Nomenklatur for organisationens anliggender: prøveudfyldning. Hvordan laver man en nomenklatur over organisationens anliggender?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hver organisation i gang med arbejdet står over for et stort dokumentflow. Kontrakter, lovpligtige, regnskaber, interne dokumenter… Nogle af dem skal opbevares hos virksomheden i hele dens eksistensperiode, men de fleste af certifikaterne kan destrueres ved udløb af deres gyldighed. For hurtigt at kunne forstå de indsamlede dokumenter, udarbejdes en nomenklatur over organisationens anliggender. Eksempler på dette dokument og algoritmen for dets konstruktion vil blive diskuteret nedenfor.

Formål

Hundredevis af dokumenter oprettes i hver organisation. Hver dag de akkumuleres, afløser arbejdere gradvist hinanden. På et tidspunkt bliver det svært at finde en ordre fra to år siden. For at undgå sådanne situationer oprettes en nomenklatur af sager.

Definition

En sag er et dokument, der vedrører enproblemstilling, aktivitetsområde. Sagsnomenklaturen er en liste, der indeholder en liste over åbnede sager med angivelse af perioderne for deres opbevaring. Med dens hjælp kan du organisere arbejdsgangen ordentligt. Nomenklaturen over sager om en kommerciel organisation, hvoraf et eksempel vil blive diskuteret nedenfor, er udarbejdet til følgende formål:

• systematisering af grupperingen af dokumenter, som sikrer deres hurtige søgning og sikkerhed;
• tildeling af et registreringsnummer i henhold til klassificeringen af sager;
• udarbejdelse af en fortegnelse over dokumenter til permanent, langvarig og personlig opbevaring (inklusive ødelæggelseshandlinger).

Sagers nomenklatur bruges ved udvælgelse af dokumenter til arkivering og destruktion. Denne multifunktionelle reference er nødvendig for enhver organisation for at strømline kontorarbejde. I dette tilfælde er ejerskabsformen for organisationen ligegyldig. Hvis en prøvenomenklatur af sager fra en medicinsk organisation kan findes i forordninger og resolutioner, så skal analyserne af de åbne sager i en privat organisation udarbejdes uafhængigt.

Påkrævet eller tvunget?

Kompileringen af denne liste er fastsat i "Regler for arkivernes arbejde". Det er obligatorisk for organisationer, der opretter et arkiv som en separat tjeneste. Denne liste omfatter ud over statslige og kommunale institutioner også nogle kommercielle strukturer, såsom notarkontorer.

Alle andre institutioner skal oprette en nomenklatur af sager for at systematisere arbejdet med dokumenter, da virksomheder af alle formerejendom er forpligtet til at sikre sikkerheden af arkivhenvisninger. Dette er fastsat i føderal lov nr. 125. Den detaljerede huskeliste bør startes eller opdateres i fjerde kvartal af kalenderåret.

Structure

Sagsnomenklaturen bør indeholde alle indleverede sager, undtagen trykte publikationer: erklæringer fra ansatte, attester fra arbejde, blade, regnskabsbøger, al dokumentation for strukturelle opdelinger, korrespondance af strukturelle opdelinger osv. Dokumentation for begrænset adgang skal indeholde overskriften "Force". Biblioteket skal indeholde filerne med midlertidige kommissioner, divisioner. Men for eksempel er en fagforening en selvstændig organisation. Dets ansatte er selvstændigt engageret i dannelsen af biblioteket. Arkivet skal også indeholde titlerne på verserende sager om likviderede virksomheder, hvis juridiske efterfølger er en eksisterende organisation.

Du kan se et eksempel på udfyldning af nomenklaturen for organisationens anliggender nedenfor.

I dag vedligeholder mange virksomheder dokumentation i elektronisk form. Nogle rapporter er ikke engang trykt på papirform. I slutningen af hvert afsnit skal du angive, hvilke optegnelser der opbevares elektronisk, angive antallet af filer og eventuelle nødvendige søgeord. Nogle institutioner opretter en separat elektronisk nomenklatur over sager for en kommerciel organisation. Prøven og algoritmen til at udfylde den skal fuldt ud overholde accepterede standarder.

Hvor skal man begynde?

Ansvaret for udarbejdelse af biblioteket i store institutioner ligger hos dokumentationstjenesten(sekretariat, kontor), og i små - sekretæren, en anden udpeget person. I kommercielle organisationer udføres denne funktion af personaleafdelingen, hvor de fleste dokumenter er oprettet. Da information skal komme fra alle strukturelle enheder, er det mere hensigtsmæssigt at starte med udviklingen af en bekendtgørelse om nomenklaturen af sager i organisationen. Et eksempel på en sådan ordre er præsenteret for din opmærksomhed nedenfor.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

Med henblik på systematisering, opbevaring og regnskabsføring af dokumentation

ORDER:

• Godkend og sæt i omløb nomenklaturen for virksomhedens filer fra 2018-01-01.
• Ledere af strukturelle afdelinger for at sikre dannelsen af sager i den godkendte form.
• Send sekretæren til de strukturelle afdelinger af uddraget fra opslagsbogen til arbejde.

