Personalrevision er Definition, typer, metoder, opgaver og mål

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Personalrevision er en kontrol af effektiviteten af medarbejdernes arbejde, udført af særligt udpegede medarbejdere eller af en tredjepart. I modsætning til den klassiske revision, der bruges i regnskaber, er personalerevision ikke obligatorisk og er ikke reguleret af særlige love og retsakter i Den Russiske Føderation. Det udføres på initiativ af virksomhedens leder for at løse visse problemer. Hovedformålet med en sådan revision er oftest at identificere status for virksomhedens personale. Det bruges også til at finde måder at øge produktiviteten og reducere produktionsomkostningerne på.

Sådan klassificeres

Inspektioner er relateret til en eller anden type personalerevision i henhold til sådanne parametre som:

• Anvendt dataperiode: kortsigtet, langsigtet og kortsigtet.
• Metode til at indhente oplysninger: mundtlig eller dokumentarisk
• Arten af de oplysninger, der kontrolleres: lovlig, kvalificerende eller blandet;
• Til anmeldere: interne og eksterne.

Personalrevision udføres i to retninger: identifikation af lovovertrædelser ogidentifikation af overtrædelser af arbejdsdisciplinen - søgning efter urimelige omkostningsoverskridelser, identifikation af årsager til simple, ægteskab osv. Derfor er personalerevision i retning af aktivitet hovedsageligt opdelt i juridisk, kvalifikation og blandet.

Revision af juridisk personale

Under den juridiske personalerevision tjekker de personaleafdelingens dokumentation, værkstedernes timeseddel, kontrollerer fakturaer og kvitteringer med de tilgængelige materialer og værktøjer. Tjek rigtigheden af at udfylde ansættelseskontrakter, arbejdsbøger, bekendtgørelser. Tjek om medarbejderne følger jobbeskrivelserne. De udfører undersøgelser og gennemfører undersøgelser for at identificere overtrædelser af arbejdslovgivningen i Den Russiske Føderation samt de regler og standarder, der er vedtaget inden for et bestemt aktivitetsområde, som medarbejderne skal overholde. For eksempel kravene til sanitære standarder i fødevareindustrien, GOST'er, kvalitetsstandarder og overholdelse af regler.

Hovedopgaven for en juridisk personalerevision er at identificere overtrædelser, før de opdages af en særlig kommission under revisionen. Dette vil hjælpe med at undgå problemer med lovgivningen og forbedre kvaliteten af produkter og tjenester.

Revision af kvalifikationspersonale

Kvalificerende personalerevision af organisationen udføres for at identificere mangler i personalets arbejde og bestemme måder at eliminere dem på. Det gør det også muligt at identificere tilstedeværelsen af utilstrækkelige kvalifikationer hos en arbejdstager ellertværtimod for at identificere det mest værdifulde personale, der skal forfremmes eller betales mere, så de yder endnu bedre og gør mere.

Kvalifikationspersonaleaudit er mest relevant inden for de aktivitetsområder, hvor virksomhedens succes afhænger helt af medarbejderens faglige kvaliteter. For eksempel i handel. Hvis sælgeren behandler købere forkert, af uvidenhed eller manglende evne, påvirker dette direkte virksomhedens økonomiske resultat - omsætningen falder, mængden af udløbne produkter stiger. Samtidig kan kun en kontrol afsløre, om årsagen til faldet i omsætningen er medarbejderens lave kvalifikationer og ikke en anden faktor. I dette eksempel ville en personalerevision hjælpe med at identificere en skrupelløs medarbejder og erstatte ham i tide, før handelsvirksomheden var på randen af konkurs.

Omfattende personalerevision

Omfattende personalerevision involverer brug af både juridiske og kvalifikationsrevisioner samt alle tilgængelige metoder til at vurdere og analysere information. En sådan kontrol gør det muligt at vurdere personalets tilstand og identificere virksomhedens personalepotentiale, identificere eksisterende lovovertrædelser i virksomheden og fjerne dem, før det fører til uønskede økonomiske og personalemæssige tab.

