Tender - hvad er det? Ordets betydning og hvordan det anvendes i praksis

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

I dag købes næsten alle produkter på markedet på udbudsbasis. Et udbud er i virkeligheden en konkurrence, i henhold til hvis resultater Kundevirksomheden udvælger en Leverandør eller Entreprenør, der er klar til at tilbyde de mest fordelagtige samarbejdsvilkår: Lav pris, originale løsninger eller uovertruffen professionalisme.

Så du har besluttet at ansøge om et udbud. Det betyder, at du omhyggeligt skal sammensætte et tilbud, vise kunden, at du virkelig kender dit markedssegment godt og har tilstrækkelig erhvervserfaring.

Tender vs. Auktion: hvad er forskellen?

Her har du måske et fuldstændig logisk spørgsmål: hvordan adskiller denne ordning for udvælgelse af entreprenører og leverandører sig fra andre?

For det første kan alle auktionsdeltagere stifte bekendtskab med deres konkurrenters tilbud og finde ud af, til hvilken pris de er klar til at arbejde. Det vil sige, at der altid er mulighed for at tilpasse sit eget tilbud på en sådan måde, at det skiller sig ud fra andre virksomheder. Her er udbuddetdet er først og fremmest manglen på en sådan åbenhed. Alle deltagere indsender forslag så at sige "i en lukket kuvert."

Faktisk er indholdet af dokumenterne fuldstændig skjult for konkurrenter og er kun tilgængeligt for en særlig kommission.

Hvad er et udbudsdokument?

Kundevirksomheden og deltagerne er ved at udarbejde en pakke med dokumenter, der indeholder vilkårene for den igangværende konkurrence og den fremtidige kontrakt.

Dokumentationen skal indeholde to dele:

• Teknisk. Indeholder en beskrivelse af kontraktens hovedvilkår, generelle data om auktionsobjektet, informationskort, der angiver proceduren for udarbejdelse og afgivelse af bud.
• Kommerciel. Indeholder priser og en ordning til fastsættelse af dem, betalingsplaner og -betingelser, finansieringskilder, bankgarantier samt krav til visse typer forsikring.

Det er vigtigt at overveje, at udbudsudvalget i hvert enkelt tilfælde bestemmer indholdet på individuel basis. Kompetent udarbejdelse af dokumenter er af stor betydning. Det er bedst, hvis en erfaren udbudsspecialist overvåger hele processen. Dette er vigtigt, fordi din fremtidige succes afhænger af mindst 50% af, hvor kompetent alle de nødvendige dokumenter er udarbejdet og forberedt. Når alt kommer til alt, fordi kunden ikke har nogen erfaring med at arbejde med din organisation, vil kunden udelukkende kunne stole på de papirer, du leverer.

Hemmeligheder om succes for dem, der skal deltage i udbuddet

Der er en opfattelse af, at når man vælger et passende tilbud, fokuserer kundefirmaet udelukkende på prisen. Selvfølgelig sker dette, men meget sjældnere, end du måske forestiller dig. Ved udarbejdelse af et udbudsforslag anbefaler eksperter at overholde flere principper. Disse sandheder er lige så gamle som verden, men med tiden har de ikke mistet deres relevans.

1. Ansøg ikke til alle konkurrencer i træk

Før du skynder dig i kamp og afgiver et tilbud, skal du afveje fordele og ulemper ti gange, og forstå, om det virkelig er værd at deltage i netop dette udbud. Det er ikke altid, at ønsket om at skabe overskud bør være en afgørende faktor - nogle gange er det meget vigtigere at fokusere på at udvikle sin egen forretning, presserende problemer eller lede efter andre, mere rentable projekter, som man vil arbejde på med stor fornøjelse, og som vil bringe du meget mere overskud.

2. Lad dit tilbud give merværdi

En af hovedreglerne, som en virksomhed, der ønsker at vinde et udbud, skal huske, er, at det ikke er nok at opnå fuld overensstemmelse med forslaget med de betingelser, som kunden har angivet. Men selv en lavere pris er ikke en garanti for, at kontrakten bliver indgået med dig. Prøv at lære mere om kundevirksomheden, forstå hvilke problemer ledelsen står over for, og færdiggør derefter dit forslag, så kommissionen ikke kan ignorere det.

3. Vær opmærksom på de små ting

IgenLad os vende tilbage til emnet, som vi allerede har berørt ovenfor. Selvom du formår at gøre et positivt indtryk på Kunden og tilbyde en favorabel pris, men du ikke er opmærksom nok på den korrekte udførelse af dokumenter, risikerer du at gå glip af mange muligheder. Men du skal heller ikke lade dig rive med, for det sker omvendt: nedsunket i bureaukratisk ballade kan du glemme essensen og formålet med forslaget.

4. Husk, at organisationer ikke træffer beslutninger, det gør folk

Det afhænger af dem, hvem der vinder udbuddet. Hvordan det virker? Nogle gange, for at få mulighed for at arbejde på et ønsket projekt, er det nok blot at etablere kontakt med dem, der vil træffe en livsændrende beslutning for din virksomhed.

5. Behold mærket som en ægte professionel

Men selvom dit forslag er 100 % gennemarbejdet, er det ikke sikkert, at du vinder udbuddet. Det kan skyldes mange årsager, og en af dem er din forhandlers manglende evne til at give klare svar på Kundens spørgsmål under forhandlinger. Derfor er graden af involvering i arbejdsprocessen og alle deltageres kompetence uden undtagelse en af de afgørende succesfaktorer.

Hvordan forbereder man et udbud? Oplysninger til kunden

Kundevirksomheden, som har besluttet at arrangere en sådan konkurrence, skal også omhyggeligt forberede sig på den og fremlægge alle de nødvendige dokumenter:

• Invitation til at deltage for andre virksomheder.
• Kvalifikationsformular (hvor deltagerne vilangive officielle oplysninger om dig selv).
• Kort (spørgeskema indeholdende de grundlæggende data om udbuddets emne).
• Yderligere oplysninger om projektet.
• De vigtigste kriterier for evaluering af deltagere, som du vil blive vejledt af, når du træffer det endelige valg.

Det er ekstremt vigtigt, at alle oplysninger i dokumenter er sandfærdige, pålidelige og velstrukturerede. I dag er det muligt at lave et elektronisk udbud uden problemer - det er i virkeligheden det samme udbud, men al information fra Kundevirksomheden og potentielle udførende kommer over netværket, på internettet.

Selve konkurrencen består af tre faser: søgning efter potentielle deltagere, en detaljeret analyse af deres forslag, diskussion af projektet og faktisk indgåelse af en kontrakt med vinderen.