Modellen er funktionel. Modelbygning "som den er" og "som den vil være"

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Organisation som en levende organisme er et system af organiserede informationsprocesser, der kommer udefra, cirkulerer indeni, skabt som et resultat. Samtidig er de ikke alle bevidst dannet af ledelsen og/eller medarbejdere, objektiv virkelighed spiller sin væsentlige rolle.

En funktionel model er et system af forbundne systemer: Ud over det planlagte opstår mange strukturelle elementer, processer og funktioner blandt andet som følge af ledelsesfejl, misforståelse af opgaven hos medarbejderen eller en forudindtaget vurdering af det resultat, lederen har opnået. Utilstrækkelig analyse af ydre påvirkninger, dobbeltarbejde af opgaver, mangfoldigheden af beslutninger, beslutningstagningens psykologi og mange andre omstændigheder er grundlaget for en undersøgelse, der analyserer organisationsledelsesmodeller og foreslår effektive løsninger.

Du kan på ethvert tidspunkt bestemme hvordanligner en model for en funktionel organisation i "som den er"-tilstand (AS IS). Ud fra de etablerede metoders synspunkt er det muligt at analysere de modtagne ideer og formulere veje til mere effektivt arbejde og videreudvikling af organisationen.

Eksisterende erfaring og metoder

Kernen IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling)-modelleringsteknikken er i øjeblikket repræsenteret af forskellige variationer og rigtig gode oplevelser. Det er baseret på ideen om en udelelig partikel - en blok, der viser en eller anden forretningsfunktion. Siderne af blokken er dens roller. Venstre - input, højre - output, top - kontrol, bund - mekanisme.

Denne formelle holdning til organisationen giver os mulighed for at præsentere den i form af indbyrdes forbundne blokke (forretningsfunktioner). Følgelig er organisationens strukturelle model repræsenteret af et sæt simple elementer. Princippet om funktionel nedbrydning: en blok - en forretningsfunktion. Kompleksitetsbegrænsningsprincippet begrænser antallet af elementer i hvert diagram. Kontekstprincippet - essensen af selve organisationens forretningsfunktion præsenteres som en kombination af ideer om, hvad der var planlagt til at blive skabt, hvad der er, og hvordan det fungerer.

For en objektiv konstruktion af en organisationsledelsesmodel er erfaringen opnået med udvikling og implementering af automatiserede arbejdspladser også vigtig, hvilket blev stimuleret af fremskridtene i udviklingen af computerteknologi, fremkomsten af lokale og globale netværk.

Resultatet af at anvende teknikken: "at være" (TO BE) repræsenterer norm alt hvordanet eller andet informationssystem er ved at blive indført, og virksomhedens udviklingsproces betragtes som en overgang fra den nuværende tilstand til den forudbestemte. I sig selv giver anvendelsen af teknikken ikke altid et signifikant resultat. Ikke enhver funktionel styringsmodel kan tilpasses til et bestemt moderne informationssystem.

Fundamentet for begyndelsen af modellering

Den funktionelle organisationsmodel er en meget vanskelig opgave. For at forenkle arbejdet skal det først antages, at materialekomponenten er i normal tilstand og fungerer upåklageligt, og organisationens tekniske tjenester forsyner den med alt det nødvendige, kontrollerer tekniske strukturer og levering af de nødvendige energityper i tilstrækkelig grad mængder.

Med denne antagelse kan du bestemme, hvordan den funktionelle model ser ud for en given organisation i positionen "som den er" (AS IS) i sin reneste form. Hvis det senere viser sig, at materialekomponenten ikke fungerede godt, kræves en anden modellering.

For at lykkes, skal det antages, at stikkontakten har den korrekte spænding, før apparatet tændes.

