Hvad er primær dokumentation i regnskabet? Definition, typer, funktioner og krav til påfyldning

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Regnskab for enhver virksomhed beskæftiger sig med primær rapportering. Listen over primær dokumentation i regnskab omfatter flere obligatoriske papirer. Hver af dem er relateret til faserne af forretningsprocessen. Hvis medarbejderne i organisationen ikke vedligeholder primær dokumentation i "1C: Regnskab", vil virksomheden stå over for håndgribelige sanktioner.

Hvad er det her?

Regnskab for primær dokumentation i regnskabet er en topprioritet. Alle aktiviteter, der udføres i denne retning, er reguleret af den føderale lov "On Accounting". Så i første afsnit af det niende kapitel siges det, at ethvert papir, der er korrekt udført og certificeret af ledelsen, og som afspejler forskellige episoder af virksomhedens forretningsaktiviteter, kan omtales som primær dokumentation. Disse episoder hedder i øvrigt:

• modtager penge for leverede varer eller tjenestervirksomhed;
• overførsel af penge for modtagne varer og materialer.

Der er således ud over den obligatoriske liste over primær dokumentation i regnskabet en yderligere en. Den udarbejdes norm alt efter anmodning fra virksomhedens ledelse. Og de indtaster formularer, der har oplysninger om gensidige modregninger, der ikke har et økonomisk grundlag.

Funktioner ved at arbejde med primær dokumentation i regnskab

Den første ting du skal være opmærksom på er, at alle "primære" formularer skal være forbundet med overførslen af midler. Derfor bør du ikke inkludere en fuldmagt til at modtage dokumenter på denne liste.

Opbevaring af denne type papir udføres i mindst fem år fra datoen for underskrivelsen. Ved skatterevisioner kræver inspektøren primær dokumentation for en periode på et til tre år. Således kan papirer med længere frist sendes til arkivet til opbevaring. Efter fem år kan de bortskaffes fuldstændigt. Ødelæggelsen af den "primære" udføres i overensstemmelse med virksomhedens interne charter og landets lovgivning. Denne procedure er ret kompleks og tidskrævende. Derfor beholder mange virksomheder det "primære", så længe der er plads i regnskabsafdelingen. Perioden for opbevaring af papirer i arkivet i Rusland er på ingen måde begrænset.

List

For at forstå, hvad primær dokumentation inden for regnskab er, skal du vide, hvilke typer dokumenter den omfatter. Den tale skal man huskehandler om papirer relateret til bevægelse af midler. Her er en liste over, hvad der er inkluderet i den primære dokumentation i regnskabet:

1. Kontrakt.
2. Faktura for betaling.
3. Kontant- og salgskvitteringer.
4. Strenge rapporteringsformularer.
5. Acts.
6. Fakturaer.

Flere oplysninger om hvert af disse primære dokumenter findes i de følgende afsnit.

Aftale

Dette punkt forårsager en masse kontroverser blandt medarbejdere i regnskabsafdelingen. Faktum er, at den primære dokumentation i regnskabsafdelingen under alle omstændigheder skal opbevares, men kontrakter ender nogle gange hos advokater eller endda i personaleafdelingen. Men der er en anden side af medaljen. Det er trods alt kontrakten, der er grundlaget for transaktionen relateret til bevægelsen af pengestrømme.

Faktura

Denne formular henviser til den primære dokumentation i regnskabsafdelingen. Hvad er en konto, ved enhver deltager i forretningsprocessen. Faktisk er dette dokument grundlaget for overførsel af midler til de modtagne varer eller tjenesteydelser. Hvis en af parterne accepterer kontoen, betyder det, at hun stiltiende accepterer transaktionen. Den kan også indeholde oplysninger om en tidligere aftale. Fakturaen indeholder ikke kun disse data, men også proceduren for tilbagebetaling af midler i tilfælde af dette behov.

Fragtbrev

Dette papir er en af de dygtigste repræsentanter for primær dokumentation inden for regnskab. Pointen er, at idet angiver en komplet liste over varer, der er sendt til køber. I dette tilfælde taler vi om både færdige produkter og råvarer. Et fragtbrev udfærdiges i et ubegrænset antal eksemplarer. Dette øjeblik har ikke en klar regulering og er faktisk kun baseret på, hvor mange parter der har brug for denne form for dokumenter. Det vil sige, hvor mange deltagere i transaktionen, så mange kopier skal gives. Det er værd at huske på, at kun de formularer, hvorpå den ansvarlige persons underskrift er underskrevet, er gyldige. Segl eller stempel er ikke påkrævet i denne situation.

