Liste over primære regnskabsdokumenter og regler for deres udførelse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Mange operationer udføres dagligt på virksomheden. Revisorer udsteder fakturaer til modparter og sender dem penge, beregner lønninger, bøder, beregner afskrivninger, udarbejder rapporter osv. Der udstedes dagligt snesevis af dokumenter af forskellig art: administrative, udøvende, primære. Den sidste gruppe er af stor betydning for virksomhedens aktiviteter.

Hvad er "primære dokumenter"?

Hver begivenhed i organisationens økonomiske liv skal bekræftes med papir. Det dannes på tidspunktet for operationen eller umiddelbart efter dens afslutning. Udarbejdelse af posteringer, rapportering udføres på grundlag af oplysningerne angivet i de primære regnskabsbilag. Deres liste er stor. I artiklen vil vi overveje de vigtigste, mest brugtedokumenter.

Hvorfor har vi brug for en primær?

Primær dokumentation er en integreret del af regnskabet. Som nævnt ovenfor dannes det på tidspunktet for transaktionen eller umiddelbart efter transaktionens afslutning og er et bevis på, at et eller andet faktum i virksomhedens økonomiske levetid er virkelighed.

Listen over primære regnskabsbilag for én transaktion kan omfatte:

1. Kontrakt.
2. konto.
3. Kontantkvittering eller andet betalingsdokument.
4. Fragtbrev.
5. Fuldførelsesakt.

Påkrævede oplysninger

I øjeblikket er der ensartede former for primære regnskabsdokumenter. De bruges til at afspejle information om forskellige operationer, henholdsvis listen over kolonner i dem er forskellig. I mellemtiden indeholder alle primære dokumenter ensartede obligatoriske detaljer. Blandt dem:

1. Virksomhedsnavn.
2. Dokumentnavn (f.eks. "Kontantkupon").
3. Dato for dannelse.
4. Indholdet af den operation, hvorpå dokumentet er udarbejdet. Når du f.eks. udfylder en faktura, kan den tilsvarende kolonne angive "Overførsel af materialer til behandling".
5. Penge og naturlige indikatorer. Den første bruges til at afspejle omkostningerne, den anden - mængder, vægt osv.
6. Positioner for ansvarlige medarbejdere ("chefbogholder", "lagerholder" osv.).
7. Underskrifter af personer involveret i transaktionen.

Vigtigt øjeblik

Det primære dokument, der indeholder alle de nødvendige detaljer, har juridisk kraft.

Bemærk venligst, at korrekt udførte papirer kan bruges i retssager som bevis for gyldigheden (eller ugyldigheden) af krav. Mange dokumenter er udarbejdet af entreprenører. Det er nødvendigt omhyggeligt at kontrollere rigtigheden af registreringen og under ingen omstændigheder sætte underskrifter for leverandører (entreprenører osv.), hvis de ikke har gjort det.

Primær dokumentation skal omhyggeligt bevares.

Har jeg brug for et primært segl?

I praksis fremsætter mange modparter påstande om dets fravær på TTN-formularen og nogle andre dokumenter. Husk, at siden 2015 har de fleste organisationer været fritaget for forpligtelsen til at have et segl. Sådanne virksomheder kan bruge det efter eget skøn. Hvis det er det, skal oplysninger om dets tilstedeværelse skrives i regnskabspraksis.

I tilfælde af at modparten insisterer på at bruge seglet ved registrering af det primære, og virksomheden har ret til ikke at sætte det på lovlige grunde, skal modparten sendes en skriftlig meddelelse med links til reglerne herom. problem.

Aftale

Hvis modparten er en langsigtet partner, så er det sagtens muligt at indgå en aftale for flere transaktioner. I dette tilfælde er det vigtigt klart at definere fristerne for opfyldelse af forpligtelser, rækkefølgen og proceduren for beregning og andre nuancer. Kontrakten kan udarbejdes for salg af varer, levering af tjenesteydelsereller produktionsarbejde. Det er værd at sige, at civilretten også giver mulighed for mundtlig indgåelse af en aftale. Men i forretningsaktiviteter anvendes som regel skriftlige kontraktformer.

