Eksempel på formålet med forretningsrejser for korrekt registrering

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Det er kendt, at et eksempel på formålet med forretningsrejser let kan findes i specialiserede magasiner for revisorer. Det ser ud til, at det ikke er svært at bruge færdige erfaringer. Hvis formålet med rejsen er formuleret forkert, kan omkostningerne ved den dog ikke medregnes i udgifter til nedsættelse af virksomhedens skattepligtige overskud. Derfor er det nødvendigt at begrunde medarbejderens forretnings-"rejse" omhyggeligt og omhyggeligt.

Hvilke dokumenter skal forberedes

Det er meget praktisk, når en specialist, der ved, hvordan man arrangerer en forretningsrejse, arbejder i en organisation. Men i tider med massive afskedigelser skal mange små virksomhedsejere føre deres egne optegnelser og gøre det meste af det officielle papirarbejde.

Private iværksættere og ansatte, der ikke har gennemført regnskabskurser, er om nødvendigt interesserede i, hvordan rejsegodtgørelser behandles.

Det er ingen hemmelighed, at denne procedure omfatter flere trin.

1. TilsynsførendeVirksomheden udsteder en ordre på forretningsrejse i T9-formularen. Den indeholder:

• Fuldt navn medarbejder;
• hans personalenummer;
• position;
• afdeling af virksomheden (afdeling, sektor, afdeling), hvor medarbejderen arbejder;
• mål og mål for turen, dens timing, finansieringskilder (norm alt arbejdsgiverens midler);
• destination.

Der er vedhæftet et dokument til ordren - årsagen til turen (memo eller invitation).

Indtil 2013 var det også påkrævet at udarbejde en serviceopgave og et rejsebevis. Disse formularer er ikke længere nødvendige. Revisorernes lønomkostninger er faldet, men nye spørgsmål er opstået: hvordan bekræfter man en forretningsrejse, og hvordan beviser man, at formålet med forretningsrejsen er nået?

I denne forbindelse fortsætter medarbejderne i mange organisationer med at udstede rejsecertifikater. Dette er et lille og samtidig meget informativt dokument. Formålet i rejsebeviset er det samme som i bestillingen.

2. Arbejdsgiveren køber rejsebilletter, bestiller et hotelværelse.

3. Den udstationerede medarbejder skriver under på, at han er bekendt med ordren, modtager rejsebilletter og information om bopælen.

4. Dagpenge beregnes. Ved lov er de:

- 700 rub. dag - når du rejser inden for Den Russiske Føderations område.

- 2500 rub. dag - for forretningsrejser til udlandet.

Arbejdsgiveren kan på eget initiativ forhøje betalingerne, men i dette tilfælde vil han være forpligtet til at bidrage til budgettetPersonlig indkomstskat opkrævet af beløb, der overstiger de angivne værdier.

5. Medarbejderens løn beregnes for tiden for hans ophold uden for hovedarbejdsstedet. Det er den gennemsnitlige daglige indtjening ganget med antallet af dage på en forretningsrejse. Hvis tidsforbruget på en forretningsrejse falder delvist i weekender eller helligdage, beregnes lønnen for denne dag med en dobbeltsats.

6. Ved hjemkomst fra en rejse udfylder medarbejderen en forhåndsrapport om afholdte udgifter i blanket nr. AO-1 og vedlægger bilag: rejsebilletter, en voucher til hotelophold, en rejseliste, checks til betaling af brændstof, evt..

7. Opsummering: blev formålet med turen nået? Medarbejderen udarbejder en skriftlig rapport eller indsender dokumenter, der bekræfter fuldførelsen af en jobopgave.

Hvad hvis det angivne formål med rejsen ikke nås?

Kan rejseudgifterne i dette tilfælde tages i betragtning for at reducere beskatningsgrundlaget? Dette problem forårsager stadig kontroverser mellem revisorer og repræsentanter for Federal Tax Service. Sidstnævnte hævder, at omkostningerne ved en mislykket rejse ikke accepteres til skatteregnskab.

