Forretningsproces – hvad er det? Udvikling, modellering, optimering af forretningsprocesser

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Moderne virksomhedsledelsesmetoder låner i stigende grad udenlandske metoder og teknologier. Og ikke fordi det er moderigtigt, men fordi det er praktisk og effektivt. En af disse teknikker deler alt rutinearbejde op i elementære komponenter og beskriver derefter i detaljer hver resulterende forretningsproces. Det tager ret meget tid, men det resulterende skema giver dig mulighed for at finde svagheder, alt for oppustede funktionelle ansvar og uklare opgaver. Ved at bruge tid én gang kan ledelsen overføre noget af sit ansvar ned ad den hierarkiske rangstige, hvilket frigør tid til strategisk planlægning.

Livet efter planen

En anden ting er, at personalet i virksomheder ofte ikke forstår betydningen af denne procedure og ikke hilser ledelsens ønske om at bestemme de vigtigste forretningsprocesser velkommen. Ikke desto mindre er det i stigende grad nødvendigt at forstå modelleringen og beskrivelsen af de elementære operationer af hver enhed, og enddamedarbejder. Endnu værre er det, hvis der optræder medarbejdere i virksomhedens personale, som studerer virksomhedens forretningsprocesser. De spørger konstant om noget, distraherer og blander sig på enhver mulig måde i opfyldelsen af de direkte funktionelle pligter for alt personale. Hvad skal man gøre?

Lad os starte på afstand. Hver morgen står de fleste af os over for opgaven at komme på arbejde. For dens succesfulde løsning skal du vågne i tide, gøre dig klar og tage plads i en form for transport (det er lige meget, om det er en privat bil eller en metrovogn). Yderligere kan hver komponent opdeles i endnu mindre procedurer: For at vågne rettidigt kan du indstille en alarm, eller du kan bede nogen om at vække dig osv. Uanset løsningsmetoden vil resultatet (rettidig vækning)) vil blive opnået. Men stigningen, gebyrerne og måden at arbejde på adskiller sig i løsningsmetoden og slutresultatet. Faktisk er vi nået til den første definition.

Hvad alt dette er for

Så en forretningsproces er en bestemt række af simple handlinger, der omdanner ressourcer til et nyttigt slutprodukt. I vores virkelige eksempel er der tre forskellige processer, som hver kræver sin egen indledende information og efter visse manipulationer giver det ønskede resultat. Lad os gå til virksomheden. Uanset aktivitetsområdet i den enkelte virksomhed, er arbejdet bestemt af medarbejdernes professionelle relationer: overførsel af information, fastlæggelse af behovet for et produkt, analyse af produktion og ressourcer osv. Og her er det vigtigt at bemærke, at alle de ovenstående forholdkun hvis tre betingelser er opfyldt:

- oplysningerne blev sendt til den medarbejder, der var interesseret i det;

- dette blev gjort på det rigtige tidspunkt;

- formen, som oplysningerne præsenteres i, er ret enkel og klar.

Opsummering af alt ovenstående kan man argumentere for, at en forretningsproces er en informationsstrøm, der besvarer tre spørgsmål: hvad, hvor og hvornår. For at arbejdet kan udføres jævnt og kontinuerligt, er det nødvendigt at bestemme dets komponenter. I dette tilfælde vil der ikke være nogen overlapning af opgaver, fravær af en eksekutor eller nedetid.

Når en forretningsproces er klart defineret, ophører hver medarbejder med at være uundværlig. Husk, hvor mange gange du skulle vente på, at en af dine kollegaer forlod sygemeldingen (eller vendte tilbage fra ferie); når du er væk fra arbejde, holder telefonen bogstaveligt t alt ikke op med at ringe, og alle forsøger at forstå, hvad og hvordan du gør. Og hvis du reagerede på ledelsens anmodning og lavede en ret detaljeret beskrivelse af forretningsprocesser, så kan du juble roligt og slappe af og nogle gange bare spise frokost…

Hvis vi vender os til det formelle definitionssprog, vil vi hævde, at når en virksomhed beskriver forretningsprocesser, sætter en virksomhed følgende mål:

• forstå den generelle struktur af organiseringen af aktiviteter og bestemme dynamikken i dens udvikling;
• identificer aktuelle problemer og muligheder for at overvinde dem;
• opret et system af mål og mål, der er forståeligt for alle deltagere (udviklere, brugere, kunder osv.);
• for at formulere krav til den nødvendige softwaresikkerhed.

