Analyse af situationen: muligheder, funktioner, stadier og resultater af analysen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Ledere er ofte tvunget til at træffe beslutninger, der ikke er i overensstemmelse med den eksisterende plan, men baseret på den aktuelle situation. Dette sker af forskellige årsager. Lederens hovedopgave er at analysere situationen, udvikle og vedtage den mest optimale fremgangsmåde til at løse de opståede problemer.

Hvad er det her

Situationsanalyse er en måde at behandle information på, som først deler den op i dele og derefter omhyggeligt undersøger hvert element individuelt for at finde et problem og løse det. For eksempel kan en virksomheds overskud falde på grund af stigende omkostninger eller på grund af et fald i omsætning, en stigning i tilgodehavender og andre faktorer. For at bestemme, hvilken faktor der påvirkede ændringen i overskuddet, er det nødvendigt at studere disse faktorer.

Først efter at årsagen er identificeret, vil beslutningstageren (DM) være i stand til at udvikle en handlingsplan og løse problemet. For at analysere situationen samler den autoriserede person et team af specialister, som samler dataene og udfører analytiskprocedurer, hver inden for deres eget område af ekspertise og færdigheder.

Hvem foretager analysen

Analyse af specifikke situationer udføres ikke af én person, men af flere grupper. De ledes af en leder eller en beslutningstager (DM). Holdet består af:

• Eksperter på første niveau. De indsamler og behandler primære oplysninger.
• Eksperter på andet niveau. Undersøg rapporter og udvikle ideer til løsning af problemet.
• Analytisk gruppe. Undersøger de ideer, som eksperter på andet niveau har udviklet, og vælger de mest realistiske, fra deres synspunkt, muligheder for udvikling af begivenheder. Analytikere udvikler forretningsstrategier og problemløsningsstrategier.
• Beslutningstageren vælger blandt de foreslåede udviklingsstrategimuligheder den, der efter hans mening er bedst egnet til at løse problemer i den aktuelle situation. Han bærer det fulde ansvar for dette.

Kun en stor virksomhed har råd til at udføre storstilet arbejde med flere grupper af specialister. I de fleste tilfælde udfører virksomhedens leder en analyse af situationen med involvering af en gruppe - specialister fra afdelinger. Arbejdet i den anden gruppe og analytikere udføres af personer, der er medlemmer af virksomhedens ledelse, revisorer, marketingfolk og ingeniører. De samles til et forretningsmøde, diskuterer situationen og leder efter løsninger på problemer.

Proceedings

Analysen begynder med identifikation af afvigelsen af virksomhedens præstationer fra de planlagte. For eksempel blev der i rapporteringskvartalet afsløret et fald i omsætningen på 30 %, og lederen kan ikke forklare årsagernedette niveau af tilbagegang. I dette tilfælde bør han samle en gruppe eksperter og studere situationen. Processen består af følgende stadier af situationsanalyse:

1. Identifikation af afvigelse af indikatorer - identifikation af problemet.
2. Organisation af en gruppe af eksperter af lederen.
3. Tildeling til hver ekspert på et websted til arbejde.
4. Indsamling af oplysninger efter afdeling.
5. Eksperter behandler de modtagne oplysninger ved hjælp af deres specialiserede viden og færdigheder.
6. Udarbejdelse af statusrapporter af specialister.
7. Lederens undersøgelse af disse rapporter, drøftelse på generalforsamlingen af indholdet af rapporterne.
8. Udvikling af løsninger på et problem og omsætning af en eller flere i praksis.

Forberedelse til rapporten og dens præsentation

Ledere har altid travlt med arbejde, så de har ikke tid til at læse lange lange rapporter. Dette taler for, at oplysningerne i rapporten skal præsenteres kort, præcist og gerne på en visuel og bekvem måde. Det er bedre, hvis rapporten i stedet for hundredvis af skrevne sider og kolonner med tal indeholder grafer, diagrammer, beregningsresultater og udtalelsen fra en ekspert, der udførte en analyse på et bestemt område. Rapporten bør naturligvis angive de informationskilder og de vigtigste indikatorer, der efter ekspertens opfattelse forårsagede afvigelsen i virksomhedens arbejde. Derfor bør teknologien til at analysere problematiske situationer udarbejdes, før en sådan situation opstår. Virksomheden skal have computere med særlig software tilløser lignende problemer.

