Symboler i timesedlen. Sådan udfyldes en timeseddel (prøve)

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Arbejdstiden og dens regnskab er vigtige komponenter i enhver organisation, hvilket giver dig mulighed for at kontrollere virksomhedens aktiviteter og disciplinere medarbejderne. For at forenkle denne procedure blev der udviklet en speciel formular - en timeseddel. Den findes i både papir- og elektroniske udgaver. Og hver af arterne har sine egne nuancer i fyldet.

Hvem udfylder timesedlen

Hver organisation udpeger en person, der er ansvarlig for at vedligeholde timesedlen, med fokus på aktivitetens specifikationer og antallet af medarbejdere. Hvis organisationen er lille, og alt arbejdet udføres på kontoret, vil personaleinspektøren, revisoren eller anden autoriseret person planlægge medarbejderne.

I tilfælde af, at en virksomhed har flere faciliteter, er det meget lettere at timeregistrere medarbejdere direkte på deres arbejdsplads. I dette tilfælde ligger dette ansvar hos værkføreren eller chefenunderopdelinger efter særskilt ordre eller foreskrevet i ansættelseskontrakten.

Algorithme til at arbejde med timeseddel

Først og fremmest skal du vide, at enhver virksomhed skal have en almindelig (det vil sige i papirversion) timeseddel. Blanketten kan enten udskrives på egen hånd eller bestilles hos et trykkeri.

Der er to godkendte formularer: T-12 og T-13. Deres forskel er, at den første ikke kun tager højde for arbejdstid, men også har kolonner til beregning af månedslønnen. De udfyldes efter samme skema, nemlig hver måned den første dag, der åbnes en ny timeseddel. Det er nødvendigt at udfylde kolonnerne:

• Virksomhedsnavn (i henhold til indgående dokumenter), serienummer og dato for færdiggørelse.
• Den periode, som timesedlen åbner.
• Ordinale numre på personale og deres data fra personlige kort.

Resten af dataene indtastes inden for en måned, og udfyldning af den del, der vedrører løn, forbliver hos regnskabsmedarbejderen.

Symboler i timesedlen

For hurtigere og mere bekvem udfyldning af timesedlen blev et notationssystem udviklet og godkendt. De afspejler arbejdsformen og hvilen og andre nuancer. Der gives 36 betegnelser. Men nogle gange er dette nummer ikke nok til nøjagtigt at vise alle oplysninger om en medarbejder.

Symboler i timesedlen

	Navn	Brevbetegnelse	Numerisk betegnelse
1	Dag- og aftentimer	I	01
2	Natåbningstider	N	02
3	Arbejd i weekender og helligdage	RP	03
4	Overtid	c	05
5	Forretningsrejse	K	10
6	Hovedferie	fra	14
7	Ekstra orlov	one	15
8	Studieferie	U	16
9	Korte arbejdstider for studerende	UV	17
10	Yderligere studieorlov uden løn	UD	18
11	Barselsorlov	r	19
12	Fædreorlov (delvist bet alt)	veh	20
13	Fædreorlov (ulønnet)	oj	21
14	Ubet alt orlov	til	22
15	Ulønnet orlov af juridiske årsager	OZ	24
16	Sygeorlov	B	25
17	Ubet althandicap	t	26
18	Timer med reduceret arbejde	ch	27
19	Neetid (af ikke-ansatte årsager)	vp	28
20	Fravær af juridiske årsager (med løn)	g	29
21	Utilgivet fravær	OL	31
22	Ubearbejdede timer (hvis arbejdsgiveren har sat et deltidsjob)	NS	32
23	weekender	til	33
24	Strikes	ZB	34
25	Fravær af uklare årsager	НН	35

Tabellen viser de mest brugte symboler i timesedlen. En mere detaljeret beskrivelse og en komplet liste findes norm alt på formularens første side. Dette gør det nemmere at navigere mellem symbolerne og bestemme, i hvilken situation, hvad der skal placeres i en celle.

Almindelig formularudfyldning

At udfylde timesedlen er et møjsommeligt arbejde, der kræver opmærksomhed. Det kan for eksempel gøres ved hjælp af metoden med løbende fremmøde og fravær.

I dette tilfælde indtastes data i hver kolonne. Symbolerne angiver både tilstedeværelsen af medarbejdere på arbejdspladsen og deres fravær, hvilket angiver årsagerne. Det angiver også antallet af timerbrugt på arbejdspladsen.

I selve timesedlen vil det se således ud: på en fridag sættes bogstavet "B", under det 0, på en arbejdsdag henholdsvis "I" og antallet af timer, f.eks. 8. I lighed med weekender er forskellige årsager til fravær noteret, fra forretningsrejser til fravær af uklare årsager.