Selvfølgelig er beskrivelsen af forretningsprocesser i sig selv uden interesse. Men for reengineering er dette en altafgørende opgave. Kun ved at forstå strukturen, relationerne og måderne for informationsstrømme kan vi tale om at genoverveje den semantiske belastning af både virksomheden selv og dens individuelle divisioner. Men omorganisering bør også udføres for at nå et eller andet mål: at forbedre kvaliteten af kundeservice; omkostningsreduktion; giver kunstnere større beslutningsfrihed (reducerer tidsrammen for færdiggørelse af arbejdet) osv.

Simpel klassifikation

Oftest opstår behovet for at beskrive informationsforretningsprocesser i virksomheder med en funktionelt orienteret struktur. Faktum er, at de forskellige afdelingers mål og formål kan modsige hinanden. Og dette vil ikke kun føre til et fald i virksomhedens rentabilitet, men også til et fald i dens konkurrenceevne.

Den moderne tilgang til ledelse er i stigende grad af proceskarakter. Alt arbejde betragtes som et specifikt sæt af processer (som hver består af en eller flere simple operationer). For at formalisere og standardisere denne tilgang er følgende kategorier af processer blevet vedtaget (klassificering sker i forhold til produktets værditilvækst):

• main - dem, som virksomheden modtager indtægter fra: produktion, markedsføring, forsyninger;
• ledere - dem, der sætter mål og mål for afdelinger og specifikke kunstnere;
• støttende –dem, der forsyner produktionen med ressourcer, men som ikke tilføjer værdi til det endelige produkt: uddannelse og udvælgelse af personale, økonomisk støtte, juridisk beskyttelse osv.

Udover den allerede nævnte uafhængighed af den menneskelige faktor og forenklet tilpasning af nye medarbejdere, gør beskrivelsen af forretningsprocesser det muligt at styre virksomhedens driftsomkostninger mere effektivt.

Properties

Nu bliver det klart, at for at lede en virksomhed er det nødvendigt ikke kun at identificere indbyrdes forbundne informationsstrømme, men også at klart beskrive alle aktiviteter. Da vi allerede ved, at en forretningsproces er en del af et fælles arbejde, der går fra en medarbejder til en anden (inden for sin egen funktionelle enhed eller ej, det er ligegyldigt), så lad os gå videre til det faktum, at alt i verden kan være samlet. Og professionel aktivitet - endnu mere.

Uanset aktivitetsområde kan hver forretningsproces beskrives med de samme karakteristika.

- En kant er begyndelsen og slutningen af en simpel operation.

- Ejeren er en medarbejder i virksomheden, som ikke kun ejer de nødvendige ressourcer til arbejdet, men også planlægger, analyserer, styrer processen; og vigtigst af alt, han er ansvarlig for resultatet.

- Input - en informationsmeddelelse modtaget i enhver form, der accepteres af virksomheden, der definerer behovet for information og markerer begyndelsen af processen.

- Output - information eller en materialiseret del af produktet, der forbruges eksternt i forhold til udøverenkunde.

- Entreprenør - virksomhedspersonale involveret i én proces.

- Ressourcer - den materielle eller informative del af aktiviteten, der ikke ændres under udførelsen af operationen (men kun bidrager til transformationen af indgående information til det endelige produkt).

- Kvalitetskontrol - branche- eller interne (accepteret af virksomhedens ledelse) indikatorer for at bestemme effektiviteten af arbejdet.

