Jobbeskrivelse af en kontorchef med sekretærfunktioner: funktioner og krav

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Selv med et lille personale, som kun omfatter virksomhedens leder og hans medarbejdere, er der brug for en ansvarlig medarbejder, som ville være en organiserende kraft, der er i stand til at styre og kontrollere arbejdsprocessen - det er ideen, der bestemmer teksten af kontorchefens jobbeskrivelse.

Denne stilling kræver, at ansøgeren har et sæt specifikke færdigheder og relevant uddannelse, samt evnen til at interagere med mennesker. Listen over krav er dog ikke begrænset til dette.

Jobbeskrivelse

Allerede på tidspunktet for at søge en stilling kan en kandidat sætte sig ind i den normative handling, der regulerer hans rettigheder, pligter og ansvar i virksomheden. Et sådant dokument kaldes en jobbeskrivelse. Den består af fem hovedsektioner:

1. Generelle bestemmelser. De indeholder alle organisatoriske oplysninger: navnet på virksomheden, stillingen og den strukturelle enhed, den tilhører. Det angiver også underordningen, proceduren for besættelse af en stilling og afskedigelse samt kravene til uddannelse ogkvalifikationer.
2. Ansvar. Dette afsnit indeholder en liste over medarbejderens ansvar samt måder at implementere dem på.
3. En medarbejders rettigheder, det vil sige alle de yderligere muligheder, der bidrager til en effektiv udførelse af opgaver.
4. Ansvar. I overensstemmelse med dette afsnit træffer ledelsen beslutninger om præstationsvurdering, forfremmelse eller straf.
5. Relationer. Dette afsnit regulerer al kommunikation med eksterne og interne afdelinger, som en medarbejder kan have i løbet af udførelsen af deres funktioner.

Principper for udarbejdelse af en jobbeskrivelse

Det normative grundlag for udarbejdelsen af sådanne dokumenter er kvalifikationsregisteret for stillinger som ledere, specialister og andre medarbejdere (1998). Under udviklingen har der været stor opmærksomhed på beskrivelsen af stillingen og betingelserne for, at medarbejderen kan udføre sine opgaver. Arbejdets detaljer er inkluderet i dokumentets titel, f.eks. "Jobbeskrivelse af sekretæren" (kontorchef eller regnskabschef).

Derudover, hvis der er to stillinger med samme titel, men forskellige opgaver, skal der udarbejdes forskellige dokumenter for at afspejle disse forskelle. Jobbeskrivelserne for personaleofficerens kontorchef har visse forskelle fra den samme regel for sekretæren.

Krav til en kontorchef

En kandidat til stillingen på den ene eller anden måde bliver nødt til at lede folk. Dette kan kun være et par personer i en lille virksomhed eller hele det administrative personale i en stor virksomhed. Naturligt,ansøgeren skal være en sikker pc-bruger og kunne arbejde med andet kontorudstyr (scanner, printer eller fax). En kontorchef er ofte en repræsentant for en virksomhed, så god tale og evnen til at skrive forretningsbreve er en forudsætning. Meget ofte kræver virksomheder, at sådanne medarbejdere kender det grundlæggende i kontorarbejde og arbejdslovgivning. Kendskab til mindst ét fremmedsprog er stadig en ønskelig færdighed, men når du søger til en stor virksomhed, er dette allerede et af de obligatoriske krav.

I nogle tilfælde skal kontorchefen kombinere sine opgaver med andre medarbejderes funktioner. Dette fører til en stigning i de nødvendige færdigheder. Så en kontorchef med funktioner som revisor skal have den relevante uddannelse og egne særlige programmer.

Hovedansvar

Typisk jobbeskrivelse for en kontorchef med sekretærfunktioner omfatter følgende elementer:

• håndtering af post, både indgående og udgående; deres omfordeling inden for virksomheden;
• kontrol over tidspunktet for opfyldelsen af forpligtelser i henhold til kontrakter og aftaler;
• foretage udgående og modtage indgående opkald;
• arbejde med kunder og repræsentanter for partnervirksomheder;
• overvågning af tilgængeligheden af nødvendige papirvarer;
• vedligeholde kontorudstyr i funktionsdygtig stand og tilkalde specialister i tilfælde af nedbrud;
• fordeling af tid inden for arbejdsplanen (i noglesager og for lederen);
• organisering af nødvendige begivenheder (møder, konferencer, forretningsrejser, firmafester);
• minutter af møder;
• opdatering og tilføjelse af nyt indhold til virksomhedens websted.

Denne liste inkluderer kun de grundlæggende krav. Andre elementer kan tilføjes i overensstemmelse med detaljerne i den ansættelseskontrakt, der indgås. Jobbeskrivelsen for en kontorchef med funktioner som personaleansvarlig instruerer fx medarbejderen i at vedligeholde og levere al rapporteringsdokumentation rettidigt eller at udskifte lederen af personaleafdelingen i tilfælde af dennes fravær.

