Elektronisk dokumenthåndtering: fordele og ulemper, essensen af systemet, måder at implementere på

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Flere og flere virksomheder skifter til elektronisk dokumenthåndtering, som involverer brug af forskellige programmer til oprettelse og lagring af dokumenter. Samtidig har organisationen ikke et arkiv med papirkopier af dokumenter. Der er mange fordele ved elektronisk dokumenthåndtering, på grund af hvilke iværksættere gerne nægter at bruge papirdokumenter. Men for at skifte til det, skal du installere specialiseret software på fungerende computere, samt udpege en ansvarlig medarbejder, der skal håndtere denne arbejdsgang.

Konceptet med elektronisk dokumenthåndtering

Det er repræsenteret af en moderne metode til at arbejde med forskellig dokumentation. I løbet af enhver organisations aktivitet opstår der en masse forskellige papirer, som konstant skal printes og opbevares i et separat rum i lang tid.

Hvis en iværksætter eller virksomhed har en korrekt udførtelektronisk signatur, hvilke dokumenter er certificeret i elektronisk form, så er det ikke nødvendigt at udskrive denne dokumentation på papir.

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering

Der er mange fordele ved at skifte til elektronisk dokumentation certificeret af EDS. Det er på grund af tilstedeværelsen af adskillige positive parametre, at flere og flere iværksættere skifter til denne metode til dokumentation. Men først bør du vurdere fordele og ulemper ved elektronisk dokumenthåndtering. De vigtigste fordele omfatter:

• søger omgående efter den nødvendige dokumentation på grund af kompetent strukturering og pålidelighed af opbevaring;
• workflowstrukturen er centraliseret;
• alle dokumenter kan gemmes elektronisk på forskellige medier og endda på fjernservere, så selvom der opstår brand på kontoret, behøver du ikke bekymre dig om, at vigtig dokumentation vil blive ødelagt;
• alle dokumenter er nemt at registrere og godkende;
• alle papirer er underskrevet på basis af deres afsendelse via elektroniske kommunikationskanaler, hvilket sparer en betydelig mængde tid og kræfter for ansatte i enhver virksomhed;
• om nødvendigt kan du lave en kopi af det ønskede dokument på få sekunder;
• revisionen er meget forenklet, da den udføres i elektronisk form, og du kan også invitere hyrede specialister til disse formål, som modtager dokumentation via elektroniske kanaler.

Fordeleelektroniske dokumenthåndteringssystemer er betydelige og ubestridelige, men før du skifter til dem, bør du vurdere de negative aspekter af hvert system.

Systemfejl

Fordelene ved at implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem er ubestridelige, men denne proces har nogle ulemper. Disse omfatter:

• nødvendigvis påkrævet for at registrere en elektronisk digital signatur, for hvilken der betales en stor mængde penge;
• der er ingen mulighed for at bruge elektroniske dokumenter, hvis partnere ikke er skiftet til elektronisk dokumenthåndtering;
• der bruges en masse penge og tid på at installere yderligere software og ansætte en pålidelig medarbejder, der vedligeholder alle elektroniske optegnelser;
• ingen strengt forenede formater af en sådan arbejdsgang er blevet rettet endnu;
• mange entreprenører og købere er mistænksomme over for brugen af elektroniske dokumenter, der er underskrevet med EDS.

Derfor skal enhver iværksætter først studere fordele og ulemper ved elektronisk dokumenthåndtering for at træffe den rigtige og relevante beslutning.

Årsag til udvikling

Fordelene ved elektronisk dokumenthåndtering er mange og betydelige. Dette fører til, at det konstant udvikler sig og indføres i arbejdet i forskellige virksomheder, som ikke kun erkommercielle, men også offentlige. De vigtigste forudsætninger for dens effektive og kontinuerlige udvikling omfatter:

• Muligheden for dets anvendelse i skattelovgivningen er forudset. Visse typer selvangivelser kan kun indsendes elektronisk. Dette gælder for rapporter om forsikringspræmier, der er anført i PF for ansatte, såvel som for 3-NDFL-erklæringen, der er indsendt til Federal Tax Service for hver medarbejder i virksomheden. Selv SZV-M-rapporten for alle ansatte i virksomheden indsendes elektronisk, hvis organisationen beskæftiger mere end 25 personer. Derfor er nogle virksomheder simpelthen tvunget til at skifte til elektronisk dokumentation, da de alligevel skal udstede en EDS.
• De vigtigste fordele ved elektronisk dokumenthåndtering omfatter muligheden for at rette det i regnskabet. Baseret på føderal lov nr. 402 kan primær regnskabsdokumentation genereres ikke kun i papirform, men også i elektronisk form, hvis det er muligt at påtegne det med en elektronisk signatur.
• Siden 2017 er den effektive udvikling af denne dokumentstrøm i retssager begyndt. Nu skal enhver retsafgørelse offentliggøres i åbne kilder. Derudover har alle firmaer og enkeltpersoner mulighed for at indgive et krav eller en klage elektronisk, hvilket kræver en EDS. Derfor udstedes en elektronisk signatur ikke kun af store virksomheder, men endda af enkeltpersoner.
• Udviklingen af elektroniske teknologier sker hurtigt, så nu har næsten alle adgang til internettet, hvilket i høj grad forenkler processen med at kommunikere med andrefolk og embedsmænd.

Derfor kan det argumenteres for, at brugen af en sådan arbejdsgang bliver mere og mere efterspurgt.

Endnu en væsentlig fordel

Derudover samarbejder mange virksomheder med virksomheder i andre regioner eller lande, så det er meget nemmere at udveksle forskellige dokumenter, når de udfører elektronisk dokumenthåndtering. Dette giver dig mulighed for betydeligt at øge salgsmarkederne og etablere kontakter med direkte producenter.

Dette er en yderligere væsentlig fordel ved elektronisk dokumenthåndtering. Forbedring i kvaliteten af ledelsen er blevet observeret siden den første dag af indførelsen af et passende system.

Hvordan deltager du?

I første omgang vurderer virksomhedens leder fordele og ulemper ved det elektroniske dokumenthåndteringssystem. Hvis der træffes en beslutning om at indføre det i virksomheden, implementeres følgende trin til dette:

• Der afholdes et aktionærmøde, hvor der stemmes om implementeringen af dette system.
• Hvis beslutningen er positiv, udstedes den tilsvarende ordre af virksomhedens direktør.
• Det er tilrådeligt at udvikle en intern regulering, der regulerer reglerne for brugen af elektronisk dokumentation.
• Vælg den signatur, der skal bruges i processen med at underskrive forskellige dokumenter.
• Hvis der vælges en simpel signatur, så påføres den på basis af koder og adgangskoder samt andre midler og adgang til dener begrænset, derfor udpeges en specifik person, som skal tage sig af godkendelsen af elektronisk dokumentation.
• Certificeringsmyndighed er valgt. Det er repræsenteret af en specialiseret organisation, der beskæftiger sig med elektronisk dokumenthåndtering. Det er vigtigt at vælge en virksomhed, som det vil være rentabelt og behageligt at samarbejde med. Du bør på forhånd vurdere omkostningerne ved de tilbudte tjenester, samt de forskellige funktioner, der kan bruges under samarbejdet. Det fastlægges, hvilket ansvar det valgte center har for forskellige fejl, der kan opstå i processen med at vedligeholde elektronisk dokumenthåndtering
• Dokumenter er under udarbejdelse, på grundlag af hvilke der indgås en aftale med det valgte center.
• Kontrakten med den valgte organisation er ved at blive forklaret. Derefter opretter og udsteder centret et EDS-nøglecertifikat til sin klient.
• Der er en direkte introduktion af elektronisk dokumenthåndtering i organisationens arbejde. For at gøre dette konverteres alle papirdokumenter til elektronisk form, og en procedure for udveksling af elektronisk dokumentation er ved at blive etableret.

Fakturaer kan udfærdiges elektronisk, men du bør først sikre dig, at brugen af sådan dokumentation vil være praktisk for modparten. Dette skyldes, at virksomheden skal have de tekniske midler til at behandle disse dokumenter.

Choice of EDS

Inkluderet selv i fordelene ved elektronisk dokumenthåndtering er reducerede forberedelsesomkostningertalrige papirdokumenter. Men under alle omstændigheder skal du afholde visse omkostninger. De er relateret til udførelsen af en elektronisk signatur, der bruges i processen med at godkende elektronisk dokumentation.

ETS kan præsenteres i ukvalificeret eller kvalificeret form.

