Betaling for brændstof og smøremidler: kontraktudførelse, beregningsprocedure, regler og funktioner for registrering, periodisering og betaling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Der opstår ofte situationer, når en medarbejder på grund af produktionsbehov er tvunget til at bruge sin ejendom. Oftest handler det om brugen af maskinen. Desuden er arbejdsgiveren forpligtet til at kompensere for dette: betaling for brændstof og smøremidler (POL), afskrivninger og andre omkostninger. Hvordan gør man det så effektivt som muligt?

lovgivningsramme

Ikke mange mennesker forstår engang, hvad det vil sige at betale for brændstof og smøremidler og kompensation for brugen af personlige køretøjer. Og det udnytter arbejdsgiverne. Selvom deres forpligtelse til at kompensere medarbejderen for omkostningerne er nedfældet i artikel 188 i arbejdsloven. Men som det vil fremgå nedenfor, er brugen ikke den bedste mulighed. Meget mere nyttig information er indeholdt i civil- og skattelovgivningen. For at drage fordel af alle de fordele, de giver, skal du forholde dig til problemet korrekt.

Hvordan fungerer det i praksis?

Ofte får en medarbejder et valg: enten går du 300 km til en anden by i varmen på en bus,eller køre i egen bil. Det kommer aldrig bag på ham, at udgifterne til at betale for brændstof og smøremidler og ikke kun kan og bør kompenseres til ham. Virksomheder drager fordel af medarbejdernes juridiske analfabetisme. De fleste ved ikke, hvad brændstof på arbejdspladsen og omkostningskompensation er.

Det gælder i øvrigt ikke kun for bilen, men også for enhver anden personlig ejendom, som medarbejderen bruger i udførelsen af sine officielle opgaver. Kun personlig transport bruges oftest. Derfor er betaling af brændstof og smøremidler til ansatte på bekostning af arbejdsgiveren normen. Selvom ikke alle arbejdsgivere er enige om at betale.

Et par eksempler

Alle, der nogensinde har prøvet at arbejde som salgsrepræsentanter, har oplevet dette. Et andet eksempel, hvor medarbejderne oftest benytter egen transport, er taxaer. For at modtage kompensation skal medarbejderen kun bruge bil eller anden ejendom med ledelsens viden og tilladelse. Og alt skal dokumenteres.

Betaling for brændstof og smøremidler til medarbejdere – hvad er det?

Ofte kender selv regnskabsmedarbejdere ikke svaret på dette spørgsmål, endsige almindelige medarbejdere. Mange mennesker tror, at brændstof og smøremidler kun er brændstof: benzin eller diesel. Dette er ikke helt rigtigt. Faktisk omtales mange flere ting som brændstoffer og smøremidler (brændstoffer og smøremidler):

• smør;
• frostvæske - om vinteren;
• andre nødvendige forbrugsvarer.

Følgelig inkluderer betalingen for brændstof og smøremidler ikke kun udgifterne til brændstof.

Hvordan gør man det officielt?

Der er 3 måderformaliser dine aftaler med arbejdsgiveren:

• tillægsaftale til ansættelseskontrakten;
• biludlejningsaftale;
• kontrakt om levering af transporttjenester.

Hver af dem har sine fordele og ulemper. Lad os se nærmere på dem nedenfor.

Yderligere aftale til ansættelseskontrakten

Det enkleste er at indgå en tillægsaftale med arbejdsgiveren til ansættelseskontrakten. Enklere betyder dog ikke mere effektivt: Det bliver ikke nemt for medarbejderne at modtage betaling for brændstof og smøremidler på arbejdsgiverens bekostning. Nedenfor er et eksempel på en sådan aftale.

Det skal tydeligt fremgå:

• køretøjets mærke og egenskaber;
• beløbet for den månedlige kompensation og de omkostninger, som arbejdsgiveren også kompenserer for: betaling for brændstof og smøremidler, løbende og større reparationer, diagnostik og vedligeholdelse, forsikring;
• frist inden for hvilken den faktiske omkostningsrapport skal indsendes;
• vilkår, inden for hvilke arbejdsgiveren kompenserer medarbejderens udgifter.

