Mødetyper: protokol, struktur og indhold

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Det er utænkeligt at forestille sig enhver organisations arbejde uden forretningskommunikation. Korrekt opbygget kommunikation mellem medarbejderne giver dig mulighed for problemfrit og hurtigt at løse opgaverne.

Der er mange typer møder i organisationer, og hver af dem har sine egne karakteristika og opgaver. At kende sådanne nuancer vil hjælpe med at lette diskussionen af forretningsspørgsmål. Denne artikel vil fortælle dig om typer møder, hjælpe dig med at forstå, hvorfor de afholdes, og hvordan de optages i kontorarbejde.

Mål for forretningsmøder

Hovedmålet med at afholde enhver form for møder og møder er at udvikle specifikke konstruktive løsninger på presserende problemer og overveje presserende forretningsspørgsmål. Under overenskomstmødet har personalet også mulighed for at dele meninger, ideer eller komme med et forslag til den bedste løsning på problemer med højere ledere.

Enhver form for forretningsmøder giver dig mulighed for at se et omfattende billede af situationen i organisationen, for at bestemme dens styrker og svagheder. Det skal bemærkes, at når man deltager i dette formatforretningskommunikation er en hurtig tilpasning af nye medarbejdere i virksomheden eller virksomheden.

Opgaver

Følgende opgaver for alle typer møder kan skelnes:

• løsning af aktuelle problemer og problemer;
• integration af afdelingernes aktiviteter i overensstemmelse med virksomhedens strategiske mål;
• vurdering af virksomheden og dens individuelle strukturelle afdelinger;
• vedligeholde og udvikle virksomhedens politik.

For at forstå, i hvilket format du skal afholde et sådant forretningsarrangement, skal du beslutte, hvilke af ovenstående opgaver der svarer til det, og derefter kan du forstå, hvilken klassifikation det vil tilhøre.

Typer og klassifikation

Et møde, som en form for forretningskommunikation, kan have en anden form for afholdelse, som bestemmer dets emne og listen over tilstedeværende embedsmænd.

Mødernes hovedklassifikation skal fremhæves:

1. Ejerskabsregion. Her kan vi skelne sådanne typer møder som administrative (som giver mulighed for diskussion af problematiske emner), videnskabelige (seminarer og konferencer, hvis formål er at diskutere aktuelle videnskabelige spørgsmål), politiske (der sørger for et møde mellem medlemmer af enhver politisk partier og bevægelser) og blandede typer.
2. Skala. Her skelnes internationale, hvor specialister fra andre lande eller udenlandske partnere er involveret, nationale, regionale såvel som byer.
3. Regularitet. I ethvert mødeformat kan der værepermanent eller periodisk.
4. I henhold til lokationen - lok alt eller på rejse.

Og også alle typer møder kan opdeles som følger:

1. Lærende, der sørger for et direktivformat for adfærd, hvor en overordnet leder formidler information direkte til sine underordnede, som derefter divergerer og transmitteres langs magtens vertikale retning. Oftest høres ordrer fra den administrerende direktør i løbet af en sådan forretningskommunikation, hvilket kan påvirke virksomhedens forløb betydeligt, og disse kan også være adfærdsnormer eller vigtige innovationer.
2. Operationel (kontrolrum). Formålet med denne type møder er at indhente information om tingenes tilstand i en organisation eller virksomhed. Informationsstrømmen i dette tilfælde er rettet fra underordnede underordnede til afdelingslederne eller generaldirektøren. Som udgangspunkt behandles på driftsmøderne spørgsmål om implementering af køreplaner, planlagte aktiviteter, strategiske og operationelle planer. En vigtig forskel på det operationelle (udsendelses)møde og alle de andre er, at de afholdes regelmæssigt og har en fast deltagerliste. Det er også værd at bemærke, at der under mødet muligvis ikke er nogen dagsorden.
3. Problematisk. Et sådant møde indkaldes i tilfælde af et presserende behov for at træffe en beslutning om at udføre opgaver på kort tid eller for at løse et glob alt problem for virksomheden.

Ud over alt det ovenstående kan man særskilt udpege en af de mest populære produktionstypermøder - planlægning. Som regel afholdes et sådant arrangement dagligt eller en gang om ugen, hvor afdelingslederen og direkte optrædende er til stede, som modtager dagens opgaver og diskuterer fremdriften i deres implementering.

Emnet for mødet med virksomhedens personale på mødet kan være enhver form for spørgsmål, der opstår i løbet af virksomheden, og diskussionsforløbet kan helliges ændringer i det eksterne miljø i som en bestemt organisation driver.

Organisering af et møde

Enhver form for møde, uanset dets format, kræver omhyggelig forberedelse til det, da dets effektivitet afhænger af dette øjeblik. I første omgang skal du bestemme følgende punkter:

• mål;
• diskuterede spørgsmål;
• fastsættelse af opgaver for personalet (baseret på funktionalitet og underordning);
• trin til at fuldføre opgaver.

I dag afholdes de fleste møder på en meget middelmådig måde, på grund af hvilken deres mening går tabt, og de tildelte opgaver kan udføres dårligt. Derfor er det ekstremt vigtigt at gennemtænke hele forløbet af sådanne forretningsmøder og opbygge en arbejdsdiskussion på en sådan måde, at det ikke bare tager tid, men har en tilbagemelding fra teamet.

