Behandling af primær dokumentation: krav, eksempel. Primær regnskabsdokumentation

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Enhver virksomheds aktivitet er tæt forbundet med vedligeholdelse og behandling af primær dokumentation. Det er nødvendigt for at rapportere, beregne skattebetalinger, træffe ledelsesbeslutninger. I artiklen vil vi overveje, hvad det er - primær dokumentation i regnskabet - og hvordan det behandles.

Grundlæggende begreber

Primær dokumentation i regnskab - hvad er det? Det kaldes bevis for en forretningstransaktion, afspejlet på papir. I øjeblikket er mange dokumenter kompileret i det automatiserede system "1C". Behandlingen af primær dokumentation involverer registrering og bogføring af oplysninger om gennemførte forretningstransaktioner.

Primært regnskab er den indledende fase af at rette begivenheder, der opstår i virksomheden. Forretningstransaktioner er handlinger, der medfører ændringer i status for aktiverne eller kapitalen i organisationen.

Behandling af primær dokumentation i regnskab: et eksempel på en ordning

Som regel i virksomheder under begrebet "arbejde meddokumentation" indebærer:

• Opnåelse af primære data.
• Forbehandler oplysninger.
• Dokumentation.
• Godkendelse af ledelsen eller specialister autoriseret efter ordre fra direktøren.
• Behandler primær dokumentation.
• Udførelse af de handlinger, der er nødvendige for at udføre en forretningstransaktion.

Klassificering

Der er engangs- og kumulativ primær dokumentation. Behandlingen af oplysninger indeholdt i sådanne papirer har en række funktioner.

Engangsdokumentation er beregnet til at bekræfte en begivenhed én gang. Derfor er proceduren for dens behandling væsentligt forenklet. Kumulativ dokumentation bruges i en vis periode. Som regel afspejler det en operation udført flere gange. I dette tilfælde, ved behandling af primær dokumentation, overføres oplysninger fra den til særlige registre.

Dokumentationskrav

Primær dokumentation udarbejdes på tidspunktet for operationen eller umiddelbart efter dens afslutning.

Refleksion af information udføres på særlige forenede formularer. I mangel af godkendte formularer kan virksomheden udvikle dem selvstændigt.

Behandlingstrin for primær regnskabsdokumentation

På hver virksomhed i staten er der en medarbejder, der er ansvarlig for at arbejde med primær information. Denne specialist burde vide detreglerne for behandling af primær dokumentation, nøje overholder kravene i loven og rækkefølgen af handlinger.

Staperne af primær dokumentationsbehandling er:

• Taxa. Det er en vurdering af transaktionen afspejlet på papir, en indikation af de beløb, der er forbundet med dens gennemførelse.
• Grupper. På dette stadium distribueres dokumenter i overensstemmelse med fælles træk.
• Regnskab. Det antager betegnelsen debet og kredit.
• Slukning. For at forhindre tilbagebetaling på primære dokumenter, sætter revisor et mærke "bet alt".

Fejl i dokumenter

De kan opstå af forskellige årsager. Dybest set er deres udseende forårsaget af medarbejderens skødesløse holdning til det arbejde, han udfører, specialistens analfabetisme og udstyrets funktionsfejl.

Rettelse af dokumenter frarådes stærkt. Men i nogle tilfælde er det umuligt at gøre uden at rette fejl. Revisor skal rette fejlen på den primære dokumentation som følger:

• Skær den forkerte indtastning over med en tynd streg, så den er tydeligt synlig.
• Skriv de korrekte oplysninger over den overstregede linje.
• Tjek "Corrected Believe".
• Angiv datoen for justeringen.
• Sign.

Brugen af korrigerende midler er ikke tilladt.

