Eksempler på regulering af interaktion mellem afdelinger, eksempler

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hver virksomhed har lokale dokumenter, der regulerer dens aktiviteter. En af de mest betydningsfulde er reguleringen af interaktion mellem afdelinger (et eksempeldokument vil blive beskrevet nedenfor). For lederen af organisationen er det et effektivt ledelsesværktøj. Lad os se nærmere på en prøveregulering af interaktion mellem afdelinger.

Requirements

Hvad skal forordningen være? Samspillet mellem afdelingerne for regnskabs- og økonomisk service, personalemedarbejdere og afviklings- og planlægningsenheden, andre strukturelle enheder i virksomheden er uundgåelig i aktivitetsprocessen. Samtidig skal medarbejdernes kontakt sikre gennemførelsen af de stillede opgaver på kortest mulig tid. En prøve af reguleringen af interaktion mellem afdelinger bør først og fremmest være tilgængelig for udøvende kunstnere. Hvis den person, der er ansvarlig for dens udvikling, skriver alle bestemmelserne ned, men underordnede ikke kan forstå noget, vil der ikke være nogen mening i dokumentet. I denne forbindelse danner en prøveforordninginteraktioner mellem afdelinger, tre nøgleprincipper bør tages i betragtning:

1. Dokumentet er kompileret baseret på forretningsprocesmodellen. Kvaliteten af reglerne vil direkte afhænge af ordningens grundighed.
2. Dokumentstrukturen bestemmes af procesmodellen. Alle punkter i ordningen skal være til stede i reglementet.
3. Præsentationen af oplysningerne foregår på et officielt, tørt sprog. Det anbefales at bruge korte enkle sætninger i dokumentets tekst. Bestemmelserne bør formuleres entydigt. Alle forkortelser og udtryk skal staves.

Goals

Eksempel på regulering af interaktion mellem afdelinger giver:

1. Etablering og opretholdelse af orden i udarbejdelse af dokumentation, effektiv kontakt mellem strukturelle enheder.
2. Forebyggelse af konfliktsituationer i teamet. Hvis ordninger for interaktion for arbejde er fastlagt på forhånd, en eller anden medarbejders deltagelse i processerne, vil der ikke opstå uoverensstemmelser.
3. Hurtig adgang til holdet af nytilkomne. Forordningen hjælper med at forstå strukturen af interaktioner, angiver hvilke dokumenter der vil blive brugt af medarbejderen, hvilke tjenester han vil kontakte.
4. Disciplinkontrol.
5. Hurtigere overførsel af sager til en anden medarbejder (når man tager afsted eller tager på ferie).
6. Forebyggelse af tab af økonomiske, menneskelige og tidsmæssige ressourcer.

Structure

Hvad er reguleringen af interaktion mellemafdelinger kan anses for korrekt udformet? Typisk indeholder et dokument følgende sektioner:

1. Generelle bestemmelser.
2. Definitioner, udtryk og forkortelser.
3. Beskrivelser af processer.
4. Ansvar.
5. Kontrol.

Lovgivningsakter, GOST'er og andre dokumenter kan tjene som kilder til definitioner. Sidstnævnte omfatter især bekendtgørelser fra ministerier, departementer, regeringsdekreter. Samtidig bør henvisninger til reguleringsdokumenter, hvis bestemmelser blev brugt, indgå i reglerne for samspil mellem afdelinger. Stikprøven for sundhedsfaciliteter indeholder især indikationer af bekendtgørelserne fra Ministeriet for Sundhed og Social Udvikling, Regionens Sundhedsministerium.

Application

Den indeholder norm alt en grafisk model af forretningsprocessen. Det er afbildet som et diagram bestående af flere blokke. Det grafiske billede kan laves ved hjælp af pc-softwareprodukter. Ordninger afspejler en specifik procedure for gennemførelsen af visse opgaver. Visualisering er mere praktisk end tekst. Diagrammet viser tydeligt begyndelsen af processen og hver fase, forholdet mellem dem og det endelige resultat. Denne model bruges ofte af udviklerne af reglerne til interaktion mellem afdelinger i virksomheden i henhold til 223-FZ. Ordningen fremhæver nøgleparametre som output og input, deltagere og klienter. Hvis en nybegynder stifter bekendtskab med en sådan model, vil han straks forstå processens specifikationer og vil være klar til at implementere en bestemt opgave.