Faktura

I dette dokument angiver leverandøren det beløb, der skal overføres til modparten for varer, tjenesteydelser eller arbejder. Når du foretager en betaling, antages det som standard, at subjektet accepterer transaktionen.

Fakturaen skal være til stede:

1. Dokumentnavn.
2. Navn på tjenester (varer, værker), som der betales for.
3. Omkostninger.
4. Samlet beløb.
5. Oplysninger om betaling.

I øjeblikket er hele listen over regnskabsbilag indeholdt i 1C-programmet, så de behandles automatisk.

Bemærk venligst, at fakturaen er af ringe værdi for de regulerende myndigheder. Heri fastsætter sælger den fastsatte pris. Fra revisors stilling er en faktura det vigtigste primære dokument, på grundlag af hvilket regnskabsposteringer dannes.

Faktura fungerer som en form for faktura. Dette papir indeholder en særlig linje til angivelse af momsbeløb.

Betalingsdokumentation

Du kan bekræfte betalingen med en kontant kvittering eller andet lignende dokument. Betaling bekræfter kendsgerningen om betaling for levering af produkter, tjenester, arbejde. Den specifikke type dokument vælges afhængigt af metodenbetaling: kontant eller bankoverførsel.

Et af de mest populære forligsdokumenter er en betalingsordre. Det er en ordre fra kontohaveren, at banken skal overføre penge til den angivne konto. Dokumentet kan bruges ved betaling af tjenester, varer, til betaling af forskud, tilbagebetaling af lån osv.

Ved fradrag på budgettet udfyldes felt 22 "Kode". I betalingsordren angiver denne kolonne UIN (unik identifikator). Takket være ham anerkender skattemyndigheden betaleren.

Felt "Kode" i betalingsordren kan udfyldes på forskellige måder. Det afhænger af, hvordan enheden nøjagtigt opfylder sin forpligtelse over for budgettet: frivilligt eller efter anmodning fra den regulerende myndighed.

Fragtbrev

TTN-formularen udfærdiges af afsenderen. Konnossementet er grundlaget for overdragelsen af varerne til modtageren. Dokumentet er udfærdiget i 4 eksemplarer. Ifølge TTN tager sælgeren salget i betragtning, og køberen modtager leveringen af varerne.

Bemærk venligst, at TTN er udarbejdet ved transport af varer af virksomhedens egne styrker. Hvis transporten udføres af et tredjepartsfirma, udstedes en 1-T formular.

En anden vigtig pointe: oplysningerne i TTN skal stemme overens med oplysningerne på fakturaen.

Act of afsluttet arbejde

Dette dokument er udarbejdet mellem kunden og leverandøren. Handlingen er en bekræftelse af udførelsen af arbejdet, levering af tjenesteydelser til en aft alt pris inden for de vilkår, der er fastsat i aftalen. Kort sagt, detteentreprenørens rapport til kunden.

I øjeblikket er en samlet form for loven ikke blevet godkendt. Virksomheden har ret til selv at udvikle en formular og fastsætte den i regnskabspraksis.

De vigtigste detaljer i handlingen er:

1. Nummer og dato for registrering i regnskabet.
2. Dato for kompilering.
3. Detaljer om kontrakten i overensstemmelse med hvilken handlingen er dannet.
4. Periode, mængde, arbejdsomkostninger.
5. Oplysninger om den konto, der skal betales for.
6. Navn på kunde og entreprenør.
7. Underskrifter fra parterne i transaktionen.

Akten er altid affattet i to eksemplarer.

Form M-15

Denne forkortelse bruges til at henvise til en faktura for udgående varer. Det skal bemærkes, at dette dokument ikke er obligatorisk, men ofte bruges af virksomheder.