Beregning af timesedlen i dette tilfælde er lidt nemmere, fordi alle de nødvendige tal og betegnelser er foran dine øjne. Dette gælder især for specialister med ringe erhvervserfaring - så de vil være mindre tilbøjelige til at blive forvirrede og begå en fejl.

Udfyld timesedlen klogt

Der er også en metode til at registrere afvigelser. Den anvendes, når arbejdsdagen har samme varighed i hele perioden. I dette tilfælde noteres kun ikke-standardsituationer, det vil sige fravær, overarbejde, forretningsrejser osv. Ved brug af denne metode bruges der meget mindre tid, og det endelige resultat er det samme i begge tilfælde.

På arket ser det sådan ud: øverste linje indeholder information om medarbejderens fravær på arbejdspladsen - V, K, FROM, HH, PR, B m.fl. Den nederste linje er tom. Faktisk er nuller ligegyldige i den endelige beregning af arbejdstimer, og med samme længde af arbejdsdagen er det kun tilbage at udføre de enkleste handlinger: tæl antallet af tomme celler i den øverste linje (disse er tilstedeværelser) og gange med antallet af timer.

Denne metode er mere bekvem for erfarnepersonalemedarbejdere og revisorer. Det er også velegnet til små organisationer, hvor antallet af medarbejdere er lille. Hvis din ledelse ikke kender til et enklere tidsregistreringssystem, er det tid til at foreslå dem det.

Vedligeholdelse af en timeseddel på en computer

Ud over papirversionen er der også flere elektroniske. Som nævnt ovenfor skal timesedlerne duplikeres uden fejl. Dette er nødvendigt, så data om medarbejdernes arbejde ikke går tabt, og deres pålidelighed bekræftes (det er trods alt ikke muligt at bruge en computer over alt).

En af de mere overkommelige muligheder er en timeseddel oprettet i kontorprogrammer. Excel er perfekt til dette formål. Regneark giver dig mulighed for at oprette enhver type og størrelse af et dokument. Takket være evnen til at indstille formler er det også meget nemmere at opsummere og beregne mellemliggende data.

Brug af dedikeret software

I tilfælde af utilstrækkelige regnearkskompetencer kan en medarbejder eller ledelse vælge et andet lignende program. Timesedlen i dette tilfælde vil ligne papirversionen. Dette vil hjælpe med at reducere den tid, det tager at behandle dokumentet.

Det skal også huskes på, at hvert program involverer brug af licenserede versioner. Hos forskellige leverandører har de naturligvis deres egne omkostninger. Eksempelvis vil Timeregistreringsprogrammet koste brugere fra1000 gnid. og derover - afhængigt af antallet af personale.

Et andet plus ved sådanne hjælpeprogrammer er, at du ikke behøver at udfylde en papirtidsseddel. Formularen med alle mærkerne er let at udskrive til enhver tid. Denne funktion er helt sikkert i alle lignende programmer.

Om opbevaring af dokumenter

Hvad bruges timesedlen til? Dette er grundlaget for bogføring af løn i et eller andet beløb, såvel som hovedbeviset for, at medarbejderen var på arbejdspladsen og udførte sine opgaver. Uden tvivl er dette dokument meget vigtigt for enhver organisation.

Hvor længe opbevares så denne formular? Timesedlen skal opbevares i et år. Dette er fastsat ved lov, og sådanne normer skal overholdes.

Hvis du mister en allerede lukket timeseddel, skal du ikke gå i panik. Det kan altid gendannes ved hjælp af andre dokumenter. Hertil bruges forklarende, sygefravær, information om forretningsrejser, ferieplaner osv. Alt, hvad der bekræfter og forklarer fraværet af en person på dennes arbejdsplads, kan bruges til at gendanne data.

Hvem har muligvis brug for et rapportkort?

Dette dokument er ofte påkrævet til forskellige kontroller. Skattetjenesten kontrollerer f.eks. sin tilstedeværelse i organisationen og korrektheden af udfyldningen.

Fraværet af en timeseddel selv i den mindste virksomhed kan være årsag til en ret stor bøde. Sammeopstår, når der er begået fejl ved udfyldning af formularerne. Dette gælder både beregninger og misbrug af symboler.

Tilstedeværelsen af timesedler er obligatorisk. De er nødvendige både for virksomheden selv (regnskab, disciplinering af medarbejdere) og for revisionsorganisationer. Og vigtigst af alt - anvend symbolerne i timesedlen korrekt. Så kan du undgå en række problemer med medarbejdere og tilsynsmyndigheder.