Instruktioner

På det første trin skal du bestemme emnet for dokumentet og ansvarlige personer, dvs.udarbejder og hvilke regler. Særligt samspil mellem regnskabsafdelinger udføres efter en overskuelig ordning, der er forankret i lovgivningen. I denne strukturelle enhed er der altid den vigtigste person, der er ansvarlig for overholdelse af rapporteringskrav. Han kan blive den ansvarlige for at udarbejde reglerne for samspil mellem afdelinger. Et eksempeldokument bør diskuteres af alle medarbejdere. Til dette afholdes en generalforsamling. Hvis dokumentet regulerer en proces, hvor mere end to afdelingers interesser kolliderer, så er det vigtigt at inddrage nøglemedarbejdere i diskussionen. Den ansvarlige for udviklingen bør forklare kollegaerne vigtigheden af at implementere reglerne.

Beskrivelse af processer

Dens lydstyrke vil afhænge af kompleksiteten af interaktionen. Hvis processen er enkel, og den medarbejder, der er ansvarlig for den, forstår alle faser af implementeringen godt, kan han selv udarbejde en arbejdsplan med andre strukturelle enheder. Derefter bør han diskutere dokumentet med resten af deltagerne. Hvis forretningsprocessen er kompleks, udvikler hver medarbejder sin egen del af modellen. Derefter samles og diskuteres alle projekter. I løbet af kendskabet til grunddokumentet kan alle interesserede medarbejdere foreslå visse rettelser og tilføjelser. Derefter overføres reglerne for samspil mellem afdelinger i virksomheden til lederen.

Erklæring

Det kan gøres direkte. I dette tilfælde underskriver hovedet selv reglerne for interaktion mellemafdelinger i virksomheden. Et eksempeldokument kan også godkendes indirekte. I dette tilfælde udsteder lederen en ordre. Registreringsdataene for den administrative handling indtastes i godkendelsesstemplet.

De nærmere specifikationer for den ansvarlige persons arbejde

I nogle organisationer er stillingen som kvalitetschef tilvejebragt i staten. I praksis er der udviklet visse stadier af dokumentforberedelse. De skal overholdes af lederen, der udarbejder reglerne for samspil mellem afdelinger. Eksempel på grundlæggende trin:

1. Definer processer.
2. Opbygning af et diagram.
3. Detaljeret beskrivelse.
4. Komponerer tekst.

Ansvarlig specialist studerer tidsplanen for medarbejdere i forskellige afdelinger. Dette er nødvendigt for at udarbejde en beskrivelse af standardsituationer, der indgår i reglerne for samspil mellem afdelinger. Eksempel: "Baninstationen inspiceres ved hjælp af tekniske midler såsom… Der genereres en rapport efter afslutning af inspektionen."

Definition af det endelige mål

Den ansvarlige for udarbejdelsen af reglerne skal have en ide om alle processer, kende medarbejdernes pligter, have passende kvalifikationer og faglighed. Formålet med dokumentet skal være klart for medarbejderne. Ellers vil implementeringen af reglerne være en ekstra byrde for medarbejderne.

Optimering og design

Omfattende undersøgelse af de processer, der finder sted i virksomheden, giver dig mulighed for at identificeresvage punkter. Analyse af situationer, resultater, operationer gør det muligt at optimere aktiviteter. Dette giver os igen mulighed for at danne flere scenarier for videre udvikling. Så virksomheden kan lade alt være som det er, skabe en ny arbejdsmodel eller rette den gamle.

Nuancer

Det er vigtigt, at hver medarbejder klart forstår, hvad han skal gøre, og hvordan de opnåede resultater vil påvirke hans indtjening. Derfor er det nødvendigt at drøfte forordningen, inden den godkendes. Nøglerollen i udarbejdelsen af dokumentet er naturligvis tildelt lederen af arbejdsgruppen (projektet). Denne specialists opgave er at rejse kritiske spørgsmål. Han skal kunne præsentere en klar procesmodel. Hver deltager ser billedet med egne øjne. Der skal være en fælles forståelse. Hver deltager skal forklare ansvaret i forbindelse med udarbejdelsen af reglerne. I de fleste tilfælde er teams skeptiske over for implementeringen af et sådant dokument. Afhængigt af processens kompleksitet tager indførelsen af regler 4-12 måneder.

Introduktionsfunktioner

For at indføre en ny forordning skal du:

1. Genkend tidligere dokumenter som ugyldige.
2. Introducer nye lokale love for at aktivere forordningen.
3. Udvikl de nødvendige dokumenter for at anvende de godkendte regler.
4. Find eller implementer nye moduler af automatiserede infobaser.
5. Lav former for ikke-standardiserede dokumenter.
6. Skift eller suppler personaletidsplan.
7. Find kandidater til nye stillinger, udnævn eller overfør medarbejdere.
8. Lær de optrædende de nye regler.
9. Udfør opsøgende kontakt til medarbejdere.
10. Udfør en prøveimplementering af forordningen.
11. Ret teksten baseret på resultaterne af eksperimentel udførelse.
12. Sæt den endelige version af dokumentet i værk.
13. Definer procedurer for kvalitetskontrol af forordningen.