Revisorer og ejere af firmaer fremsætter til gengæld krav om anerkendelse af, at medarbejderens forretningsrejse er af produktionskarakter, uanset resultatet. Ofte formår de at forsvare deres synspunkt i retten.

Især et meget almindeligt eksempel på formålet med forretningsrejser - "Underskriv en kontrakt med kunden." Der ersandsynligheden for, at handlen ikke finder sted. I dette tilfælde finder skattemyndighederne det urimeligt at henføre udgifterne til en tjenesterejse til udgifter til nedbringelse af overskuddet. Virksomhedslederne har dog gentagne gange formået at bevise, at der under forhandlingerne blev etableret stærke forretningsforbindelser med potentielle kunder, hvilket kan føre til indgåelse af en kontrakt i fremtiden. Retten anerkendte skatteyderens ret til at acceptere rejseudgifter til skatteregnskab.

"Universal"-formulering til jobopgaver

I øjeblikket anbefaler erfarne revisorer: Hvis der er tvivl om, at formålet med turen vil blive opnået, er det bedre at angive det i rækkefølgen i generelle vendinger. Ved målsætning er det tilladt at bruge frie formuleringer. Her er eksempler på formål med forretningsrejser, der ikke forpligter medarbejderen til at dokumentere, at opgaven er udført:

Ivanov I. Og han er på vej til byen N-sk for:

• løsning af produktionsproblemer,
• forhandlinger om muligt samarbejde,
• etablering af forretningskontakter,
• undersøg markedet for muligheden for at købe varer."

Den udstationerede medarbejder fuldførte ikke opgaven angivet i ordren

Hvis et specifikt mål blev sat, og det ikke blev nået, er det tilladt at kræve en forklarende note fra medarbejderen med oplysninger om:

• hvorfor serviceopgaven mislykkedes,
• hvad er resultatet af turen,
• end "rejsen" er økonomisk fordelagtig for virksomheden.

Hvis der er et brev fra skattemyndighedenmyndigheder anerkender det som regel som legitimt at acceptere rejseudgifter til skatteregnskab.

Hvilke betingelser skal være opfyldt, når du tildeler en servicetildeling?

Desværre giver de normative dokumenter ikke de korrekte eksempler på formålet med forretningsrejser som et eksempel. De opgaver, medarbejderen skal løse under rejsen, fastsætter arbejdsgiveren selvstændigt. Men når du udarbejder en ordre, er det vigtigt at tage højde for nogle punkter:

1. For at rejseudgifter kan accepteres til skatteregnskab, skal produktionsbehovet for at flytte en medarbejder til en anden by eller et andet land være indlysende. For eksempel kan omkostningerne ved at rejse til et firmaarrangement eller en prisuddeling ikke inkluderes i udgifterne for at reducere fortjenesten.
2. Mål og formål med forretningsrejsen skal svare til medarbejderens arbejdsopgaver.
3. Datoen og ruten for "rejsen" kan ikke modsige dens årsag. Hvis en medarbejder f.eks. blev sendt på forretningsrejse for at deltage i en udstilling, skal han afgå i den modsatte retning inden for 24 timer efter arrangementets afslutning.

Rejser for seniormedarbejdere

Førstepersoner i virksomheder og deres stedfortrædere rejser som regel til andre byer og lande for:

• gennemførelse af nøgleforhandlinger med partnere,
• deltagelse i officielle begivenheder,
• etablering af kontakter med potentielle kunder.

En forretningsrejse for en leder er oftest udstedt ikke af en ordre i formularenT9, men med en ordre indeholdende sætningen: "Jeg rejser til _ med det formål at …". I rækkefølgen, som i rækkefølgen, er det nødvendigt at angive det fulde navn. og medarbejderens position, destination, formål og formål med forretningsrejsen.

