Projektets interessenter. Forfattere og projektledere

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

For at konkurrere med succes på dagens marked og få succes i deres bestræbelser, bruger mange virksomheder projektmetoden. Det giver dig mulighed for at få et færdigt produkt af høj kvalitet på en begrænset tid. For at gøre denne proces effektiv skal du kende dens essens, detaljer og implementeringsfunktioner.

Definition af begrebet

Ordet "projekt" kommer fra engelsk. projekt, fra lat. projectus "smidt fremad, fremspringende" og har flere betydninger afhængigt af det område, hvor det påføres. Inden for ledelse er der tale om en tidsbegrænset virksomhed, hvis formål er at skabe et nyt, unikt produkt, service eller resultat. Gennemførelsen af dette sæt aktiviteter sikrer modtagelse af fordele for projektets vigtigste interessenter (kunder, investorer, leverandører). Denne form for arbejde er meget brugt af bygge-, ingeniør-, virksomhedssoftware- eller marketingvirksomheder, visse grupper af mennesker og succesrige virksomheder tyer til denne metode i deres aktiviteter.personlighed.

Funktioner

Det er et projekt, ikke et sæt opgaver, der skal udføres, hvis aktiviteten, der skal udføres, har en række karakteristika, nemlig:

• begrænset i tid (en udtænkt begivenhed har en startdato og en dato for modtagelse af det endelige resultat, eller et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste forventes som resultat);
• unikhed er et af de vigtigste kendetegn ved implementeringen, mens det kun kan være nyt for arrangøren eller projektdeltagerne og ikke for alle medarbejdere;
• begrænsning af midler og andre ressourcer, der er nødvendige for at udføre denne proces (tid, penge, arbejdskraft, teknisk support).

I et almindeligt menneskes liv kan et projekt være at flytte til en anden by, købe et nyt hus, søge job, starte en virksomhed osv., i erhvervslivet er det at skabe et nyt produkt, udvide marked, starte en ny reklamekampagne, skabe ny produktionskapacitet. Det er denne metode, der giver dig mulighed for at tage nye skridt i organisationers eller enkeltpersoners aktiviteter, så projektets interessenter bruger den, når de udvikler enhver innovation.

Nøgledeltagere i processen

Denne kategori omfatter personer (organisationer), som har direkte gavn af implementeringen af den påtænkte virksomhed. Disse omfatter:

• Initiatorer - mennesker, der argumenterer for behovet for et projekt. De kan være ansatte på ethvert niveau i og uden for virksomheden.
• Sponsorer er hovedsageligt ansatte hos højerelink til virksomheden, der overvåger dens forløb fra kundens side. De fører tilsyn med implementeringen af dette sæt aktiviteter og giver kilder til projektfinansiering, materiale og andre former for støtte, samt opnår de planlagte fordele for organisationen. Sponsorer udpeger en leder, der vil lede processen, give ham alle de nødvendige midler og rapportere om fremskridt med handlinger til den øverste ledelse (CEO, bestyrelse, osv.).
• Projektlederen er den leder, der er ansvarlig for implementeringen af den givne virksomhed. Dens opgaver er: kontrol over opnåelsen af det endelige resultat til tiden, sparer niveauet for grænsen for de leverede ressourcer og høj kvalitet af det endelige produkt eller service. Han beskæftiger sig dagligt med projektet, styrer teamets handlinger, kontrollerer opfyldelsen af de stillede krav, tager hensyn til og aftaler ønsker fra alle interesserede parter, og modtager om nødvendigt assistance fra administratoren eller en team af specialister midlertidigt oprettet for at løse opgaverne.

Disse projektdeltagere bliver i sidste ende ejere af det endelige produkt (resultat), derfor dikterer de deres krav til projektet, finansierer det ved at investere deres egne eller eksterne midler og indgår også kontrakter med entreprenører, der er nødvendige for den planlagte aktiviteter.

Realizers af planen

Medlemmer af planteamet er enkeltpersoner eller enheder, der deltager i virksomheden, eller de parter, derhvis interesser kan blive påvirket af opnåelsen af målet.

