Kontante dokumenter: registrering, verifikation, opbevaring. Proceduren for udstedelse af primære kontantdokumenter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Kontantdokumenter er papirer, der er udarbejdet i forbindelse med flytning af midler fra en juridisk enhed eller en individuel iværksætter. Deres formularer er godkendt af statens statistiske udvalg. Lad os overveje nærmere, hvilke kontante dokumenter virksomheder kan bruge.

Ordrer

De fungerer som primære kontantdokumenter. Ordrer kan være indgående eller udgående. Den første anvendes, når kontanter modtages. En kvitteringsordre udstedes i ét eksemplar af en regnskabsfører og underskrives af Ch. en revisor eller en embedsmand, der er autoriseret hertil. I mangel af ansvarlige embedsmænd kan lederen af den juridiske enhed eller den enkelte iværksætter selv påtegne primære kontante dokumenter. Kvitteringen for kreditordren skal være underskrevet af autoriserede personer (revisor og kasserer), bekræftet med et stempel (segl). Derudover er det registreret i den relevante journal. Kvitteringen gives til den forsøgsperson, der har indsat pengene. Selve kvitteringsordren forbliver ved kassen. Udgiftspapir udfyldes ved udstedelse af kontanter. Det skal siges, at kontantdokumenter udarbejdes, hvis virksomheden både bruger traditionelle metoder til informationsbehandling og BT-værktøjer. En udgående ordre, ligesom en indgående, udstedes i 1 eksemplar. Det skal også være godkendt af autoriserede personer og registreret i det relevante tidsskrift.

Fyld

Hvordan udsteder jeg de ovenfor nævnte kontantdokumenter? Påfyldning udføres som følger:

1. Linjen "Basis" henviser til en forretningstransaktion.
2. I kolonnen "Inklusive" indtastes momsbeløbet. Det er skrevet i tal. Hvis ydelser, varer eller arbejde ikke beskattes, angiver linjen "uden moms".
3. I linjen "Bilag" skal ledsagende og andre papirer anføres med angivelse af datoen for deres kompilering og numre.
4. I kolonnen "Kredit, underafdelingskode" er den tilsvarende betegnelse for den strukturafdeling, som midlerne er modtaget til, anført.

Registrer

Kontantbilag skal registreres i en særlig journal. Det registrerer både indgående/udgående ordrer og papirer, der erstatter dem. Sidstnævnte omfatter for eksempel lønsedler, ansøgninger om udstedelse af midler, fakturaer og andet. Samtidig skal det bemærkes, at udgiftspålæggene, som udskrives på lønlisten for løn og andre tilsvarende beløb, skal registreres efter udbetalingen.

Kassebog

Den bruges til at redegøre for udstedelse og modtagelse af kontanter. Bogen er nummereret, snøret og certificeret med et segl, som sættes på sidste side. Her laves også en optegnelse med angivelse af antallet af ark. Sidste side skal være underskrevet. revisor og forretningsfører. Hvert ark i bogen er opdelt i 2 lige store dele. Den ene (med vandret lineal) skal udfyldes som første kopi, den anden som anden kopi. Sidstnævnte udgives fra bag- og forsiden ved hjælp af carbonpapir. Begge instanser er nummereret med samme nummer. Førstnævnte forbliver i bogen, mens sidstnævnte er aftagelige. Sidstnævnte fungerer som indberettende kassebilag. Indtil afslutningen af alle operationer for den aktuelle dag, forsvinder de ikke. Indtastninger begynder på forsiden af den første kopi efter kolonnen "Saldo ved dagens begyndelse." Før påfyldning skal arket foldes langs rivelinjen. Den afskårne del lægges under den, der er tilbage i bogen. For at indtaste information efter "Overfør", er afrivningssiden lagt oven på forsiden af den anden kopi. Indtastninger fortsætter langs den vandrette linje på bagsiden af den uadskillelige del.

Yderligere dokumenter

Kontante transaktioner kan registreres med forskellige papirer. En af dem er for eksempel en forhåndsrapport. Det bruges til at redegøre for midler, der er udstedt til ansvarlige personer for administrations- og forretningsudgifter. Hvordan udarbejdes sådanne dokumenter? Kontanttransaktioner af denne type bogføres direkte af den indberettende enhed, ogOgså revisor. Forhåndsrapporter udarbejdes på papir eller computermedie. Registrering af kontante dokumenter udføres strengt i overensstemmelse med reglerne. Hver formular udfyldes i én kopi. På bagsiden af den angiver den ansvarlige person en liste over papirer, der bekræfter de afholdte udgifter. Det drejer sig for eksempel om et rejsecertifikat, konnossementer, checks, kvitteringer osv. Her angiver subjektet størrelsen af udgifterne. De papirer, der er vedlagt rapporten, skal nummereres i den rækkefølge, de er anført. Kontrol af kontante dokumenter udføres af medarbejdere i regnskabsafdelingen. Medarbejdere udfører især en revision af det målrettede forbrug af midler, fuldstændigheden af de leverede bekræftende papirer, rigtigheden af deres færdiggørelse og beregning af beløb. Bagsiden angiver de omkostninger, der accepteres til bogføring, og de konti, som de er registreret i debet.