Her er eksempler på jobopgaver, som den første person i virksomheden kan tildele sig selv eller sine stedfortrædere:

• forhandler med Komplekt LLC;
• demonstration af prøver af produkter fra Standard LLC;
• deltagelse i udstillingen "Electrical Materials of Russia", Moskva 27. september 2016;
• holder en præsentation for deltagerne i Cosmotechnics-mødet den 20. juli 2016;
• deltagelse i seminaret "How to survive the financial crisis" den 21. august 2016, afholdt af LLC Training Center "Consultation" i Moskva;
• foredrag for studerende og kandidatstuderende fra Moskva State University om emnet "Statsstøtte til indenlandske producenter";
• erfaringsudveksling med deltagerne på konferencen "Business is easy and fun", afholdt fra 10. til 15. oktober 2016;
• professionel udvikling;
• oplev nye teknologier.

Direktørens og hans stedfortræderes forretningsrejse kan også være relateret til kontrol af kvaliteten af arbejdet i virksomhedens filialer. Her er nogle eksempler:

• opsummering af resultaterne af de finansielle og økonomiske aktiviteter i datterselskabet Our Firm LLC for 1. halvår af 2016;
• deltagelse i revisionen af finansielle og handelsmæssige operationer i filialen af OOO "Enterprise" i N-sk;
• analysekvaliteten af arbejdet og certificering af personalet på det ekstra kontor nr. 0233 i A-sk fra 2. september til 10. september 2016

Hvis det er nødvendigt, kan formålet med turen opdeles i flere snævrere opgaver. De er norm alt ikke angivet i ordren, men afspejles i virksomhedens interne dokumenter.

Så f.eks. kan følgende opgaver indstilles med henblik på at "forhandle med Perspektiva LLC om muligt samarbejde":

Bekendtskab og personligt møde med generaldirektøren for Perspektiva LLC: demonstration af salgsfremmende materialer, produktprøver, diskussion af leveringsbetingelser

Planlagt resultat:

• for at etablere kontakt med lederen af Perspektiva LLC,
• for at bringe ham information om konkurrencefordele ved vores virksomheds produkter og fordelene ved samarbejde,
• forhandle en kontrakt om levering af det første parti varer.

2. Deltagelse i et møde med indkøbsafdelingen i LLC "Enterprise", drøftelse af kontraktvilkårene.

Planlagt resultat:

• Opnå retten til at levere varer på betingelserne for 100 % forudbetaling, med forbehold for levering fra Perspektiva LLC med en engrosrabat på højst 20 % af prisen angivet i prislisten (mulighed 1);
• Aftal levering af varer i mængden af et ton råvarer om måneden, uden rabat, med ratebetaling i en periode på højst 3 uger (mulighed 2).

Efter hjemkomst fra en rejse opsummerer direktøren, om formålet med turen er nået.

Forretningsrejser for salgschefer

Sådan booker du en forretningsrejseen medarbejder med ansvar for kundeservice og salg? Salgschefer sættes norm alt klare mål, udtrykt i kvantitative termer. Hvor godt og effektivt en medarbejder opfylder en forretningsplan afhænger af hans indtjening og karrieremuligheder.

Hvis en medarbejder, der er ansvarlig for at arbejde med kunder, undlader at udføre hovedopgaven på en forretningsrejse (foretage et salg), ønsker arbejdsgiveren stadig at få så meget information om den potentielle kunde, mulighederne for samarbejde med ham, samt årsagerne til, at det lykkedes at lukke handlen.

Desuden er det vigtigt for lederen af en virksomhed, der har til formål at udvide kundebasen, at forstå, hvilke af de konkurrerende firmaer den potentielle kunde samarbejder med, og på hvilke vilkår kontrakterne indgås.

Derfor, når en salgschef tager på forretningsrejse, får han et mål på flere niveauer, som omfatter opgaver, der ikke kun er relateret til forhandlinger med kunden, men også til indsamling af markedsinformation.

Hovedopgaven lyder måske sådan her:

• forhandling og etablering af indledende kontakt med Future Client LLC;
• indgåelse af en kontrakt om levering af materialer til virksomheden JSC "Customer";
• udvidelse af kundebasen, udforskning af markedsmuligheder i N-ska;
• deltagelse i udstillingen "Byggematerialer i dag" 01. august 2016;
• udveksling af erfaring med salgschefer i virksomhedens vestlige afdeling; deltagelse i virksomhedenKonference med rentable tilbud;
• Uddannelse af nye medarbejdere i West Branch Sales Department;
• organisering og afholdelse af seminaret "Succesfuldt arbejde".

