvordan et EDMS-program fungerer, er det nødvendigt at gennemgå de grundlæggende begreber og opgaver. Nøglefaktorerne er dem, der bestemmer valget af et bestemt system.

Hvis en organisation kan fungere under forhold med uformel ledelse, er der ikke behov for dokumenthåndtering. Med fremkomsten af forretningsprocesser er der behov for at styre mekanismen ved hjælp af velordnet dokumentation. Hvis du ikke behandler papirer rettidigt, vil de begynde at samle sig og gå tabt.

En speciel fillagringsordning bruges som et alternativ til papirmedierpå serveren. Men det virker heller ikke længe. Efterhånden som virksomhedens volumen vokser, stiger behovet for lagring og synkronisering af information.

Der er et dilemma: om man skal bruge gamle papirmedier eller EDMS til at gemme information. Hvad er så vigtigt, du kan få takket være det elektroniske system? Øg effektiviteten af organisationen.

Økonomisk effekt

Arbejdseffektiviteten kan øges på to måder: reducere omkostningerne eller øge resultaterne. Dokumenter EDMS giver dig mulighed for at nå to mål på én gang. Det vil sige, at implementeringen af systemet giver organisationen mulighed for at bruge mindre, men tjene mere.

Reduktion af omkostninger gennem reducerede papiromkostninger, spildtid, fremskyndelse af kommunikation, ændring af virksomhedskultur.

For at evaluere effektiviteten af EDMS-programmet skal du beregne den tid, der bruges på papirarbejde. Konsulentvirksomheder anslår, at sådanne operationer fylder 20 % af arbejdstiden. I systemet med det russiske bureaukrati tager dette endnu mere - 60% af tiden. Indførelsen af EDMS vil reducere disse omkostninger med mindst 10 gange.

Kontorarbejde og dokumentflow

De to udtryk er relaterede. Journalføring er et begreb, der refererer til et formelt regelsæt for arbejde med dokumenter. Nogle EDMS-systemer kan tilpasses efter reglerne for kontorarbejde, men der er også de systemer, som kontorarbejdet allerede er dannet ud fra.

Et dokument er en enhed for informationslagring i et EDMS. Dokumentflow dannes ud fraforskellige kilder: andre systemer, applikationer, e-mail, men frem for alt - fra scannede papirmedier. Derfor er scannere og andet udstyr en integreret del af EDMS. Systemet gemmer alle dokumenter, vedligeholder deres historik, sikrer bevægelse gennem organisationen og udfører forretningsprocesser med dem.

I sådan en database er der en beslutning, en instruktion og en ordre fra SED. Gennem dem styres organisationen. Ethvert dokument er forsynet med "hjælp". Sættet af felter i formularen afhænger af dokumenttypen. Information gemmes i systemet i form af en database for hvert felt på et sådant kort.

Funktioner og opgaver i EDMS

Dokumenthåndteringsprogrammet er designet til at løse følgende opgaver:

• systematisering af arbejdet med dokumenter.
• oprettelse af dokumenter i henhold til skabeloner, deres registreringslagring;
• kontoautomatisering;
• dokumentklassificering.

Lad os se nærmere på funktionerne i SED. Workflow-programmet bruges til:

• opretter kort.
• danning af dokumentets tekst;
• gem data som pdf eller ms word;
• administration af brugeradgangsrettigheder;
• opretter ruter;
• dokumentflowkontrol;
• sende meddelelser, påmindelser;
• journalisering, mapper, klassificeringsorganer;
• ordregenerering;
• søg og underskriv dokumenter;
• rapportgenerering.

Generelle systemfunktioner omfatter:

• fjernbetjeningarbejde med dokumenter;
• brug af en DBMS til at gemme data;
• samtidigt arbejde med EDMS;
• sikker gennem certifikater, stregkoder og personalisering.

Fordele og ulemper

At skifte til SED har flere fordele end ulemper. Et dårligt organiseret projekt kan dog ødelægge alle fordelene ved automatisering. Målene for implementeringen af EDMS skal være opnåelige. Fordelene omfatter:

• centraliseret struktureret lagring af information;
• den samme tilgang til dannelse og behandling af dokumenter;
• using templates;
• søgning;
• revisionsadgang.

Ulempe omfatter høje opstartsomkostninger og streng brugeruddannelse.

Dokumentprocesser

I EDMS gennemgår elektronisk dokumenthåndtering en række faser, hvor visse egenskaber tildeles dokumentet. Behandlingen udføres både manuelt og automatisk. I det andet tilfælde skal du indstille:

• betingelser for overgange mellem stadier;
• ruteadskillelse;
• bearbejdningscyklusser;
• start underprocesser, timere, behandlingsprocedurer;
• brugerroller er indstillet.

Behandlingstyper:

• Oprettelse af et dokument.
• Redigering.
• Omdøbning.
• Flyt.
• Gem.
• Indeksering.
• Sletning.