Vigtige nuancer

Detaljer, der henviser til udenlandsk valuta (side 1a på forsiden og kolonne 6 og 8 på bagsiden) skal kun udfyldes, hvis den ansvarlige person modtager midler, der ikke er i rubler. Forhåndsrapporten efter verifikation skal godkendes af virksomhedens leder eller en af denne bemyndiget person. Først derefter tages der hensyn til det. Hvis forskuddet ikke er udnyttet fuldt ud, returnerer den ansvarlige saldo tilbage til kassereren. Samtidig udfyldes kvitteringsordren. Midler afskrives i overensstemmelse med oplysningerne i den godkendte rapport.

Lønningslister

Betaling af kontante dokumenter udføres ved beregning og udbetaling af løn til virksomhedens ansatte. Regnskabsafdelingen udfærdiger den tilsvarende opgørelse i 1 eksemplar. Lønperiodiseringen sker i henhold til de oplysninger, der er til stede i den primære dokumentation for regnskabsføring af den faktiske arbejdede tid, output osv. Linjerne "Perløbet" angiver beløbene i overensstemmelse med typerne af betalinger fra lønlisten. Her anføres også andre indkomster (materielle og sociale ydelser), der ydes til medarbejderen, tilbagebetales på bekostning af virksomhedens overskud og med forbehold af indregning i beskatningsgrundlaget. Samtidig beregnes træk i lønnen, og det beløb, der skal udleveres til medarbejderen, fastsættes. På opgørelsens forside er påført det samlede beløb, der skal betales til medarbejdere. Virksomhedslederen skal underskrive tilladelsen til at udstede løn. I tilfælde af dets fravær er dette dokument udstedt af en autoriseret medarbejder. I slutningen af opgørelsen føres beløbene for de indsatte og udstedte lønninger. Efter den fastsatte periode for udbetaling af midler til ansatte, er navnene på medarbejdere, der ikke har modtaget penge i kolonne 23, markeret med "Indbet alt". For det udstedte beløb udfærdiges en udgiftspålæg. Dens nummer og dato for færdiggørelse skal angives i lønlisten på det sidste ark.

Hjælp-rapport

Dette dokument indeholder aflæsninger af KKM-målere og omsætning pr. skift (arbejdsdag). Hjælperapport udfyldes 1 eksemplar dagligt. Kassereren skal underskrive den og aflevere den til den øverste embedsmand(Lederen af virksomheden). Samtidig udfyldes kvitteringsordren. I små virksomheder afleveres penge direkte til indsamlere. Ved overførsel af kontanter udfyldes bankens relevante kontantdokumenter. Omsætning pr. vagt (arbejdsdag) er fastsat i overensstemmelse med indikatorerne for summeringstællerne ved dagens begyndelse og slutning. Samtidig fratrækkes de beløb, der returneres til kunderne på ubrugte checks. Den fastlagte omsætning bekræftes af afdelingslederne. Ved bogføring af midler i rapporten underskriver seniorkassereren samt virksomhedens leder. Referencerapporten fungerer som grundlag for udarbejdelse af en konsolideret "Oplysninger om aflæsninger af KKM-målere og virksomhedens omsætning".

Tællerens tidsskrift

Dette dokument er påkrævet for at redegøre for udgifterne og modtagelsen af kontanter for hver KKM i virksomheden. Journalen fungerer også som kontrol- og registreringsrapport af måleraflæsninger. Dette dokument er snøret, nummereret og forseglet med underskrifterne fra Ch. revisor, leder af virksomheden, samt skatteinspektør. Journalen er også attesteret af virksomhedens segl. Alle indtastninger foretages af tælleren hver dag. Proceduren for udstedelse af kassebilag tillader ikke sletninger og klatter i journalen. Alle foretagne rettelser skal aftales og bekræftes af autoriserede personers underskrifter. Hvis aflæsningerne stemmer overens, logges de for det aktuelle skift ved arbejdets begyndelse. Disse data skal bekræftes af vagthavende administrators og kassererens underskrifter. Linje 15 angiver de beløb, der er indtastetchecks returneret af kunder. Oplysninger herom er hentet fra den relevante lov. Den samme kolonne angiver antallet af nul-checks udskrevet under skiftet. Ved slutningen af arbejdsdagen genererer operatøren en endelig rapport for skiftet og afleverer den modtagne indtægt med denne. Dette skaber en indgående ordre. Efter måleraflæsningerne er taget, kontrolleres den faktiske mængde af kvitteringer, den tilsvarende indtastning foretages i kladden. Det bekræftes af underskrifter fra leder (vagtadministrator), seniorkasserer og kasserer. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem beløbene angivet på kontrolbåndet og indtægtsbeløbet, identificeres årsagen til forskellen. Fundne overskud eller mangler registreres i de tilsvarende linjer i kladden.

