Gantt-diagrammet er din planlægningsassistent. Hvad er et Gantt-diagram, og hvordan laver man et?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Gantt-diagram er et af de mest populære værktøjer til visuelt at illustrere tidsplanen i projektledelse.

Hvad er det her?

Gantt-diagrammet er designet til at illustrere de forskellige stadier af arbejdet inden for små og mellemstore virksomheder. Visuelt er det et simpelt sæt strimler, der består af to hovedakser: sager og tid. Hver tidsperiode er tildelt en specifik opgave, der skal udføres.

På diagrammet kan der ud over hovedblokkene være en særlig ekstra kolonne, der viser procentdelen af udført arbejde. Særlige mærker - milepæle - bruges til at fremhæve to eller flere opgaver og demonstrere rækkefølgen af deres implementering.

Gantt-diagrammet er en slags standard inden for projektledelse, fordi det er med dets hjælp, at det bliver muligt tydeligt at vise strukturen i implementeringen af alle projektfaser.

Hvad er et Gantt-diagram til?

I betragtning af at de fleste mennesker er visuelle, giver diagrammet mulighed for at løse en af hovedopgaverne og vise personalet, hvad de skal arbejde med, hvilke ressourcer de skal anvende i processen og medhvor hurtigt man udfører bestemte opgaver. Al information præsenteres i en komprimeret form, uden brug af forvirrende tabeller og en enorm mængde tekst. Samtidig er essensen klar og forståelig for alle, uden undtagelse, projektdeltagere.

Brug af et diagram forenkler i høj grad styringen af mindre projekter og gør det muligt altid at holde medarbejdernes aktiviteter under kontrol.

Historie om udseendet af det første diagram

Det første diagramformat blev udviklet og testet af Henry L. Gant i begyndelsen af det 20. århundrede. Videnskabsmanden blev ansat til at styre konstruktionen af skibe til brug i Første Verdenskrig. En særlig tidsplan gjorde det muligt for ham at koordinere arbejdet hos flere ingeniører og kontrollere færdiggørelsen af opgaver til tiden. Gant startede direkte med at liste alle nødvendige opgaver og planlægge dem i henhold til tilgængelige ressourcer.

En vigtig fase var demonstrationen af nogle opgavers afhængighed af andre. Derudover tildelte Gant for hver person en periode, hvor han skulle udføre en bestemt type aktivitet, angav hvem og hvilken opgave der ville blive udført, under hensyntagen til den tid, der var afsat til projektet.

Gantt-kortlægning udføres ved hjælp af en lodret akse, der repræsenterer forskellige opgaver, og en vandret akse, der repræsenterer tid.

Gantt-diagram i den moderne verden

Denne planlægningsmetode mister ikke sin relevans i dag, fordi den giver dig mulighed for at give en grafisk visning af produktionsplanen, forenkler overvågningen af fremskridt i implementeringentildelte opgaver. Gantt-kortet er blevet så stærkt et analytisk værktøj, at det i næsten 100 år ikke har undergået nogen ændringer. Først i 90'erne af forrige århundrede, for at beskrive sammenhængene mere detaljeret, blev kommunikationslinjer mellem forskellige opgaver indført i det:

• "finish-start" - aktivitet B kan ikke starte, før aktivitet A er afsluttet;
• "start-slut" - aktion B kan ikke starte, før aktion A begynder;
• "start-start" - handling B starter ikke tidligere end handling A;
• "finish-finish" - aktion B må ikke afsluttes før aktion A slutter.

Der er beviser på, at Gantt-kortet blev brugt i konstruktionen af sådanne gigantiske tekniske strukturer som Hoover Dam (Las Vegas, 1939) og Eisenhower Highway-systemet (forbinder de fleste større byer i USA).

Instruktion: hvordan bygger man et Gantt-diagram i 5 trin?

Dernæst vil vi se på reglerne for at konstruere et Gantt-diagram og prøve at lave det selv i et Microsoft Excel-regneark.

Trin 1. Dataindsamling

For at kunne bygge en graf har vi brug for følgende data:

• koordinater for alle datasæt (hvor hver af kolonnerne skal starte);
• navn på hver fase;
• varighed af hver fase.

For nemheds skyld indtaster vi dem straks i de tilsvarende felter i tabellen. Når vi har indtastet alle de nødvendige oplysninger, kan vi gå videre til oprettelsen af selve diagrammet.

Vigtigt: Sørg for, at alle dataformater erer korrekte: Dette gælder især datoer.

Trin 2. Dannelse af layoutet

Så vi kender formålet med planlægningen og de nøgledata, som vi vil bygge en tidsplan ud fra. Nu i regnearksvinduet skal vi gå til sektionen "Indsæt -> Diagram" og derefter klikke på "Linje". Vi har ikke brug for det sædvanlige, men med akkumulering, da det kun sørger for den anden række af data, som i vores tilfælde vil være den vigtigste.

Trin 3. Slet alt andet

For at gøre dette giver programmet specielle værktøjer. På kortet, der vises på skærmen, skal du flytte musemarkøren over den blå bjælke, højreklikke på den og vælge "Formater dataserier" fra menuen, der vises. Et vindue vil blive vist, hvor vi skal gå til "Fyld"-elementet og vælge "Ingen udfyldning". Derefter vil diagrammet se sådan ud:

Trin 4. Efterbehandling

Da alle data i vores graf som standard er i rækkefølge fra bund til top, bliver vi nødt til at ændre det lidt. For at gøre dette, højreklikker vi på kategoriaksen (den ved siden af, hvor vi har en liste over opgaver), går til vinduet "Format Axis". Fanen, vi har brug for, åbnes straks - "Axis parameters". Marker afkrydsningsfeltet ud for Omvendt kategorirækkefølge. Faktisk er Gantt-diagrammet allerede klar, der er kun et par nyttige småting tilbage.