"Indgåelse af en kontrakt om levering af varer" er det mest populære formål med forretningsrejser for medarbejdere med ansvar for at arbejde med kunder. Det kan afsløres i problemer:

• møde med en repræsentant for indkøbsafdelingen i Future Customer LLC, identifikation og analyse af behov;
• Besøg hos konkurrerende virksomheder LLC "Rival 1" og JSC "Rival 2" som en "mystery shopper": indhentning af prislister, indsamling af oplysninger om vilkårene for samarbejde med kunder, udarbejdelse af en rapport til marketingafdelingen, identifikation styrkerne ved LLC "Rival 1" og JSC "Rival 2";
• forhandlinger med lederen af indkøbsafdelingen i Future Client LLC, demonstration af produktprøver, aftale om vilkårene i kontrakten;
• møde med CEO for Future Client LLC, underskrivelse af kontrakten.

Efter hjemkomst fra en rejse skal salgschefen indsende en rapport om gennemførelsen af hver opgave og de opnåede resultater. Den er ledsaget af referater af forhandlinger, en analyse af en potentiel kundes behov, materialer til marketingundersøgelser, kopier af kommercielle tilbud, en underskrevet kontrakt (hvis nogen).

På samme måde kan formålet med en forretningsrejse formuleres for lederen af kundeafdelingen eller direktøren for salgsafdelingen.

Følgende opgaver kan tildeles ledelsesteamet:

• udførelse af en internrevision af salgstransaktioner,
• kontrol over arbejdet i virksomhedens filial,
• deltagelse i mødet i Customer Experience Improvement Committee,
• leverer en salgsrapport til bestyrelsesmedlemmer på årsmødet.

Rejser for at købe forsyninger

Direktører for virksomheder såvel som ansatte i indkøbsafdelinger tager ofte på forretningsrejser for at købe varer til virksomhedens behov.

I dette tilfælde kan ordren angive ethvert eksempel på formålet med forretningsrejser fra følgende:

• forhandler med Possible Supplier 1 LLC og Possible Supplier 2 LLC, diskuterer vilkårene for samarbejde;
• etablering af forretningskontakter med Zavod LLC, undersøgelse af produktionsprocessen og produktprøver;
• indgåelse af kontrakter om køb af råmaterialer og komponenter med LLC "Material" og JSC "Details";
• forhandling af vilkårene i kontrakten med leverandøren Producer LLC.

Rejser for produktionsarbejdere

Ofte "rejser" konto for ingeniører til installation og installation af udstyr, bygherrer, arbejdere. For disse specialister er ethvert eksempel på en forretningsrejseopgave fra følgende relevant:

• installation og indledende test af produktionsudstyr "Line-1" i værkstederne hos JSC "Customer",
• installation, justering og idriftsættelse af udstyr "Conveyor-100",
• garantiservice af maskinen "A-2",
• vedligeholdelsesarbejde påproduktionslinje JSC "Kunde",
• uplanlagte reparationer, reparation af maskinnedbrud,
• vedligeholdelse af udstyr.

Forretningsrejsechauffører

“Hjelmarbejdere” skal ofte rejse til andre byer for at transportere varer, dokumenter og levere specialister til deres arbejdsplads.

En forretningsrejse for en medarbejder i denne kategori er norm alt forbundet med følgende opgaver:

• levering af den kommercielle direktør for Standard LLC til stedet for forhandlinger med Client LLC,
• modtagelse af materialer på leverandørens lager, levering af last til Our Firm LLC's område,
• bilreparation, køb af reservedele,
• teknisk bildiagnostik i en certificeret bilservice.

Konklusion

Nu ved du, hvilke punkter det er vigtigt at være opmærksom på, når du arrangerer en medarbejders forretningsrejse. I denne artikel kan du vælge et eksempel på formålet med forretningsrejser, der passer til din personlige sag.