Obligatorisk tildeling af elementære processer

Selvfølgelig behøver ikke alle virksomheder en beskrivelse af forretningsprocesser. Ikke desto mindre er der en række tilfælde, hvor denne kedelige øvelse ikke kan undværes. Lad os nævne de vigtigste:

• Virksomhedens aktivitet er automatiseret. I dette tilfælde oversætter forretningsprocesdiagrammet kundens behov til et sprog, der er forståeligt for programmøren.
• Forbedring af virksomhedens aktiviteter. Ikke kun udstyr og teknologiopgraderinger hjælper med at forbedre det endelige produkt; optimering af forretningsprocesser gør det muligt at identificere alle styrker og svagheder ved arbejdet og træffe passende ledelsesbeslutninger.
• International Standards Organisation (ISO) certificeret. Et enkelt kvalitetsstyringssystem er ved at blive oprettet for alle medarbejdere.

Sådan præsenterer du beskrivelsen for kunden

Forretningsprocesmodellering kræver en beskrivelse af hvert element. Hvordan gør man det smertefrit for organisationen? Der er tre hovedmetoder, der anvendes i verdens praksis: tekst, grafisk og tabelform.

Tekstuel indebærer en beskrivelse af hele arbejdets fremskridt i en enkel og forståelig rækkefølge. Formen og indholdet kan enten være gratis (hvis internationale standarder eller industristandarder endnu ikke er udviklet) eller reguleret af dokumenter. For eksempel: salgsafdelingen sender rapporteringsdokumentation for perioden til planlægningsafdelingen; medarbejdere i planlægningsafdelingen udfører analytisk arbejde for at bestemme dynamikken i salget og behovet for at foretage justeringer af produktionen; det opnåede resultat fra planlægningsafdelingen overføres til marketingafdelingen, hvor der analyseres årsagerne til stigningen (faldet) i salget osv.

Det grafiske diagram af en forretningsproces giver dig mulighed for at visualisere resultatet af analytisk arbejde. Der er ingen grund til at minde om, at den visuelle opfattelse af information er mest effektiv. Derfor giver alle slags grafer og diagrammer os mulighed for hurtigt at forstå, hvad der sker, og finde den rigtige løsning.

I tilfælde, hvor hovedopgaven med at reformere aktiviteter er optimering af forretningsprocesser, er det værd at bruge en tabelform af deres beskrivelse. Med dens hjælp er det lettere at forstå rækkefølgen af handlinger og retningen af informationsstrømme. En typisk tabel indeholder ikke kun en beskrivelse af stabenhedens funktion, men også kolonner om ind- og udgående dokumenter, udføreren (du kan angive både hele afdelingen og en bestemt medarbejder) osv.

Sådan beskriver man en forretningsproces korrekt

Det er ikke nok at analysere forretningsprocesser. Det vigtigste i denne sag er korrekthed, men samtidig enkelhed i beskrivelsen. Til at begynde med bør navnet på enhedsprocessen være klart formuleret. Dette vil hjælpe dig med at forstådets hovedkarakteristika, udførelseslogik og plads i den overordnede kæde af produktionsaktiviteter.

Så skal du angive, hvilke inputoplysninger der kræves til normal udførelse af opgaven, og også angive ressourceunderstøttelsen. En skriftlig sekvens af enkle handlinger, der udgør processen, vil hjælpe dig til ikke at gå glip af eller glemme noget.

Forretningsprocesmodellering kan ikke undvære at specificere ejeren af processen og et system til overvågning af dens fremskridt. For at gøre dette er det i beskrivelsen nødvendigt at notere standardvilkårene for produktion af arbejde og liste de dokumenter, der overføres til det næste link. For at forenkle skal beskrivelsen se således ud: "… efter at have gennemført en salgsanalyse for rapporteringsperioden udfylder en medarbejder i planlægningsafdelingen den etablerede formular (tabel), som han sender til marketingafdelingen …"

Forenklet skema til beskrivelse af produktionsprocesser

Når de skriver en beskrivelse, bliver medarbejdere oftest konfronteret med, at de ikke ved, hvordan de verb alt skal formidle indholdet af deres arbejde. For at gøre forretningsprocessystemet overskueligt og struktureret kan du lave et notat. Det afspejler de spørgsmål, der skal gives et klart og maksim alt detaljeret svar. Så hvad er disse spørgsmål?

