Rejseudgifter: betaling, størrelse, opslag

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

For at udføre deres officielle pligter bliver medarbejdere ofte sendt på forretningsrejser. Alle udgifter i forbindelse med rejse, ophold og forplejning betales af organisationen. Læs mere om, hvordan rejseudgifter beregnes og betales i 2018.

lovgivningsmæssig regulering

Dagpenge er en medarbejders udgifter forbundet med hans ophold uden for bopælen. Ifølge art. 168 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, skal disse omkostninger betales af arbejdsgiveren med det beløb, der er foreskrevet i organisationens lovbestemte politik.

Rejseudgifter i Rusland er ikke vederlag for arbejde, men kompensationsbetalinger. Dagpenge afhænger ikke af medarbejderens udførelse af arbejdsfunktioner. Selvom disse opgaver ikke blev udført under en forretningsrejse på grund af nedetid, skal virksomheden stadig betale dagpenge.

På det lovgivningsmæssige plan er der normer for rejseudgifter, der ikke beskattes. Ifølge art. 217 i skatteloven, hvis kompensationsbeløbet ikke overstiger 700 rubler for forretningsrejser i landet og 2500 rubler for forretningsrejser i udlandet, såorganisationen må ikke betale skat. Det betyder ikke, at organisationen ikke har ret til at etablere en betaling ud over normen. Du skal blot betale skat af forskellen. Hvis virksomhedens regnskabspraksis angiver beløbet for rejsegodtgørelse på niveauet 1000 rubler, skal personlig indkomstskat tilbageholdes fra forskellen (1000 - 700=300 rubler).

Udbetalingsprocedure

Dagpenge refunderes for hver dag brugt på en forretningsrejse. Der betales også weekender, arbejdsfri, ferie- og rejsedage. Hvis en medarbejder tog afsted søndag morgen og vendte tilbage en uge senere lørdag, så skal alle weekender for denne periode (4 dage) kompenseres. Lovgivningen giver ikke mulighed for udbetaling af dagpenge, men arbejdsgiveren kan efter eget skøn indføre en sådan klausul i regnskabspraksis. Samtidig er han forpligtet til at udstede et forskud inden rejsen.

Refunderbare udgifter:

• til rejser og lejeboliger;
• livsudgifter (dagpenge);
• andre udgifter afholdt efter anvisning eller med tilladelse fra lederen, også selvom de ikke var aft alt på forhånd.

Eksempel 1

Virksomhedens regnskabspolitik giver mulighed for en betaling på 45 euro (3.330 rubler) pr. opholdsdag på en forretningsrejse i udlandet og 700 rubler. - på Den Russiske Føderations område. Medarbejderen var fraværende i 10 dage: fra 1. til 10. juli. I de første 9 dage er han berettiget til en betaling på 45 x 9=405 euro (29.965 rubler). Dags retur til Rusland betales med en kurs på 700 rubler. På datoen for forudbetalingen var eurokursen 70 rubler og på godkendelsesdagenforhåndsrapport - 68 rubler. Beregn størrelsen af rejseudgifter.

Da medarbejderen har modtaget kompensation før rejsen, vil genberegningen af de udstedte beløb blive udført med satsen for udstedelse af midler:

• 405 x 70=28.350 rubler - i de første 9 dage.
• I alt påløbet: 28.350 + 700=29.050 rubler
• Satsen for skattefrie betalinger i henhold til loven=9 x 2500=22.500 rubler.
• Forskel: 29.050 - 22.500=6.550 rubler - personlig indkomstskat skal tilbageholdes af dette beløb.

Dokumentation

Grundlaget for at tage på rejse er en skriftlig ordre fra arbejdsgiveren - en ordre. Organisationen kan bruge den forenede formular nr. T-9 eller udvikle sin egen. Dokumentet skal angive sted, dato, formål med rejsen, certifikatnummer, jobtildeling. Den samme lov foreskriver størrelsen af dagpenge og andre begrænsede betalinger.

Inden rejsen skal medarbejderen modtage forudbetaling, og ved hjemkomst afgive rapport om anvendelse af midler og udført opgave. Der er afsat tre dage til udarbejdelse af dokumentet. Organisationen udvikler selv indberetningsskemaet. Ud over dokumentet skal originaler af alle forbrugsdokumenter vedlægges.

Hvis lederen accepterer medarbejderens arbejde, er revisor forpligtet til at afspejle alle udgifter i balancen. Hvis formålet med rejsen ikke opfyldes, kan en del af udgifterne fratrækkes medarbejderens indkomst. Hvis en medarbejder brugte flere penge, end han modtog fra kassen, såer der sket ændringer i rejseudgifter, skal du betale overskridelsen. Det ubrugte beløb skal returneres til kassereren, ellers vil saldoen blive trukket fra medarbejderens indkomst.

