Jobbeskrivelse: assistent for organisationens leder

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Stor organisation - store gøremål. Lederen af selskabet vil ikke have tid over alt, selv med hjælp fra stedfortrædere. For at planlægge dagen korrekt, for ikke at glemme noget, for at fordele og kontrollere arbejdet, har lederen brug for en assistent. Hvad laver medarbejderen i denne stilling, hvad skal han kunne og vide?

Assisterende leder: hans rolle i organisationen

I overensstemmelse med logikken i klassificeringen af erhverv, der er godkendt på statsniveau, tilhører den assisterende leder kategorien af ledere, fordi han overvåger næsten alle spørgsmål inden for den første persons kompetence.

Samtidig fortolker nogle organisationer en assisterende leders stilling som administrator, leder eller sekretær: De to første stillinger indebærer organisatoriske og administrative funktioner, den tredje - præsentation og støtte. Klassificeringen af erhverv klassificerer disse typer arbejde i forskellige kategorier.- specialister, tekniske medarbejdere, men kun en assistent er klassificeret som leder.

Hvordan bestemmer man omfanget af arbejdsansvar?

Når man ansætter en assisterende leder eller sekretær, bør en organisation tage stilling til denne medarbejders status, rettigheder og ansvar, fordi kravene til kandidatens uddannelsesniveau, kvalifikationer, erhvervserfaring afhænger af dette.

• Det er nok for receptionisten at have en komplet ungdomsuddannelse, og ansøgerens etikette og teknikker til at arbejde med kontorudstyr undervises direkte på arbejdspladsen.
• Administratoren skal have mindst en bachelorgrad, have organisatoriske evner og en energisk karakter og have en vis erhvervserfaring, afhængigt af virksomhedens krav.
• En leder, som repræsentant for fagfolk, kræver mindst en fuld videregående uddannelse, erhvervserfaring er valgfri, men virksomheden sætter denne standard efter eget skøn.
• Assistent til hovedet. Stillingen indebærer samme kvalifikationskrav som til en leder: fuldført videregående uddannelse, erhvervserfaring i specialet i mindst 2 år. Det er sandsynligt, at der også kræves særlige personlige egenskaber hos ansøgeren, og muligvis efteruddannelse.

Hvorfor har jeg brug for en jobbeskrivelse?

En assisterende leder, som er en embedsmand, er forpligtet til at handle inden for rammerne af sine funktionelle rettigheder og til fuldt ud at udføre de foreskrevne funktioner. Dog ikke engangsom leder er medarbejderen forpligtet til at udføre sine arbejdsopgaver samvittighedsfuldt og til tiden.

Ansættelsesordren indeholder ikke en detaljeret erklæring om disse kompetencer, og selv i tilfælde af en kontrakt er listen over funktioner ikke altid udtømmende. For at undgå uoverensstemmelser i fastlæggelsen af en medarbejders kommissorium bør jobbeskrivelsen for en assistent til lederen af en organisation indeholde detaljerede pligter, rettigheder, som han har, samt et mål for ansvar for overtrædelse af en ansættelseskontrakt, interne arbejdsbestemmelser, forårsager skade på arbejdsgiveren osv.

Personlig assistent for direktionen

Jobbeskrivelsen af en assistent er baseret på en lignende instruktion for en leder eller dennes stedfortræder, med undtagelse af nogle prioriterede funktioner i strategisk planlægning og ledelse. Sandsynligvis vil assistenten heller ikke blive betroet ansættelse og afskedigelse af medarbejdere, retten til at forv alte virksomhedens økonomiske ressourcer, udstedelse af fuldmagter og andre kompetencer, der personligt tilhører lederen.

Lovgivningen tillader dog at uddelegere enhver funktion til en medarbejder, der er tillid til, forudsat at han har tilstrækkelige kvalifikationer, viden, erfaring og autoritet til at løse sådanne problemer. Det er kun vigtigt at udstede medarbejderens bemyndigelse korrekt - efter ordre eller fuldmagt.

Samtidig skal jobbeskrivelsen for assistenten til virksomhedens leder afspejle det arbejde, han faktisk udfører.

Typiske afsnit

Strukturen af jobbeskrivelsen er fastlagt i de statslige kvalifikationskataloger og indeholder alle de grundlæggende krav til medarbejderen og stillingens nuancer samt dens plads i organisationens organisationsstruktur.

