Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer: hvordan fungerer det?

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) er en hurtig måde at udveksle information på baseret på brugen af elektroniske dokumenter med virtuelle signaturer. Det har længe vundet anerkendelse i de udviklede lande i verden som et effektivt værktøj til operationel forretning.

Essence

Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer er et sæt processer til oprettelse, behandling, afsendelse, overførsel, modtagelse, lagring, brug og ødelæggelse af dokumenter. Alle disse processer udføres efter kontrol af integriteten og bekræftelse af modtagelsen af dokumenter.

Reglerne for implementering af dokumentflow mellem juridiske enheder udføres efter aftale mellem parterne. Udvekslingen af information sker ved hjælp af telekommunikationsmidler, og dokumenter opbevares på elektroniske medier. Perioden for opbevaring af regnskabsoplysninger bør ikke overstige den, der er fastsat ved lov.

Organisationerindbyrdes kan udveksle formelle og uformelle dokumenter med deltagernes underskrifter. Inden for iværksættervirksomhed kan disse være: fakturaer, aftaler, fakturaer, kontrakter, aftaler, ordrer, meddelelser, fuldmagter mv. Information kan overføres i form af tekst-, tabel- og grafiske filer.

Formålet med EDI-implementering

Forudsætninger for indførelse af EDI kan være:

• reducerer rutinearbejde;
• reducer dokumenttab;
• "gennemsigtigt" arbejde med dokumenter;
• forbedring af præstationsdisciplin - levering af dokumenter til tiden osv.

Blandt de kvantitative mål er følgende:

• Reducer dokumentbehandlingstiden med 10 gange.
• Skær kontorudgifterne til det halve.

Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer: sådan fungerer det

I overensstemmelse med national lovgivning udføres elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer efter aftale mellem de to parter. For at udveksle data er det nødvendigt, at alle deltagere er forbundet til én operatørs udstyr. Dernæst skal brugeren sende en anmodning om at blive tilføjet listen over modparter. Efter bekræftelse af anmodningen kan systemdeltagere udveksle data.

EDI-modulet skal udføre følgende funktioner:

• Inviter modparter til at udveksle data.
• Opret en adressebog.
• Integrer med regnskabssoftware,f.eks. 1С.
• Underskriv og krypter dokumentation.
• Structify korrespondance.
• Spor e-mail-statusser.

Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer udføres ved hjælp af certifikater. Tilslutning til serveren og autentificering udføres gennem et personligt digit alt certifikat. En EDS udstedes til hver bruger af systemet, gemt på en elektronisk Token-bærer og beskyttet af en PIN-kode. Brugeren skal indtaste sit login, adgangskode til den personlige konto. Først derefter får han adgang til sine dokumenter.

Enhver medarbejder i organisationen, der er forbundet til systemet, kan starte udvekslingsprocessen. Inden dokumentet sendes til modparten, skal det være underskrevet i den digitale signatur. Denne operation udføres ved hjælp af Cryptopro-programmet. Dokumentet sendes via EDI. En medarbejder hos modparten modtager en meddelelse om modtagelse af et nyt dokument. Hvis han accepterer det, så lægger han også en EDS. Hvis du skal lave ændringer i dokumentet, så oprettes en ny elektronisk version. Når du er færdig med redigeringen, skal du gemme alle ændringer ved hjælp af EDS. Herefter sendes dokumentet med ændringen til modparten. Om nødvendigt udføres elektronisk koordinering af informationer.

Hvis du skal foretage ændringer igen, gentages hele proceduren igen. Hvis der ikke er nogen klager over den nye version, respekteres dokumentet. Den endelige prøve anses for at være underskrevet af to digitale signaturer. Alle versioner af dokumentet er gemt på serveren og er tilgængelige for visning. Så snart prøven får status som gyldig, ændresdokumentet virker ikke. Afbrudte kontrakter tildeles status "Annulleret". Sådan udføres elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer.

Udstyr

Hvad er nødvendigt for elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer? Først skal du vælge en teleoperatør og installere speciel software til informationsudveksling. For det andet, med hver modpart, som organisationen har til hensigt at udføre elektronisk korrespondance med, er det nødvendigt at indgå en "aftale om udveksling af elektroniske dokumenter".

Det er også nødvendigt at installere en EDI-server, hvor alle dokumenter vil blive gemt. Dette kan både være klientudstyr og "cloud"-lager. Adgang til systemdata udefra udføres gennem en applikation, der er installeret på udstyr hos medarbejdere i organisationen. Interaktionen mellem computere og serveren udføres via HTTP-protokollen med ekstra SSL 128-kryptering. Adgang til dokumenter udføres kun gennem applikationsgrænsefladen og efter at have bestået godkendelse.

EDF-projekt

Et procesautomatiseringsprojekt kan tage alt fra et par måneder til et par år. Begrebet afhænger direkte af antallet af processer, der skal automatiseres, organisationens ressourcer og økonomiske muligheder. En kort plan for indførelse af EDI er som følger:

• Oprettelse af en arbejdsgruppe.
• Uddannelse af mål, deadlines og projektbudget.
• Undersøg eksisterende processer.
• Udvikle opgaver.
• VælgEDI-systemer.
• Underskrivelse af en aftale om implementering af EDS.
• Godkendelse af arbejdsbestemmelser.
• Fylder systemmapper.
• Person altræning.
• Foreløbig test.
• Udstedelse af en ordre om introduktion af EDS.
• Forfining af software og betjeningsprocedurer.
• Lancering af et pilotprojekt.
• Fuldskala overgang til EDI.