Møder

Det skal bemærkes, at store virksomheder og organisationer, der søger at vinde en vis markedsandel og udvikle deres virksomhed med det mål at opnå store overskud, satser stort.at diskutere vigtige emner netop gennem møder. Fra succesfulde lederes praksis kan du danne følgende sæt regler for, hvordan du forbereder dig til et møde:

Først bestemmes deltagerlisten. Det skal være klart, hvem der skal inviteres til mødet, og hvilken rolle han vil spille ved det. Det sker ofte, at de inviterede personer måske ikke forstår problemet og bliver inviteret "for en sikkerheds skyld", men i det øjeblik kunne de udføre deres arbejdsopgaver og ikke spilde tid.

Det er vigtigt at udarbejde en dagsorden. Hvis mødet er planlagt, udarbejdes der på forhånd en dagsorden, som angiver de emner, der skal diskuteres, og som også bestemmer hovedtalerne. Det er vigtigt at huske, at dette dokument skal sendes til de ansvarlige for udarbejdelse af information og dem, der vil være til stede, så alle deltagere kan udarbejde rapporter, forslag og yderligere spørgsmål. Om nødvendigt kan dagsordenen justeres.

Større og strategiske spørgsmål bør placeres i spidsen for mødet. Talere for sådanne spørgsmål skal nødvendigvis være personer (afdelingsledere, sektioner, workshops), som er personligt ansvarlige for gennemførelsen af virksomhedens strategiske aktiviteter.

Vigtige point

Det er vigtigt at huske, at ethvert møde har to hovedfaser - forberedelsen til det og selve afholdelsen. Den første fase omfatter bestemmelse af relevansen af at drive en virksomhedindsamling, opgaver, hoved- og bimål angives, der dannes en deltager- og oplægsliste, der udarbejdes rapporter, oplæg og en rapport efter emnet eller en tidligere defineret dagsorden. Anden fase involverer implementering af det tidligere planlagte mødeforløb, lytning til rapporter og diskussion af aktuelle og strategiske spørgsmål.

Hvis det under en sådan forretningskommunikation er nødvendigt at beslutte, hvad og til hvem der skal gøres fra medarbejderne, så kan vi udpege det tredje trin - beslutningstagning. Beslutninger træffes som udgangspunkt af dirigenten, der leder mødet, efter eget skøn eller ved drøftelse eller fælles afstemning.

Eksempel på mødeplan

Med en klar plan foran sig, kan enhver leder gennemføre et møde effektivt og effektivt, hvilket giver dig mulighed for at få feedback fra personalet og sætte de rigtige opgaver til dem. Denne plan kan omfatte følgende:

• hilsen;
• lytte til rapporter og opsummere for et bestemt tidsrum (kvartal, uge, halvår, måned);
• dækning af aktuelle emner, der er relevante for firmaet;
• høre forslag til fejlfinding (brainstorming);
• vurdering af de foreslåede muligheder og diskussion af deres implementering;
• akkumulering af muligheder;
• stemme for vedtagelsen af en eller anden mulighed;
• bestemmelse af grænser under problemløsning (bestemmelse af, hvem der er ansvarlig, timing, metoder og metoder).

Optagelse

Stortnogle typer møder skal fastlægges på papir (dokument), som kaldes en protokol. Ved at opbevare denne form for dokumentation kan du legitimere de trufne beslutninger. Og også takket være protokollen kan du altid spore fremskridtene i implementeringen af aktiviteter, og i tilfælde af manglende fuldførelse af opgaverne, bestemme, hvem der er ansvarlig for dette.

Punktionen udføres som hovedregel af sekretæren for lederen, som er mødelederen. Denne funktion kan dog ofte også udføres af andre arbejdere.

Sekretærens funktioner og opgaver

Før start af forretningsmøder bør sekretæren være bekendt med listen over inviterede og listen over diskuterede emner. Det er dog værd at bemærke, at hvis mødet afholdes regelmæssigt, så er det denne embedsmand, der samler al dokumentation (lister, planer, dagsorden osv.) og hjælper lederen med at forberede mødet.

Først og om nødvendigt kan sekretæren bede de personer, der dukker op, om at udfylde et registreringsark, hvor deres fulde navne vil blive angivet. og position. Dette vil være nødvendigt, når protokollen udarbejdes. Dernæst bekendtgør sekretæren dagsordenen, som markerer mødets begyndelse. Yderligere, når de tilstedeværende begynder at diskutere spørgsmål, registrerer sekretæren forløbet af denne begivenhed. Ved mødets afslutning udarbejder denne embedsmand den færdige version af referatet, hvorefter han underskriver det med formanden og sender det hele til de involverede personer.

Det er ekstremt vigtigt for sekretæren, når den udarbejder, at betale forfaldentopmærksomhed på udseendet af referatet fra mødet. Den skal indeholde en overskrift, mødested, liste over deltagere, diskuterede emner og trufne beslutninger.

Konklusion

Ud fra ovenstående oplysninger bliver det klart, at det er ekstremt vigtigt at holde møder i virksomheder. Det er dog altid værd at huske på, at forberedelse af høj kvalitet til sådanne begivenheder bærer mere end 50 % af nøglen til succes med at dække information, opstille mål og deres implementering af høj kvalitet.