Faktura for frigivelse af materialer til siden udstedes, hvis det er nødvendigt at overføre værdigenstande fra hovedkontoret (hoved)kontoret til fjernafdelinger eller andre virksomheder (hvis der er en særlig aftale).

Formularregler M-15

I den første del af papiret er der påført et nummer i overensstemmelse med virksomhedens dokumentflow. Her skal du også angive virksomhedens fulde navn og OKPO.

Den første tabel afspejler datoen for dokumentet, transaktionskoden (hvis det tilsvarende system bruges), navnet på den strukturelle enhed, aktivitetsområdet for den virksomhed, der udsteder fakturaen.

På samme mådeangives oplysninger om modtager og den ansvarlige for leveringen. Nedenstående er et link til det dokument, som fakturaen er udstedt i henhold til. Det kan være en kontrakt, en ordre osv.

I hovedtabellen angiver kolonne 1 og 2 regnskabsunderkontoen og den analytiske regnskabskode for alle materialer, der skal afskrives.

Dernæst indtastes følgende data i kolonne 3-15:

• navn på materialer med individuelle egenskaber, mærke, størrelse, kvalitet;
• lagernummer (hvis det ikke er der, er cellen ikke udfyldt);
• enhedskode;
• navn på måleenhed;
• mængde af varer overført;
• information om de faktiske genstande frigivet fra lageret (udfyldes af lagerholderen);
• samlede materialeomkostninger;
• pris uden moms;
• momstildelt beløb;
• samlet pris inklusive moms;
• materialelagernummer;
• pasnummer (hvis tilgængeligt);
• registreringsnummer ifølge kontokort.

Fakturaen er underskrevet af revisor, den medarbejder, der er ansvarlig for frigivelse af værdigenstande fra lageret, og modtageren.

Forhåndsrapporter i "1C"

Oprettelse af rapporteringsdokumenter er en af de mest almindelige handlinger for en revisor. Mange afregninger, der udføres i kontanter, foretages af forskudsdokumenter. Disse omfatter rejseudgifter, husholdningskøb osv.

Ofte modtager virksomhedens ansatte midler fra kassen til husholdningsudgifter. Efter at have erhvervet de nødvendige værdigenstande (f.eks. papirvarer), rapporterer medarbejderne og leverer understøttende dokumenter til regnskabsafdelingen.

Revisoren skal til gengæld registrere alle udgifter i regnskabssystemet. Du kan åbne "Forskudsrapporter" i "1C" i sektionen "Bank og kasse", underafsnittet "Kasse". Introduktionen af et nyt dokument udføres med knappen "Opret".

Øverst i formularen er angivet:

1. Virksomhedsnavn.
2. Lager, hvor nyligt modtagne værdigenstande vil blive krediteret.
3. Medarbejder rapporterer om modtagne midler mod rapporten.

Dokumentet indeholder 5 bogmærker. I afsnittet "Forskud" skal du vælge det dokument, som midlerne blev udstedt til:

1. Pengedokument.
2. udgiftskontantordre.
3. Debiter fra konto.

Hvis varer blev købt med de udstedte midler, afspejles de på fanen med samme navn. I afsnittet "Beholder" skal du angive oplysninger om returbeholderen (f.eks. vandflasker). Fanen "Betaling" afspejler oplysninger om de kontanter, der er bet alt til leverandører for køb af en genstand eller udstedt mod en kommende levering.

I afsnittet "Andet" er data om rejseudgifter angivet: dagpenge, brændstofomkostninger, billetter osv.

"Universal"-formular

På listen over primære regnskabsdokumenter er der ét papir, der kan bruges i en række forskellige situationer. Det bruges i dannelsen af både regnskab ogskatteindberetning. Det handler om regnskab. Formularen er påkrævet, hvis det er nødvendigt, for at rette fejlen. Derudover er dokumentet påkrævet, når der udføres operationer, der kræver forklaringer, afspejling af beregningen, bekræftelse af transaktioner, hvis der ikke er andre papirer.

