Regnskabsbilag er Konceptet, regler for registrering og opbevaring af regnskabsbilag. 402-FZ "Om regnskab". Artikel 9. Primære regnskabsbilag

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Korrekt udførelse af regnskabsdokumentation er meget vigtig for processen med at generere regnskabsoplysninger og fastlægge skatteforpligtelser. Derfor er det nødvendigt at behandle dokumenter med særlig omhu.

Specialister i regnskabstjenester, repræsentanter for små virksomheder, der fører uafhængige optegnelser, bør kende de vigtigste krav til oprettelse, design, flytning, opbevaring af papirer.

Dokumentkoncept

Lovgivningsmæssige handlinger om regnskab afslører ikke begrebet et dokument. Derfor er det værd at bruge definitionen etableret af GOST R ISO 15489-1-2007.

Regnskabsdokumenter er identificerbare oplysninger, der er registreret på en materialebærer, oprettet, modtaget og opbevaret af en person eller organisation som bevis ved bekræftelse af forretningsaktiviteter eller juridiskeforpligtelser.

Primære dokumenter er dokumenter, der indeholder kildedata om processer og operationer. Disse er regnskabsbilag, der tjener som grundlag for regnskabsposteringer.

Primære regnskabsdokumenter er de dokumenter, hvorved fakta om økonomisk aktivitet registreres. Dette koncept i den føderale lov "om regnskabsføring" er reguleret af artikler.

Det vigtigste krav, der stilles til deres kompilering, er, at de skal kompileres, når den økonomiske aktivitet udføres eller umiddelbart efter dens afslutning (hvis muligt).

Primære papirer

Det primære regnskabsbilag skal udarbejdes på tidspunktet for forretningstransaktionen, og hvis dette ikke er muligt, umiddelbart efter dets afslutning.

De vigtigste primære dokumenter er:

1. Fragtbrev med formen TORG-12.
2. RKO og PKO.
3. Regnskabsreference.
4. Udgiftsrapport.

Sorts af primære dokumenter

Ingen normativ handling indeholder gruppering og klassificering af regnskabsbilag. Der kan skelnes mellem følgende typer regnskabsbilag, disse er dokumenter, der tager hensyn til:

1. Steder for deres kompilering: eksternt og internt.
2. Gældende dokumentarformularer: ikke-unified (oprettet i overensstemmelse med de formularer, der blev udviklet uafhængigt af organisationen), unified (oprettet i overensstemmelse med formularerne indeholdt i albummetforenede formularer).
3. Type informationsbærer: elektronisk og papir.
4. Datavolumen: resumé og primær.
5. Parten af passiver, regnskabsområder, aktiver: bogføring af kontanttransaktioner, regnskabsføring af periodisering og betaling af løn, regnskab for varebeholdninger, regnskab for anlægsaktiver osv.

Primære regnskabsformularer

Registrering i bogføring af regnskabsbilag er først og fremmest brugen af ensartede og selvstændigt udviklede formularer. Brugen af mange forenet siden 2013 er ikke obligatorisk.

Alle primære formularer skal godkendes af organisationens leder. Følgende er i øjeblikket obligatoriske:

1. Ifølge regnskabet for godstransporttjenester (272-P af regeringen).
2. I henhold til regnskabet for arbejde, dets betaling (1-P fra statens statistiske komité).
3. Regnskab for kontanttransaktioner (88-P fra statens statistiske komité, 3210-U i Bank of the Russian Federation).

Standardformularen leveres også til betalingsordren. I processen med at udstede ensartede formularer er det obligatorisk at udfylde regnskabsdokumenter, nemlig alle de angivne kolonner (linjer). Hvis der mangler oplysninger, skal der indsættes en bindestreg i den tilsvarende kolonne.

Det er værd at bemærke, at brugen af regnskabsbilag, som i øjeblikket ikke er påkrævet, stadig bruges i organisationer. Under hensyntagen til virksomhedens interne behov kan disse formularer færdiggøres. De kan gøres mere egnede og bekvemme til at løse specifikke forretningsaktiviteter. Det kan du f.eksNægt at bruge udskrivningsbehov og mærker på for- og bagsiden.

