Hvad er en sekretærs opgaver

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

For klart at definere en sekretærs jobansvar, skal du vide, hvem det præcist er. Denne position kan trods alt ses fra flere vinkler. Kendt f.eks. er sekretær-referenten som kontoransat, generalsekretæren som leder (leder) af en bestemt organisation, udenrigsministeren som embedsmand, sekretæren som diplomatisk person, lederens sekretær som medarbejder og andre muligheder. Oftest, når de refererer til denne stilling, betyder de en medarbejder, der udfører opgaver (opgaver) for både virksomhedens direktør og individuelle ledere af dens strukturelle afdelinger. Det viser sig, at sekretærens officielle opgaver i dette tilfælde er reduceret til udførelsen af engangsopgaver for at løse organisatoriske og tekniske problemer.

Hvad en sekretær skal vide og gøre

Dagligt skal sekretæren udføre følgende funktioner:

1. Accepter oplysninger fra underordnede for at overføre dem til lederen.
2. Sørg for telefonkommunikation af hovedet. I hans fraværmodtage information og derefter gøre instruktøren opmærksom på dem.
3. Modtag og bevar optegnelser over telefonbeskeder.
4. Skab betingelser for hovedets normale arbejde: overvåg behovet for papirvarer og kontorudstyr.
5. Assistere med tilrettelæggelsen af produktionsmøder og møder. Informer deltagerne om dato, sted og tidspunkt for arrangementet. Indsaml det nødvendige materiale, sørg for, at de tilstedeværende er til stede, og tag referat af mødet.
6. Udfør kontorarbejde på virksomheden. For at gøre dette skal sekretæren modtage, systematisere indgående korrespondance og forelægge den til ledelsen til behandling. Derefter, på grundlag af det pålagte visum, overføre dokumenterne til de udøvende kunstnere mod underskrift. Sekretærens opgaver omfatter også kontrol over fremskridt, timing og resultater af deres udførelse.
7. Udfør udskrivning og reproduktion af dokumenter.
8. Organiser modtagelsen af besøgende til virksomhedens leder og skab om muligt betingelser for hurtig løsning af problemer.

For at udføre disse tilsyneladende simple jobopgaver som en sekretær, skal en medarbejder vide:

• hele sammensætningen af ledelsen af virksomheden og dens strukturelle afdelinger;
• charter, personale og virksomhedens struktur, dens profil, udviklingsmuligheder og specialisering;
• normative dokumenter til korrekt journalføring;
• regler for brug af kontorudstyr og kommunikation;
• regler for VTR, OT, brandsikkerhed og industriel sanitet;
• regler for arbejdsorganisation på arbejdspladsenplacering;
• normative og juridiske handlinger, ordrer, resolutioner, ordrer om planlægning, regnskab og kvalitetsstyring af udført arbejde.

Cerical specifications

Hvis vi taler om en mere specifik, snæver specialisering, så er situationen noget anderledes. Tag for eksempel en sekretærs opgaver. Selve titlen på stillingen definerer klart aspektet af det arbejde, der skal udføres. Norm alt har hver virksomhed allerede en jobbeskrivelse, som angiver aktivitetsområderne for en journalføringsspecialist. Hvis der ikke er en sådan instruktion, er det bedre at oprette det. For at gøre dette skal du bruge kvalifikationsvejledningen, som indeholder omtrentlige prøver. Derefter skal standardversionen færdiggøres i forhold til en bestemt organisation under hensyntagen til de specifikke og interne funktioner. Generelt bør 3 hovedretninger tydeligt spores i en sekretær-funktionærs opgaver:

1. Arbejde med korrespondance. Modtagelse, behandling af det på moderne måder og rettidig afsendelse.
2. Korrekt intern dokumentation.
3. Registrering, streng bogføring og overførsel af dokumenter til arkivet til opbevaring.

Funktioner af referentens arbejde

I nogle virksomheder indføres en sådan stilling i staten, som omfatter en bred vifte af opgaver: fra "referenceskranken" til "assistentdirektøren". Sådan en specialistskal have en bred viden og god beherskelse af situationen. Den refererende sekretærs opgaver er udvidet en smule på grund af øgede beføjelser. Generelt er dette det sædvanlige arbejde for en sekretær, men ordet "referent" tilføjer nogle tilføjelser til standardlisten. Især kan den assisterende sekretær selvstændigt modtage besøgende i visse spørgsmål. Med visse oplysninger er han i stand til at træffe beslutninger uafhængigt. Derudover udfører referenten lederens ansvarlige instruktioner vedrørende organisationens (virksomhedens) økonomiske aktiviteter. Nogle gange har den assisterende sekretær ansvaret for at varetage personaleregistrering. Dette gøres kun, når den samlede mængde arbejde giver dig mulighed for at udføre yderligere opgaver.