Eksempel på en typisk jobbeskrivelse for en arkivar

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

En arkivmedarbejders stilling kaldes en arkivar. Hovedopgaven for en specialist på dette område er at etablere selve arkivets arbejde og cirkulationen af dokumentation i det. Sådanne fagfolk er nødvendige over alt, hvor der er en stor omsætning af officielle papirer, især i organisationer relateret til forsikring, finans, og især i statsvirksomheder. Hoveddokumentet, som en ny medarbejder skal henvise til, er arkivarens jobbeskrivelse.

Generelle bestemmelser

Kun lederen af en virksomhed kan acceptere eller afskedige en arkivar. Og først og fremmest skal han henvise til landets nuværende lovgivning. Instruktionen skal angive den person, der er den nærmeste leder for den specialist, der har denne stilling.

For at arbejde som arkivar skal en person have en indledende faglig uddannelse, og så kan han blive optaget til en stilling selv uden erfaring inden for dette område. Det er der en muligheden person med en gymnasial eller almen uddannelse vil få arbejde, men så skal han have en særlig uddannelse i denne retning. Erfaring er ikke påkrævet for denne stilling.

Det du behøver at vide

Jobbeskrivelsen for en virksomhedsarkivar antyder, at medarbejderen skal have en vis viden: han er forpligtet til at studere reglerne, instruktionerne og hele listen over juridiske dokumenter relateret til forv altningen af arkiver i denne organisation. Derudover skal han vide, hvordan man opbevarer, bruger dokumenter, samt efter hvilke standarder de accepteres og udleveres. Hans viden bør omfatte et enhedsstatssystem for kontorarbejde. Derudover skal han forstå, hvordan beskrivelserne af de bevarede dokumenter er sammensat, hvilke af dem der skal opbevares permanent, og hvilke kun midlertidigt, og også udarbejde handlinger vedrørende deres tilintetgørelse.

Arbejdsbeskrivelsen for en assisterende arkivar indebærer, at han skal vide, hvordan arkiver arkiveres, efter hvilke regler de er udarbejdet til efterfølgende brug og bevaring, hvordan journaler føres og rapporter udarbejdes på virksomheden. Denne person skal forstå strukturen i virksomheden, hvor han arbejder, samt reglerne for brug af udstyr og alle tekniske midler, der er nødvendige for at udføre arbejde i arkivet. Derudover skal han kende alle de interne regler og love i organisationen, herunder arbejdsbeskyttelse, brandsikkerhed, rutine og så videre.

Ansvar

Jobbeskrivelse af en arkivar ved en budgetinstitutionforudsætter, at han skal udføre visse funktioner: gennemførelse af arbejde relateret til arkivvirksomheden, bevarelse af dokumentation, der kommer ind i arkivet, registrering af indkomne dokumenter, udvikling af nomenklaturen og verifikation af rigtigheden af arkiveringssager, før de indsendes til arkivet. Hvis der er et sådant behov, så krypterer han lagerenhederne, organiserer placeringen af sager og registrerer dem i registret.

Jobbeskrivelsen for en medicinsk institutions arkivar antyder, at han skal udarbejde sammenfattende beskrivelser af den opbevarede dokumentation, distribuere den i midlertidige og evige enheder. Den skal føre optegnelser og omgående destruere dokumenter, der allerede er udløbet, og udvikle et system, hvorved det bliver muligt hurtigt og nemt at finde det ønskede dokument.

Andre funktioner

Desuden kræver hans officielle pligter hans tilstedeværelse under eksamener for værdien af dokumenter for videnskaben og ikke kun. Han skal sikre, at dokumenterne forbliver intakte, om nødvendigt udføre restaureringsarbejde med dem. Denne specialist sikrer også, at arkivet har alle de nødvendige betingelser for normal opbevaring af dokumenter.

Arkivaren skal overvåge implementeringen af brandsikringsregler, samt bruge moderne tekniske midler til at arbejde med dokumenter. Han er forpligtet efter anmodning fra medarbejdere og besøgende i organisationenudstede kopier eller originaler af arkivdokumentation, udfærdige certifikater ved hjælp af de tilgængelige oplysninger i arkivet og udarbejde rapporter om deres arbejde.

Rights

En medicinsk arkivars jobbeskrivelse antyder, at han har visse rettigheder. Han kan anmode om og modtage dokumenter, der vedrører hans arbejdsaktiviteter. Om nødvendigt kan han samarbejde med specialister fra andre afdelinger i virksomheden eller fra andre organisationer, hvis dette vil hjælpe ham med at løse sine kompetente problemer. Hvis der er et sådant behov, kan han repræsentere sin virksomheds interesser i andre organisationer i alle spørgsmål, der direkte relaterer til arkivets arbejde.

Ansvar

En arkivars jobbeskrivelse antager, at han er ansvarlig for manglende opfyldelse af sine pligter og dårlig kvalitetsarbejde, for at give falske eller forvanskede oplysninger om de udførte opgaver, for at nægte at opfylde ordrer fra sine overordnede.

Derudover er han ansvarlig for situationer, hvor overtrædelser, sikkerhedsbrud eller andre handlinger, der truer virksomhedens normale drift, blev identificeret, og medarbejderen ikke har rapporteret dem og ikke har truffet nogen foranst altninger for at eliminere problemet. Arkivaren er ansvarlig for at overtræde normerne for arbejdsdisciplin.

Arbejdsforhold

En arkivars jobbeskrivelse antyder, at ledelsen af organisationen bør bestemme timerne for hans arbejde i overensstemmelse med arbejdetlovgivning. Virksomheden skal om nødvendigt give ham en arbejdsplads, der tager højde for alle normer og standarder, samt alt, hvad der er nødvendigt for forretningsrejser, herunder lokale. Han har også ret til at underskrive dokumenter inden for hans kompetence.

Konklusion

Det vigtigste dokument, som en specialist, der accepteres til denne stilling, bør stole på, er jobbeskrivelsen for en arkivar. Uanset hvilken organisation han arbejder i, er rettigheder, ansvar, funktioner og viden praktisk t alt de samme og kan variere afhængigt af en bestemt virksomheds behov og hvilke opgaver ledelsespersonalet tildeler deres medarbejdere.

Et sådant arbejde kræver opmærksomhed, vedholdenhed, kendskab til reglerne for sikkerheden af vigtige papirer, viden om at vurdere værdien af visse dokumenter samt evnen til at systematisere, hurtigt finde og kryptere dokumenter. En vigtig faktor er også at arbejde med mennesker, fordi en arkivars profession involverer udstedelse og modtagelse af forskellig dokumentation, kontrol af rigtigheden af dens kompilering og ægthed. Kun en opmærksom person, der er klar til at arbejde med en stor mængde information og repræsentere virksomhedens interesser i andre organisationer, vil være i stand til korrekt og pålideligt at udføre arbejdsopgaver i denne stilling.