Betingelser og periode for opbevaring af primære dokumenter i regnskabet

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Som praksis viser, i næsten enhver moderne indenlandsk virksomhed, genereres den største mængde dokumentation af regnskaber. Selvfølgelig er dette forståeligt: det er i denne afdeling, de arbejder med penge, og hver sådan operation skal officielt rettes på papir. Derudover er betegnelsen for opbevaring af primære dokumenter i en organisation lovligt fastlagt, hvilket betyder, at det ikke vil fungere bare sådan at komme af med "stykker papir", du skal opbevare dem i mindst flere år og først derefter ødelægge dem. Forresten er processen med at slippe af med affaldspapir heller ikke let, den har en række specifikke funktioner. Om alt dette - yderligere.

Dokumenter, dokumenter…

Hvis du giver statistik over mængden af produceret dokumentation, viser det sig, at i næsten alle moderne indenlandske virksomheder er regnskab kilden til 80-90 % af papirdokumenter. De skal ikke bare opbevares. Begrænsninger bestemmer ikke kun, hvad der er den korrekte minimumsopbevaringsperiode for primære regnskabsbilag (varierer norm alt frafem år til et årti), men også de forhold, som disse objekter skal være. Samtidig skal man huske, at der er en opdeling i dokumentation for midlertidig opbevaring og permanent.

Men som praksis viser, er det ikke alle virksomheders ledere, der er interesserede i at forstå de indviklede betingelser for opbevaring af primære dokumenter. For at redde dig selv fra hovedpine kan du bruge tjenester fra specialiserede arkivfirmaer. I sådan en virksomhed ved de præcis, hvilken type dokumenter, hvor længe de skal opbevares, under hvilke forhold, under hvilke regler. Derudover har en sådan organisation den tekniske kapacitet til at ødelægge dokumenter, der er betroet opbevaring, når fristerne udløber. Det er virkelig praktisk, men det koster penge. Hvis du vil spare penge, bliver du nødt til at afsætte et særligt rum til arkivet og forstå, hvad der er den juridiske periode for opbevaring af primære regnskabsbilag i en organisation.

Vil – vil ikke

Problemet opstår i øvrigt ikke fra bunden. Gældende love fastsætter betingelserne for opbevaring af primære regnskabsdokumenter, og inden for enhver virksomhed skal de overholdes. Det følger af lovgivningen, at enhver fungerende juridisk enhed er betroet pligten til at opbevare dokumentation. Det betyder, at aktivitetsformen er ligegyldig - uanset om det er en privat iværksætter, der driver forretning alene, eller en større virksomhed, skal du stadig sørge for opbevaring af regnskaber og anden dokumentation. Det er vigtigt at studere loven forfastsatte perioder for opbevaring af elektroniske primære dokumenter, papir, så du i tilfælde af konflikt med entreprenøren eller under kontrolmyndighedens verifikation ikke kommer i en ubehagelig situation. Hertil kommer, at manglende overholdelse af de lovbestemte tidsintervaller kan medføre en betydelig bøde under kontrollen. Den nuværende lovgivning indeholder regler om minimumsperioden for opbevaring af primære regnskabsbilag. Det er vigtigt, at forretning er sikker, og at drive forretning i vores land er kendetegnet ved lovlighed og overholdelse af etablerede regler.

Den 125. føderale lov, der blev vedtaget i oktober 2004, fortæller om opbevaringsperioden for elektroniske primære dokumenter, papirdokumenter. Baseret på navnet er det dedikeret til arkiver og korrekt forretningsførelse. Det er i dette officielle dokument, at funktionerne ved opbevaring af officielle papirer produceret af regnskabsafdelingen overvejes. Her kan du både finde funktioner, der giver dig mulighed for at skelne mellem dokumentation for midlertidig og permanent opbevaring, samt vilkår, der er specifikke for en bestemt type papir.

Gælder for hvem?

Forpligtelser til at overholde minimumslagringsperioderne for primære dokumenter er tildelt:

• lokale regeringer;
• statslige agenturer;
• iværksættere;
• virksomheder;
• personer, der driver forretning.

Loven skal overholdes i forhold til arkivdokumentation, inklusive dem, der vedrører personale. Heldet tidsrum, der er angivet i lovpapirerne, skal være på et sikkert sted. Ud over føderale love påvirkes de specifikke betingelser for opbevaring af primære dokumenter og regnskabsregistre i en række regulatoriske dokumenter, der er gældende både på landets territorium som helhed og i hver enkelt region. Det vigtigste dokument er dog den 125. lov nævnt ovenfor, som giver en komplet liste over dokumentation, der regulerer varigheden af opbevaring af regnskabspapirer.