Denne metode til at udføre en personalerevision har, udover de anførte fordele, to ulemper - det vil koste mere og tage mere tid, da flere deltagere vil blive involveret i at kontrollere en stor mængde data. Derfordet giver mening kun at udføre i nødstilfælde: i tilfælde af konkurs eller under en finanskrise, når markedet indsnævres og konkurrencen skærpes.

Hvem kan inspicere

Revision af personalesystemet kan udføres af både medarbejdere i virksomheden og tredjepartsorganisationer. Samtidig opstår problemet med at fastlægge inspektørens kompetenceniveau, da begrebet personalerevision ikke ligger fast i juridisk praksis, og de instrukser, standarder og regler, der findes, er beregnet til revision i regnskabsvirksomhed. Men hvor fuldstændig og pålidelig informationen vil blive modtaget, og hvordan den vil blive analyseret og evalueret afhænger af, hvilke skridt virksomhedens leder vil tage for at forbedre situationen med personalet.

Der blev dog fundet en vej ud. Så som grundlæggende instrukser og regler for organisering af en personalerevision i en virksomhed, kan de grundlæggende principper for finansiel revision tages, og især sådanne krav til oplysninger modtaget og givet som:

• objektivitet;
• troværdighed;
• aktualitet;
• ærlighed;
• fylde.

Revisor skal følgelig ikke kun overholde de faglige etiske regler, være ærlig og objektiv, men også overholde visse regler ved indsamling og behandling af oplysninger samt udarbejdelse af en revisionspåtegning. Samtidig behøver han ikke at have noget særligt certifikat med sig for at deltage i sådan en aktivitet som en personalerevision. Men det betyder ikkeat det kan udføres af enhver medarbejder. For at løse opgaverne ved en personalerevision skal inspektøren have et vist niveau af viden og kvalifikationer.

Udfør en revision af personale kan enten være en ansat i en specialiseret virksomhed eller en person fra virksomhedens personale med et tilstrækkeligt uddannelses- og kompetenceniveau. Oftest er der tale om afdelingschefer, revisorer og andre højt kvalificerede specialister. Og her opstår et dilemma foran virksomhedens leder: Hvad er bedre, at ansætte en specialiseret organisation eller at udføre en revision på egen hånd? Svaret på dette spørgsmål afhænger af faktorer som:

• Omkostningerne til højt kvalificeret personale involveret i personalerevisionen og omkostningerne ved et revisionsfirmas tjenester;
• Mængde af oplysninger, der kræver behandling og tilladte vilkår for deres behandling.

Det antages generelt, at en personalerevision udført af ansatte i en virksomhed er billigere, hvilket ikke altid er sandt. Inddragelse af eksterne specialister er ofte meget mere rentabelt, hvis det er nødvendigt at gennemføre en revision i en stor virksomhed, hvor mængden af information er meget stor. Firmaer, der leverer revisionstjenester, har mere erfaring, deres medarbejdere er mere kvalificerede, i det mindste inden for personalerevision, så vil revisionen koste mindre og bedre og tage mindre tid.

Revision af menneskelige ressourcer på egen hånd, hvordan man udfører

Hvis virksomhedens leder alligevel besluttede at gennemføre en revision med hjælp fra sine ansatte,han skal kende nogle funktioner. Norm alt er målet med en personalerevision i dette tilfælde at studere arbejdet ikke i virksomheden som helhed, men i en separat afdeling, mens det er nødvendigt at sikre det maksimale niveau af fortrolighed af oplysninger.

