AHO-specialist - hvem er det? Administrativ og økonomisk afdeling: struktur, medarbejdere, ledelse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hver person, der har haft erhvervserfaring, forstår, hvor vigtigt det er, når en virksomhed korrekt opretholder vital aktivitet og sikrer medarbejdernes sikkerhed. Lad os finde ud af, hvilke medarbejdere der skal inkluderes i virksomhedens personale for at gøre opholdet behageligt.

Hvorfor AXO er oprettet

Først, lad os præcisere, at AHO er en administrativ og økonomisk afdeling. Typisk skabes sådanne strukturelle enheder i store virksomheder med en forgrenet struktur af økonomisk aktivitet. I små virksomheder kan en hel afdelings funktioner udføres af én person. Hovedfunktionen for medarbejderne i denne afdeling er at organisere administrative og økonomiske aktiviteter kompetent, minimere virksomhedens omkostninger til at sikre dens vitale aktivitet og skabe behagelige forhold for ophold på arbejdspladsen.

Afdelingsstruktur

Som nævnt ovenfor er en AHO-medarbejder en stilling, der er mere typisk for en stor organisation, hvor de danner en selvstændig strukturel enhed og opretter en stillingom AXO.

I flere tusinde bedrifter inden for rammerne af AHO kan grunde, grupper tildeles.

Så inden for afdelingen kan der skelnes mellem sektorer:

1. Planlægning og beregning, hvis hovedopgave er at planlægge udgifter og bestemme deres gennemførlighed.

2. Materiale og ressource - kontrollerer accepten af forbrugsvarer.

3. Social tryghed - skaber betingelser for en behagelig tilværelse for virksomhedens ansatte.

Afdelingens hovedopgaver

Denne enhed er tildelt en del opgaver, i en stor organisation hører man sjældent spørgsmålet: "AHO-specialist - hvem er det?"

Alle medlemmer af teamet forstår, at medarbejderne i afdelingen beskæftiger sig med vigtige spørgsmål, hvis løsning bidrager til en effektiv drift af virksomheden:

• husholdning;
• vedligeholdelse af interiør og bygning;
• skabe behagelige arbejdsforhold.

Administrativ og økonomisk afdeling. Funktioner

På grund af det faktum, at opgaverne før denne strukturelle enhed kan være meget forskellige, men på en eller anden måde relateret til levering af økonomiske tjenester på det rette niveau, kan følgende funktioner identificeres:

• sikre korrekt vedligeholdelse af virksomhedens lokaler;
• overvågning af udstyrets korrekte funktion;
• planlægning af genopbygning, reparation af bygninger;
• implementering af planlagte reparationer, detkontrol og accept;
• forskønnelse af bygningen og dens facade, landskabspleje;
• vurdering af omkostninger;
• udførelse af al nødvendig dokumentation;
• forsyner kontormedarbejdere med alt, hvad de behøver for at arbejde effektivt.

Baseret på dette kan vi konkludere, at arbejde i AHO kræver overholdelse af en lang række regler og forskrifter og er uløseligt forbundet med en høj grad af ansvar for udførelsen af arbejdet.

Om rettigheder

Lad os nu tale om, hvilke rettigheder en AXO-specialist har (vi har allerede besluttet, hvem det er). Også i dette afsnit vil det blive angivet, hvem der er ansvarlig for varetagelsen af opgaver af afdelingens medarbejdere.

Som forventet indeholder dette afsnit alt relateret til kontrol af overholdelse af forskellige standarder, krav til bevarelse af virksomhedens ejendom, som er i drift.

Afdelingen kan også kontrollere korrekt opbevaring af ejendom på lageret, kræve rapporter om brugen af kontorforbrugsvarer.

Selvfølgelig er denne strukturelle enheds ret til at repræsentere virksomhedens interesser i samspil med forskellige institutioner (reparations-, byggeorganisationer), hvis det er nødvendigt for at løse problemer inden for dens ansvarsområde.

Baseret på resultaterne af inspektioner kan lederen af ACS gennem ledelsen iværksætte udstedelse af et påbud om at pålægge en disciplinær sanktion for skade på ejendom.

Om interaktion

AHO-specialist (hvemdet er en leder eller en almindelig medarbejder, det er ligegyldigt) i løbet af sit arbejde opbygger han uden fejl officielle relationer til kolleger fra andre afdelinger. Dette er nødvendigt for kvaliteten af funktionernes ydeevne.

Fra medarbejdere i andre strukturelle afdelinger modtager en medarbejder i den administrative afdeling ansøgninger om indkøb af ting, der er nødvendige til arbejdet (kontorudstyr, papirvarer mv.), samt anmeldelser om skader på ting, skriftlige forklaringer vedr. årsagerne til nedbrud.