Lovnummer 129

I 1996 blev der udstedt en føderal lov om funktionerne i regnskab. Det står, at regnskab kan generere sin dokumentation på papir, samt ved hjælp af forskellige værktøjsmaskiner. Samtidig skal virksomheden på egen hånd lave kopier af dokumentationen på papir, så alle deltagere i driften har adgang til data om dem. Hvis tilsynsmyndigheden anmoder om aktindsigt i dokumentationen, skal virksomhedens repræsentanter give den. Både anklagere og repræsentanter for retten har ret til at gøre det.

Oprettelse, opbevaring i overensstemmelse med opbevaringsperioderne for primære regnskabsdokumenter, levering efter anmodning skal være i overensstemmelse med de formularer, der er fastsat i lovgivningsmæssige love. Dokumenter skal sendes til rekvirenten i papirform. Hvis dette er tilladt af de maskiner, der anvendes i arbejdet, kan indberetningen sendes i elektronisk form, hvis alle deltagere er enige. Det er også tilladt i henhold til vores gældende lovelande.

Hold reglerne

129. føderal lov indeholder en omtale af forpligtelsen til at overholde betingelserne for opbevaring af primære regnskabsdokumenter. Især artikel 17 nævner, at enhver juridisk enhed skal opbevare sådan dokumentation uden at undlade at undlade, herunder registre og rapporter. Varigheden af tidsintervallet er fastsat af reglerne for arkivering på statsniveau. Varigheden af denne periode må ikke være mindre end 5 år.

Der er etableret en særlig periode for opbevaring af primære dokumenter for dokumentationen, der regulerer regnskabspolitikken og nogle andre kategorier (programmer brugt på maskiner, der behandler information, arbejdskontoplan). Selvfølgelig er varigheden her også fem år (i nogle tilfælde kan denne periode sættes længere), men perioden begynder at tælle fra det øjeblik, hvor dette dokument sidst blev brugt på virksomheden. Lederen af en juridisk enhed er den person, der ifølge loven er ansvarlig for at opbevare al den nødvendige dokumentation i overensstemmelse med tidsintervaller. Det betyder, at enhver uddannet og ansvarlig chef skal kende perioden for opbevaring af primære dokumenter i regnskabsafdelingen, hvis han ønsker at holde situationen i virksomheden under sin kontrol.

Som praksis viser, foretager mange organisationer regelmæssigt en opgørelse over officiel dokumentation, og lokale regler etablerer personer, der er ansvarlige for at opbevare dokumenter, som inspektionsmyndighederne faktisk interagerer med, når de overvåger overholdelsearkiveringsregler.

Oprettelse og opbevaring: alt i henhold til reglerne

Baseret på den nuværende lovgivning kan revisorer generere både primær dokumentation og sammenfattende dokumentation ikke kun på papir, men også i elektronisk form; samtidig overdrages forpligtelserne til at oprette papirkopier til den juridiske person, og efter anmodning fra den interesserede, kontrolorganet, er virksomheden forpligtet til hurtigst muligt at sende papirdokumenter til adressen. Kompilering og opbevaring skal udføres i den form, der er fastlagt i de gældende lovbestemmelser.

Om perioden for opbevaring af primære dokumenter i regnskabsafdelingen, rækkefølgen af denne proces, fortæller listen over dokumentation, der tager højde for typiske ledelsespapirer, der dannes i løbet af arbejdet i enhver virksomhed. Disse blev etableret i 2010 i et dokument godkendt af finansministeriet og det føderale arkiv. Derudover er det nødvendigt at tage hensyn til kravene i skatteloven, som regulerer, at enhver borger i vores land er ansvarlig for at vedligeholde regnskabsoptegnelser i fire år. Dette gælder papirer relateret til regnskabsføring af udgifter, indtægter og også bekræftelse af betaling af skat.