Til at begynde med skal lederen oprette en arbejdsgruppe, norm alt omfatter den 4-5 personer, og bestemme den person, der er ansvarlig for at udføre revisionen og udarbejde revisionsrapporten. Hele processen med forberedelse og adfærd kan opdeles i følgende faser af en personalerevision:

1. Udvikling af en handlingsplan.
2. Bestemmelse af stikprøvestørrelsen: antallet af interviewede medarbejdere, mængden og typen af kontrollerede dokumenter. Jo større stikprøven er, jo mere nøjagtigt er resultatet, men jo længere tid tager verifikationsproceduren.
3. Udvikling af spørgeskemaskemaer, udarbejdelse af spørgsmål.
4. Kontrol af personaleafdelingens dokumentation, samt dokumenter i det område, der kontrolleres.
5. Undersøgelse og afhøring af medarbejdere i virksomheden.
6. Analyse af de indsamlede oplysninger, herunder brug af computerteknologi og specielle programmer.
7. Udarbejdelse, baseret på de oplysninger, der er indhentet under revisionen, en revisionsrapport, hvor den person, der er ansvarlig for gennemførelsen af personalerevisionen i virksomheden, udtrykker sin mening om personalets tilstand, deres kvalifikationer og tilfredshed med arbejdet betingelser.

Revisionsrapporten udfærdiges skriftligt, der vedlægges bevis i form af en rapport om det udførte arbejde. Alle sider i rapporten skal nummereres og arkiveres i en mappe. Generelt kan evteller der er ingen strenge regler for at udarbejde en konklusion samt udføre den, da formålet med en personalerevision er at indhente oplysninger til interne brugere, derfor offentliggøres de data, der opnås som et resultat af en sådan revision, ikke nogen steder, og oftest er de strengt fortrolige, og deres videregivelse er uacceptabel. Desuden skal oplysningernes fortrolighed sikres, både på planlægningsstadiet og i resultaterne af verifikationen. Det er ønskeligt, at virksomhedens ansatte ikke kender til det kommende tilsyn. Dette vil bidrage til at undgå et samarbejde mellem dem, hvilket betyder, at det vil gøre det muligt at øge objektiviteten og pålideligheden af de modtagne oplysninger.

Informationsindsamling og -behandlingsmetoder

HR revisionsmetoder adskiller sig ikke fra dem, der bruges i regnskabsrevision, kun information af en anden art og formål opnås. De bruger hovedsageligt forberedte former for spørgeskemaer og spørgsmålslister. Oplysningerne indhentet under revisionen om virksomhedens ansatte sammenlignes med de grundlæggende krav, der er foreskrevet i specialiserede manualer, jobbeskrivelser og arbejdskvalitetsstandarder.

De oplysninger, der er indhentet under revisionen i form af spørgeskemaer og registreringer af svar på spørgsmål og andre dokumenter, der er modtaget under revisionen, indsamles, sorteres og sammenlignes efter tid og sted, hvor personalerevisionen blev gennemført. Rapporten, der er udarbejdet på grundlag af resultaterne af revisionen, bør indeholde, hvis ikke alle dokumenter, så de vigtigste af dem.

Hvilke opgaver kan løsespersonalerevision

Revision af personalesystemet hjælper til bedre at vurdere virksomhedens potentiale og medarbejdernes kvalifikationer. Dette gør det muligt at identificere de mest værdifulde medarbejdere i arbejdsstyrken og give dem job og løn, der er mere i overensstemmelse med deres niveau.

Som erfaringen viser, er det mere rentabelt for en leder at løfte dem, der allerede arbejder i virksomheden, op ad karrierestigen end at ansætte en ny. På den ene side vil dette øge afkastet for andre medarbejdere, da de vil se karrieremuligheder, på den anden side kan en ny medarbejder måske ikke slå rod i teamet, og det øger personaleomsætningen, hvilket kan påvirke præstationerne negativt. virksomheden. Personaleudskiftning kan også være resultatet af en forkert personalepolitik. Eksempelvis hvis arbejdets kompleksitet eller ansvarsniveau og betalingsniveau ikke stemmer overens. Dette kan kun afsløre en revision af personalearbejdet.

