Forretningsproces: analyse af forretningsprocesser. Beskrivelse, anvendelse, resultater

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Enhver iværksætter skal i det mindste indirekte vide, hvad en forretningsproces er. Forretningsprocesanalyse hjælper med at reducere omkostningerne, øge rentabiliteten og i sidste ende øge virksomhedens profit. I den økonomiske litteratur støder man først på dette begreb i forskeres værker i 80'erne af det forrige århundrede. Det var dengang, at de i USA for første gang troede, at effektiviteten af al produktion afhænger af et sæt indbyrdes forbundne handlinger kaldet en forretningsproces.

Definitioner

Forretningsproces er et komplekst koncept. Forretningsudvikling er meget afhængig af indbyrdes forbundne operationer, procedurer og aktiviteter. Det er umuligt at forestille sig et anlæg uden levering af råvarer, deres forarbejdning, arbejdere ved maskinerne og revisorer. En virksomhed er et lukket system, der fungerer som en integreret organisme. Og for at alt fungerer korrekt uden problemer og forsinkelser, har du brug for en hovedhjerne - en erfaren leder, der vil analysere og overvåge sammenhængen i alle forretningsprocesser.

Hvis man ser fra et økonomisk synspunkt, så kaldes sammenhængen mellem alle mulige aktiviteter, hvor forarbejdningen af miljøressourcer til slutproduktet for forbrugeren, en forretningsproces. Forretningsprocesanalyse er en vurdering af effektiviteten af en bestemt handling, operation eller begivenhed relateret til produktion.

Hvad er de til

Det er ret nemt at beskrive forretningsprocesser. Men det største realitetsproblem er, at det i enhver virksomhed i vores land er sjældent at finde en person, der virkelig er interesseret i at forbedre effektiviteten af forskellige produktionsprocesser. Små og mellemstore virksomheder forsøger at bruge forældede metoder til at reducere omkostningerne, mens man i Vesten længe har forstået, at en virksomheds succes afhænger af en kompetent ansat leder, der er interesseret i at få maksimale resultater ud af sit arbejde.

Oprettelse af forretningsprocesser giver en klar forståelse: hvem er ansvarlig for hvilket stadium, hvilken stilling han indtager, og hvad der bør gøres. En sådan strukturering gør organisationen af produktionen gennemsigtig og gør det lettere at styre den. Ved at formidle måltræet til medarbejderne kan du øge deres motivation ved at demonstrere, at deres arbejde er rettet mod fælles mål. Derudover vil organisering af en virksomhed på denne måde hjælpe med at identificere unødvendige omkostninger til økonomiske og tidsmæssige ressourcer.

Sådan opretter du

Uanset om virksomheden er stor eller lille, er tilgangen til at lave en detaljeret plan den samme. Overvejekonkret eksempel. Der er et firma, der sælger sofaer. Forretningsprocesdiagrammet ligner et træ. Hovedgrene er vært for store funktioner, der forgrener sig til mindre. Så hvad er de vigtigste stadier i forretningsprocessen for en forhandler?

1. Indkøb af varer. Dette er den første og centrale forretningsproces. Hvad er dens underfaser?

• Leverandøranalyse.
• Udarbejdelse af kontrakter med produktionsanlæg.
• Udarbejdelse af kontrakter med transportvirksomheder.

2. Sofa placering. På dette stadium er der sådanne øjeblikke:

• Valg af et værelse.
• Opførelse eller udlejning af lokaler.
• Oprettelse af betingelser for salg.

3. Salgsproces.

• Rekruttering.
• Køb af et kasseapparat.
• Skaber atmosfære og design til salg.

4. Marketing og annoncering.

• Placering af et skilt.
• Opret visitkort, hæfter, brochurer, kataloger osv.
• Annonceplacering.

Listen kan være lang. Det er vigtigt at forstå, hvordan forretningsprocesser skabes. Og så vil vi give et par gyldne regler for at organisere en virksomhed for at få succes.

