Eksempler på statusrapporter. Sådan skriver du en rapport

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Der er ingen sådan leder, som mindst en gang om året ikke kræver, at sine underordnede rapporterer om, hvad der er blevet gjort. Og problemet er, at med rutinemæssig ansættelse synes det at være en ret vanskelig opgave at udvikle et sådant dokument. Og af en eller anden grund er vi flove over at bede om eksempler på rapporter om det udførte arbejde fra myndighederne. Hvad hvis han beslutter, at vi ikke svarer til den stilling, vi har?

Hvem har brug for det

Dette spørgsmål stilles af den kunstner, der modtog opgaven at rapportere. Oftest føler ansatte i virksomheder sig næsten stødt over sådanne krav. Men alt har en betydning.

For det første er rapporten om det udførte arbejde nødvendig af kunstneren selv. Ikke en formel, men en interesseret holdning til denne proces vil give dig mulighed for at finde flaskehalse og svagheder i dine kvalifikationer. Så de retninger, som det er muligt (og nødvendigt) at udvikle sig i, er bestemt. Når alt kommer til alt, lærer vi alle af vores fejl.

For det andet har lederen brug for det. Rapporten om det udførte arbejde giver dig mulighed for objektivt at vurdere kvaliteten oghastigheden på at løse opgaver. Takket være dette dokument vil mange spørgsmål forsvinde - fra det mest primitive "hvad gør du hele tiden" til det komplekse "hvorfor skal jeg skifte din computer til en mere moderne". Fordi rapporten vil indikere, at det tager lang tid at gemme ændringer i dokumentet. Og det afhænger ikke af kunstneren - forældet kontorudstyr kan ikke fungere hurtigere. Det er faktisk derfor, det ser ud til, at medarbejderen drikker te hele tiden - han venter bare på, at operationen er afsluttet.

Og spørgsmålet: "Hvorfor skal jeg skrive en rapport om det udførte arbejde for måneden?" i sig selv er forkert. Fordi ophobning af statistisk information og udfyldning af databaser giver mening for strateger, og ikke for operationelle medarbejdere. Det er bare nemmere for dem at løse et problem end at tale om metoder til at løse det.

Hvad skal man skrive

Eksempler på statusrapporter viser, at du skal skrive meget detaljeret. Hvad end der synes at være en lille ting eller en lille gestus, kan være et nøgleelement i udførelsen af specifikke funktioner. Men forståelse af dette vil først komme efter at have studeret adskillige skriftlige rapporter.

Hvis arbejdet er af rutinemæssig karakter, for eksempel afstemning af dokumenter og identifikation af uoverensstemmelser, så giver det mening at udvikle en tabelform. I dette tilfælde, igen, skulle tabellen først være meget detaljeret og indeholde mange kolonner; med tiden vil behovet for nogle sp alter forsvinde, og rapportens form vil få et norm alt (læs - rimeligt) udseende.

Bi en række tilfælde, når der udarbejdes en rapport om det udførte arbejde (f.eks. lærere), er det umuligt formelt at nærme sig spørgsmålet om introspektion. Ud over den planlagte uddannelsesmæssige og metodiske belastning og undersøgelsen af det nødvendige materiale er skolen faktisk også engageret i uddannelsesaktiviteter. Dette kræver en særlig tilgang til udarbejdelsen af dokumentet: det er nødvendigt at forstå årsagerne til, at en række elever er bagud, for at finde måder at interessere børn i deres emne. Og samtidig bør vi ikke glemme succesfulde (og endda begavede) skolebørn.

Rapportér mål

For korrekt kompilering og minimale tidsomkostninger er det nødvendigt helt fra begyndelsen at beslutte til hvilket formål og hvorfor der skrives en rapport om årets udførte arbejde. Lad os nævne de mest populære:

- begrundelse for den reelle fordel ved en bestemt stilling i organisationen;

- bekræftelse af en medarbejders kvalifikationer;

- demonstration af effektivt arbejde til ledelsen;

- modtager finansiering for den næste rapporteringsperiode;

- indhentning af samtykke til udvikling af en retning (idé);

- begrundelse for at bruge tildelte ressourcer og økonomi osv.

Den velkendte formulering - den korrekte problemformulering giver 50 % af løsningen - fungerer også i dette tilfælde. Jo bedre vi forstår, hvorfor en rapport er nødvendig, jo lettere er det for os at skrive den. Op til det faktum, at dokumentet "for show" overhovedet ikke kræver en kreativ tilgang fra os. Og tidskrævende.

Dokumentstruktur

Hvis virksomheden ikke harudviklet indberetningsskema, så skal du selv udvikle det. Når man kender formålet med dokumentet, er det nødvendigt at tænke over dets struktur. Eksempler på fremskridtsrapporter tyder på, at der er behov for en klar og enkel oversigt.

I begyndelsen bør formålet med og logikken i informationspræsentationen forklares. Forklar rækkefølgen af præsentationen og lav en indholdsfortegnelse. Til tabellen er det nødvendigt at give korte forklaringer, hvorfor en sådan form blev valgt.