Arbejde med indgående dokumenter

Processen med at behandle indgående papirer omfatter:

• Bestemmelse af dokumenttype. Regnskabspapirer indeholder altid oplysninger om gennemførte forretningstransaktioner. De inkluderer f.eks. en faktura, en ordre om at modtage penge osv.
• Tjekker oplysningerne om modtageren. Dokumentet skal være stilet til en bestemt virksomhed eller dennes medarbejder. I praksis sker det, at dokumenter for indkøb af materialer er specielt udstedt til virksomheden, selvom kontrakten med leverandøren ikke er indgået.
• Tjekker signaturer, segl. De personer, der underskriver dokumentet, skal have bemyndigelse hertil. Hvis synet af primære papirer ikke er inden for medarbejderens kompetence, så er de ugyldige. Hvad angår udskrifter, forekommer der i praksis ofte fejl i de virksomheder, der har flere segl. Oplysningerne på forlaget skal svare til den type dokument, det er på.
• Tjekker status for dokumenter. I tilfælde af opdagelse af skader på papirer eller mangel på ark, er det nødvendigt at udarbejde en handling, hvoraf en kopi skal sendes til modparten.
• Kontrollerer gyldigheden af hændelsen afspejlet i dokumentet. Virksomhedens ansatte skal bekræfte oplysningerne om transaktionens kendsgerning. Dokumenter om accept af værdigenstande er certificeret af lagerchefen, vilkårene i kontrakten bekræftes af marketingmedarbejderen. I praksis er der situationer, hvor en leverandør modtager en faktura for varer, som virksomheden ikke har modtaget.
• Definer den periode, som dokumentet tilhører. Ved behandling af primærpapirer er det vigtigt ikke at registrere de samme oplysninger to gange.
• Definer regnskabsafsnittet. Ved modtagelse af den primæredokumentation, er det nødvendigt at fastslå, til hvilke formål de leverede værdier vil blive brugt. De kan fungere som anlægsaktiver, materialer, immaterielle aktiver, varer.
• Bestem det register, hvori dokumentet skal arkiveres.
• Registreringspapir. Det udføres efter alle kontroller.

Arbejde med udgående papirer

Behandlingen af denne type dokumentation er noget anderledes end ovenstående.

For det første danner en autoriseret medarbejder i virksomheden et udkast til det udgående dokument. På grundlag heraf er et udkast til papir under udarbejdelse. Det sendes til lederen til godkendelse. En anden medarbejder med den relevante myndighed kan dog også godkende udkastet til dokumentet.

Efter certificering udarbejdes projektet efter de fastsatte regler og sendes til modtageren.

Workflow-planlægning

Dette trin er nødvendigt for at sikre hurtig modtagelse, afsendelse og behandling af dokumentation. For den kompetente organisering af dokumentcirkulation i virksomheden udvikles særlige tidsplaner. De angiver:

• Sted og frist for registrering af primære papirer.
• Navn og stilling på den person, der har udarbejdet og indsendt dokumenterne.
• Konti afledt af værdipapirer.
• Tid og sted for opbevaring af dokumentation.

Regnskabsregistre

De er nødvendige for registrering af primær dokumentation. Samtidig påpapirer er mærket med et regnskabsmærke. Det er nødvendigt for at forhindre genregistrering af dokumenter.

Primære papirer kan gemmes i elektroniske registre. Efter anmodning fra offentlige myndigheder eller modparter skal virksomheden dog levere papirkopier.

Funktioner ved dokumentgendannelse

I øjeblikket er der ingen klar procedure for gendannelse af papirer i reglerne. I praksis omfatter denne proces følgende aktiviteter:

• Udnævnelse af en kommission til at undersøge årsagerne til tab eller ødelæggelse af dokumenter. Om nødvendigt kan virksomhedens leder inddrage retshåndhævende myndigheder i proceduren.
• Appel til en bankorganisation til modparter for kopier af primære dokumenter.
• Korrektion af selvangivelse. Behovet for at indsende en opdateret rapport skyldes, at udokumenterede omkostninger ikke indregnes som udgifter i skattemæssig henseende.

I tilfælde af tab af primær dokumentation, vil IFTS beregne størrelsen af skattefradrag baseret på de tilgængelige papirer. Samtidig er der mulighed for, at skattemyndigheden anvender ansvarsforanst altninger i form af bøde.

Almindelige fejl i processen med at udstede primærpapirer

Typisk begår journalførere følgende overtrædelser:

• Udfyld formularer, der ikke er samlet eller godkendt af virksomhedens leder.
• Angiv ikke detaljer ellerafspejle dem med fejl.
• Godkend ikke dokumenter med deres underskrift eller tillad ansatte, der ikke har autoritet, at underskrive papirer.

Dokumentation, der bekræfter fakta om forretningstransaktioner, er ekstremt vigtig for virksomheden. Dens design skal behandles meget omhyggeligt. Enhver fejl kan føre til negative konsekvenser.