Regel 1

En bestemt person er ansvarlig for hvert udvalgt forretningsstadie. Inddrag dem i oprettelsen af ordningen. Dette vil give mulighed for at forstå processen mere detaljeret, for at interessere medarbejderne og øge deres motivation rettet mod at nå fælles mål. Dette er især vigtigt i de tidlige stadier af dannelsen af virksomheden. At starte en virksomhed er altid forbundet medenorme vanskeligheder, og rettidig opstilling af mål for specifikke faser vil give en mere detaljeret handlingsplan.

Regel 2

Brug automatiserede programmer og visualiser dine kredsløb. Til dato er der mange færdige programmer, der hjælper med at strukturere information. Små og mellemstore virksomheder bruger dem over alt.

Hvis du arbejder i en gruppe, så tag en tavle eller et stykke papir for at skrive alt ned, og tegn et træ over dine processer, mens du går. Start med store operationer og del dem op i mindre. For store virksomheder er skabelse af forretningsprocesser et enormt omhyggeligt arbejde, der kræver maksimal koncentration og koordinering af alle medarbejderes handlinger.

Regel 3

Når du formulerer forretningsprocesser, skal du være styret af virksomhedens strategi og ikke af dens organisationsstruktur. Den samme funktion kan gå ud over etablerede afdelinger. For eksempel, når man leverer et produkt fra en leverandør, kan man overveje grænsen for forretningsprocessen, indtil produktet forlader selve detailforretningen, det vil sige når det er placeret på hylderne og tilgængeligt for forbrugeren. Denne proces involverer flere afdelinger, der er en del af organisationsstrukturen.

Regel 4

Bliv ikke for detaljeret i din plan. Hvis du overbelaster diagrammet med unødvendig information, vil dette føre til generel forvirring og en stor belastning for ansvarlige medarbejdere. Hvis du planlægger at foretage ændringer i et bestemt segment, skal denne del være detaljeret, og resten bør overvejes.kun overfladisk, uden at gå i detaljer. Effektiviteten af forretningsprocesser er underlagt Pareto-loven "20/80", hvor 20 % af detaljerede beskrivelser vil give 80 % af succesen for hele operationen.

Regel 5

Vær ikke bange for sandheden, og byg en plan baseret på, hvad der virkelig er. Denne situation opstår meget ofte. Cheflederen spørger sine underordnede om deres afdelinger for at opbygge et forretningsprocesdiagram. De prøver at fortælle, hvordan de har det godt. Selvom den virkelige situation faktisk langt fra er ideel. Men på baggrund af falske data vil der blive bygget den forkerte ordning, hvorefter der vil blive truffet ineffektive beslutninger, og alt arbejdet vil gå til spilde.

Forveksle ikke "som det er", "som det skal være" og "som jeg vil have det til at være". Uanset hvor slemt alt er, er forretningsprocesser kompileret netop for at forbedre denne tilstand. Derfor er det bydende nødvendigt kun at beskrive en situation i det virkelige liv.

Forretningsprocesautomatisering

Det er meget vanskeligt at følge alle de begivenheder, der finder sted i virksomheden, især når det kommer til store virksomheder og syndikater. Big business er svært at forestille sig uden et helt system af automatiserede programmer, der giver dig mulighed for at analysere indgående data for at træffe en beslutning. Derfor taler vi i dag meget ofte om automatisering af forretningsprocesser.

I praksis betyder det, at der findes et særligt computerprogram, som behandler alle former for informationsstrømme, der giver en forretningsproces. Forretningsprocesanalyse foregår offlinetilstand, og personen bliver kun bekendt med resultaterne og drager den passende konklusion.

Valg af analysemetode

Når han står over for spørgsmålet om, hvordan man bedst kan beskrive forretningsprocesser på en automatisk måde, vil en indenlandsk iværksætter finde mange muligheder, der ikke er godt optimeret til det russiske marked. Næsten al den foreslåede software er skabt til vestlige virksomheder, der har erfaring med at optimere produktionen. Men efter at have analyseret nogle data, oprettede vi vores egen liste over programmer, der implementerer forretningsprocessen.