I henhold til graden af involvering i denne type aktivitet er der tre hovedgrupper af ligesindede:

• Hovedteamet er medarbejdere (organisationer), som er direkte involveret i implementeringen af planen.
• Udvidet team - fagfolk, der indirekte yder professionel assistance.
• Projektets interessenter (interne og eksterne) - organisationer eller medarbejdere, der påvirker repræsentanter for den første og anden gruppe, uden at de engagerer sig i direkte interaktion med direkte deltagere. De foretager deres egne justeringer af processens forløb eller mærker direkte virkningen af implementeringen af planen på deres aktiviteter.

Mulige deltagere i virksomheden

Nogle gange er eksterne enkeltpersoner eller organisationer involveret for at gøre dette sæt begivenheder til en succes. Nemlig:

• Investorer er mennesker, der investerer i et projekt, for eksempel i form af lån. Nogle gange er investoren kunden, ellers er de banker, fonde og andre store virksomheder.
• Entreprenører - parter, der påtager sig forpligtelser til at udføre arbejde i henhold til aftalen (kontrakten). Det kan enten være en del af opgaverne, eller hele projektet. Tildel hovedentreprenøren og underleverandøren, som indgår et kontraktforhold med ham og leverer en del af de aft alte ydelser.
• Leverandører - projektets interessenter, der forsyner kunden med de nødvendige materialer, teknisk udstyr osv.
• Statslige organer - bosættelsens administrative apparat,som overvåger implementeringen af sociale, miljømæssige, samfundsmæssige og offentlige krav.
• Forbrugere - folk, der køber færdige produkter eller bruger slutresultatet, der bestemmer ønsket om et produkt eller en tjeneste og giver efterspørgsel efter dem.

Muligheden for disse parters deltagelse i projektet afhænger af dets type, type, omfang og grad af kompleksitet. En leders arbejde skal nødvendigvis dække alle interesserede parter og sørge for koordinering af deres behov.

Hvem fører tilsyn med processen?

Forfatterne af projekter er som regel specialister (arkitekter, designere, bygherrer), og lederen sikrer gennemførelsen af den planlagte virksomhed. Dette er en medarbejder på ledelsesniveau, afdelingslederen. Hans ansvar omfatter overvågning af implementeringen af planen til tiden, brugen af tilgængelige ressourcer og kvaliteten af det endelige produkt.

Prioriteten er det første aspekt, da det giver dig mulighed for at undgå omkostningsoverskridelser og problemer i løbet af arbejdet. Når man leder et projekt, er fokus derfor altid på virksomhedens tidsplan.

Projektlederfunktioner

Effektiviteten af virksomhedsledelse afhænger direkte af den korrekte magtfordeling mellem simple udøvere, nøgleteammedlemmer og lederen. Beføjelser og funktionelle ansvar for sidstnævnte bestemmes enten af kunden eller projektcharteret (hvis det udføres inden for virksomheden).

KEn leders hovedansvar omfatter:

• Organiser konceptstrukturen og form virksomhedens ledelsesteam.
• Søg efter de nødvendige midler og ressourcer til implementeringen.
• Analyse af projektets interessenters indvirkning på processens fremskridt.
• Uddannelse af det nødvendige personale til at udføre opgaverne, deres motivation.
• Uddannelse af kommissorium og ansvar for alle deltagere, fastsættelse af ansvarsniveauet for projektledelsesteamet.
• Udvikling af en forretningsplan og tidsplan, udregning af budget og budgettering, analyse af mulige risici og finde måder at eliminere dem på.
• Overvågning af gennemførelsen af alle typer arbejde i henhold til planen.
• Underskrivelse af kontrakter for udførelse af opgaver, overvågning af deres udførelse og rettidig lukning.
• Etablering af kommunikation mellem ledelsesteamet og andre projektdeltagere.
• Modtagelse af rapporteringsmateriale og deres analyse.
• Kommunikation med kunden med henblik på at give alle oplysninger af interesse for denne, samt for at indhente information om ønsker eller krav til det endelige resultat.
• Overvågning af alle projektdeltageres arbejde og rettidig lukning.

Rækken af funktionelle opgaver for en leder er ret stor, og kun med specifik viden og omhyggelig organisering af hans aktiviteter kan han sikre virksomhedens succes.

