RACI-matrix som et ansvarsstyringsværktøj. RACI: udskrift

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

En af de mest almindelige årsager til mislykkede projekter er den forkerte fordeling af funktioner mellem teammedlemmer. Du er helt sikkert allerede stødt på dette: Ved det mindste besvær begynder deltagerne at lede efter de skyldige og kaste ansvaret på hinanden i stedet for at løse problemet. Og netop for at undgå sådanne situationer blev RACI-matricen opfundet - et simpelt og effektivt værktøj til planlægning af menneskelige ressourcer.

"Under mikroskopet": 4 nøgleroller i hvert projekt

Fordelingen af opgaver er et af en leders hovedansvar. Men i praksis ser alt norm alt anderledes ud: Lederen udpeger simpelthen teammedlemmer med forventning om, at specialisterne selv bestemmer, hvem der skal gøre hvad. Men hvad sker der, hvis deadlines blev overset, eller et produkt af lav kvalitet blev frigivet? "Jeg gør ikke det her", "Jeg fik ikke at vide"… Og ingen brugbar handling.

En veldesignet RACI Responsibility Matrix løser mange problemer. I henhold til denne metode, uanset arbejdets kompleksitet og omfang, udfører et teammedlem i ethvert projekt en af fire roller.

R - Ansvarlig

Oversat af ansvarligbetyder "performer". Dette er en medarbejder, der er direkte ansvarlig for implementeringen af et specifikt arbejdsområde. Samtidig vælger han i de fleste tilfælde ikke løsninger og rapporterer til projektlederen.

Kompetente arbejdere og specialister udpeges til denne rolle - folk, der ved, hvordan man gør. I RACI udfører kunstnere følgende funktioner:

• bestem, hvad der specifikt skal gøres for at implementere projektet, og hvor lang tid det vil tage (inden for betingelserne angivet "ovenfra");
• lav en liste over nødvendige ressourcer;
• deltage i koordineringen og godkendelsen af teknisk dokumentation;
• analyser projektets fremskridt og mellemliggende resultater;
• giv statusrapporter til lederen.

Der kan være flere sådanne personer i teamet. Derudover kan denne rolle kombineres med andre. Den mest almindelige kombination er Accountable + Resbonsible (oversat som "ansvarlig + eksekverende").

A - Ansvarlig

"Ansvarlig" eller "ansvarlig" er hovedprojektlederen. Det er ham, der har ansvaret for, at opgaverne løses til tiden, med det fornødne kvalitetsniveau og inden for det afsatte budget. Også A:

• vælger udførende og projektledelsesteam;
• tildeler opgaver til alle deltagere;
• kontrollerer arbejdets fremskridt;
• distribuerer ressourcer blandt kunstnere;
• holder fortegnelser over ressourceforbrug ogvil også retfærdiggøre over for kurator behovet for at allokere yderligere midler;
• overvejer ideer og forslag fra andre teammedlemmer og kan godkende eller afvise dem.

Projektlederen fungerer typisk som "linket" mellem kunden eller den øverste ledelse og teamet.

C - konsulteret

Den tredje rolle i RACI-matrixen er "konsulenten" (nogle gange også omt alt som "facilitatoren"). Sammen med lederen tager han del i projektledelse, men beskæftiger sig primært med strategiske spørgsmål:

• godkender alle ændringer i omfanget og timingen af arbejdet;
• tildeler de nødvendige ressourcer til at implementere projektet;
• aftal om nødvendigt med kunden om behovet for at øge budgettet;
• modtager statusrapporter fra lederen;
• tager beslutninger i alle uforudsete situationer, i tilfælde af kritiske ændringer, der kan påvirke projektets timing og omkostninger.

Rollen som konsulenter tildeles norm alt seniorledere. Det er dem, der bestemmer de globale mål og derefter udpeger en projektleder, der allerede fordeler opgaver blandt teammedlemmer.