Godkendelse af primære regnskabsbilag

Organisationer er forpligtet til at godkende de gældende primære formularer (4 paragraf 1/2008-PBU). Det er dog vigtigt at huske, at det ikke er tilstrækkeligt at linke til albummet Uniform Forms.

Regnskabspolitikken bør angive de specifikke typer dokumenter fra de album, som organisationen vil bruge, samt en liste over personer, der har ret til at underskrive primære dokumenter.

Formularer kan også være godkendt af andre lokale regler. For eksempel et påbud om at godkende formerne for primære regnskabsbilag. Regnskabspraksis skal indeholde et link til en sådan ordre.

Påkrævede oplysninger om regnskabsbilag

402-FZ regulerer kravene til de obligatoriske detaljer for primære regnskabsdokumenter. Der er syv sådanne detaljer:

1. Dato for dokumentet.
2. Hans navn.
3. Navn på den økonomiske enhed, der kompilerede dokumentet.
4. Indhold af forretningsfakta.
5. Mængden af monetær eller naturlig måling (med enheder).
6. Navne på stillinger på personer, der er ansvarlige for transaktionen.
7. Underskrifter med udskrifter af ansvarlige personer.

Nogle dokumenter, der ikke er primær dokumentation, kan bruges som sådan.

Hvis en organisation afspejler udgifterne til leje, så er sådanne regnskabsdokumenter handlinger og en lejeaftale. 611 og 622 artikler i Civil Codefastslå, at der i et sådant tilfælde skal udarbejdes bilaterale handlinger om accept og overførsel af indberetningsobjektet. Hvis vi betragter artikel 753 i den civile lovbog, så kan handlinger af ensidig karakter tjene som primære dokumenter.

Dokumentation i regnskab

Det er vigtigt at tage højde for særlige tilfælde, der ofte opstår ved udarbejdelse af dokumentation.

Afvisning af brug af segl. Hovedformålet med seglet er at attestere underskriften fra den ansvarlige person. Siden 2015 er virksomheder ikke forpligtet til at stemple. Information om pressen bør afspejles i organisationens charter (82-FZ). Segl påkrævet kun, når det kræves af føderale regler.

Det skal være til stede på følgende dokumenter: dobbeltlagercertifikater, arbejdsulykker, dokumenter indsendt til toldmyndighederne, en fuldmagt, der giver dig mulighed for at repræsentere en juridisk enheds interesser i domstolene.

Seglet er ikke et obligatorisk krav, men dets tilstedeværelse kan være fastsat i form af det primære regnskabsdokument, som er godkendt af lederen af forretningsenheden.

Dokumenter udarbejdet på et fremmedsprog. Dokumenter kun på russisk kan accepteres til regnskab. Hvis dokumentet er udformet på et andet sprog, så skal der være en oversættelse til russisk, og det skal være linje for linje. Certificering af oversættelsen er ikke påkrævet, undtagen i tilfælde, der er fastsat i Haagerkonventionen:

1. Ikke-rubelmålere i primære regnskabsbilag. Omkostningsdata i regnskabsdokumenter kan afspejles i konventionelle enheder, i valuta, i rubler.
2. Primær i elektronisk form.

402-FZ giver forretningsenheder mulighed for at udstede primære dokumenter, ikke kun i papirform, men også i elektronisk form.

Det elektroniske dokument skal indeholde alle de nødvendige detaljer, der er angivet for regnskabsbilag, samt en elektronisk signatur.

Elektroniske signaturer findes i tre varianter - enkle, forbedrede ukvalificerede, forbedrede kvalificerede. Ifølge finansministeriet kan enhver af disse tre signaturer bruges.

Fuldmagt til at underskrive primære regnskabsdokumenter

En medarbejder i en organisation har ret til at underskrive, hvis et af følgende dokumenter er udarbejdet:

1. Fuldmagt til at underskrive den primære (185-189 artikel i Civil Code).
2. Bestil til højre for at underskrive.

Sammenlignet med en ordre, der giver ret til at underskrive, kan der også udstedes en fuldmagt til personer, der ikke er ansatte i organisationen. Efter aftale mellem parterne kan en telefax bruges til at underskrive primære dokumenter (artikel 160 i Civil Code).

