Primære regnskabsdokumenter: typer, behandling og opbevaring

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

At føre regnskab hos virksomheder med forskellige former for ejerskab er umuligt uden dokumentarisk refleksion. Ikke en enkelt procedure, ikke et enkelt projekt, ikke en enkelt forretningstransaktion udføres uden et korrekt udført dokument, reguleret af virksomhedens interne ordrer og eksterne lovgivningsnormer. Hver handling udført af en medarbejder i for eksempel en handelsvirksomhed, startende fra operatøren for at modtage ansøgninger og slutter med direktøren, afspejles i dokumentarbasen, som er baseret på en liste over primære dokumenter.

Koncept og betydning

Det er sandsynligvis svært at forestille sig, hvordan en eksisterende virksomhed fungerer inden for ethvert muligt aktivitetsområde uden dokumenter, der bekræfter forretningstransaktioner. Som i alle andre spørgsmål spiller dokumentation her en meget vigtig rolle. Du kan næsten ikke forestille dighøj kvalitet og lovligt begrundet arbejde i lufthavnen, der giver en passager mulighed for at afgå uden dokumenter, der beviser hans identitet - et pas og en identifikationskode for en borger. På samme måde er det vanskeligt at antage, at en bil, hvis fører ikke har den nødvendige dokumentation i form af et kørekort og et teknisk pas, til den bil, han fører, har adgang til at bevæge sig. Det samme er primære regnskabsbilag. Enhver virksomhed, der er registreret på statens liste over iværksættere, skal have en række dokumenter, der er nødvendige for regnskabsføring, som er det grundlæggende grundlag og det indledende led i kæden af lovgivningsmæssig regulering af dets forretningsprocesser.

Primær regnskabsdokumentation er et sæt certifikater, handlinger, ordrer, fakturaer, erklæringer og rapporter, hvorigennem virksomhedens drift registreres og dens forretningsgange reguleres.

Dokumenttyper

Klassificering af regnskabs-workflow omfatter følgende hovedtyper af primære dokumenter:

• efter funktionelt formål - regnskab, ledelse, personale;
• ifølge graden af regulering - intern og ekstern.

Den første retning af klassifikationen gør det muligt indbyrdes at skelne dokumenterne på de tre hovedfunktionelle niveauer af enhver virksomhed i henhold til arten af deres formål, og den anden - ifølge metoden til at organisere det juridiske regulering af økonomiske forbindelser. Hver af retningerne inkluderer en massevisse typer dokumenter, der afspejler virksomhedens medarbejderes udførelse af specifikke handlinger.

Regnskabsdokumentation

Hvis vi betragter primære regnskabsdokumenter, er de til gengæld opdelt i regulering af de tre faser af forretningstransaktioner.

Den første fase er karakteriseret ved indgåelsen af transaktionen. Her er den primære regnskabsmæssige dokumentation repræsenteret ved indgåelse af en aftale og udstedelse af faktura til betaling. En aftale er et dokument, der regulerer forholdet mellem to parter med henblik på at etablere betingelserne for interaktion mellem dem. En faktura til betaling er et krav med definitionen af et bestemt beløb, som køberen i henhold til kontrakten skal betale til sælgeren for de solgte varer eller den leverede ydelse.

Den anden fase af iværksætteraktivitet afspejles i betalingsdokumenterne og kaldes betalingsstadiet for transaktionen. Baseret på det faktum, at betaling kan foretages på en ikke-kontant måde eller kontant, præsenteres primære dokumenter herfor enten som opgørelser fra foliokonto og betalingsordrer, eller kassechecks og kvitteringer for indgående kontantordrer.

Den tredje, sidste fase bestemmes specifikt af modtagelsen af et produkt eller en tjeneste. I overensstemmelse hermed er det også reguleret af primær dokumentation i form af en følgeseddel, en salgskvittering og en handling om accept og overførsel af produkter eller en handling udført i tilfælde af at levere enhver form for service.

Ledelsesregnskabsdokumentation

Forskellen mellem regnskabs- og ledelsesarbejdsgange ligger hovedsageligt i det faktum, at regnskabsaktivitet er reguleret af statslovgivning med en ramme for at afspejle forretningsdrift specifikt fastsat af myndighederne, og ledelsen er bestemt af interne beslutninger og personlige præferencer fra direktør eller direkte ejer af en bestemt virksomhed. Med andre ord har primære regnskabsdokumenter en stram form styret af en fælles lovgivningsramme, mens ledelsesdokumenter udelukkende udvikles på virksomhedsniveau. Hvilke papirer kontrollerer gennemførelsen af ledelsesregnskaber i virksomheden? Blandt de vigtigste er følgende:

• kode for interne arbejdsbestemmelser;
• virksomhedens regnskabspraksis;
• kollektiv overenskomst;
• forskrifter og ordrer fra selskabets direktør;
• jobbeskrivelser;
• administrative dokumenter.