Nuance

Det er værd at sige, at en virksomhed har ret til at bekræfte gennemførelsen af transaktioner, der ikke kræver udførelse af standardformularer (standardformularer), ikke ved hjælp af et certifikat, men gennem uafhængigt udviklet primært regnskab Dokumenter. Deres liste bør dog fastlægges i virksomhedens finansielle politik.

Regler for kompilering af et certifikat

En enkelt samlet formular er ikke blevet godkendt til dette dokument. Derfor kan specialister kompilere det i en gratis form eller bruge skabeloner udviklet på virksomheden. Blandt de obligatoriske oplysninger, som certifikatet skal indeholde, skal det bemærkes:

1. Oplysninger om virksomheden.
2. Dato og årsager til kompilering.
3. Primære regnskabsbilag og regnskabsregistre, hvortil der er knyttet attest.
4. Signatur af ansvarlig medarbejder.

Du kan skrive på et almindeligt hvidt A4-ark eller på firmabrevpapir.

Når du kompilerer, skal du være meget forsigtig med ikke at lave fejl. Jo mere detaljeret referencen er, jo færre yderligere spørgsmål har inspektørerne.

Dokumentet skal selvfølgelig kun indeholde pålidelig information. Hvis, understavefejl vil blive identificeret, det er mere tilrådeligt at udarbejde et certifikat igen.

Opbevaringsfunktioner

Alt, der vedrører primære regnskabsbilag, skal opbevares hos virksomheden i mindst 5 år. Beregningen af denne periode begynder fra slutdatoen for den rapporteringsperiode, hvor papirerne blev udstedt.

Ekstra

Primær kan udstedes på papir eller elektronisk. På det seneste foretrækker flere og flere virksomheder elektronisk dokumenthåndtering. Dette er forståeligt: det tager meget kortere tid at behandle og sende papirer.

Elektroniske dokumenter skal bekræftes med en digital signatur (forbedret eller almindelig - efter aftale mellem modparter).

Ansvar

Primær dokumentation er det vigtigste element i en virksomheds forretningsliv. I dens fravær vil virksomheden stå over for alvorlige sanktioner fra de regulerende myndigheder. Der vil også blive pålagt sanktioner i tilfælde af opdagelse af fejl i den primære dokumentation, unøjagtige oplysninger.

Overtrædelse af reglerne straffes ikke kun efter skatteloven, men også efter lov om administrative lovovertrædelser. Hvis der er grund, kan gerningsmændene også blive retsforfulgt.

Konklusion

En række forskellige dokumenter kan bruges i en virksomheds arbejde. Samtidig kan nogle af dem have en samlet form, og nogle kan udvikles selvstændigt af virksomheden. Uanset dette skal alle nødvendige detaljer dog være til stede i dokumenterne.

Nogle virksomheder praktiserer brugen af kombinerede dokumenter. Talevi taler om forenede former, suppleret i overensstemmelse med specifikationerne for organisationens aktiviteter.

Det er vigtigt at afspejle de valgte typer primær dokumentation i virksomhedens regnskabspraksis. I løbet af virksomhedens aktiviteter kan der opstå behov for nye dokumenter. Hvis de er udviklet af virksomheden, skal de nævnes i regnskabspraksis.

Bemærk venligst, at modparten også selvstændigt kan udvikle visse former for værdipapirer. Det er nødvendigt at angive i finanspolitikken, at virksomheden accepterer sådanne dokumenter fra modparter.

For at registrere mange transaktioner må organisationer ikke bruge ensartede former for primær dokumentation. Men hvis vi taler om kontanttransaktioner, så udføres de udelukkende af godkendte ordrer og andre betalingsdokumenter.