• Hvad? Beskriver, hvad der præcist gøres i denne operation.
• Hvorfor? Overholder formålet med operationen.
• Hvornår? Bestemmer, hvem der starter udførelse.
• Hvem? Navngiver specifikke kunstnere.
• Hvordan? Lister påkrævetressourcer.

Udvikling af forretningsprocesser forudsætter, at alle beskrivelsesmetoder kan bruges. Således vil den mest detaljerede arbejdsplan blive opnået. Den grafiske version vil afsløre forholdet mellem funktionelle enheder, og tabel- og tekstversionerne vil formidle indholdet af hver operation. Desværre er automatisering af forretningsprocesser ikke mulig uden dette tidskrævende forhåndsarbejde.

Sådan indsamler du oplysninger

I praksis er der mange måder at få den nødvendige information på. Til at begynde med er det nødvendigt at analysere de regulatoriske dokumenter, der vejleder medarbejderne i virksomheden. Derefter bør du foretage personlige interviews med hver enkelt direkte performer for at beskrive indholdet af hans arbejde. Yderligere, til afklaring og afklaring af kontroversielle punkter, bør analytiske konsulenter bruge observation af fremskridt i forretningsprocesser.

Hvis du har en omfattende tilgang til at løse problemet, vil automatisering af forretningsprocesser ikke virke så trættende og ubrugelige.

Arbejdsgruppe

Og alligevel, hvis virksomhedens hovedopgave er automatisering af forretningsprocesser, og ledelsen ikke har til hensigt at involvere eksterne konsulentvirksomheder, opstår spørgsmålet nødvendigvis: "Hvor skal man begynde?" Det første skridt er at oprette en arbejdsgruppe af virksomhedens medarbejdere. Arbejdsgruppemedlemmer skal helst have fremragende analytiske og lyttende færdigheder. Når alt kommer til alt, som allerede nævnt, består det meste af arbejdet i at gennemføre personlige interviews med udførende forretningsprocesser.

Dernæst skal du få et reelt billede af systemets funktion. Da virksomheden før moderniseringen arbejdede og gav overskud, er det sandsynligvis ikke nødvendigt at tale om en fuldstændig omstrukturering. Derfor bør systemet og retningerne for informationsstrømme fastsættes på tidspunktet for starten af optimeringen.

Hvad består beskrivelsen af

For at undgå forvirring og uoverensstemmelser i beskrivelsen af forretningsprocesser anbefaler eksperter at bruge proceskort. Disse er standardiserede dokumenter, der giver dig mulighed for at forene alle handlinger, uanset udøverens indflydelsessfære og kompleksiteten af den beskrevne operation.

Enhver beskrivelse kan opdeles i følgende komponenter:

• forenet procesformular (oftest en tabel);
• forretningsproceskort (kan præsenteres i enhver form - tekstbeskrivelse, grafisk objekt eller tabel);
• ruter (indgående og udgående strømme af information, ressourcer og finansiering);
• matricer for forskellige forretningsprocesser (en tabel over interaktion mellem forskellige processer, som giver dig mulighed for at fremhæve de primære og sekundære flows og operationer);
• flowchart (algoritme til udførelse af forretningsprocesser);
• detaljeret tekstbeskrivelse;
• dokumentation (oprettelse af dokumenter, der bekræfter udførelsen af processen);
• identificering af indikatorer for forretningsprocesser (søg efter egenskaber og indikatorer, hvormed du ikke kun kan kontrollere fremskridt, men også kvalitet);
• regulativer (med andre ord jobbeskrivelse).