Inden for sektioner og underafsnit bør man også overholde præsentationens enhed. Så dokumentet vil være mere forståeligt, som et resultat er det lettere at opfatte. I en langvarig rapport er illustrationer i form af diagrammer og grafer ret passende, hvilket vil lette opfattelsen. Men her skal du overholde "den gyldne middelvej"-reglen: solid tekst, såvel som udelukkende visuelle materialer, trættes meget hurtigt.

Styling

For en almindelig medarbejder er det måske sværeste at skrive terminologi og formuleringer. En bombastisk rapport vil se unaturlig ud og vil forårsage en negativ reaktion fra ledelsen. For enkel formulering (for eksempel 25 dokumenter xeroxed) vil også afvise læseren.

Men skabeloner bør undgås. Den eneste undtagelse er dokumentet, som ingen nogensinde vil læse. Nogle gange støder vi på sådanne problemer, men i denne artikel er vi interesserede i rigtige (ikke proforma) rapporter.

Under alle omstændigheder bør du ikke kun tale om præstationer. For at fremhæve demdet er nødvendigt at tale om de vanskeligheder, man måtte støde på i løbet af arbejdet. Blandt andet er kompleksitetsanalyse stof til eftertanke om arbejdsoptimering for ledere. Eksempler på statusrapporter indikerer, at du ikke bør bruge vage sætninger som "utilfredsstillende tilstand", "opståede vanskeligheder" osv. Det er bedre at kalde alt ved dets rigtige navn: "brudt kopimaskine", "manglende adgang til internettet",”manglende eller utidig modtagelse af information fra den tilknyttede afdeling. Alt dette giver os mulighed for tilstrækkeligt og objektivt at vurdere den aktuelle situation i virksomheden.

Evaluering af resultater

Hvert resultat skal sikkerhedskopieres med tal. En sådan konkretisering giver en forståelse af udviklingens dynamik.

Desuden er det nødvendigt at opstille kriterierne for evaluering af resultaterne. Vil det være den foregående rapporteringsperiode (hvis det f.eks. er en kvartalsrapport) eller omvendt procentdelen af opnåelsen af de opstillede mål, er det op til forfatteren af dokumentet.

Generelt kan indirekte indikatorer fortælle meget om processen med at løse opgaverne. Der er også et væld af oplysninger her til yderligere analyse. Fra at bestemme lønomkostninger til at forstå rigtigheden af at sætte mål.

Fra problem til løsning

De fleste rapporter er skrevet på basis af fremskridt for fremskridt. Et dokument, der tydeligt viser problem-løsning forholdet, er mere fordelagtigt. Læseren forstår straks, hvilke metoder og teknikker (hvis nødvendigt)kunstneren udnyttede den rettidige og høje kvalitet af opgaven.

Den endnu mere detaljerede kæde "et specifikt problem - dets årsager - opstilling af mål - en løsning" antyder umiddelbart behovet for at præsentere en daglig rapport i tabelform. Desuden er navnene på graferne allerede kendt. Information præsenteret på denne måde er let at læse og analysere.

Præsentation af kvantitative indikatorer

I tilfælde, hvor rapporten hovedsageligt består af numeriske data, kan tabelformen bare være meget svær at forstå. En kontinuerlig strøm af tal trætter bogstaveligt t alt læseren efter et par minutter. En anden ting - farverige diagrammer og grafer. De er klare, forståelige, lette at læse.

Hvert diagram skal kommenteres. Derudover er det nødvendigt at angive, hvordan de forskellige grafer hænger sammen; at forklare årsag-og-virkning-sammenhængene vil yderligere lette analysen af rapporten.

Hvis der blev brugt materielle ressourcer under arbejdet, bør du ikke bare opregne dem alle. I stedet skal de erhvervede fordele oplyses. En tør sætning: "Kontorudstyr købt" vil lyde helt anderledes, hvis du skriver: "2 jobs blev skabt, hvilket gjorde det muligt at øge afdelingens output."

Sådan udstedes et dokument

På trods af at der ikke er en enkelt form for kompilering, kan der udarbejdes en rapport om det udførte arbejde i overensstemmelse med GOST, som definerer de vigtigstevidenskabelige kriterier. Det præciserer kravene til formatering, skrifttype og størrelse osv.

Med hensyn til dokumentets læsbarhed er her nogle tips:

- prøv ikke at have mere end 5 sætninger i et afsnit;

- nøgleindikatorer kan fremhæves med skrifttype eller farve;

- bryd teksten, så tabellen eller grafen ikke fylder hele siden; sørg for at efterlade plads til kommentarer til dem;

- skriv et klart og kortfattet resumé af rapporten.

Disse tips hjælper med at lette opfattelsen af din rapport, hvilket betyder, at de i første omgang vil sætte læseren op til en loyal holdning til forfatteren af dokumentet. Forestil dig, at du er chefen. Og lav rapporten på en måde, der ville være nyttig og interessant for dig at læse.