CEO Ivanov N. A.

For institutioner inden for nogle aktivitetsområder er eksempler på nomenklaturen over organisationers anliggender allerede blevet udviklet af ministeriet. Denne nuance bør afklares før dannelsen af biblioteket. Modelnomenklaturer bør udfyldes i nøje overensstemmelse med den givne modelnomenklatur for organisationens sager. Andre institutioner kan bruge disse vejledninger til at kompilere et individuelt dokument.

Understøttende dokumentation

Når de udvikler en katalogformular, bør kommercielle organisationer fokusere på:

• "Rules of Archives" (afgørelse fra Federal Archives dateret 06.02.02);
• Afsnit 5 i dekret nr. 477 af 2009-06-15 "Om godkendelse af reglerne for kontorarbejde".
• Instruktioner til kontorarbejde.
• Liste over arkivdokumenter.

Du bør også studere personaletabellen, charteret, lokale love, regler om opdelinger, regler, standarder, instruktioner, opgørelser over sager. De indeholder links til relevante dokumenter. Først samles prøver af nomenklaturen over organisationens anliggender efter afdelinger for derefter at danne en generel fortegnelse. Nogle gange anvendes et funktionelt snarere end et strukturelt princip. Det vil sige, at distributionen ikke udføres af afdelinger, men af funktioner.

Hvordan opretter man en eksempelnomenklatur over en organisations anliggender?

Formen for mapper er specificeret i bilag nr. 8 til "Regler for arkivernes arbejde". Opslagsbøger er samlet på organisationens brevpapir. Hoveddelen af rapporten præsenteres i form af en tabel og består af 5 kolonner:

• case index;
• titel (bind, dele);
• nummer (bind, dele);
• holdbarhed, artikelnummer på listen;
• note.

Index

Indeks er en digital betegnelse af en strukturel enhed i en virksomhed. Eksempelvis: 04-06, hvor 04 er personaleafdelingens løbenummer, 06 er sagens løbenummer. Indekset kan bestå af tre par tal, for eksempel: 04-03-08, hvor 04 er koden for finans- og økonomiafdelingen, 03 er betegnelsen for regnskabsafdelingen, 08 er sagsnummeret. Indekset kan være numerisk, alfabetisk eller blandet.

Headlines

Overskrifter er fordelt efter dokumenternes betydning. Først det organisatoriskeadministrativ dokumentation (startende med højere enheder og videre til strukturelle enheder). Derefter vises de regler og forskrifter, som organisationen selv har udviklet. Endvidere tages der hensyn til planer og rapporter (årlige, kvartalsvise, månedlige). Udkast til administrative dokumenter placeres efter hoveddokumenterne. Sager af samme type (f.eks. personlige kort fra medarbejdere) udfyldes i alfabetisk rækkefølge.

Overskriften skal opsummere indholdet af dokumentet. Brug af generelle formuleringer som "diverse", "korrespondance", "indgående/udgående dokumenter" er ikke tilladt. Sagsoverskriften indeholder følgende elementer:

• navnet på dokumentet eller sagstypen, der anlægges, hvis dokumentet er en del af et stort bind;
• dokumentforfatter (navn på organisation eller afdeling);
• adresser (fra hvem dokumenter modtages, eller til hvem dokumenter vil blive sendt);
• resumé/essens (f.eks. "Certificeringsspørgsmål");
• navn på område;
• dato/periode;
• markér, hvis filen indeholder kopier af andre dokumenter, ikke deres originaler.

Mængden af hver sag bør ikke overstige 250 ark. Hvis det antages, at sagen vil være omfangsrig, så er den opdelt i dele og bind. Den tredje kolonne i slutningen af kalenderåret angiver antallet af sager, der faktisk er åbnet.

Den fjerde kolonne angiver betingelserne for opbevaring af dokumenter i henhold til reglerne. De skal overholdes af både offentlige og kommercielle organisationer. Hvis dokumentet ikke er i reglerne, er dets løbetidopbevaring bør bestemmes ud fra listen. Nedtællingen af lagringsperioden begynder den 1. januar det næste år efter dens etablering. Hvis certifikatet blev udstedt i 2016, skulle nedtællingen starte fra 2017-01-01.

Opdaterer liste

Årligt, når filer overføres til arkivet, indsendes en detaljeret liste. Sådan ser den opdaterede eksempelnomenklatur over sager for en gren af sikkerhedsorganisationer ud:

I løbet af året er alle dokumenter grupperet i henhold til den godkendte formular. Hvis du har brug for at tilføje en tidligere ubrugt rapport, genereres en ny header. Og processen gentages i henhold til algoritmen beskrevet ovenfor.