Data om KKM-måleraflæsninger og omsætning

De bruges til at generere en oversigtsrapport for det aktuelle skift. Disse data fungerer som et bilag til erklæringen fra tælleren, der udarbejdes dagligt. Data om indikationer og indtægter er samlet i ét eksemplar. Sammen med udgifts- og kvitteringsordrer, certifikater-rapporter fra stemmetællere, overføres de til virksomhedens regnskabsafdeling indtil næste skift. Prøven af kassedokumenter i overensstemmelse med måleraflæsningerne ved begyndelsen og slutningen af arbejdsdagen for hvert kasseapparat inkluderer beregningen af indtægter. Samtidig er blandt andet dens fordeling på afdelinger angivet. Sidstnævnte skal bekræftes af ledernes underskrifter. I slutningen af den udfyldte tabel vises resultaterne i henhold til aflæsningerne af tællerne på alle kasseapparater, ogvirksomhedens omsætning opsummeres også med fordeling af midler på afdelinger. I overensstemmelse med lovene angives det samlede beløb, der blev udstedt til kunderne på de checks, de returnerede. Dette beløb reducerer virksomhedens samlede omsætning. Oplysningerne skal være underskrevet af den overordnede kasserer og virksomhedens leder.

Anbefalinger til påfyldning

Når du udarbejder kontantdokumenter, skal du overholde den procedure, der er fastsat i lovgivning og andre reguleringsakter. Derudover er der flere ret enkle regler, hvis overholdelse vil undgå unøjagtigheder ved udfyldning af papirer:

1. Beløb i ord skal altid skrives med stort. I dette tilfælde er øre tilladt at blive skrevet i tal. For eksempel: Atten tusinde rubler 10 kopek.
2. Papirarbejde kan udføres enten i hånden eller ved hjælp af tekniske midler (f.eks. en computer).
3. Retningslinjer tillader justering af oplysninger i kontantdokumenter. En række krav skal dog være opfyldt. En forkert indtastning skal omhyggeligt streges over med én linje. Korrekte oplysninger er angivet ved siden af eller (hvis muligt) over den. Her skal du også lave et efterskrift: "Tro rettet", "Overstreget er ugyldigt" eller "Sandt". Ved siden af denne post skal underskrives kap. revisor og leder af organisationen (eller individuel iværksætter).
4. Hvis der er klatter, sletninger, udtværinger med et "strøg" og andre lignende rettelsesmetoder, anses dokumentet for ugyldigt.

Yderligere regler

Opbevaring af kontante dokumenter, i overensstemmelse med gældende lovgivning, udføres i 5 år. Beregningen af denne periode begynder den 1. januar i året efter den periode, hvor kontorarbejdet er afsluttet. Denne regel betragtes som generel. Der er etableret en særlig procedure for lønopgørelser. Hvis medarbejdere ikke har personlige konti, opbevares disse papirer hos virksomheden i 75 år. Ved udløbet af denne periode kan al dokumentation overføres til arkivet eller destrueres, hvis der ikke er retssager, uenigheder eller stridigheder herom. Når du arbejder med papirer, skal følgende regler følges:

1. Formering af dokumenter til hæfteklammer skal udføres for hver dag senest den næste hverdag eller den første fridag.
2. Før papirerne overføres til arkivet, skal deres opgørelse foretages.
3. Kontrol af sagsdannelsen udføres enten af en kasserer eller af virksomhedens direkte leder.
4. I processen med at oprette en hæfteklammer indsamles papirer i stigende rækkefølge efter kontonumre (først med debet, derefter med kredit).

Ansvaret for sikkerheden af kontante dokumenter påhviler virksomhedens leder. I tilfælde af manglende overholdelse af ovenstående regler kan en administrativ sanktion i form af en pengebøde pålægges overtræderen. Bødens størrelse er fastsat i overensstemmelse med loven.

Konklusion

Keepingkontant dokumentation betragtes som et rimeligt ansvarsfuldt arbejde. Udfyldelse af papirer skal kontaktes med al ansvar. Kontantdokumenter bruges ved opsummering af forskellige data, rapportering, regnskab. I denne henseende kan fejl begået i de indledende faser af fastsættelse af transaktioner føre til alvorlige forvridninger i de endelige papirer. En medarbejder, der ansættes i stillingen med ansvar for behandling af kassebilag, skal have relevant viden og erfaring. Det skal huskes, at alle de papirer, som operatøren udfylder, bliver gennemgået af ledende embedsmænd og godkendt af virksomhedens leder. Der bør lægges særlig vægt på registrering af dokumenter. Indtastninger i journaler og bøger skal ske rettidigt efter reglerne. Da kontantdokumenter bruges til udarbejdelse af rapporter, udføres alle rettelser i dem strengt i en bestemt rækkefølge. Hvis de fastsatte regler ikke følges, mister papirerne deres gyldighed, og oplysningerne i dem kan ikke bruges af virksomheden i det videre ledelsesarbejde.