Oprindeligt simuleringsmål

Efter at have formuleret organisationens forretningsfunktion, dens position i det omgivende socioøkonomiske rum, er det muligt at bestemme rækkevidden af indgående informationsprocesser og udgående trafik. Materialer, værktøjer, udstyr såvel som resultatet af organisationens funktion: produkter, tjenester, soci alt nyttige aktiviteter er sekundære ogpræsenteres under simuleringen som beskrivelser, information om virkende virkelige objekter.

En fælles forretningsfunktion som et system, der kombinerer mange elementer og processer, er repræsenteret som et sæt af blokke, der implementerer simple forretningsfunktioner. På dette stadium bestemmes dubletblokke, en række opgaver, der skal løses, dannes.

Det er meget vigtigt at forstå organisationens ledelsesmønstre.

Ledelse i en organisation

Organisationen leverer ledelse til ejeren, direktøren, ledere, ledere på forskellige niveauer. Men den funktionelle model bør afspejle tingenes reelle tilstand og betragte virksomhedens personale som en specifik aktiv ressource.

Det er lige meget, hvem der bygger modellen. Dette kan være en tredjepartsorganisation eller din egen afdeling. Forskellen er væsentlig: at lede en organisation er én ting, modellering er en anden.

For nøjagtigt at bestemme tilstanden "som den er", bør man ikke lade sig lede af medarbejdernes mening - i dette tilfælde er personalet i alle dets stillinger primært genstand for forskning. De er beskrevet af processens funktionelle model, som i sidste ende giver et komplet billede af alle processer.

Guide og instruere…

Påvirkningen fra ledelse og ejere bremser markant modelleringsprocessen, hvilket forværrer organisationens funktion. Dette bevises af erfaringen med at bruge teknikken. Opbygning af en model "som den er" i sammenhæng med at forstå denledelse er af en specifik personlig karakter.

Valg af kunstner bør accepteres som et absolut faktum: det er ham, der er ansvarlig for sine handlinger og er ikke forpligtet til at følge råd, anbefalinger eller direkte instruktioner fra organisationen.

Informationssystemer: den funktionalitet, du har brug for

Når vi konstaterer resultaterne i udviklingen af informationssystemer til elektronisk dokumenthåndtering, regnskab, logistik osv., må vi indrømme, at stivheden af beslutninger er blevet en tradition. Indtil videre er der ingen sådanne systemer, der kunne gå ud over grænserne for de opgaver, der var formuleret i begyndelsen. Opgaver udvikler sig, softwareløsninger udvikler sig ikke.

Når du tager ethvert eksisterende system (f.eks. "1C: Accounting", "1C: Document Management", eDocLib), kan du ikke kun se niveauet af udviklerens ideer om dets funktionalitet, men også straks støde på begrænsninger i implementering af visse forretningsfunktioner.

Men vi skal tage højde for, at uden at anvende mindst én af de eksisterende metoder, er det umuligt at få en idé om, hvilken slags funktionalitet der er behov for, og hvad der åbenlyst er overflødigt.

Efter at have implementeret dette eller hint informationssystem, er det ofte nødvendigt at forfine algoritmer og udvikle yderligere software. Dette er et meget vigtigt punkt i modelleringen af en organisations kerneforretningsfunktion.

Virksomhedsinformationsserver

Til effektiv anvendelse af etablerede metoder og dannelse af en funktionel model som ideel(ønsket) struktur af funktioner og processer, er det praktisk at betragte virksomheden i form af fx en hjemmeside. Dette giver dig mulighed for at oprette din egen interne infrastruktur (hovedkontor og fjernafdelinger), implantere de programmer, der bruges i den (regnskab, logistik, dokumenthåndtering) og levere funktionalitet i overensstemmelse med medarbejdernes jobansvar.

I denne form er det praktisk ikke kun at formalisere funktionerne for hvert element (personale, udstyr, anvendte programmer, vigtige tabeller osv.), men også at sikre deres udvikling i løbet af virksomhedens arbejde.