Vær smart med tingene

Korrekt tilrettelæggelse af processen i overensstemmelse med betingelserne for opbevaring af primære regnskabsbilag indebærer en professionel tilgang, inddragelse af personale med ansvar for regnskabsdokumentation, behandling af arkivoplysninger om tilrettelæggelsen af selve arbejdsprocessen. I øjeblikket er der næsten ingen stederspecialiseret uddannelse i arkivering, så det er ofte svært at finde en specialist af virkelig høj kvalitet. På den anden side kræver progressiv lovgivning, at opbevaringsperioderne for primære regnskabsbilag overholdes, ellers kan du få kategorisk ubehagelige bøder. Den bedste mulighed for et tilstrækkeligt omfangsrigt dokumentflow er at oprette en afdeling, der er ansvarlig for arkivopbevaring i virksomhedens personale og sikre løbende uddannelse af det dokumentationsansvarlige personale med interne ressourcer. Dette vil holde de innovationer, der er etableret i lovene under kontrol og overholde alle krav.

En alternativ mulighed, der også giver dig mulighed for at tage hensyn til opbevaringsperioden for primære dokumenter og overholde den i dine arbejdsaktiviteter, er samarbejde med en mellemmand, som påtager sig forpligtelser til at opbevare kundens papirer. Det er dog heller ikke en nem opgave at vælge et arkivfirma til dig selv. Det er nødvendigt omhyggeligt at analysere alle tilgængelige muligheder for at give fortrinsret til et pålideligt firma og ikke bekymre dig om, at det kan lukke og bygningen brænde ned.

Funktioner ved lagring af nogle typer dokumentation

Som følger af gældende lovgivning skal primær dokumentation samt registre, indberetninger og balancer overføres til arkivet. Alle disse kategorier af officiel dokumentation skal, indtil de sendes til arkivet, opbevares i regnskabslokalerne, mens den juridiske enheder forpligtet til at sørge for alle betingelser for sikkerheden af papirer: skabe skal være lukkede, brand og anden sikkerhed skal overholdes. Inde i virksomheden udpeges en person, der er ansvarlig for dokumentationssikkerheden, ved et særligt dokument.

Hvis virksomheden bruger strenge rapporteringsformularer, skal disse dokumenter ifølge loven opbevares i et pengeskab eller et særligt skab, et rum, der er lukket og garanterer dokumentationens sikkerhed. Primær dokumentation for det aktuelle tidsrum, behandlet manuelt, bør samles kronologisk i registre, som derefter sendes til arkivet til permanent opbevaring.

Hvad skal man ellers holde øje med?

Ved lagring af kontoudtog, kasseordrer og forskudsrapporter skal al dokumentation opbevares kronologisk og bundet til fælles systematisk opbevaring. Nogle specifikke kategorier af dokumenter (skifterapporter, arbejdsordrer) kan opbevares uden binding, men arkiveres i mapper, så intet går tabt eller bruges til uærlige formål.

Sikkerheden af dokumentation, såvel som rettidig afsendelse til arkivet, er primært regnskabschefens ansvar, selvom lokale regler om nødvendigt kan indeholde delegering af beføjelser til en anden person. Udstedelse af primær dokumentation, rapportering, balancer er kun mulig i nogle tilfælde, hvis der er en officiel ordre fra regnskabschefen. Generelt har strukturelle afdelinger ikke adgang til regnskabsbilag. Beslaglæggelse af dokumentation er muligtkun hvis der er en særlig anmodning fra undersøgelsesinstanserne, domstolen eller andre myndigheder, der har de relevante beføjelser i henhold til loven. I dette tilfælde er det nødvendigt at fremlægge en officiel beslutning udarbejdet i overensstemmelse med loven. Ved udmeldelse er det nødvendigt at udarbejde en protokol, hvoraf en af kopierne overdrages til organisationens repræsentant mod underskrift.

Opbevaringsperioden for primære dokumenter er vist i tabellen nedenfor.

Features of workflow

Udtrykket "dokumentflow" anvendes på et sæt faktorer, der er forbundet med flytning af dokumentation fra det øjeblik, papiret blev oprettet, til dets overførsel til arkivvirksomheden. Udviklingen af en tidsplan er ansvarlig for regnskabschefen, selvom den i nogle virksomheder er uddelegeret til en dokumenthåndteringsspecialist. Men som praksis viser, er den mest korrekte medtagelse af en sådan plan i organisationens regnskabspolitik, som derefter godkendes af en særligt udstedt ordre underskrevet af virksomhedens øverste embedsmand.

