Indkøbsbudget: essensen af kompilering, indikatorer og dannelse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Under udarbejdelsen af budgettet omdannes salgs- og produktionsplaner til indikatorer for afdelingernes indtægter og udgifter. For at hver af afdelingerne skal kunne nå de tilsigtede mål, er det nødvendigt at indkøbe materialer inden for omkostningsplanen. Til dette formål dannes et indkøbsbudget.

Procurement Organisation Model 1

Det første skridt er at bestemme formålet med at oprette en indkøbsafdeling. Baseret på produktets specifikationer og antallet af leverandører danner det en afdeling på 2-5 personer (maks. 7 leverandører pr. leder). Hver af dem er ansvarlige for leveringstidspunktet, lagerstatus, betalinger og gennemførelse af kontrakter. Afdelingens arbejde kan ikke kun udføres efter instruks fra lederen. Divisionen er oprettet for at implementere salgsplanen, som udarbejdes for måned, kvartal og år. Der gives en bonus for hans opfyldelse af planen:

• basisindkomst: 40 % for en leder, 60 % for en leder;
• bonusser: 50% - for lederen, 30% - for hovedet;
• premium - 10%.

Bonusser til ledere optjenes baseret på præstationsindikatorer:

• levering til tiden;
• volumen af illikvide varer;
• gennemsnitlig lageromsætning.

For bonusser kan du også bruge kvalitative indikatorer, for eksempel servicekoefficienten, det vil sige antallet af varer i applikationen, som kan opfyldes med det samme.

Procurement Organisation Model 2

Denne ordning adskiller sig fra den tidligere ved, at afdelingslederen ud fra salgsplanen beregner indkøbsbudgettet. Det vil sige, at der oprettes et separat økonomistyringscenter i enheden. Der gennemføres en mere effektiv udvælgelse af ledere, da der tages højde for logistikomkostninger og leveringsbetingelser. Alle medarbejdere er interesserede i implementeringen af indkøbsplanen og dermed virksomhedens udvikling. Til gengæld vil ledelsen være i stand til at reducere returordningen til et minimum.

Det vil tage 1,5-2 måneder at bygge den første arbejdsmodel. Direktørens opgave er at rekruttere personale med erfaring. I det andet tilfælde vil det tage 6-18 måneder at bygge en afdeling. Hovedproblemet ligger i det psykologiske arbejde. Direktøren skal gøre medarbejdere til individuelle forretningsmænd. Ikke alle kan klare denne rolle.

Driftsplanlægning

Operationsbudgettet afspejler de planlagte aktiviteter for året for et segment eller en specifik funktion i en virksomhed. Det udvikles i alle ansvarscentre og konsolideres derefter i ét konsolideret budget. Udarbejdelse af et dokument kan betragtes som en regnskabs- og ledelsesproces. Forskellen ligger i, at rapporten afspejler virksomhedens aktiviteter i fremtiden, og ikkefiksering af tidligere begivenheder. Den består af budgetter for indkøb, salg, administration, produktionsomkostninger. Lad os se på hvert af disse elementer.

Salg

Mængden af salg og dets struktur bestemmer virksomhedens art. Derfor er en af de første en salgsplan. Når man forbereder det, skal man ikke kun tage hensyn til salg for tidligere perioder, men også analysere de faktorer, der kan påvirke dem (sæsonbestemt, kampagner osv.).

Salgsbudgettet er udarbejdet under hensyntagen til efterspørgselsniveauet, salgets geografi, købere. Det inkluderer et mål for indtægtsniveauet, der kan afspejles i kontantbudgettet. Men beregningen af denne indikator forårsager vanskeligheder, da virksomheden ikke kan kontrollere kundernes handlinger. Det planlagte udgiftsbeløb beregnes ud fra organisationens aktiviteter. Det er det nemmeste at beregne. Salg som forretningsproces er af stor betydning. For organisationer, der beskæftiger sig med salg af produkter, er det salgsplanen, der sætter fejlen i beregningerne. Hvis det er skrevet forkert, vil det påvirke alle andre aktivitetsområder.

Produktion og lagre

Produktfrigivelsesplanen er baseret på salgsvolumen. Det tager også højde for produktionskapacitet, lagerændringer og indkøbsbudgetter. Beregningen udføres efter følgende formel:

Produktoutput=lager i slutningen af perioden + salgsvolumen - lager i begyndelsen af perioden.

Produktionsmængden beregnes ud fra egenskaberne ved produktionen af produkter.

De samlede produktionsomkostninger er dem, der er forbundet med fremstillingen af produkter. Samtidig tager en separat linje højde for lønomkostninger i to dele: fast og akkord (medarbejderbonusser baseret på implementeringen af produktionsplanen).

Budget til kommercielle, administrative omkostninger

Salgsudgifter er alle omkostninger forbundet med salg, promovering af varer. Deres volumen afhænger af beslutninger inden for ledelsesområdet. Beslutningen om at ændre arealet af lokalerne vil påvirke omkostningerne forbundet med opbevaring af varer. Mængden af variable omkostninger er dannet af kommissionen, omkostningerne til emballering, forarbejdning, transport. Alle andre faste omkostninger er administrative.

Indkøbsbudget

Indkøbsplan efter varetype eller efter leverandører viser, hvor mange produkter virksomheden skal købe fra eksterne og interne leverandører. Indkøbsbudgettet dannes baseret på salgsplan, lagerniveau, produktionsbelastning, vilkår og procedure for tilbagebetaling af kreditorer.

Purchasing=planlagt brug + slutningen af perioden beholdning - starten af perioden beholdning.