Præsentationen af hver rapport bør ikke tage mere end 15 minutter, så undersøgelsen og diskussionen af resultaterne af analysen af situationen ikke trækker ud i flere dage. Rapporter skal være faktuelle, og oplysninger skal være aktuelle på tidspunktet for udarbejdelse og præsentation.

Hvad gør lederen med de modtagne oplysninger

At få resultaterne af analysen af situationen i form af en rapport er kun halvdelen af kampen. Yderligere bør denne information studeres og analyseres af virksomhedens leder. Og her afhænger meget af hans viden og erfaring. Samtidig betyder erfaring ikke kun hans personlige erfaring, men også hvor godt han ved, hvordan lignende situationer blev løst i andre virksomheder. Lederen mødes norm alt med andre ledere og eksperter, inklusive dem, der har været involveret i feltanalyse og rapportering, før han træffer en endelig beslutning.

Hvilke slags situationer er der

Problemsituationer er standard og ikke-standard. For at løse standardproblemer bruger ledere metoder til situationsanalyse analogt. Det vil sige, at de sammenligner de data, de har om andre virksomheder, med dem, der er opnået som et resultat af undersøgelsen af deres virksomhed. Hvis situationerne ligner hinanden, bruger de de samme metoder til at løse problemet.

Hvis situationen ikke er standard, skal du anvende metoderne til analyse af specifikke situationer. For at gøre dette bruges forskellige computerprogrammer til at modellere mulige udviklingsmuligheder, udføre beregninger, studere dynamik mv. For at gøre dette kan lederen bruge specielle computersimuleringsprogrammer baseret på de indtastede data. For eksempel bruges Project Expert ikke kun til at udvikle forretningsplaner, men også til at forudsige eksisterende virksomheders arbejde.

Problemet kan løses uden hjælp fra computerprogrammer, men det vil komplicere de allerede komplekse beregninger. Derudover skal eksperter tegne grafer og diagrammer for at udarbejde en rapport. Det vil tage meget tid. Lederen må ikke bruge speciel software, men kun i tilfælde, hvor modellering på en computer er upraktisk. For eksempel i tilfælde af force majeure, hvis du skal handle hurtigt, og løsningen ikke afhænger af den tidligere situation eller dynamik. Samtidig er mængden og kvaliteten af den indkommende information ikke nok til at bygge en model på en computer.

Brainstorming som løsningsmetode

I vanskelige situationer, når en leder har brug for en ekstraordinær løsning på et komplekst problem, kan han ty til at bruge denne metode til at analysere en specifik situation - for at samle alle eksperter, afdelingsledere og arrangere en "brainstorming". Essensen af denne metode er, at hver deltager i mødet udtrykker sin mening om den mulige årsag til problemet og hvordan man løser det. Retten til at udtrykke deres meninger og ideer er givet til alle, mens ingen af deltagerne ifølge reglerne skal være sarkastiske over for den andens mening.

Det er naturligt, at diskussionen af problemet foregår inden for rammerne af forretningsetikette ogTilmelde. Beslutningen træffes dog stadig af lederen eller den, der er udpeget hertil. Som et resultat af brainstorming vil lederen modtage flere værdifulde ideer på én gang. En sådan analyse har både fordele og ulemper. De vigtigste plusser er hastighed og et stort antal muligheder, minus er, at en sådan analyse af situationen ikke altid afspejler tingenes reelle tilstand og ofte lider af mangel på objektivitet.

Problemer med begivenhedsmodellering

Hovedproblemet ved sagsanalyseteknologi er, at eksperter skal arbejde med store mængder information, som kan forårsage fejl. Store mængder data, der skal behandles på kort tid, udgør også et problem ved modellering af begivenhedernes udvikling. Enten vil analysen tage meget længere tid, og resultatet vil miste relevans, eller på grund af den begrænsede mængde information vil analysens resultater opnås med en høj grad af forvrængning. Som følge heraf kan modellen i bedste fald være ineffektiv, i værste fald føre til konkurs.

Tre hovedfaktorer påvirker analysens effektivitet. Dette er ekspertens kvalifikationer, mængden af information, som han kan behandle, og den tid, der er til rådighed til at analysere situationen.