Udenlandske forretningsrejser

På internationale rejser er datoen for grænsepassage den første dag på en forretningsrejse i udlandet, og når man rejser til Den Russiske Føderation, betales den med den sats, der er fastsat for indenlandske forretningsrejser. Beregninger foretages i henhold til grænsemyndighedernes mærker i passet.

Hvis en medarbejder tager på en udlandsrejse, skal han købe værtslandets valuta. Denne funktion kan organisationen påtage sig ved i lokale love at foreskrive betaling af midler i fremmed valuta. Dollars og euros kan veksles i enhver bank i landet, i modsætning til sjældnere nationale enheder. Dette bør tages i betragtning ved udarbejdelsen af lokale love. Hvis organisationen er klar til at betale rejseudgifter i fremmed valuta, er det bedre at veksle til dollar eller euro.

Regnskab for sådanne beløb i regnskaber udføres stadig i rubler, men under hensyntagen til følgende funktioner:

• hvis en forudbetaling overføres til et rubelkort, skal beløbet beregnes efter valutakursen på betalingsdatoen;
• hvis betaling sker kontant, skal den rubelomregningskurs, der er angivet i valutakøbsbeviset, anvendes.

Antal dage

Den faktiske varighed af ophold på en forretningsrejse bestemmes af rejsedokumenter, det vil sige billetter. Hvis medarbejderen tog på forretningsrejse i bil, så beregndage kan stå på et notat, som han er forpligtet til at give ved hjemkomsten. Derudover skal alle dokumenter, der bekræfter brugen af transport (fragtbrev, regninger, kvitteringer, checks osv.) vedlægges.

Dagsture

Der er ingen juridisk specificeret minimumsperiode for en forretningsrejse. Lederens opgave kan løses på én dag. Hvordan kan jeg få dækket omkostningerne i dette tilfælde? Processen med at dokumentere en forretningsrejse afhænger ikke af dens varighed. Regnskabsafdelingen skal udarbejde en ordre, sætte en markering i timesedlen og udstede forudbetaling til medarbejderen. Efter hjemkomsten er han forpligtet til at rapportere om de afholdte udgifter og returnere forskellen til organisationens kasse. Der ydes ikke dagpenge for korte ture. Det er dog ikke en god idé at lade en medarbejder stå uden penge. I dette tilfælde kan arbejdsgiveren betale ham et vist beløb, for eksempel 50 % af den skyldige kompensation pr. dag. Denne kompensation er skattefri.

CIS-lande

Rejser til CIS-landene tages i betragtning separat. Da der ikke er et stempel i passet ved grænsepassage, er perioden bestemt af rejsedokumenter. Afrejsedagen er køretøjets afrejsedato, og ankomstdagen er den dag, hvor tidspunktet for køretøjets ankomst til hjembyen falder. Størrelsen af betalingen fastsættes af arbejdsgiveren. Ikke-skattepligtige kompensationsbeløb forbliver de samme - 700 og 2500 rubler. Forsinkelser på vejen betales af lederens beslutning, hvis der er dokumenter, der bekræfter kendsgerningen af tvungetforsinkelser.

Eksempel 2

En medarbejder tager på forretningsrejse i 3 dage.

• 10.08.17 kl. 22:10 tog medarbejderen toget til Astana.
• 11.08.17 kl. 11:00 ankom toget til Astana. Det vil sige, at medarbejderen krydsede grænsen allerede den 11.08.17.
• 11.08 og 12.07 var medarbejderen på vagt.
• 12.08 - toget til Rusland gik kl. 15:05.
• 12.08 kl. 23:40 ankom toget til Rusland. Det vil sige, at medarbejderen krydsede grænsen allerede den 12.08.17.

Daglig godtgørelse i Den Russiske Føderation på et beløb på 700 rubler blev optjent for 10. og 12. august. For den 11. august skal der påløbe en betaling på 2.500 rubler. I alt for forretningsrejseperioden vil medarbejderen modtage: 700 x 2 + 2500=3900 rubler

Drift i BU

Regnskab for rejseudgifter i 2018 sker som hidtil på baggrund af en forhåndsrapport. Udgiftsbeløb afspejles i omkostningsregnskabet, da en forretningsrejse er en forretningsrejse.

En forudsætning for rejsen er den foreløbige udstedelse af et forskud. Revisor kan udstede midler fra kasseapparatet eller overføre til et bankkort. Forskuddet beregnes ud fra rejsens varighed og de omtrentlige omkostninger ved forretningsrejsen. I BU udføres denne operation som følger:

• Dt 71 Ct 50 - udstedelse af ansvarlige beløb fra kassen.
• Dt 71 Ct 51 - overførsel af ansvarlige beløb til kortet.