I - informeret

Ud over de anførte roller er den "informerede" ("observatør") angivet i RACI-matricen. Han udfører funktionerne som en administrator og er hovedsageligt involveret i organiseringen af dokumenthåndtering. Observatøren rapporterer dog til projektlederen i modsætning tilandre deltagere, er ikke ansvarlig for sine resultater. I stedet:

• samler og organiserer al information om projektet, ressourcer og planer;
• tager referater af møder;
• accepterer dokumentation fra projektdeltagere for derefter at overføre dem til de relevante strukturer;
• overvåger fristerne for indsendelse og korrektheden af udfyldning af rapporter.

Bemærk, at kommunikation med en observatør overvejende er envejs. Dens hovedfunktion er at aflaste lederen for behovet for at spilde tid på bureaukratiske procedurer og "aflaste" ham.

Lære at bygge en RACI-matrix ved hjælp af et eksempel

Lad os tale om den praktiske side af problemet. Hvordan laver man et diagram for fordelingen af beføjelser og ansvar?

1. Kompilerer til gøre-liste

Først og fremmest skal du skrive alt ned, der skal gøres. Detaljeringsgraden afhænger af det konkrete projekt. Nogle gange udvikles flere matricer for at lette kontrol og styring. Først skal du liste de vigtigste blokke af arbejde, og derefter opdele hver i separate funktioner og opgaver. Listen over værker er angivet lodret i tabellen.

Trin
Betingelser
Prototype
Design
Programkode
Testrapport
Websitepræsentation

2. Valg af teammedlemmer

Her skal du besvare spørgsmålet: "Hvem vil være involveret i dette projekt?". Horisont alt er det nødvendigt at liste alle medarbejdere og/eller afdelinger, der er involveret i implementeringen på alle stadier - fra planlægning til præsentation af resultater og aflevering af rapport.

Trin	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Udvikler	Tester	Sys. admin	Projektleder
Betingelser
Prototype
Design
Programkode
Testrapport
Websitepræsentation

3. Udfylder tabellen

Efterså kan du begynde at fordele funktioner. For at gøre dette skal du have en klar forståelse af hver fase af arbejdet, og hvordan arbejdet fungerer i teams.

Lad os tage vores eksempel som grundlag og stoppe ved "Design"-stadiet. I dette tilfælde, R - performer - kun en. I processen med arbejdet fokuserer han på en på forhånd forberedt prototype af stedet. Derfor fungerer systemarkitekten, der har udviklet det, på dette stadium som konsulent C. Analytikeren og udvikleren kan også udtrykke deres ønsker. Det færdige design godkendes med projektleder (A). Men testerne og systemadministratoren træffer på nuværende tidspunkt ingen beslutninger, men modtager kun information om, hvordan arbejdet forløber, og derfor tildeles de rollen som de informerede - I.

Trin	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Udvikler	Tester	Sys. admin	Projektleder
Betingelser	R	I	C	C	I	C	A
Prototype	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Programkode	C	I	C	AR	I	I	I
Testrapport	C	C	C	C	AR	I	I
Websitepræsentation	C	I	C	C	I	AR	I

Modelvarianter

I de fleste tilfælde kan du klare dig med en standardmatrix. Men når man arbejder på mere komplekse projekter, er der nogle gange behov for yderligere roller. Derfor er der i de senere år dukket 2 udvidede versioner af ansvarsdiagrammet op.

RACI-VS

Her føjes yderligere to roller til standardrollerne:

• Verificerer (V) - en medarbejder eller et særligt team, der kontrollerer, om resultatet af implementeringen af en bestemt opgave opfylder de godkendte kriterier.
• Signs off (S) koordinerer leveringen af projektet med kunden, gennemfører en præsentation og leverer rapporter. Norm alt udføres denne funktion af den ansvarlige, men RACI-VS hyrer en separat specialist til dette.