Tidsplan for arbejdsgang i regnskab

En arbejdsgangsplan er en beskrivelse, som kan have form af en tabel eller et diagram, af procedurer til oprettelse, flytning, behandling og lagring af regnskabsbilag. Skemaet kan godkendes som et bilag til regnskabspraksis eller som en lokal normativ lov. I det andet tilfælde bør regnskabspraksis indeholde et link til denne lov.

Workflowplanen skal nødvendigvis afspejle:

1. Vilkår, hvorunder dokumenter skal udarbejdes, transmitteres, behandles, opbevares.
2. Positioner for personer, der er ansvarlige for driften, afspejlet i arbejdsgangsplanen (105-P fra Finansministeriet).

Magazin for regnskabsføring af primær dokumentation

At føre sådan en journal er mere en regel for rationel dokumenthåndtering snarere end regnskab. Det er nødvendigt for registrering af regnskabsbilag - indgående og udgående primære bilag. Eksperter råder til at føre en lignende journal i tilfælde, hvor regnskabet udføres uden brug af specialiserede regnskabsprogrammer.

For eksempel, når du bruger 1C, kan en dokumentationsjournal genereres og udskrives så hurtigt som nødvendigt. Så registret over modtagelsesdokumenter viser henholdsvis leverandørernes dokumenter og registret over kassedokumenter dokumentationen på virksomhedens kasse.

Regnskab tillader, i modsætning til skatteregnskab, afspejling af fakta om økonomisk aktivitet i mangel af primære regnskabsdokumenter, men kun hvis de alligevel modtages senere.

I dette tilfælde skal fakta om økonomisk aktivitet registreres ved hjælp af den anslåede værdi. Når først dokumentet ankommer, vendes det ikke. Det er kun nødvendigt at rette datoen for dens modtagelse.

Denne tilgangreguleret af 21/2008-PBU, 119n-P fra Finansministeriet, AKPI16-443-R VS.

Dokumenter relateret til mellemliggende transaktioner er en undtagelse fra denne procedure. Formidleren er forpligtet til at overføre al dokumentation. I tilfælde, hvor rapporten om den gennemførte transaktion er udarbejdet med fejl eller unøjagtigheder, kan hovedstolen have ret til at gøre indsigelse inden for 30 dage fra datoen for dens modtagelse (999, 1008 artikler i Civil Code).

Opbevaring og destruktion af regnskabsbilag

Rækkefølgen for opbevaring af det primære er bestemt af 558-P fra Kulturministeriet. Den samlede periode for opbevaring af dokumentation, i overensstemmelse med 402-FZ "On Accounting", artikel 9, er 5 år. Lederen af virksomheden er ansvarlig for at organisere opbevaringen af dokumentation.

Nogle dokumenter bør opbevares i længere tid:

1. Om erhvervelse af løsøre - mindst 10 år.
2. For transaktioner med fast ejendom - på ubestemt tid.
3. Udbetaling af udbytte og rejsecertifikater for forretningsrejser i det fjerne nord - 75 år.

Hvis interne optegnelser er udløbet, kan de blive ødelagt. Beslutningen om muligheden for ødelæggelse bør træffes af en ekspertkommission, der oprettes hvert år eller fungerer permanent. Baseret på resultaterne af en sådan kommissions aktiviteter bør der udarbejdes en retsakt, som afspejler listen over dokumenter, der skal destrueres.

En virksomhed kan likvidere dokumentation alene eller ved at overføre den til en specialiseretorganisation.

Ansvar for lagring af primære dokumenter

Der er fastsat sanktioner for grove overtrædelser af kravene til regnskabs- og finansiel rapportering. Et af de groveste dokumenter er manglen på obligatoriske primære regnskabsdokumenter, regnskabsregistre, regnskaber og en revisionsrapport for en økonomisk enhed.

Hvis sådanne overtrædelser konstateres, idømmes bøder med følgende beløb:

1. Embedsmænd - 5-10 tusind rubler.
2. Gentagne overtrædelser af embedsmænd - 10-20 tusind rubler eller diskvalifikation i 1-2 år.