Sådan skriver man et forretningsbrev: regler og retningslinjer

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

En væsentlig egenskab ved enhver virksomhed er forretningskorrespondance. Medarbejdere i hver virksomhed kommunikerer med kolleger og kunder, med leverandører og forbrugere. Generelt inkluderer den daglige rutine på ethvert kontor bestemt deltagelse i korrespondance.

På trods af at de fleste ansatte i virksomheder og organisationer sender og modtager adskillige beskeder hver dag, er det ikke alle, der overholder etablerede normer og regler, når de opretter dem. Det viser sig, at det ikke er så nemt at skrive et forretningsbrev korrekt og korrekt. Der er en række krav og mønstre, der anvendes i verden og relateret til workflow. De omfatter reglerne for at skrive et forretningsbrev, såvel som hovedpunkterne vedrørende design.

Når du skriver en besked til en tredjepartsorganisation eller bare til en kollega i en naboafdeling, bør du overholde en streng stil (med undtagelse af venlig korrespondance, som der ikke er nogen forlignende begrænsninger). Brug ikke for følelsesladede ord, selv til at beskrive vigtigheden af transaktionen eller glæden ved de testede produkter. Et forretningsbrev skal være klart, kortfattet og rimeligt tilbageholdende.

Meddelelsen skal starte fra modtageren. Hvis det er beregnet til en ansat i en tredjepartsorganisation, skal du helt sikkert angive dens navn, modtagerens stilling samt hans fulde navn. I det tilfælde, hvor dokumentet forbliver i virksomheden, er et efternavn med initialer tilstrækkeligt (du kan også tilføje stillingen).

Et forretningsbrev til en ekstern organisation skal være på virksomhedens brevpapir (uanset om det sendes elektronisk eller på papir). Hvis det er fraværende, kan du blot angive detaljerne om afsenderen i "headeren" af dokumentet.

Før du begynder at kompilere teksten, skal du tænke over dens struktur, identificere hovedpunkterne og målene med at skrive. Dette vil gøre skriveprocessen meget lettere. Brevet skal slutte med en underskrift, som ikke kun angiver afsenderens navn, men også stillingen samt navnet på den virksomhed, som han repræsenterer.

Når du sender et tilbud til en potentiel kunde eller partner, skal du til sidst udtrykke taknemmelighed for samarbejdet og håbe på yderligere fælles arbejde.

Ud over de regler, der bruges i erhvervskorrespondance, er der også anbefalinger. For eksempel bør ethvert dokument adresseret til en bestemt person begynde med ordene "kære" med det fulde navn ogikke initialer. Ingen grund til at bruge forkortelser i bogstaver, for eksempel skriv "uv." eller reducere adressatens stilling, hans arbejdssted.

Den internationale dokumentstrøm anses for at være den sværeste, da hver stat har sine egne kommunikationsnuancer, og det sprog, du skal korrespondere på med udenlandske partnere, er ikke altid klart for brevskriveren, så du skal bruge oversætternes tjenester. Før du tyer til en sådan specialists tjenester, skal det afklares, om han ved, hvordan man skriver et forretningsbrev på engelsk, eller om vi taler om en banal bogstavelig oversættelse. Hvis udenlandsk dokumentflow planlægges konstant at blive vedligeholdt, er det bedre at ansætte en medarbejder, der taler et fremmedsprog nok til at skrive et forretningsbrev om det.

Generelt afhænger opfyldelsen af opgaven i mange henseender af, hvordan dokumentet er udarbejdet, og hvordan det er udformet. Så undervurder aldrig vigtigheden af forretningsetikette, når du kommunikerer.