Medarbejderen skal ofte rejse efter instruks fra ledelsen, eller arbejdets rejsende karakter sørger for udførelsen af hans officielle pligter. I henhold til loven er betaling for brændstof og smøremidler ved brug af personlige køretøjer, såvel som kompensation for andre udgifter, kun mulig, hvis der er et produktionsbehov.

Hver måned indsender medarbejderen en rapport om sine ture, hvor han angiver:

• rejsedato;
• afgangstidog returner;
• destination;
• formål med turen.

Derudover skal dette dokument indeholde datoen for udarbejdelsen og medarbejderens underskrift.

Fordele og ulemper ved en yderligere aftale

Kompensation for medarbejderens udgifter i henhold til en ansættelseskontrakt er primært fordelagtig for arbejdsgiveren. Når alt kommer til alt, kan du altid begrænse den til den størrelse, der er fastsat i regeringsdekret nr. 92 af 8. februar 2002: 1200 rubler - for biler med en motorkapacitet på mindre end 2000 cm³ og 1500 rubler - for biler med en motorkapacitet på mere end 2000 cm^3.

Det er dog usandsynligt, at en sådan kompensation passer til medarbejderen - med de nuværende benzinpriser er det næsten umuligt at opfylde den. Arbejdsgiveren er derfor nødt til at gå på kompromis og indgå en lejeaftale eller en kontrakt om levering af transportydelser eller betale af egen lomme - det vil ikke være muligt at udligne kompensation gennem skattelettelser.

Hvordan lejer man en bil?

I dette tilfælde vil forholdet mellem parterne være underlagt den civile lovbog. I praksis er bareboat-udlejning mere almindeligt anvendt. Nedenfor kan du se en typisk kontrakt.

Det er obligatorisk at angive i lejeaftalen:

• bilegenskaber: mærke, fremstillingsår, farve, karrosseri- og motornummer, angiv nummer;
• fremlejebetingelser - det er ønskeligt at forbyde arbejdsgiveren at leje en bil til en anden;
• andre arrangementer - hvem og i hvilken tidsramme udfører MOT, hvem betalerforbrugsvarer og vedligeholdelse, til hvilke formål bilen kan bruges - for eksempel kun persontransport.

Når du indgår en lejeaftale, skal du forstå, at du dermed overfører din bil til virksomheden, dog midlertidigt, men til brug. Mens en ansættelseskontrakt kun er dig, der kan bruge bilen.

Derfor skal leasingaftalen præcisere, hvordan arbejdsgiveren kan bruge din bil. Ellers skal du ikke blive overrasket over, at du bliver tvunget til at transportere diverse varer eller en eller anden form for affald - trods alt ejer virksomheden nu bilen, dog midlertidigt.

Vigtigt: Sørg for at fastsætte prisen på bilen på lejetidspunktet i kontrakten.

Ofte er der et problem med, at parterne ikke ved, hvordan de skal foreskrive betaling af brændstof og smøremidler i lejeaftalen. Selv advokater skændes om dette. Beregning af betaling for brændstof og smøremidler foretages på baggrund af fragtbreve - efter det faktiske kilometertal. Hertil er der særlige regler, som afskrivningen foretages på baggrund af.

Eksperter anbefaler stadig at indgå en billejeaftale med betaling for brændstof og smøremidler. Dette er dog efter aftale. Hvis lejekontrakten ikke giver betaling for brændstof, indgås en særskilt aftale om betaling for brændstof og smøremidler med leverandøren, og chaufføren får udstedt et brændstofkort med en vis grænse.

Det er også vigtigt at angive andre nuancer på forhånd: betaler virksomheden dig et fast beløb hver månedeller betaling sker på timebasis - afhængigt af de faktiske arbejdstimer, hvem og hvordan betaler for forsikringen.