1. BEST-5 "Min virksomhed" er en software, der ofte bruges af små og mellemstore virksomheder. Programmet er tilgængeligt til enhver computer og er meget nemt at bruge. Dens fordel er, at den kan analysere små mængder data fra en lille virksomhed.
2. Corporate Modeler. Ofte brugt i moderne virksomheder, hovedsagelig fordi det er billigt. At starte en virksomhed er let at organisere med dette program, da det er meget praktisk at bygge forretningsprocesdiagrammer, men det analyserer praktisk t alt ikke.
3. iGrafx Enterprise Central. Meget godt canadisk design. Kan ikke kun genkende og udarbejde forretningsplaner, men også med succes analysere rækker af inputdata. I vores land har det meget lidt distribution, selvom produktet er meget værdigt.
4. Business Studio. Den mest berømte russiske udvikling. Integreret med andre MS Office-produkter (Word, Excel, Visio). Tilindenlandsk iværksætter er det bedste valg i forhold til pris-resultatforhold. Fremragende forretningsprocesanalyse. Produktionen kan optimeres med succes på grund af de opnåede resultater fra programmet.

Teknologi til opbygning af forretningsprocesser

Det mest almindelige i dag er integrationen af den automatiske og manuelle metode til opbygning af "Business Process"-ordningen. Analysen af forretningsprocesser i dette tilfælde udføres i to trin: den første ved hjælp af resultaterne opnået på en computer, den anden - manuelt af lederen.

Lad os overveje to hovedtilgange til at plotte grafer og diagrammer. I dette tilfælde vil forretningsprocesteknologi blive bygget ved hjælp af følgende metoder:

1. DFD (dataflowdiagrammer).
2. WFD (Work Flow Diagram).

Den første DFD-metode involverer at tegne et diagram over datastrømme. De omfatter: detaljering af processens arbejde, ansvarlige medarbejdere, nødvendig dokumentation. En sådan konstruktion giver et komplet billede af virksomhedens aktiviteter, dens omgivende input og output data, alle elementer i produktionsprocessen og relationerne mellem dem. Denne tilgang giver dig mulighed for at fremhæve gratis (ekstra) forretningsprocesser, der reducerer effektiviteten af resultatet og kan optimeres på forskellige måder.

WFD - arbejdsflowdiagrammer, der beskriver forretningsprocesser på lavere niveau. Forretningsudvikling kan ændre sig markant, hvis du ikke kun kender det vertikale hierarki af handlinger, men også det horisontale. Hvad betyder det?

Hvis du kiggerDet er klart, at WFD-diagrammer er et gitter af tidsrammer, hvor hver graf er ansvarlig for en bestemt proces. Antag, at leveringen af varer varer to dage - grafen viser begyndelsen og slutningen af processen. Så kommer eventet med produktplacering på handelsgulvet, og denne proces begynder først efter leveringen er overstået. Dataene plottes sekventielt på grafen. Hændelser, operationer og handlinger kan flettes sammen, hvis de udføres samtidigt. Det er praktisk at begynde at udvikle en virksomhed i de tidlige stadier på denne måde, ved at bestemme, hvor meget tid der kræves til en fuld produktionscyklus.

Konklusioner

For små eller store, nye eller gamle har du brug for en forståelse af, hvad en forretningsproces er. På ethvert stadie af virksomhedens livscyklus kan optimering af produktionen påvirke den videre udvikling væsentligt. Når alt kommer til alt er hovedmålet med eksistensen af enhver organisation i dag at tilfredsstille forbrugerens behov. Og hvis kunden er tilfreds, vil han tjene penge. Afhængigheden her er direkte proportional. Jo højere niveauet af forbrugertilfredshed er, jo højere er virksomhedens overskud. Og dette kan kun opnås ved at analysere og derefter ændre processen i virksomheden.