Jobbeskrivelsen "Assistent Manager" bør ligesom enhver anden indeholde følgende dele:

1. Generelle betingelser. Det angiver proceduren for ansættelse og afskedigelse, underordning, proceduren for udskiftning af en medarbejder.
2. Arbejdsfunktioner. En af de vigtigste sektioner, der skal afspejles i detaljer.
3. Retigheder givet til en medarbejder.
4. Ansvarsgrænser for overtrædelser.
5. Kvalifikationer, erhvervserfaring, uddannelsesniveau.
6. Hvad medarbejderen i denne stilling bør vide.
7. Relationer mellem ham og andre dele af organisationen.

De angivne sektioner kan ikke afkortes, men det er tilladt at udvide dem og tilføje de nødvendige elementer.

Executive Assistant Jobbeskrivelse Eksempel

Godkendt:

Direktor (navn på organisation)

signatur

(fulde navn)

godkendelsesdato

Jobbeskrivelse "Assistent Manager"

1. Grundlæggende betingelser

1.1. Professionel kategori "Ledere".

1.2. Accepteret og afskediget fra arbejde efter ordre fra direktøren.

1.3. Rapportering: direkte til direktøren.

2. Funktioner

Assistent Executive:

2.1. Koordinerer arbejdet i afdelinger, sektioner og andre afdelinger af virksomheden i overensstemmelse med direktørens instruktioner, resolutioner og ordrer.

2.2. Fører optegnelser over deadlines for udførelsen af direktørens kontrolordrer af strukturelle afdelinger.

2.3. Udarbejder en arbejdsplan for direktøren for næste arbejdsdag og afleverer den til lederen rettidigt.

2.4. Organiserer og kontrollerer kontorarbejde i virksomheden, kontrollerer, at det overholder lovkrav.

2.5. Sikrer bogføring og registrering af alle fuldmagter udstedt af direktøren.

2.6. Administrer ekspedienter og kontroller resultaterne af deres aktiviteter.

Tillæg afhængigt af behovene i en bestemt organisation og stillingsprofil.

3. Powers

Exekutivassistenten har ret til:

3.1. Gør dig bekendt med de beslutninger, som virksomheden træffer.

3.2. Deltag i møder med ledelsespersonalet.

Tillæg afhængigt af behovene i en bestemt organisation og stillingsprofil.

4. Ansvar

Assistent Supervisor Ansvarlig:

4.1. For manglende eller ukorrekt opfyldelse af deres pligter i henhold til denne instruktion, ordrer og ordrer fra direktøren, den gældende lovgivning, der regulerer virksomhedens aktiviteter.

4.2. For utilstrækkelig kontrol over underordnede medarbejderes aktiviteter.

4.3. Til videregivelse af oplysninger med begrænset adgang.

Tillæg iflgpå behovene for en bestemt organisation og stillingsprofil.

5. Kvalifikation

En assisterende leder skal have en komplet videregående uddannelse, profil erhvervserfaring på mindst 2 år.

6. Skal vide

Gældende lovgivning, charter, kollektiv overenskomst (angiver, hvilke handlinger og normer medarbejderen skal kende).

7. Interaktion

Angiver, med hvem og om hvilke emner den assisterende leder samarbejder.

Agreed:

Head of Human Resources

Signatur

(fulde navn)

Legal Counsel

Signatur

(fulde navn)

Familiarized:

signatur

(fulde navn)

Specifikke kompetencer hos assisterende projektleder

Det forudsættes, at projektledelse er henholdsvis et vikariat, og assistenten påtager sig visse forpligtelser indtil projektets afslutning. Hans funktionelle ansvar vil afhænge af projektets detaljer og tema samt af en bestemt organisations behov.

Jobbeskrivelsen for den assisterende projektleder for funktioner vil være mere højt specialiseret, men med en administrativ og organisatorisk farve. Typiske ansvarsområder for denne stilling kan findes i kvalifikationshåndbogen og derefter ændres, så de passer til situationen.

Er en assisterende generaldirektørs ansvar anderledes?

AssistentansvarCEO og assisterende direktør for generelle anliggender vil være anderledes. I det andet tilfælde vil beføjelserne naturligvis være mere snævert fokuseret, eftersom chefen for generelle anliggender ikke er ansvarlig for alle organisationens aktiviteter, men kun for en separat sektor.

Jobbeskrivelsen for en assisterende leder for almene anliggender er udarbejdet ud fra funktionerne for den chef, der "assisteres". Derfor vil omfanget af dets ansvar og funktioner være grundlaget.

Jobbeskrivelsen "Assistent Manager" i dette tilfælde er velegnet som grundlag, du kan bygge videre på den, når du udvikler nye dokumenter til relaterede stillinger.