Fejl i EDI-implementering

I processen med at automatisere dokumenter bør der lægges særlig vægt på processer, hvor tilstedeværelsen af papir er påkrævet ved lov. Du kan ikke kopiere et papirdokument elektronisk. Dette bremser arbejdsprocessen betydeligt og forårsager en negativ holdning til automatiseringsprocessen som helhed. Ingen betaler ekstra for at udføre dobbeltarbejde.

I processen med implementering er det nødvendigt at udvikle en ny procedure for at arbejde med dokumenter, uddanne personale og først derefter engagere sig i fuld implementering. Dette kan kun opnås, hvis fordelene ved at bruge nye teknologier kommunikeres til medarbejderne.

En anden populær fejl er en svag undersøgelse af kravene til EDMS. Hvis brugere skal arbejde i et ukonfigureret system, adskiller EDI-processen sig fra den, der er vedtaget i organisationen.

Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer: fordele og ulemper

Fordele:

• Reducerer omkostningerne ved at sende originale dokumenter med posten.
• Spar lagerplads til dokumentation. Det hele er gemt elektronisk.
• Nem at bruge. Dokumentet sendes fra én arbejdsplads. En hurtig søgning efter et dokument udføres efter status (sendt, modtaget, accepteret osv.).
• Øjeblikkelig levering. Alle sendte oplysninger kommer til modtageren inden for et par sekunder.
• Et dokument kan ikke gå tabt, før dets opbevaringsperiode i systemet udløber.

Flaws:

• For at bruge udstyret skal du købe en licens, som koster mange penge.
• Ofte kan data kun udveksles mellem medlemmer af det samme system.
• Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer i 1C eller ved brug af anden software adskiller sig fra den tidligere anvendte ordning. Med introduktionen af den nye algoritme vil alle medarbejdere have spørgsmål om udførelsen af arbejdet.
• Teknisk udstyr. Før introduktionen af EDI skal organisationen købe udstyr og uddanne medarbejdere til at styre det nye system.
• EDI udføres ved hjælp af en EDS, hvis gyldighed er 1 år. Certifikater skal spores og opdateres rettidigt. Det er også nødvendigt at kontrollere gyldighedsperioden for modpartscertifikater for at undgå problemer med afgiften.

Juridisk regulering

Hvilke regler regulerer elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer? Lovgivningen i Den Russiske Føderation inkluderer føderal lov nr. 63 "Om elektronisk signatur", reglerne for indsendelse af dokumenter til den føderale skattetjeneste er foreskrevet i ordre fra finansministeriet nr. MMV-7-2 / 168. EDOmellem organisationer udføres efter bekendtgørelse fra Finansministeriet nr. 50n. Reglerne for udveksling af primære regnskabsdokumenter i elektronisk form er foreskrevet i rækkefølgen af Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/36@. Alle EDI-operatører i løbet af deres aktiviteter skal vejledes efter ordre fra Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronisk dokumenthåndtering mellem SBIS-organisationer giver kunderne følgende fordele:

• Du kan sende dokumenter til enhver organisation, der er registreret på Den Russiske Føderations territorium. Hvis modparten ikke er medlem af SBIS-systemet, vil en medarbejder i virksomheden blot kontakte repræsentanten for organisationen og sende invitationer til at deltage i systemet til sin e-mail. Umiddelbart efter bekræftelsen af anmodningen vil udvekslingen af oplysninger mellem deltagerne blive gennemført uden mellemmænd.
• Du behøver ikke at installere software på din computer. Det er nok at have en opdateret version af browseren og adgang til internettet.
• Du behøver ikke et specielt program for at arbejde med data. Hvis rapporten oprindeligt er udarbejdet i tredjepartssoftware, for eksempel 1C, så kan du opsætte dataintegration med VLIS-systemet.
• Den typiske dokumentformular er ikke installeret. Du kan sende tekst, regneark, billeder og mere.

SKB "Kontur"

En af de første softwareudviklere i Rusland leverer også udstyr til elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer. "Kontur" har udviklet Diadoc-systemet, ved hjælp af hvilket udvekslingen af elektroniske dokumenter udføres. Et kendetegn ved systemet er, at adgang til data kan opnås i udlandet. Virksomheden har udviklet roamingtakster specielt til dette formål. Hvis du ønsker det, kan du få adgang til data via API'et.

Hvad har du brug for?

For at forbinde EDI skal en organisation købe:

• licenseret software;
• server;
• udfør udstyrsopgradering;
• togpersonale;
• opsæt og integrer EDMS for at arbejde med interne applikationer.

Sådanne investeringer skal foretages for at forbinde elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationen? Inkludering i omkostningerne til teknisk supportkonsultationer, EDMS og softwareopdateringer er anden fase af investeringen. Disse omkostninger skal betales månedligt.

Konklusion

Papirarbejdsgangen erstattes af elektronisk. Det reducerer ikke kun organisationens procesomkostninger, men øger også effektiviteten af virksomheden som helhed. For at EDI kan fungere med succes, er det nødvendigt klart at formulere målene for implementering af systemet og korrekt konfigurere udstyret.