SED-omkostninger

Dokumenthåndtering kan ikke fungere fuldt ud uden en licens, servere, fuld opsætning og træning af alle brugere. Hvert af disse elementer kræver et stort kontantudlæg. Derudover bør vi ikke glemme integrationen af EDMS med andre systemer, opdatering af databaser og software, teknisk support konsultationer og andre vedligeholdelsesomkostninger.

Introduktion af EDMS

Projektimplementering kan tage flere måneder. Processen afhænger både af antallet af dokumentationsprocesser og af økonomiske, organisatoriske og ressourcemæssige muligheder. Implementering udføres i henhold til følgende algoritme:

• oprettelse af en arbejdsgruppe, identifikation af en leder;
• definer mål og mål;
• tjekker eksisterende dokumentationsprocesser;
• udvikling af referencebetingelser;
• SED-valg;
• indgåelse af en kontrakt for implementering af EDS;
• udvikling og godkendelse af arbejdsbestemmelser;
• Tjekker det indledende indhold af mapper;
• EDS pre-test;
• træning af personale på jobbet;
• testimplementering af EDMS;
• analyse af testresultater;
• fejlrettelse;
• fuld implementering af EDMS.

Implementeringsfejl

Særlig opmærksomhed bør rettes mod de processer, der kræver et papirdokument. Den største fejl er kopieringen af et papirdokument med et elektronisk. Dette komplicerer arbejdet og forårsager en negativ holdning til automatisering. Ingen betaler ekstra for at udføre dobbeltarbejde. Det er nødvendigt at bygge automatiseringsprocesser udenduplikering. Den anden fejl er personalets uforberedthed. Oftest opfattes nye processer med fjendtlighed. Derfor er det nødvendigt at forklare medarbejderne, hvorfor der overhovedet indføres et EDMS, så de bevidst nærmer sig læringsprocessen.

Dokumentlagringsteknologier

I EDMS består elektronisk dokumenthåndtering af attributter, ud fra hvilke søgning, klassificering, gruppering og rapportering udføres. Nogle gange oprettes et dokument efter en skabelon, nogle gange ved at overføre data fra en database. Attributter gemmes i tabeller. Selve filen placeres i lagermappen, informationen fra den placeres i DBMS-biblioteket. Kun EDMS-brugere kan få adgang til data.

Hvad er inline-scanning?

Fuld behandling af dokumenter med efterfølgende placering af deres prøver i arkivet udføres ved hjælp af scannere. Under scanningsprocessen er det muligt automatisk at oprette en stregkode på dokumentet og registrere det i databasen med efterfølgende retning langs den angivne rute.

Optisk tekstgenkendelse

Dette elektroniske dokumenthåndteringssystem EDMS konverterer et elektronisk billede af et dokument i foto- eller jpeg-format til tekstformat. I dette tilfælde bruges speciel software i form af en selvstændig applikation eller integreret ESCOM. BPM i EDMS. Hvad er ESCOM. BPM? Dette er et program til at genkende dokumenter skrevet med forskellige skrifttyper. Det er dog værd at bemærke, at selvstændige applikationer har flere funktioner og genkender selv håndskrevet tekst.

stregkodning

Denne teknologi giver et sæt procedurer til at oprette og anvende en grafisk stregkode på et dokument. En unik stregkode genereres gennem systemserveren. Det giver også dokumentidentifikation, hurtig søgning i databasen og distribution på lagersteder. Ved registrering af et dokument trykkes en stregkode svarende til den elektroniske kortidentifikation på etiketten. Det er limet til papirversionen af dokumentet.

EDS

Digital signatur giver dig mulighed for at verificere korrektheden af dokumentet og uforanderligheden af data. Signering udføres ved hjælp af en kryptografisk udbyder og en softwarenøgle - et certifikat. Sidstnævnte er en fil i et særligt format, som gendannes i licensudstedelsescentret. For at sikre oplysningernes sikkerhed bør du gemme certifikatet på et smartkort eller I-Token-nøgler. De er beskyttet af en PIN-kode. Hvis PIN-koden indtastes forkert flere gange, vil certifikatet automatisk blive spærret.

Fuld tekst- og attributsøgning

Attributsøgning udføres gennem en speciel formular, der bruger flere værdier fra kortfelterne. For eksempel søger "Konto"-kriteriet efter data i feltet "Modtager" eller "Afsender". Samtidig sammenligner systemet de indtastede kriterier med data på kortene og indskriver i resultatet de kort, der matchede. Søgningen er baseret på et nøjagtigt eller delvist match.

Fuldtekstsøgning udføres i henhold til dataene idokument, herunder ordformer gennem indbyggede DBMS-værktøjer såsom MS SQL SERVER, ORACLE. For en fuldgyldig søgning skal filer indtastes i databasen i formatet af et dokument (doc), tabel (xls), præsentationer, meddelelser.