Lager til produktion

Behovet for permanente produktionsmaterialer bestemmes af omkostningerne til reparation af udstyr, byggeplanen og forberedelsen af nye produkter. Ofte begår økonomer den fejl at ignorere disse omkostninger, når de budgetterer.

Den planlagte mængde af udgifter afhænger af typen af ressourcer og hvordan de forbruges. Budgettet er dannetbaseret på normerne for ressourceforbrug i produktionen, i økonomiske centre og behovet for anlægsaktiver. Den første artikel beregnes ved at gange den planlagte produktionsmængde med normerne. Dette krav er justeret for lagerbalancer og lagerstandarder. Sådan udformes indkøbsbudgettet i naturalier. For at konvertere det til værditermer skal du gange med den planlagte pris.

Eksempel

Stålfabrik planlægger at producere 3.000 tons produkter næste år. Dette vil kræve kobber og oliesyre. Forbrugshastighed pr. 1 ton: kobber - 0,06 kg, syre - 0,0058 l. Balancen af kobber i begyndelsen af året er 100 kg, og i slutningen - 50 kg. Prisen på råvarer er 4.500 rubler. /t. kobber og 10.000 rubler. / liter syre.

Behov for året:

• 30000, 006=180 kg kobber
• 30000,0058=17,4 liter syre

Planlagt købsvolumen:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rubler. - for kobber.
• (17, 410.000)=174.000 rubler. - for syre.

ADC-aktier

Planlægning af indkøbsbudget i administrative og økonomiske aktiviteter (AHA) udføres anderledes. Udvalget af varer er meget bredt (fra papirvarer til materialer til kontorrenovering), og der er ingen forbrugssatser. Der er tre måder at bestemme lagerkrav på:

• Brug anmodninger fra strukturelle enheder. Forsyningstjenesten indsamler ansøgninger, behandler, evaluerer saldi, opdaterer priser og beregner budgettet.
• Installerlagerstandarder for de mest populære varer, såsom papirvarer, rengøringsmidler. Budgettet er beregnet ud fra tilgængelige lagre.
• Indstil en lagerkøbsgrænse for AHD som en procentdel af prisen på basismaterialer.

Særlig opmærksomhed bør rettes mod opgørelsen af bestande for at identificere overskydende ressourcer. Ved udformningen af indkøbsbudgettet bør sådanne materialer justeres nedad. Især hvis udbuddet ikke er begrænset.

Indkøbsbudgetfunktioner

• Et budget er et planlægningsværktøj, der angiver, hvordan ressourcer kan bruges baseret på muligheder. Det er også et middel til at overvåge og evaluere ydeevne ved at sammenligne planlagte og faktiske indikatorer.
• Ledernes arbejde kan vurderes ud fra strukturen og graden af implementering af indkøbsbudgettet. Organisationer bruger dem til at evaluere deres ledelsesenheders ydeevne.
• Indkøbsafdelingens budget kan udføre en motiverende funktion, hvis det indeholder målet med aktiviteten. For eksempel fik afdelingen til opgave at indkøbe råvarer for en halv million rubler på efterbet alt basis. Hvis målet nås, vil lederen og hans stedfortrædere modtage en bonus, som vil øge udgiftssiden af budgettet i den næste periode.
• Medarbejderen skal forstå, hvilke opgaver der stilles til ham. Hvis organisationens udviklingsmål holdes hemmelige, vil de ikke blive nået. I den forstand danner budgettet kommunikationsmiljøet i teamet, såvel som imellemmedarbejdere og underordnede.

Arbejde med udbud

For at danne budget for indkøb af materialer kan der afholdes udbud - for at finde de bedste leverandører af varer af en bestemt kategori. Ifølge de regulatoriske dokumenter er der udviklet en strategi for fordeling af materialer efter grupper, kvalitetsindikatorer og entreprenører klassificeres. En udbudsliste med leverandørers forslag er under udarbejdelse. "Vinderen" bestemmes automatisk efter de angivne bedømmelseskriterier. Yderligere arbejdes der på at indgå en kontrakt og danne et indkøbsbudget.

Købsmuligheder:

• Én batch. Processen med at udarbejde dokumenter er forenklet, men organisationen har brug for store lagre til at opbevare forsyninger. Risikoen for tab forårsaget af produktfordærv øges.
• Små partier. Hurtig kapitalomsætning og reduceret lagerplads.
• Efter behov. Varerne leveres på fakturaer (uden kontraktindgåelse) i små partier med fuld forudbetaling.

Indkøbskontrol

For at kontrollere gennemførelsen af budgettet kan indkøb beregnes af økonomiske ansvarscentre. Samtidig planlægges der på to niveauer:

• Fremadskuende ledelse - dannelsen af behovet for materialer for året, opdelt efter kvartaler/måneder. Efter dannelsen af årsplanen udføres udvælgelse af leverandører og indgåelse af langtidskontrakter.
• Kalenderstyring - dannelsen af månedligeog ti-dages/ugeplaner for indkøbet for uafbrudt at forsyne virksomheden med specifikke råvarer. Dette er årsplanens detalje.

For at beregne det månedlige købsbudget skal du følge denne algoritme:

• Beregn behovet for materialer til produktion under hensyntagen til aktuelle saldi, forventede indtægter og sikkerhedslagre.
• Krav er justeret for ordrer, varer og tilladte erstatninger.
• I tilfælde af ændringer i produktionsplaner, justeres indkøbsbudgettet.
• En tidsplan for levering af råvarer og en betalingsplan for leverandører er under udarbejdelse.
• Hvis leveringen mislykkes, tages et skridt tilbage, og en ny leverandør vælges. Hvis det ikke er muligt at skifte leverandør, igangsættes en ændring i indkøbs- eller materialekvaliteten.

Sådan budgetterer du dine køb.