Efter at foranst altningerne til implementering af dokumentet er fastlagt, udsteder lederen en ordre. Det skal bemærkes, at på grund af begivenhedernes varighed vil datoen for godkendelse og direkte ikrafttræden af forordningen afvige. Lad os nærmere overveje de vigtigste fejl, som medarbejderne begår, når de kompilerer et dokument.

Uoverensstemmelse med praksis

Det er vigtigt at overlade udarbejdelsen af regler til en medarbejder, som er direkte relateret til arbejdsaktiviteterne på virksomheden. Antag, at organisationen er blevet meget stor. Ledelsen kan godt tillade sig at danne en særlig tjeneste, hvis opgaver vil omfatte løsning af udviklingsspørgsmål. Afdelingen vil derfor stille til opgave at beskrive alle virksomhedens processer. Men formålet med denne begivenhed er ligegyldigt for dem. Hvis reglerne er lavet af personer, der ikke er involveret i reelle aktiviteter, vil den medarbejder, der administrerer det, ikke udføre ordningen. Derfor giver dokumentet ikke mening at virke.

Mangel på fleksibilitet

Mange ansvarlige personer stræber efter maksim altdetalje. Denne situation er forårsaget af uvidenhed om forskellene mellem udarbejdelse af regler og beskrivelse af reelle produktionsprocesser. Hvis opgaven er at automatisere operationer, er deres detaljering beregnet til at hjælpe medarbejderne. Behovet for reguleringer opstår, når mange mennesker er involveret i produktionen. Deres handlinger er ofte duplikeret, men hver person fortolker denne eller den operation på sin egen måde. Forordningen har til formål at løse tvister. Man skal huske på, at medarbejderne i organisationen skal have en vis handlefrihed, der giver dem mulighed for at træffe en eller anden beslutning afhængigt af situationen. For eksempel kan en kunde besvares med det samme i stedet for efter nogen tid.

Stor volumen og kompleksitet af tekst

Regler bestående af 5-7 sider anses for at være optimale. Samtidig skal dens indhold være rummeligt, men kortfattet. Det anbefales ikke at bruge komplekse, flerdelte sætninger. Teksten skal være forståelig. Derudover bør du være opmærksom på vilkårene. Du bør ikke erstatte begreber med synonymer, brug forkortelser uden afkodning.

Interaktion mellem informationssikkerhed og it-afdelinger

I øjeblikket er disse tjenesters kontakter i mange virksomheder meget vanskelige. Vanskeligheder er forbundet med interne konflikter i IT- og informationssikkerhedsafdelinger. Der er flere muligheder for at sikre deres effektive samarbejde. Den første og enkleste er tilstedeværelsen af medarbejdere (en eller flere), som har specialiseret sig i informationssikkerhed inden for informationsteknologitjenesten. Regler for samspil mellem IT-afdelinger ogIB afspejler i dette tilfælde typiske tilgange til samarbejde. Tilrettelæggelsen af arbejdet udføres ud fra den herskende stereotype, at informationssikkerhed er en del af udbuddet af informationsteknologi. Hvis der ikke er konflikter mellem disse tjenester i virksomheden, kan lederen overveje at arrangere informationssikkerhedstjenesten som en separat struktur i IT-afdelingen. Derfor vil det være nødvendigt at allokere flere ressourcer, herunder økonomiske, for at sikre sådanne aktiviteter.

Typisk eksempel

De generelle bestemmelser specificerer:

1. Formålet med dokumentet. Som regel er der sådan en sætning: "Den nuværende forordning bestemmer proceduren …".
2. Omfang. Forordningen kan gælde for arbejdere eller faciliteter.
3. Regulative dokumenter, som loven blev udviklet i overensstemmelse med.
4. Regler for godkendelse, justering, annullering af regler.

I afsnittet "Termer, forkortelser, definitioner" er de begreber, der bruges i dokumentet. Alle forkortelser skal staves. Begreber skal angives i alfabetisk rækkefølge. Hvert koncept er angivet på en ny linje i enheder. h. Definitionen af begrebet er givet uden ordet "dette", gennem en bindestreg. I afsnittet "Procesbeskrivelse" gives en trin-for-trin beskrivelse. Det er tilrådeligt at indføre underafsnit. Hver af dem vil svare til en bestemt fase. Det samme afsnit angiver de medarbejdere, der er involveret i udførelsen af visse operationer. Ikke kun handlinger beskrives, men også deres resultat.

Ansvar og kontrol

Reglerne bør indeholde en indikation af muligheden for at anvende sanktioner over for personer, der ikke overholder bestemmelserne. Ansvar er tilladt i henhold til loven. Det kan være kriminelt, administrativt eller disciplinært. Det er obligatorisk at angive det fulde navn og stillingen for den medarbejder, der overvåger implementeringen af reglerne.