Kontrakt om levering af transporttjenester

Bruges meget sjældnere - primært hvis varer transporteres med personlig transport. Forestil dig et flyttefirma. I stedet for at anskaffe eller lease en bil kunne hun have indgået en kontrakt med en læsser, der ejer den ønskede bil om levering af transportydelser.

Læsseren ville således udføre sine umiddelbare opgaver (af- og pålæsning) i henhold til ansættelseskontrakten. Og han ville privat levere tjenester til transport af disse varer fra punkt A til punkt B. Men for dette ville han være nødt til at udstede en IP, fordi iværksætteraktivitet er forbudt i Den Russiske Føderation uden registrering.

Hvordan kan en bilejer optimere afgifter?

For at leje en bil eller levere transporttjenester skal en medarbejder udstede en IP. Han kan strengt taget leje sin bil ud uden at være iværksætter. Men hvis der er flere sådanne biler, så skal du stadig udstede en IP. Derudover betaler han i dette tilfælde mindre skat - 6% på forenklet beskatningsindkomst i stedet for 13% personlig indkomstskat. Der vil dog stadig blive tilbageholdt personlig indkomstskat på 13 % af hans officielle løn.

Der er en anden vigtig nuance her. Uanset den enkelte iværksætters præstation skal denne betale forsikringspræmier, selvom han ikke har ansatte. Beløbet er fast og er i 2018 32.385 rubler. Men hvis indkomsten for en individuel iværksætter overstiger 300.000 rubler om året, såyderligere betaling på 1 % af forskellen "indkomst minus 300.000 rubler".

Mængden af forsikringspræmier kan dog ikke overstige et bestemt beløb. I 2018 er dette 212.360 rubler til pensionsfonden (disse penge "forsvinder ikke", men går til dannelsen af iværksætterens fremtidige pension) og 5.840 rubler i form af bidrag til sygeforsikring. Samlet kan forsikringspræmier for individuelle iværksættere ikke overstige 218.200 rubler om året.

Ved første øjekast er forsikringspræmier unødvendige ekstra omkostninger. Men er det virkelig sådan? Ikke rigtig. Faktum er, at individuelle iværksættere har ret til at reducere forskudsbetalingen under det forenklede skattesystem "Indkomst" med mængden af bet alte forsikringspræmier. Når du lejer en bil, kan du således slet ikke betale skat (skattebeløbet vil næppe overstige de indbet alte bidrag), og det er helt lovligt. Og hovedparten af de indbet alte bidrag går til din fremtidige pension.

Vigtigt: status som en individuel iværksætter og det forenklede skattesystem fritager ikke iværksætteren for at betale transportafgift. Det skal alligevel betales. Men der skal ikke betales ejendomsskat i dette tilfælde.

Et eksempel på, hvordan en individuel iværksætter øger indkomsten ved at leje en bil

Lad os forestille os, at Ivan lejede sin bil til Romashka LLC, som han er ansat hos, for 100.000 rubler om måneden. Samtidig sørger firmaet for løbende og større reparationer af bilen, samt betaling for brændstof og smøremidler og andre forbrugsstoffer.

Uden at registrere en individuel iværksætter ville en medarbejder kun modtage 1.044.000 rubler om året. Arbejdsgiveren, der fungerer som Ivans skatteagent, vil uafhængigt tilbageholde 13 % af personlig indkomstskat af dette beløb. Samtidig med at have udstedt en IP om det forenklede skattesystem"Indkomst", Ivan ville betale følgende skatter:

• forsikringsbidrag til pensionskassen: 32385 + 1 % × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubler;
• bidrag til sygeforsikring: 5840 rubler;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubler.

Følgelig var hans nettoindkomst 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubler. Desuden ville 41.385 rubler være gået til Ivans fremtidige pension og ikke til statskassen. Således ville skattebesparelser beløbe sig til 125.385 rubler om året. Eller lidt mere end 10.000 rubler om måneden.