Ukvalificeret

Den udstedes ved hjælp af kryptografisk datatransformation, hvortil der bruges en speciel nøgle, som er tilgængelig for ejeren af EDS. Det er vigtigt på forhånd at beslutte, hvem der præcist i virksomheden skal underskrive elektroniske papirer.

Ved hjælp af en sådan signatur kan du opdage forskellige ændringer, der er foretaget i dokumentationen, efter den blev underskrevet.

Qualified

For at gøre dette modtager virksomheden et særligt certifikat, der indeholder EDS-bekræftelsesnøglen. For at oprette en sådan signatur tages der hensyn til kravene i føderal lov nr. 63.

Som regel bruges en sådan EDS i store virksomheder, der søger at holde på en forretningshemmelighed, og derfor er sikkerheden af elektroniske dokumenter sikret på grund af den forbedrede kvalificerede EDS.

Når du har valgt en bestemt type elektronisk signatur, indgås en aftale med det valgte certificeringscenter.

Regler for indførelse af systemet i virksomhedens arbejde

Fordelene ved elektronisk dokumenthåndtering sammenlignet med papir anses for ubestridelige, men ofte opstår der visse vanskeligheder i processen med dets implementering i en organisations arbejde. Derfor omfatter reglerne for denne proces:

• i første omgang udpeges en specialist efter ordre fra lederen, som vil være engageret i oversættelsen af papirdokumenter til elektronisk form;
• special software er installeret på hver fungerende computer, som giver dig mulighed for at underskrive dokumenter med en tidligere udstedt EDS;
• ved udarbejdelse, behandling og aftale om forskellig dokumentation tages der hensyn til de grundlæggende regler for kontorarbejde, som også gælder for papirdokumenter;
• elektroniske dokumenter skal have alle de nødvendige detaljer, segl og EDS;
• oplysninger kan indgå i virksomhedens regler om, hvilke metoder der vil blive anvendt til at bekræfte handlinger med disse dokumenter.

Processen anses ikke for at være for svær, hvis den er godt forstået.

Regler for samarbejde med andre virksomheder

Hver virksomhed, der implementerer et sådant system i sit arbejde, ønsker at bruge elektronisk dokumentation i samarbejde med sine vigtigste modparter. For at gøre dette bør der ved udarbejdelse af en aftale med en anden virksomhed medtages en klausul i dokumentets tekst om, at alle papirer vil blive transmitteret via elektroniske kommunikationskanaler. Derefter bliver den nødvendige dokumentation samlet og underskrevet af en tidligere udstedt EDS. Alle EDS-værktøjer skal være certificerede, ellers kan de ikke bruges under driften af virksomheden.

Det er meget nemmere at etablere en sådan arbejdsgang med forskellige offentlige myndigheder, for eksempel med den føderale skattetjeneste eller pensionsfonden. Dette skyldes, at sådanne organisationer allerede har den nødvendige software tilarbejde med elektronisk dokumentation.

Hvordan opbevares dokumenter?

Den største fordel ved elektronisk dokumenthåndtering er, at det ikke er påkrævet i organisationen at afsætte et separat rum til oprettelse af et arkiv, da alle papirer er gemt på computere, servere eller forskellige elektroniske medier. Men alligevel skal enhver virksomhed betale korrekt opbevaring af dokumentation, så den ikke tilgås af uautoriserede personer eller organisationer.

Ved opbevaring af elektroniske dokumenter tages der hensyn til følgende regler:

• en nomenklatur af sager er nødvendigvis udarbejdet for hele virksomheden, og dens udseende og indhold afhænger af det aktivitetsområde, virksomheden opererer inden for;
• undersøgelse af værdien af dokumenter er ved at blive udført;
• hver dokumentation er markeret med brug af elektronisk dokumenthåndtering;
• alle dokumenter skal arkiveres.

Når disse regler tages i betragtning, vil det ikke være svært at opbevare dokumentation korrekt i elektronisk form.

Konklusion

Der er mange fordele ved elektronisk dokumenthåndtering. Forbedring af kvaliteten af virksomhedens arbejde er en konsekvens af implementeringen. For at gøre dette er det vigtigt at træffe en passende beslutning for ledelsen af virksomheden, vælge et certificeringscenter og udstede en EDS. Speciel software installeres på computere, og de nødvendige ændringer foretages i virksomhedens lokale love.

Ved hjælp af elektronisk dokumentation er det meget forenkletdriften af virksomheden, samt det lette samarbejde med andre firmaer og statslige organisationer.