Yderligere ansvar

Udover de grundlæggende funktioner indeholder jobbeskrivelsen for en kontorchef en liste over forskellige opgaver, der kan variere afhængigt af virksomhedens aktiviteter. En kontorchef kan pålægges at arbejde med administrative myndigheder, dvs. opnå tilladelse til at drive handel, åbne en filial af en virksomhed eller datterselskab osv.

En af de mest ansvarlige opgaver er den faktiske ledelse af virksomheden i fravær af dens direktør. Det er naturligvis kun muligt, hvis medarbejderen har etableret sig som en ansvarlig og pålidelig person, som man kan stole på. Desuden indeholder stillingsbeskrivelsen for en kontorchef ofte en klausul om behovet for at udstede en generel fuldmagt. Et sådant dokument kan evtkræves f.eks. for at modtage post af høj betydning.

Uformelle krav

Store virksomheder tillader norm alt, at kandidater til denne stilling gør sig bekendt med en eksempel på en kontorchef-jobbeskrivelse på forhånd, så de er fuldt ud klar over listen over krav og ansvar.

Men selv med sådanne beføjelser skal ansøgeren forstå, at han fortsat er en af virksomhedens mange ansatte. I den forbindelse bør man ikke glemme, hvad der ikke er præciseret i jobbeskrivelsen. En kontorchef med funktioner som sekretær skal være en person, der er følsom over for tid for at kunne distribuere den efter behov.

Workflow-opgaver

Det vigtigste krav til hans arbejde er effektivitet, så en person, der har en sådan stilling, er forpligtet til økonomisk at bruge kontormaterialer, kontrollere mængden af forbrugt elektricitet.

For andre medarbejdere i virksomheden er kontorchefen ansvarlig næsten på niveau med hovedet. På grund af dette skal han sikre, at arbejdsforholdene er i overensstemmelse med accepterede sanitære standarder og sikkerhedsregler. Endelig får kontorchefen i udførelsen af sine direkte opgaver adgang til hemmelig dokumentation, så et af kravene er underskrivelse af en aftale om hemmeligholdelse af forretningshemmeligheder eller enhver anden information, der kan skade virksomhedens position på markedet.

Det rigtige kontor-manager

Selvfølgelig giver udførelsen af et sådant antal pligter medarbejderen mulighed for at nyde særlige rettigheder. De er også præciseret i kontorchefens jobbeskrivelse. Essensen af nogle af dem, såsom evnen til at få adgang til fortrolig information, stammer direkte fra behovet for at opfylde deres jobansvar. Andre er forbundet med magtrettigheder. Så kontorchefen har ret til at kræve af resten af medarbejderne at rette de fejl, de har begået ved uagtsomhed i produktionsdokumenter, angive mængden af opmuntring for dem eller pålægge sanktioner for uagtsomme.

Ofte er kontorchefen bindeleddet mellem medarbejdere og ledere. Denne stilling giver ham mulighed for at stræbe efter bedre arbejdsforhold og fremlægge kollektive ønsker om at forbedre kvaliteten af arbejdet i både en enkelt afdeling og virksomheden som helhed.

Funktioner i jobbeskrivelsen for kontorchefen for salgsafdelingen

Kontorchefer har længe været uundværlige i store og små virksomheder, så de har brug for nogle særlige kompetencer til at besætte sådan en ledig stilling. Et almindeligt tilfælde er, når flere kontorchefer arbejder på samme virksomhed med særlige funktioner, hvor der er en senior. Deres jobbeskrivelser er stort set de samme, men adskiller sig i et ekstra sæt funktioner.

Hvis en kontorchef arbejder i salgsafdelingen, kan hans jobbeskrivelse indeholde elementer såsom:

• søg efter nye forretninger;
• sporing af ændringer i efterspørgselsstrukturen;
• udarbejdelse af rapporteringsdokumenter om perfekt salg;
• direkte arbejde med kunden for at modtage ordrer og deres efterfølgende behandling;
• arbejde for at informere kunderne om mulige ændringer i varesortimentet og genberegning af priser;
• organiser nødvendige møder;
• underskrivelse af kontrakter om levering af varer.

Yderligere krav kan være relateret til specifikationerne for de varer, som virksomheden tilbyder. Hvis virksomheden er involveret i salg og køb af fast ejendom, kan en kontorchefs opgaver omfatte udarbejdelse af informationshæfter og udførelse af specifikke dokumenter.

Ansvar for kontorchefen

I tilfælde af manglende opfyldelse af deres pligter, når de begår lovovertrædelser, herunder afsløring af forretningshemmeligheder, eller andre handlinger, der skader virksomhedens image, er kontorchefen ansvarlig i overensstemmelse med normerne for det administrative, civile og straffelove. Hvis der er forvoldt materiel skade på organisationen, idømmes straffen i overensstemmelse med bestemmelserne i arbejdsloven.