I det første tilfælde betaler Ivan desuden personlig indkomstskat med det samme. Faktisk ser han ikke engang disse penge - arbejdsgiveren overfører skatten for ham. I den anden modtager Ivan hele beløbet "i sine hænder". Og så betaler han skat. Desuden kan han fordele dem, som han vil i løbet af året - det vigtigste er at betale alt senest den 31. december.

Evnen til at styre tidspunktet for skattebetalinger giver en betydelig fordel. Antag, at Ivan besluttede at fordele skattebyrden ligeligt og betale det skyldige beløb hvert kvartal.

Således kan han desuden frigive følgende beløb:

• januar - 100.000 × 13 %=13.000 rubler;
• februar - 100.000 × 13 % +13.000=26.000 rubler;
• marts - 100.000 × 13 % + 13.000 + 13.000=39.000 rubler.

Indtil slutningen af marts kan han bruge disse penge, som han finder passende. Og først derefter betale den tilsvarende betaling for forsikringspræmier, og derved reducere forudbetalingen under det forenklede skattesystem "Indkomst".

TilUmiddelbart ser det ud til, at mængderne er små. Men hvis Ivan øger sin indkomst med 10 gange - leje flere biler ud eller vælg leasing i stedet for at leje, vil besparelsen blive imponerende.

Hvordan kan en virksomhed spare på skatten?

Hvis virksomheden er på DOS (generelt skattesystem) eller det forenklede skattesystem "Indkomst minus udgifter" (en af typerne af forenklet skattesystem), så er omkostningerne ved at leje en bil, levere transportydelser eller udbetaling af godtgørelse i henhold til en ansættelseskontrakt kan tages i betragtning for at nedsætte beskatningsgrundlaget. Sandt nok er fradragsbeløbet for biler begrænset ved lov i sidstnævnte tilfælde.

I tilfælde af at leje en bil på DOS, er ikke kun lejen udlignet, men også:

• brændstof og smøremidler og andre forbrugsstoffer;
• vedligeholdelse og eftersyn af biler;
• Vedligeholdelse, vask, parkeringsafgifter og bilparkering;
• forsikring;
• chaufførløn.

Desuden er det kun dokumenterede udgifter, der indregnes som fradragsberettigede udgifter. Samtidig skal de være økonomisk begrundede.

Vigtigt: virksomheden er ikke ejeren af den lejede bil og er derfor ikke forpligtet til at betale ejendoms- og transportafgifter.

Virksomheder tjener norm alt flere penge end billeje omkostningerne. Ved at reducere indkomstskatten er det derfor muligt mere end at kompensere for alle faktisk afholdte omkostninger.

Summarize

Artikel 188 i arbejdsloven forpligter arbejdsgiverenKompenser medarbejderen for brug af personlig transport til officielle formål. Hvis sådan brug formodes at være lejlighedsvis, er det nok blot at indgå en passende tillægsaftale til ansættelseskontrakten og indsende rapporten til tiden.

Men hvis en medarbejder uden brug af personlig transport ikke kan udføre deres pligter og hele tiden er tvunget til at bruge deres bil til forretningsformål, vil denne kompensation ikke kunne dække de fleste af de faktiske omkostninger. Er det kun på bekostning af virksomhedens overskud. Organisationen vil kun kunne bruge en sådan kompensation til at reducere indkomstskatten med det beløb, der er fastsat ved lov, som ikke vil dække en tiendedel af de faktiske omkostninger.

Denne tilgang er derfor ikke gavnlig for hverken medarbejderen eller virksomheden. Og alt sammen på grund af beskatningens særlige forhold: en medarbejder betaler som individ for meget personlig indkomstskat, og virksomheden kan ikke optimere skatten ordentligt. Det er meget mere rentabelt for begge parter at indgå en lejeaftale eller levere transportydelser (hvis andre passagerer eller gods skal transporteres).

Kun i dette tilfælde skal medarbejderen udstede en IP - proceduren er ikke kompliceret og tager ikke meget tid. Nogle mennesker tror, at efter at være blevet en individuel iværksætter, vil de ikke være i stand til at arbejde som privatperson. Men det er faktisk muligt - loven forbyder det ikke.