Med øget kontrol og tættere kontakt med kunden er denne model ideel til teknisk komplekse eller store projekter, der involverer snesevis (eller endda hundredvis) af mennesker.

RASCI

I denne variant dukker en ny rolle op i matrixen - Supportive (S). Dens nøglefunktioner er at forsyne projektet med yderligere ressourcer, det vil sige støtte til lederen og kunstnerne.

Den perfekte balance mellem roller

RACI-matricen er ikke kun kompileret for at vide, hvem der skal "undertrykkes" i tilfælde af problemer. Selv på planlægningsstadiet, ved hjælp af denne tabel, kan du sesvagheder i tilrettelæggelsen af arbejdsgangen.

Vertikal analyse giver dig mulighed for at se ansvar og beføjelser hos hver af projektdeltagerne, for objektivt at vurdere niveauet af arbejdsbyrde:

• en masse R - højst sandsynligt vil en person skulle splittes mellem flere opgaver, hvilket vil påvirke hastigheden og resultaterne af arbejdet negativt;
• meget A - medarbejderen "går i nakken" for alle; det anbefales at fordele ansvaret mere jævnt;
• ingen celler R og A - grund til at tænke over passendeheden af denne stilling som sådan (faktisk betaler du en specialist, der ikke gør noget);
• ingen tomme celler - igen, problemet med overbelastning, ikke alle er i stand til at udføre så mange opgaver på samme tid.

Horizontal analyse viser til gengæld kvaliteten af arbejdstilrettelæggelsen på hvert trin. Også her opstår der ofte problemer:

• en masse R - måske er der en duplikering af funktioner, og et af teammedlemmerne laver unødvendigt arbejde;
• en masse A - der er en "sløring" af ansvar og forvirring i leveringen af projekter;
• en masse C - diskussioner sænker arbejdsgangen betydeligt (du skal vente, indtil alle foretager deres redigeringer og kommentarer, finder kompromiser osv.);
• nej jeg - kan være et signal om, at for mange kunstnere arbejder på én opgave, hvilket også bremser projektet.

Med RACI kan en leder hurtigt identificere overanstrengte eller underbeskæftigede arbejdere, ubrugelige jobs og arbejdsområder, som ingen er ansvarlige for. En veldesignet matrix kan væsentligt forbedre kvaliteten af organisationen og kontrollen over gennemførelsen af projekter, samt reducere antallet af konflikter mellem kunstnere ("Jeg gør slet ikke det her …", "Han burde have gjort det" denne …", osv.).

Hjælpsomme tip

Der er et par vigtige ting at huske på, for at RACI-matrixen kan udføre sine funktioner og sikre effektiv forretningskontinuitet i virksomheden.

1. Når du udfylder tabellen, skal du overveje medarbejdernes kvalifikationer. Så en revisor bør ikke udpeges som konsulent (C) på byggepladsen, i det mindste fordi han ikke forstår dette område.
2. Der må kun være én ansvarlig (A) pr. parti. Hvis der er mere end én, angiv venligst betingelserne. For eksempel er A1 ansvarlig for at teste desktopversionen af webstedet, og A2 er ansvarlig for at teste mobilversionen.
3. Enhver opgave skal have Ansvarlig og Ansvarlig (i oversættelse - "Ansvarlig" og "Udfører").
4. Prøv at formulere hver opgave så specifikt som muligt. Brug verber - "publicer", "forbered", "skriv", "tjek", "opdater" osv. Det er tilrådeligt straks at angive de nødvendige resultater - ikke kun "Tjek sidens indlæsningshastighed", men "Sørg for, at Indlæsningshastigheden er ikke mere end 0,8 sek. på siden".
5. Handlinger bør ikke gælde for en bestemt medarbejder, men for stillingen som helhed.
6. Det er bedre at kompilere RACI-matricen i et team, baseret på analysenreelle arbejdssituationer. Det er vigtigt, at hver deltager er bevidst om deres rolle og de opgaver, de står over for.