Society of performers

For at implementere projektet opretter lederen 2grupper af medarbejdere: projektteam og lederled. Slutresultatet afhænger i høj grad af kvaliteten af det arbejde, der udføres af disse to organisationsstrukturer.

Projektteam - disse er specialister og/eller organisationer, der udfører arbejde i virksomheden og er ansvarlige over for ledelsen for deres implementering og kvalitet. Denne gruppe oprettes for varigheden af de planlagte aktiviteter. Det kan omfatte både internt og tiltrukket arbejdskraft (grupper).

Ledelsesteamet omfatter medarbejdere fra den første gruppe, som er direkte relateret til at overvåge processen og træffe ledelsesbeslutninger. Virksomhedens succes, antallet af risici og problemer, der opstår i forbindelse med løsning af problemer, afhænger af, hvordan lederen korrekt udvælger kunstnerne i denne gruppe.

Medarbejdere på ledelsesniveau er som ingen andre ansvarlige for implementeringen af deres arbejdsomfang, hvis omfang kan være forskelligt: fra udarbejdelse af et dokument til et færdigt delprojekt. Nogle gange samler virksomhedens leder en gruppe nøglepersoner (underteam), som er dannet i overensstemmelse med pakkerne med nødvendigt arbejde eller delprojekter.

For at sikre implementeringen af den fastsatte plan til tiden, er det nødvendigt, at hver medarbejder kender omfanget af deres funktionelle opgaver, kravene til det udførte arbejde, niveauet af personligt ansvar, timingen og former for rapporterer om deres aktiviteter.

Identifikation af projektets interessenter

Ethvert sæt handlinger er rettet mod at opnå det endelige resultat. Det endelige produkt er kundens vision. Når man starter et arrangement, er det svært at sige, om resultatet lever op til forventningerne. For at planlægningen skal lykkes, skal kilder til usikkerhed identificeres. Årsagerne til fiasko er ofte manglende forventninger fra projektet, som skal ændre sig i løbet af arbejdet. Initiativtagerne til sådanne ændringer er ofte projektinteressenter. Et eksempel kan være sponsorer, leverandører, myndigheder osv. De har ret til at fremsætte deres ønsker om resultater, som kan afvige fra hinanden.

Hvis ovennævnte personer eller organisationer kan påvirke projektets forløb, og lederen ikke vidste eller ikke tog højde for dette, så vil deres indgriben ændre forløbet for hele den planlagte virksomhed, og han vil have at lave justeringer undervejs. Der bør ikke være mangler i en leders arbejde.

Der er flere måder at identificere agenter eller virksomheder, for hvilke realiseringen af hensigten kan have sin betydning:

• Klassificering, dvs. at udskille alle virksomheder, grupper, personer, der har nogen relation til projektet. Dette omfatter: sponsorer, kunder, leverandører, produktbrugere, ledere, konkurrenter, ledere, forretningspartnere, medier, myndigheder osv. En komplet liste over alle mulige interessenter er samlet her, og om der er bestemt en fordel for dem.
• Nominering, hvis essens er, at lederen bestemmer hovedinteressenten, for eksempel sponsoren, virksomhedens leder, som udarbejder en liste over alle deltagere, i hvis styrkepåvirke virksomhedens gang.
• Studiedokumentation.

Succesen for virksomheden og antallet af problemer, der opstår, afhænger af fuldstændigheden af definitionen af projektets interessenter.

Kontrol over implementeringen af planen

Opfyldelse af planen overvåges ved afholdelse af teammøder, hvis medlemmer oplyser om mængden af udført arbejde og samtidig angiver, hvor meget tid der stadig er brug for at løse opgaverne til tiden. Disse data kontrolleres i forhold til kalenderplanen. Hvis der er forudset en forsinkelse, overvejes forskellige muligheder for at løse problemet, og en af dem tages til udførelse. På samme måde løses problemet med en afvigelse fra mængden af tilførte midler og ressourcer, samt det endelige kvalitetsniveau.

Projektimplementering er en god måde for organisationer, hvis aktiviteter er rettet mod virksomhedens udvikling. At kende komponenterne i designprocessen giver dig mulighed for at opnå gode resultater til minimale omkostninger på kort tid, og koordineret interaktion med projektets interessenter åbner nye horisonter for at drive forretning.