Indikatorer

Som det er blevet bemærket gentagne gange, skal enhver proces måles med noget. Dette er først og fremmest nødvendigt for at evaluere effektiviteten af alle virksomhedens aktiviteter. Oftest anbefaler eksperter at teste forretningsprocesser i henhold til fire indikatorer: tid, omkostninger, kvalitet og kvantitet.

Men forretningsprocesmodeller er dynamiske og mangfoldige. Derfor er det ofte ikke nok kun at vurdere arbejdshastigheden; det er nødvendigt at tage hensyn til både arbejdsforhold og virksomhedens infrastruktur. Derudover kan næsten alle brancher ikke eksistere uden leverandører, økonomi, logistik og samarbejdspartnere. Disse er også målbare indikatorer.

Og selvfølgelig må vi ikke glemme information og den menneskelige faktor. Jo højere uddannelsesniveau en specialist har, jo mindre tid vil han bruge til at sætte sig ind i instruktionerne og indgående information.

Størstedelen af modelleringsmetoderne er nu baseret på principperne for strukturel analyse og design (SADT - Structured Analysis and Design Technique) samt nogle algoritmiske sprog. Vi kan tale om eksistensen af flere grundlæggende modeller for forretningsprocesanalyse:

- Business Process Modeling - faktisk modellering - afslører den funktionelle side af virksomhedens eksistens.

- Work Flow Modeling - Beskriver arbejdsgange og ligner flowdiagrammer.

- Data Flow Modeling - i modsætning til den forrige beskriver data (informations) flows; beregnet til sekventeringoperationer.

Shewhart-Deming-cyklus

Store forretningsprocesser (1C giver dig mulighed for at vælge dem fra den generelle liste) anbefales at blive beskrevet i et separat dokument kaldet "Procedure for Work". Alt, der er af mindre væsentlig karakter eller består af et lille antal simple operationer, er norm alt beskrevet i jobbeskrivelser.

Ved udarbejdelsen af reglerne er det nødvendigt at tage hensyn til betingelserne for cyklussen med kontinuerlig forbedring af virksomhedens aktiviteter (Shewhart-Deming-modellen). Dens bestemmelser siger, at optimering og forbedring er uendelige processer. Det vil sige, i virksomhedsledelse er der en vis lukket cyklus, der består af sådanne ledelsesbeslutninger: planlægning, implementering, kontrol, justering.

Når man udarbejder en forordning, bør man tage hensyn til de principper, der sikrer overholdelse af Shewhart-Deming-modellen:

1. Beregning af planlagte indikatorer for den fremtidige periode.
2. Analyse af dynamikken i afvigelser og dokumentation af mulige årsager.
3. Identifikation af korrigerende handlinger og analyse af deres effektivitet.

Udvikling af modellen bør udføres i overensstemmelse med forretningsregler. De generelt accepterede regler er de regulatoriske og lovgivningsmæssige rammer for den stat, på hvis territorium virksomheden opererer. Det andet grundlag for modellen er virksomhedens virksomhedspolitik.

Når et kvalitetsstyringssystem implementeres, er det nødvendigt at tage sig af udviklingen og ensretningen af forretningsprocesser. Som nævnt i begyndelsen af artiklen er virksomhedens personale ikke altidforstår betydningen af den igangværende modernisering. Det er topledelsens opgave at bringe hver enkelt medarbejder vigtigheden af at skabe en effektiv forretningsprocesmodel.

Det er trods alt et veletableret og omhyggeligt designet system, der ikke kun vil gøre det nemmere for en virksomhed at opnå certifikater for overholdelse af internationale kvalitetsstandarder ISO 9001:2008, men som også vil øge effektiviteten af hver medarbejder.

Begge disse faktorer fører til, at virksomheden bliver mere konkurrencedygtig på markedet, hvilket igen har en gavnlig effekt på både investorer og kunder.