Ved hjælp af tidsplanen kan du harmonisere organisatoriske processer og forenkle planlægningsopgaven i virksomheden. Arbejdsgangsplanen for primær dokumentation er en liste over udførende, de tidsintervaller, inden for hvilke papirerne skal sendes til regnskabsafdelingen, og den tidsramme, som revisorerne behandler dem for. Sørg for at beskrive rapporteringsperioder, herunder balancer. Ofte indeholder regnskabspraksis reguleringen af opbevaringsperioderne for primære dokumenter, og denne periode elsvarende til det, der er fastsat ved lov, eller sat højere, hvis det kræves af de særlige forhold i virksomhedens aktiviteter. Ved indsendelse af årsrapportering udarbejdes dokumentationen på foreskreven måde og overføres til arkivopbevaring. Samtidig tages der højde for, at det i fremtiden kan blive nødvendigt at udtrække nyttige data fra det volumen, der overføres til lagring. Hertil er det kutyme at opdele sager i mapper, mens grupperingen forklares af indholdet. Sørg for at tildele en relevant titel til hver mappe.

Caskeopbevaringsfunktioner

Al dokumentation, der genereres i løbet af virksomhedens aktiviteter, som nævnt ovenfor, er opdelt i dem, der er beregnet til midlertidig opbevaring og permanent. Ved overførsel af papirer til arkivet er det nødvendigt at aflevere hver af disse kategorier separat, uden at blande officielle papirer i de samme mapper. I dette tilfælde skal kopier opbevares adskilt fra originalerne. I separate mapper bliver du også nødt til at sortere dokumentationen, der viser rapportering, planer for året og for kvartaler, i måneder. Én fil skal indeholde ét stykke dokumentation.

For at gruppere én sag kan du bruge dokumenter genereret i én periode (kvartal, år, måned). Undtagelsen er de såkaldte forbigående kategorier - for eksempel personlige filer, hvis lukning ikke er tidsbestemt til at falde sammen med kalenderåret. Hvis filen indeholder dokumentation, der er genereret over flere måneder, er det nødvendigt at adskille hver måned fra andre med et særligt ark, der fastsætter, hvilken periode den efterfølgende blok dokumenterer. I dette tilfælde er det tilladt at gruppere op til 250 ark i én sag. Mappetykkelsen kan være 4 cm eller mindre.

Hvad skal man ellers holde øje med?

Som det fremgår af reglerne for arkivering, skal disse (uanset hvornår de præcist er udarbejdet) vedhæftes den dokumentation, de ledsager, hvis dokumentationen har bilag. Generelt er rækkefølgen for arkivet af regnskabsdokumentation meget vigtig, så den skal overholdes nøje. Som udgangspunkt bogføres først opgørelser, derefter forklarende noter, hvorefter balancen suppleret med vedhæftede bilag

Når man organiserer opbevaringen af personlige konti for virksomhedens ansatte, er det nødvendigt at tildele en separat sag til dette, hvor dokumentationen er opstillet efter år med streng kronologi. Den årlige korrespondance udformes i mapper med angivelse af kalenderåret og er ligeledes systematiseret i overensstemmelse med datoerne. Hver anmodning skal efterfølges af et svar.

Nogle funktioner

Opbevaringsperioderne, der er foreskrevet i skatteloven, kan afvige fra dem, der er specificeret i lovene om regnskabsaktiviteter. Når man observerer en sådan uoverensstemmelse, anbefales det først og fremmest at observere den længere tidsperiode - dette vil om nødvendigt give mulighed for at henvise til dokumentationen, bruge den, selvom fristen i henhold til en af de nuværende regler er er allerede udløbet. Desuden vil inspektørerne ikke have noget at klage over. Det er også nødvendigt at huske en særlig liste offentliggjort i 2000, der angiver varigheden af opbevaringennogle specifikke dokumentationsgrupper. Denne liste bliver løbende opdateret og suppleret, så virksomhedens regnskabschef og den afdeling, der er ansvarlig for dokumenthåndtering, skal følge med i opdateret information.

Hvis opbevaringsbetingelserne er blevet overtrådt, påhviler ansvaret herfor virksomhedens leder, på trods af at spørgsmålet om sikkerhed primært er regnskabschefens ansvar. Hvis ordren, varigheden af opbevaring overtrædes, pålægges virksomheden en bøde. For en embedsmand varierer straffen norm alt fra to til tre tusinde rubler. Men hvis den primære dokumentation slet ikke opbevares, kan de straffes med en bøde på fem tusind rubler eller mere.