En sådan kontrol hjælper ikke kun med at identificere de mest værdifulde medarbejdere eller slippe af med de mindst værdifulde, men også til at løse problemer, der er direkte relateret til det faktum, at tilrettelæggelsen af arbejdet er forkert udført i virksomheden. For eksempel blev det under en inspektion på et af værkstederne afsløret, at på grund af forkert placering af materialer brugte arbejdere op til to timer om dagen på bare at levere dem til forarbejdningssteder, da de blev opbevaret i et fjerntliggende lager. Som et resultat blev tid og kræfter spildt. Arbejderne blev hurtigere trætte og mistede koncentrationen. Dette påvirkede kvaliteten og mængden af produkter. Uden en personalerevision, denne systemfejlproduktionen ville ikke være fast, hvilket betyder, at ressourcer ville blive spildt.

Revisorernes ansvar

Revisor er kun ansvarlig for sin konklusion som udtrykt i revisionspåtegningen. I sidste ende træffes beslutningen om personaleændringer af virksomhedens leder, og revisorens opgave er kun at fortælle ham om status for virksomhedens personale, hvilket niveau af deres kvalifikationer, om der er overtrædelser af loven, arbejdsdisciplin, sikkerhedsforanst altninger, om der virkelig er højt kvalificerede specialister. Angiv de faktorer, der negativt eller positivt påvirker medarbejdernes arbejde og rationel brug af arbejdstid.

Som resultat udarbejder revisor en revisionsrapport, hvori han angiver:

• hvilke begivenheder blev afholdt;
• hvor meget arbejde blev der udført;
• hvilke problemer og risici stødte han på i løbet af sit arbejde;
• hvad der skal gøres for at rette op på situationen, hvis personaletilstanden eller personalepolitikken er negativ;
• mulige konsekvenser, hvis overtrædelser ikke rettes.

I sig selv løser inspektionen ikke problemet med ukorrekt udvalgt personale eller ukorrekte handlinger fra ansatte i virksomheden, deres overtrædelse af sikkerhedsregler eller manglende overholdelse af instruktioner og tekniske forskrifter. Formålet med en personalerevision er at identificere styrker og svagheder ved det eksisterende personalesystem i virksomheden og give anbefalinger til, hvordan man kan fjerne mangler og forbedre dette system. Det gør revisor ikkeansvar for personalepolitikkens tilstand og beslutninger, som lederen vil træffe baseret på resultaterne af revisionen.

Hvor og hvordan man ansætter revisorer til at kontrollere personale

Denne form for service leveres hovedsageligt af konsulentvirksomheder og rekrutteringsbureauer, der specialiserer sig i rådgivning og rekruttering til andre virksomheder. Der er sådanne organisationer i næsten alle større byer. De annoncerer oftest for deres tjenester i lokale reklameaviser og magasiner eller på særlige reklamevægge på internettet. Nogle har en officiel hjemmeside for virksomheden.

Ved ansættelsen udarbejdes en aftale mellem en virksomhed og en virksomhed, der leverer personalerevisionsydelser, som skal specificere parternes rettigheder og forpligtelser og betale for ydelsen. Norm alt mødes aftaleparterne flere gange, inden de udarbejder en kontrakt, hvor nuancerne og mulige risici diskuteres. Hvilke aktiviteter vil blive udført. Der forhandles en omtrentlig arbejdsplan (konsulentvirksomheden kan endda indsende et prospekt til HR-revisionsplanen).

Den største fordel ved at engagere en specialiseret tredjepartsorganisation til at organisere en personalerevision er revisionens uafhængighed. Hvis en ansat i en virksomhed på den ene eller anden måde afhænger af både lederen og arbejdsstyrken, så har den eksterne revisor næsten fuldstændig uafhængighed. Hans mening er kun baseret på observerede fakta.

HR-revision er en af de nemmeste og mest overkommelige måder at kontrollere en organisations personalesystem ogbestemme virksomhedens eksisterende menneskelige ressourcepotentiale. Denne verifikationsmetode er en integreret del af virksomhedens ledelsesregnskab og bør udføres regelmæssigt, uanset det økonomiske resultat af dets aktiviteter.