Accept-overførsel

Almindelige medarbejdere i denne afdeling er engageret i behandlingen af primær dokumentation i regnskabsafdelingen. Oftest modtager de attester for udført arbejde (ydelser) som støttedokument. Dette dokument er, som navnet antyder, udarbejdet efter levering af tjenesteydelser eller udførelse af arbejde. Handlingen om accept og overførsel, underskrevet bilater alt, anses for gyldig. Der er tidspunkter, hvor en af modparterne nægter at godkende dokumentet. I denne situation kan formularen kun attesteres af én part, men på betingelse af, at observatører er til stede, når den underskrives. Ud over de grundlæggende oplysninger kan accept- og overførselshandlingen omfatte data af afklarende eller afklarende karakter. Som regel indtastes de i et specielt dannet bord. Med hensyn til stempelgodkendelse er det altid velkomment, men hvis der ikke er tryk, gør det ikke papiret ugyldigt. Det er værd at bemærke, at når der vedligeholdes primær dokumentation i regnskabet, en handling, der afspejler bevægelsen af anlægsaktivervirksomheder bør også medtages på listen over primære dokumenter.

Løn

Denne type primær dokumentation afspejler bevægelsen af midler mellem virksomheden og dens ansatte. Ud over lønnens grundbeløb omfatter det alle bonusser og erstatninger. I denne situation optræder regnskabschefen sammen med virksomhedens leder som vidne til erklæringen. For at dokumentet er gyldigt og træder i kraft, skal det stemples. Sker dette ikke, kan formularen anses for ugyldig. Det er værd at bemærke, at dette segl er valgfrit i de to ovenstående dokumenter.

Kontantdokumenter

Denne liste indeholder følgende formularer:

• kvitteringsordre,
• udbetalingsnota,
• kassebog.

Denne primære dokumentation indeholder den mest komplette information om bevægelse af penge. Kontantwarrants er opdelt i flere typer. Så oftest i arbejdet med regnskab bruges KO-1, KO-2 og KO-4. De afspejler alle fakta om organisationens økonomiske liv. Under en skatterevision er inspektørerne således mest kræsne med dem. Ud over disse typer er der formularer KO-3 og KO-5. Det tredje er et register over kontantordrer, og det femte tager højde for bevægelsen af kontanter i virksomheden. Som regel er inspektører meget mindre opmærksomme på disse typer primær dokumentation. Med hensyn til deres opbevaring og registrering, disse processerudføres i overensstemmelse med den generelle procedure.

Adskillelse afhængigt af transaktionsstadiet

Enhver transaktion er opdelt i tre faser. Og hver af dem har specifik dokumentation.

For det første er parterne altid enige om vilkårene for transaktionen. På dette tidspunkt indgår de en aftale og udsteder fakturaer til betaling. Herefter yder en af parterne et bidrag efter forlangende. Og til støtte herfor er betaleren forpligtet til at levere støttepapirer. Hvis midlerne er sendt fra foliokontoen, skal der fremvises et udtræk. Hvis betalingen foretages med kontanter, udføres bekræftelsen ved at levere kassechecks, strenge indberetningsskemaer eller kvitteringer. Den sidste fase af enhver transaktion er leveringen af bet alte varer eller tjenester. Dette øjeblik skal bekræftes af et udført arbejde (tjenester) eller et fragtbrev, hvis vi taler om forskellige slags produkter.

Udfyld krav

For en ordentlig arbejdsgang er det ikke nok blot at vide, hvad primær dokumentation i regnskabet er. Det er vigtigt at overveje de grundlæggende krav for at udfylde det. Først og fremmest skal hver formular have sit eget navn. Også kompilatoren af dokumentet er forpligtet til at angive datoen for dannelsen af disse rapporter og navnet på virksomheden. En virksomhed refererer til en leverandør, entreprenør eller køber. Bank detaljer,embedsmændenes initialer og navnet på operationen vises også i separate kolonner i den primære dokumentation i regnskabsafdelingen. Alle ved, hvad navnet på operationen er, bare husk at denne værdi skal udtrykkes i kvantitativ form. Det sidste øjeblik i udarbejdelsen af denne type papir er underskrift og segl af ansvarlige personer.

Redigering

Ved at håndtere et stort antal dokumenter begår medarbejdere ofte fejl. De skal rettes i overensstemmelse med de regler, der er fastsat ved lov. Der er to typer redigeringer:

1. For streng ansvarlighed. Hvis der skal foretages en mindre rettelse i skemaet, er den ansvarlige forpligtet til at overstrege den forkerte linje med en tynd streg og angive den korrekte indtastning ovenpå. For at bekræfte nøjagtigheden af de ændringer, der er foretaget på papir, er det nødvendigt at skrive "Korrigeret tro" og attestere formularen med en embedsmands underskrift og segl. Hvis dokumentet ikke kan rettes punktvis, så er den ansvarlige forpligtet til at overstrege den forkert udtegnede blanket fra hjørne til hjørne med en tynd rød streg. Det skal også være mærket "Annulleret". Efter at have oprettet den korrekte instans, er det forbudt at ødelægge den fejlagtige instans.
2. Til ikke-streng dokumentation. I dette tilfælde ødelægges den beskadigede formular, og der oprettes et papir med de korrekte oplysninger.

Det er værd at vide, at gennemstregninger kun bør udføres med en meget tynd streg. Hvis en medarbejderstreger tekst over på en sådan måde, at den bliver ulæselig, dette er en meget grov fejl.