Yderligere bogføring af rejseudgifter afhænger af formålet med rejsen. Omkostningerne vil blive belastet omkostningsregnskabet for den enhed, hvis problemer er rettet.bestemme medarbejderen. For eksempel:

• Dt 20 Kt 71 - medarbejderen blev sendt på tur for at udføre arbejde med kunden.
• Dt 44 Kt 71 - turen er relateret til salg af varer.
• Dt 08 Ct 71 - en medarbejder tager på forretningsrejse for at gennemføre en transaktion for salg af ejendom.
• Dt 28 Kt 71 - behovet for forretningsrejser for at returnere defekte produkter.
• Dt 19 Kt 71 - der tages højde for moms på forskudsbeløb.
• Dt 68 Ct 19 - skattefradrag på faktura.

Afkastet af ubrugte midler afspejles i følgende transaktioner:

• Dt 50 Kt 71 - forudbetaling til kassereren.
• Dt 51 Kt 71 - indbetaling af saldoen på den løbende konto.
• Dt 70 Kt 71 - tilbageholdelse af saldoen af forskuddet fra lønnen.

Du kan kun beholde beløbet, hvis der er gået mere end en måned, og medarbejderen ikke gør indsigelse mod denne handling. Ellers bliver arbejdsgiveren nødt til at gå rettens vej.

UST, sociale bidrag og andre skatter

I henhold til føderal lov nr. 216 "Om ændring af den russiske føderations skattelov", fra 01.01.2008 refusion af rejseudgifter, der overstiger 700 rubler. og 2500 rubler. for hver dag, de er på forretningsrejse på Den Russiske Føderations territorium og i udlandet, er de underlagt personlig indkomstskat, UST og sociale bidrag. Arbejdsgiveren fastsætter selv størrelsen af erstatningsudbetalingerne. Uanset deres størrelse reduceres indkomstskattegrundlaget med den faktiske udbetaling af kompensation.

Af skattemæssige årsager omfatter organisationens udgifter:

• Arbejderens rejse tilbegge sider.
• Leje af indkvartering, inklusive yderligere tjenester på hotellet (undtagen udgifter til service i barer, på værelset, til brug af wellness-faciliteter).
• Udstedelse og udstedelse af visa.
• Køretøjsadgang.

Funktioner ved beregninger

Medarbejder er ikke forpligtet til at rapportere, hvor han brugte dagpenge. Dog kan Federal Tax Service kontrollere den rimelige beregning af beløbet baseret på rejsens varighed. Disse kan være dokumenter, der bekræfter rejsen, opholdet eller et rejsedokument.

Under en forretningsrejse kan der være udgifter, som ikke er aft alt på forhånd. For eksempel udgifter til pakning af bagage. Refusion af disse udgifter er kun tilladt, hvis muligheden for deres kompensation er specificeret i den lokale lov, og der er bevis for, at operationen blev udført i produktionsformål. Det vil sige, det var nødvendigt at pakke dokumenterne, organisationens ejendom. I modsat fald vil sådanne udgifter skulle henføres til medarbejderens indkomst med efterfølgende tilbageholdelse af personlig indkomstskat.

Måltidsrefusion er ikke relateret til forretningsrejser. Det er underforstået, at medarbejderen kompenserer disse udgifter selvstændigt i størrelsen af dagpenge. Men ledelsen kan i lokale love sørge for udgifter til betaling af mad ud over dagpengene og tilbageholde personlig indkomstskat af disse beløb. Hvis udgifterne til overnatning på et hotel, fly eller rejse inkluderer udgifter til mad, tilbageholdes skatten ikke.

Vi vil særskilt overveje den situation, hvor rejsen påbegyndes af den bestillende organisation. Det er parterne meget ofte enige omrefusion vil være baseret på faktiske omkostninger. En organisation kan dog kun sende sine medarbejdere på forretningsrejse. Og i dette tilfælde beholder kunden ikke regnskabsudgifterne, da dette betragtes som en betaling for en anden organisations (eksekutor) tjenester. I dette tilfælde skal kontrakten mellem virksomheder angive, at godtgørelsen af sådanne udgifter vil være inkluderet i prisen på varerne, samt angive kravene til dokumenter og fristerne for deres indsendelse. Ved rejsebilletter og andre kontroller kan kunden kun kontrollere rigtigheden af omkostningsberegningen. Hvis entreprenøren er på det almindelige skattesystem, er omkostningerne til ydelser momspligtige. Hvis kunden er en udenlandsk virksomhed, er der ingen skatterefusion.

Konklusion

Hvis en medarbejder sendes på forretningsrejse, skal vedkommende have godtgørelse for rejseudgifter. Dagpengene fastsættes af arbejdsgiveren og er fastsat i lokale love. Dagpenge udbetales for hver dag på en forretningsrejse, herunder fridage, helligdage. Inden rejsen skal medarbejderen optjene og betale forskud. Han rapporterer om alle regnskabspligtige beløb efter turen. Ubrugte beløb skal returneres til kassereren, og overforbrug skal kompenseres til medarbejderen umiddelbart efter, at rejserapporten er godkendt.