SWOT-analyse

SWOT-analyse er undersøgelsen og vurderingen af virksomhedens styrker og svagheder, såvel som dens muligheder for udvikling og de trusler, den står over for eller kan stå over for. Nedenfor er en matrix til udførelse af en SWOT-analyse.

Den øverste venstre celle angiver de styrker og muligheder, som virksomheden har, og som blev identificeret under overvågningen og i første fase af situationsanalysen. Et eksempel kunne være en situation, hvor det blev kendt, at en virksomhed har en monopolstilling på markedet for produktion af bestemte produkter, og på grund af en bestemt teknologi, som den har, kan den producere den endnu billigere. Analysen vil hjælpe med at identificere, hvilken slags produkt det er, før konkurrenter kommer ind på markedet.

Den øverste højre celle angiver styrker og trusler. For nogle af virksomhedens basisprodukter, som den tjener mest på, er der for eksempel opstået flere konkurrencedygtige firmaer, der producerer lignende produkter og sælger dem billigere.

Den nederste venstre celle viser virksomhedens ulemper og muligheder. På trods af de høje omkostninger er det f.eks. efterspurgt produkt, der fremstilles af virksomheden.

Den nederste højre celle angiver svagheder og trusler. Den første kan være de høje omkostninger ved produkter eller deres lave kvalitet, og som trusler - konkurrenternes handlinger eller forbrugernes solvens. Hvordan en SWOT-analyse ser ud kan ses i tabellen ovenfor.

Fordelen ved SWOT-analyse, når man analyserer og vurderer situationen, er, at den gør det muligt at vurdere ikke kun interne, men også eksterne faktorer, som kan være endnu mere væsentlige end interne.

Faktoranalyse

Faktoranalyse er en situationsanalysemetode, der går ud på at lave beregninger ud fradata om virksomhedens arbejde og opbygningen af en multifaktoriel model for den nuværende tilstand og videreudvikling af virksomheden. Typisk bruges denne metode til at vurdere virksomhedens økonomiske tilstand. Indikatorer som likviditet, rentabilitet, finansiel styrke og sandsynligheden for konkurs beregnes.

Sagsanalyse

Dette er en analysemetode, når mødedeltagerne efter at have læst rapporter om virksomhedens aktuelle tilstand opdeles i grupper og spredes til en gruppediskussion af den modtagne information. Derefter mødes de igen, og hver gruppe bringer deres ideer til den offentlige diskussion.

Den gennemsnitlige gruppestørrelse er tre til syv personer. De kan give udtryk for deres ideer både på generalforsamlingen og direkte til den, der skal træffe beslutningen. En case-analyse omfatter en beskrivelse af problemet, dets sammenligning med lignende cases og en løsning. Det vil sige, at grupperne skal fortælle, hvordan de ser situationen, hvordan den ser ud for dem, og hvilke skridt der bør tages for at løse problemet.

Evaluering af de opnåede resultater

Efter at have udført de aktiviteter, der er udviklet som et resultat af analysen af situationen, bliver det nødvendigt at evaluere disse resultater, det vil sige genanalyse. Kun i dette tilfælde er det ikke virksomhedens tilstand, der kontrolleres, men effekten efter, at løsningerne er implementeret i praksis. For at gøre dette skal du bruge metoden til at sammenligne, hvad der var før og efter ændringerne.

Analysens rolle i virksomhedens arbejde

Uden regelmæssig analyse af situationen fysisknormal udvikling af virksomheden er umulig. Lederen bør altid være opmærksom på, hvad der sker, og være i stand til at bestemme ikke kun virksomhedens tilstand, men også hvad der er udsigterne for dens udvikling. Det hjælper ikke kun med at finde ud af, hvad der er manglerne i virksomhedens arbejde, men også at identificere eksterne trusler og muligheder for at øge dens konkurrenceevne og udvikling. Dette skal dog gøres hurtigt og med minimale omkostninger. Hurtig analyse gør det muligt at opretholde virksomhedens finansielle stabilitet, identificere eksisterende mangler i arbejdet og finde reserver til deres eliminering. Lederen vil i fremtiden kunne bruge de fordele, der giver ham den erfaring og viden, han har fået som følge af arbejdet.