Trin 5. Formatering

Så vi fortsætter med at arbejde på diagrammet. Som du kan se, ser det stadig uskønt ud, og nu vil vi rette det ved hjælp af selve regnearket:

1. Stræk diagrammet til den ønskede størrelse ved hjælp af pilen i øverste højre hjørne.
2. Vælg alle datoer i tabellen, klik på markeringsområdet med højre museknap og gå til "Format Cells-> Number". Dette afsnit introducerer de vigtigste talformater, vi arbejder med. For at inskriptionerne ikke overlapper hinanden, råder vi dig til at vælge en kortere version af posten. Højreklik derefter igen på aksen med datoer på diagrammet, vælg "Format Axis -> Number" og marker afkrydsningsfeltet ud for "Link til kilde".
3. Vælg forklaringen (symbolerne "Dato" og "Varighed" til højre), og tryk på Slet-knappen på tastaturet.
4. Åbn "Format Axis -> Parameters" og indstil minimum- og maksimumværdier (vi indstiller 15. december, da det er mandag, og 3. januar). Her kan vi sætte prisen på hovedafdelingerne (dette er praktisk i tilfælde, hvor f.eks. arbejdet med et projekt vil vare flere uger eller måneder). I vores tilfælde er det mere bekvemt at forlade standardværdien (2.0).

Lidt mere eksperimenterende med formatering - og det er den skønhed, vi får i sidste ende. Her er et færdigt Gantt-diagram. Eksemplet, vi har givet, er selvfølgelig meget enkelt - men det er nok til at forstå essensen af denne metode til planlægning ogvisuel demonstration af processen med at udføre bestemte opgaver.

Andre kortprogrammer

Selvfølgelig er der mange andre, bedre programmer, der gør projektledelse nemmere. Et Gantt-diagram af enhver kompleksitet kan nemt bygges ved hjælp af applikationer som:

• SchedRoll;
• Gantt-designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project og mange andre.

Derudover er der en række onlinetjenester, der giver deres brugere mulighed for ikke kun at planlægge deres anliggender, men også at modtage regelmæssige rapporter, meddelelser om den aktuelle status for opgaver via e-mail. Man kan dog ikke benægte, at fortroligheden af data gemt på netværket er i fare, og stationær software, der er installeret direkte på brugerens computer, har som regel meget bredere funktionalitet og er mere pålidelig i drift.

Fordele og ulemper ved metoden

Til sidst er det værd at overveje i detaljer de vigtigste fordele og ulemper ved den beskrevne planlægnings- og styringsmetode.

Den største fordel er uden tvivl den grafiske præsentation af materialet. Som regel er det bekvemt for forretningsmænd at arbejde med Gantt-diagrammer - de kan lide evnen til klart at identificere og udpege faserne af arbejdet på et projekt. Ved at præsentere opgaver i form af forskellige farvede bjælker kan alle teammedlemmer bogstaveligt t alt identificere deres opgaver med et øjeblik.

Det skal også bemærkes, at Gantt-diagrammer eret fremragende præsentationsværktøj, der er i stand til at demonstrere projektets nøgleprioriteter. Det vil sige, at så snart lederne allokerer og fordeler hver af de tilgængelige ressourcer, lærer teamet øjeblikkeligt om det og følger yderligere instruktioner. Denne funktion i Gantt-diagrammet er yderst nyttig for seniorledere - ved at bruge den er det meget nemmere at udarbejde en detaljeret, rummelig rapport om status for forskellige projekter.

Men som enhver anden planlægningsmetode har Gantt-diagrammet sine ulemper. En af dem er opgaveafhængighed. I processen med at præsentere projekter skal ledere ofte vise, hvilke af disse opgaver der er relateret til hinanden. Men desværre tillader selve diagramformatet ikke dette. For at komme uden om denne begrænsning tyr ledere til forskellige tricks: for eksempel tilføjer de specielle lodrette linjer til diagrammet, der viser vigtige afhængigheder. Dette er dog kun en midlertidig løsning, der ikke er i stand til at formidle oplysningerne i sin helhed.

En anden ulempe ved Gantt-diagrammer er deres manglende fleksibilitet. I dag er projekter ikke statiske - de gennemgår konstant nogle ændringer, skift, som det simpelthen er umuligt at tage højde for i diagrammet. Før man begynder at bygge en graf, skal ledere beregne alt til mindste detalje, for med den mindste ændring i estimatet skal hele diagrammet tegnes om fra bunden. Og det er ikke at nævne, at det at kunne illustrere flere forskellige måder at planlægge på på én gangmangler også.

Uanset hvorfor du har brug for et Gantt-diagram, vil et program (selv det mest "avancerede") ikke være i stand til at vise betydningen og ressourceintensiteten af visse værker, deres essens. Derfor bruges den sjældent til særligt store projekter.

Ikke desto mindre er det umuligt at benægte, at denne metode er ekstremt almindelig i projektledelsespraksis - i mere end et århundrede af dens brug har folk haft mulighed for at verificere dens effektivitet og høje effektivitet.