Kontorchef. Jobansvar

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

I stillingen som "kontorchef" ser de fleste arbejdsgivere en medarbejder, der udfører en ret bred vifte af opgaver. Formålet med at introducere denne enhed i personalelisten er at sikre en gnidningsløs drift af kontoret eller endda flere tjenester, der er ansvarlige for dette. Hvis du ikke har brug for en almindelig sekretær, der besvarer opkald, modtager post og besøgende, så er en kontorchef selvfølgelig en leder, da denne medarbejder har brug for visse beføjelser og autoriteter. Uden dette vil han ikke være i stand til effektivt at udføre de pligter, der er tildelt ham.

Som en del af dens hovedopgave bør listen over opgaver, som en kontorchef skal udføre, dække mindst fem områder. Samtidig skal det forstås, at kontoret ikke er et rum, hvor chefen sidder, men et sted, hvor der stadig udføres administrative og ledelsesmæssige funktioner. Det betyder, at deres kvalitet og deadlines vil afhænge af, hvordan kontorchefens arbejde vil blive bygget op.

Ledelsesansvar. Disse omfatter kontorplanlægning, organisationsstruktur, medarbejderledelse, virksomhedskultur, politikudvikling.kommunikation med modparter og kontrol over dens overholdelse.

Administrative funktioner. De dækker organisering af kontorarbejde, etablering af relationer mellem tjenester, fordeling af kontorlokaler blandt medarbejderne.

Husholdningspligter. Kontorchefen skal organisere indkøb af kontorudstyr, papirvarer, forbrugsvarer og husholdningsudstyr. Derudover skal han sørge for kontorrengøring, vedligeholdelse af kontorudstyr, rettidig betaling af forbrugsregninger, husleje osv.

Kontrolopgaver. Dette aktivitetsområde omfatter udførelse af revisioner, revisioner, opgørelse over væsentlige aktiver, dokumentation.

Rapportering. De omfatter udarbejdelse af rapporteringsdokumentation (information) til lederen.

Afhængig af størrelsen af organisationen kan denne medarbejder være en enkelt leder med ledelsesbeføjelser (for små firmaer), eller kan lede en hel afdeling. Samtidig bør organisationens leder forstå, at ønsket om at universalisere medarbejderne ved at tilskrive ting, der ligger inden for andre tjenesters kompetence i deres pligter, ikke altid er berettiget. Du bør fx ikke belaste en sådan medarbejder med regnskab, personaleledelse mv. En sådan blanding påvirker norm alt kvaliteten af arbejdet negativt. Grunden til dette ligger i, at disse ansvarsområder er meget bredere end ansvaret for at vedligeholde kontoret, de gennemsyrer hele organisationen som helhed. Når du skriver et CV, skal en kontorchef derfor gøre detfokusere på erhvervserfaring og færdigheder inden for ovennævnte fem aktivitetsområder, frem for at smøre dem ind i en for bred vifte af opgaver, som ofte ikke er relateret til driften af kontoret. Samtidig bør en arbejdsgiver, der leder efter en kvalificeret medarbejder inden for dette område, ikke glemme, hvorfor han har brug for denne medarbejder, og ikke fremsætte overflødige krav, som ikke er relateret til hovedfunktionen.