AHO fører ikke kun tilsyn med andre afdelinger med udførelsen af den række af opgaver, den er betroet, men udarbejder også planer for gennemførelsen af reparationer i lokalerne baseret på standarderne fra finans- og regnskabstjenesterne.

Derudover interagerer den strukturelle enhed med personaleadministrationsafdelingen (anmodning om bemanding, indhentning af oplysninger om medarbejdernes forretningsrejser) og den juridiske afdeling (anmoder om konsulentbistand ved udarbejdelse af kontrakter).

Om ansvar

Nu er det nødvendigt at berøre det ansvarsområde, som AHO-specialisten har. Den, der beslutter sig for at kontrollere dette, bør vide, at lederen af den administrative og økonomiske afdeling er fuldt ud ansvarlig for udførelsen af funktionerne.

Hans opgaver omfatter blandt andet at organisere arbejdet for medarbejdere i den strukturelle enhed, der er betroet ham. Lederen sikrer høj kvalitet og rettidig udarbejdelse af dokumentation, dokumenthåndtering. Det er lederen af AHO, der er ansvarlig for medarbejdernes udførelseindustriel disciplin. Ansvarsområdet for andre ansatte i den økonomiske afdeling er bestemt af jobbeskrivelser, som kort vil blive diskuteret i denne artikel.

Jobbeskrivelse af lederen af AHO

Medarbejdere, der ikke er involveret i håndteringen af personaledokumenter, tror næppe, at den udpegede instruktion skal opfylde visse krav.

Det er det ikke desto mindre. Dokumentet skal uden fejl indeholde en angivelse af institutlederens kvalifikationer og kravene til erhvervserfaring. Som regel optages specialister med videregående uddannelse (i vores tilfælde kan uddannelse være teknisk eller økonomisk), erhvervserfaring (mindst tre år som specialist, 1-2 år som leder) til lederstillingen.

Afdelingslederen skal kende alle de lokale regler, ordrer for organisationen, der regulerer dens aktiviteter, og også være leder af den virksomhedskultur, der er vedtaget i virksomheden.

I enhver stillingsbeskrivelse, hvad enten det er en chef, en ACS-ingeniør eller en anden medarbejder, er det nødvendigt at medtage krav om kendskab til normerne og reglerne for arbejdsmiljø, brandsikkerhed.

Dokumentet skal også indeholde oplysninger om, hvem der er nærmeste leder for medarbejderen, som afløser ham under sygdom.

Ansvaret for stillingen som "chef for AHO" har i mange henseender noget til fælles med afdelingens funktioner, hvilket ikke er overraskende. Ikke desto mindre, lad os betegne dem:

• sikre kvalitetsservice og overholdelseog reglerne for SNiP for tilstanden af bygningen og interne lokaler;
• budgettering, renoveringsplanlægning;
• forsyne virksomhedens medarbejdere med de nødvendige møbler, apparater, inventar, vedligeholde deres regnskab for virksomheden, organisere den rationelle brug af materialer;
• udførelse af forv altning af arbejder til forbedring af territoriet;
• tilrettelæggelse af service på det passende niveau af møder, konferencer og andre begivenheder;
• ledelse af medarbejdere i den enhed, der er betroet ham.

Oplysninger om rettigheder er også påkrævet i jobbeskrivelsen. Her bør vi tale om at indsende projekter for at forbedre servicen til ledelsen, stifte bekendtskab med de dokumenter, der regulerer virksomhedens aktiviteter, informere ledelsen om mangler i økonomisk aktivitet. Som en del af ledelsen af medarbejdere kan en embedsmand fremsætte forslag til forfremmelse/straf af deres specialister.

Ansvarssektionen indeholder oplysninger om behovet for at udføre dine opgaver korrekt og passe godt på din arbejdsgivers ejendom.

Andre stillinger i afdelingen

Strukturen af AHO indebærer eksistensen af et tilstrækkeligt stort antal medarbejdere i den: disse kan være ingeniører, specialister, assistenter.

Afhængigt af hvor kompleks organisationen er, kan der være ledende seniorspecialister, assistenter. Jobbeskrivelsen er selvfølgelig i dette tilfælde foreskrevet direkte for en bestemt stilling og organisation,indebærer en klar ansvarsfordeling.

Separat bør det siges om pligterne for sådanne medarbejdere som pedel, en rengøringsassistent, der er engageret i at bringe territoriet og lokalerne i ordentlig stand. Deres arbejde er ikke specielt svært, men indebærer også en vis grad af ansvar.

Ud fra det foregående kan vi konkludere, at AHO-medarbejdernes arbejde består i kompetent planlægning og at give medarbejderne ressourcer. Samtidig bør specialister ikke tillade overforbrug og nødsituationer.

Således er arbejdet i AHO ikke mindre ansvarligt end i andre stillinger.