HR-dokumentation

Hvad angår listen over primære dokumenter, der regulerer de indbyrdes forhold mellem medarbejdere i virksomheden, samt kontrollerer proceduren for beregning af løn og fastlæggelse af ansvar for hver af virksomhedens ansatte, her omfatter arbejdsdokumentationen følgende hovedpunkter typer:

• bemanding - involverer helheden af alle stillinger i virksomheden, en afspejling af deres antal og antallet af personaleenheder, samt en beskrivelse af niveauet af deres løngebyrer, proceduren for bonusser, afbinding, accept af bestemmelserne om godtgørelser
• arbejdsplan - indeholder information om arbejdsdagen, organisatoriske og administrative forhold, reglerne for ansættelse og afskedigelse af medarbejdere samt betingelserne for deres forfremmelse som en ekstra betaling for arbejde eller mistillidsvotum i form af en påtale og fradrag i løn;
• jobbeskrivelse - arbejdet i hver virksomheds personaleafdeling er baseret på et sæt rettigheder og forpligtelser, generelle bestemmelser, opgaver, ansvar, kvalifikationskrav og relationer med hensyn til underordning mellem forskellige niveauer af personaleenheder i virksomhed.

Påkrævede dokumenter

Enhver virksomhed, der er registreret og opererer lovligt, har en liste over obligatoriske dokumenter, der skal vises inden for rammerne af dets aktiviteter. Obligatoriske primære dokumenter er som følger:

• aftale - uanset aftalen er dette dokument det grundlæggende grundlag for at starte et forhold mellem to iværksættere, mellem en sælger og en køber, mellem udbud og efterspørgsel;
• udstedt faktura - når der træffes beslutning om salg af varer eller levering af tjenesteydelser, udsteder den sælgende part en faktura til købersiden som en forudsætning for transaktionen;
• former for streng rapportering - under aftaleprocessen er den ikke komplet uden checks, kontanter og varedokumenter relateret til listen over obligatoriske;
• vare-fragtbrev - et dokument, der angiver modtageren, transportøren, afsenderen af varer, selve varerne i sortimentet af dens nomenklatur, antallet af afsendte produkter, pris og mængde;
• Accept og overførsel af udført arbejde eller afsendte varer.

Interne dokumenter

Som tidligere nævnt indebærer enhver virksomheds arbejde tilstedeværelsen af ekstern og intern dokumentation. De vigtigste primære dokumenter til interne formål er en liste over alle de formularer, certifikater, erklæringer, ordrer, instruktioner, der er udviklet direkte i virksomheden og kun gælder for det personale, der arbejder på den, uden at have nogen lovgivningsmæssig indflydelse på samfundet, der går ud over virksomheden. dette firma.

Eksterne dokumenter

Dokumentation af eksterne formål indebærer et højere hierarkisk niveau af underordning, da eksterne dokumenter er dem, der er reguleret af staten og dens lovgivningsmæssige rammer. De udviklede bestemmelser om regnskab, kontisættet for regnskabskorrespondance, standarderne for regnskab og finansiel rapportering - alt dette har en lovgivningsmæssig baggrund og er reguleret af statens juridiske rammer.

Dokumentformularer

Formerne for primære dokumenter er mangefacetterede i deres karakter af formål, type design og ejerskab. Følgende hovedafdelinger er juridisk adskilt:

• former for personaleregistreringer (ordrer, ordrer, tidsplaner,almindelige tilstande og tidsplaner);
• former for regnskabsføring af løn og arbejdstid (timesedler, personlige konti, journaler, løn);
• kapitalbyggeri regnskabsformularer (certifikater, journaler, handlinger);
• produktregnskabsskemaer (akter og registre over inventar, vægtsedler, partikort, rapporter om varelagerbevægelser);
• pengeregnskabsformularer (kassejournal, handlinger ved overførsler og kontanter ved kassen);
• handelsregnskabsformularer (ordrer, fakturaer, handlinger, specifikationer, kvalitetscertifikater);
• former for regnskabsføring af kontanttransaktioner (forhåndsrapport, PKO, RKO, journal over deres registrering);
• formularer til registrering af beholdningsresultater (beholdningslister, handlinger, certifikater, journaler, erklæringer).

Udover ovenstående findes der også former for primære dokumenter til bogføring af entreprenørmaskiner og mekanismer, vejtransport, anlægsaktiver og immaterielle aktiver, materialer, varer med lav værdi, landbrugsprodukter og råvarer.

Procedure for registrering

Primære dokumenter er udarbejdet på grund af visse krav, der skal opfyldes. Eksempelvis skal indtastninger i dokumentation udelukkende ske med blåt blæk, mens de skal være pæne og læselige. Dokumentet skal også indeholde en række detaljer, der kræves for hver type, og være attesteret med den personlige underskrift fra lederen, regnskabschefen eller den autoriserede person og også forseglet med virksomhedens segl. Tal i pengedokumenterskal også skrives med ord, og hvor kolonnen i dokumentet er tom, skal der være en bindestreg for at undgå efterfølgende udfyldning af falske tal af enhver illvillig.

Opbevaring

Opbevaring af primære dokumenter udføres direkte på virksomheden. Eller du kan bruge tjenesterne i et privat (eller statsligt) arkiv. Hvis skattetilsynets revision afslører fraværet af et primært dokument, pålægges virksomheden en bøde, hvis størrelse fastsættes afhængigt af den specifikke type og antallet af mistede dokumenter. I henhold til den nuværende lovgivning i Den Russiske Føderation opbevares primære dokumenter hos virksomheden i mindst fem år.