Aktuel elektronisk "vinaigrette"

Det er svært at undervurdere det bidrag, som regneark og Word-dokumenter har ydet til organiseringen af elektronisk dokumenthåndtering. Fra synspunktet om modellering og opbygning af en funktionel model af en organisation, er analyse af informationsprocesser, de anvendte tabeller og filer vigtige.

Ved at systematisere information om de anvendte ressourcer er det nemt at bestemme kilden til deres ændringer, forbrugeren og frem for alt det aktuelle indhold. Den etablerede tradition fører ofte til, at fuldgyldige elektroniske dokumenter i deres formater indgår i visse dokumenthåndteringssystemer. Fra et implementeringssynspunkt er dette acceptabelt, men fra et effektivitetssynspunkt er det ikke.

For nylig er der dukket og udviklet værktøjer til at oprette og behandle regneark og dokumenter ved hjælp af PhpOffice-biblioteker (PhpExcel og PhpWord). Brugen af disse værktøjer giver dig mulighed for at isolere fra rigtige dokumenterkun de nødvendige oplysninger og generer de ønskede resultater, som traditionelt kan åbnes i MS Excel og MS Word.

Delvis oversigt over resultater

Brugen af populære funktionelle modelleringsteknikker, udvalgte informationssystemer, regnskabs- og logistikprogrammer, kombineret til et enkelt eget informationssystem (server), giver dig mulighed for at skabe den ønskede model til ledelse af en organisation. Og ved hjælp af værktøjer som PhpOffice kan du give det fleksibilitet, mulighed for udvikling.

Det er desværre sjældent muligt at bygge det ønskede informationssystem uden yderligere programmering. Det er dog meget vigtigt at tage højde for den opnåede forståelse af funktionaliteten i de anvendte softwareprodukter.

Isærligt er et moderne regneark først og fremmest den nødvendige funktionalitet, og dets reelle indhold er den faktiske afspejling af en eller anden funktionel blok på den strukturelle model. Hvis vi tager "1C: Accounting" som eksempel, så kan vi se, at dens struktur og funktionalitet fuldt ud afspejler virkeligheden. Samtidig udjævner den tekniske support fra producenten systemets stivhed, hvilket gør det muligt for forbrugeren at modtage den nødvendige funktionalitet, hvilket afspejler ændringer i informationsforretningsområdet.

Force Majeure: Uforudsete omstændigheder

Ved at henvise til force majeure-forhold i sine interne og eksterne relationer, vidner organisationen pålideligt om sin uvidenhed om, hvordan den vil komme ud af dette eller hintsituationer. Og dermed automatisk underskriver den garanterede tilbagetrækning af forpligtelser.

En organisations evne til at opfylde sine forpligtelser er af yderste vigtighed for partnere, for kunder og for dens egne medarbejdere, det vil sige for det omgivende socioøkonomiske miljø.

Formlen for den perfekte virksomhed

Naturen er formålstjenlig, hver af dens organismer er gennemtænkt til mindste detalje og er i stand til ikke kun at reagere tilstrækkeligt på enhver ændring i miljøet, men også at komme sig af sig selv uden indblanding udefra.

Den ideelle organisation er en, der faktisk "ikke eksisterer", men dens funktion udføres. Når en organisation organisk passer ind i det socioøkonomiske miljø, der omgiver den, bliver dens uundværlige del og udvikler sig tilstrækkeligt, kun da vil dette miljø sikre virksomhedens liv og tage sig af den som en del af dens krop.

Omvendt cyklus

Resultatet af enhver simulering af enhver organisation er frem for alt en grund til at gentage processen. Modellering er et højere niveau af programmeringsvirkelighed, mindre formelt og rigidt end at bygge informationssystemer.

Ethvert program (som erfaringen vidner) kan forbedres, fordi det er løst i sig selv. Dette giver grundlag for at revidere løsningsalgoritmen, dens resultat og evaluere inputdataene mere kompetent.

Den konstruerede model er et program af højere orden. Når det implementeres, giver det uvurderlig praktisk erfaring, er en god grundtilbage til begyndelsen.