Kompensation for brug af en personlig bil: beregningsprocedure og funktioner

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Mange medarbejdere bruger deres egen bil i processen med at udføre deres opgaver. De transporterer varer eller virksomhedsledere, mødes med leverandører eller udfører andre vigtige aktiviteter. Derfor kræver de, at direktøren overfører erstatning for brugen af en personlig bil. Dens størrelse kan variere betydeligt i forskellige situationer, da der tages hensyn til maskinens egenskaber, de handlinger, medarbejderen udfører og de normer, der er fastsat ved lov.

Hvilke udgifter refunderes?

Størrelsen af kompensationen for brugen af en personlig bil afhænger af forskellige faktorer. Lederne af mange virksomheder ansætter kun specialister, der har deres egne maskiner, hvilket giver dem mulighed for at klare mange jobansvar.

Baseret på art. 188 i arbejdsloven, kan en medarbejder kræve, at virksomhedens ledelse overfører kompensation for brug af en personlig bil. For at gøre dette skal han bevise, at han var nødt til at pådrage sig visseudgifter. Følgende midler betales af firmaets leder:

• kompensation for værdiforringelse af ejendom under dens brug til arbejdsformål;
• Faktiske omkostninger forbundet med driften af en bil, repræsenteret ved omkostningerne til benzin, reparationer eller vedligeholdelse.

Størrelsen af kompensationen bør drøftes mellem de to deltagere i ansættelsesforholdet på forhånd og også fastsættes skriftligt. Norm alt udføres proceduren i processen med at indgå en ansættelseskontrakt. Det er tilladt at indgå disse oplysninger i en tillægsaftale til en eksisterende ansættelseskontrakt.

Hvilke oplysninger er inkluderet i kontrakten?

Når der tildeles kompensation til en medarbejder for brug af en personlig bil, tages der hensyn til adskillige parametre for bilen. Alle oplysninger vedrørende ansættelse af erstatning indgår i ansættelseskontrakten. Disse omfatter:

• nøjagtige parametre for en bil, der tilhører en virksomhedsmedarbejder;
• proceduren for at betjene en bil i arbejdsøjemed;
• grunde for at eje en bil, da en medarbejder ikke kun kan være dens ejer, men også en administrator samt lejer;
• den periode, hvor arbejdsopgaverne vil blive udført ved hjælp af køretøjet;
• præcis kompensationsbeløb;
• andre omkostninger forbundet med betjeningen af maskinen;
• dokumenter, der skal udarbejdes af medarbejderen, så han kan bekræfte sine udgifter til bilen;
• ordren på grundlag af hvilken de skaloverfør penge;
• tidsrammer, inden for hvilke arbejdskompensation udbetales.

Hvis mindst én klausul i kontrakten overtrædes, kan medarbejderen nægte at bruge sin bil til arbejdsformål.

Hvilke omkostninger refunderes?

Personal Vehicle Workers kompensation er designet til at dække følgende omkostninger:

• vedligeholdelse;
• betaling for benzin;
• at være på betalingsparkering hele arbejdsdagen;
• bilvask;
• andre omkostninger forbundet med at betjene maskinen til forretningsformål.

Når denne betaling beregnes, tager den højde for, hvor hurtigt bilen slides, hvor mange penge der bruges på tankning, og også hvad der er omkostningerne ved planlagt vedligeholdelse. Arbejdsgiveren har ret til at kræve, at medarbejderen udleverer forskellige checks eller kvitteringer, der bekræfter visse udgifter.

Hvilke dokumenter kræves?

Betaling af kompensation for brug af en personlig bil tildeles kun ved overførsel til arbejdsgiveren af officielle dokumenter, der bekræfter visse udgifter. Disse dokumenter omfatter:

• fragtbreve, der bekræfter, at en bestemt maskine faktisk blev brugt til at løse arbejdsproblemerne for en bestemt virksomhed, og formen på dette dokument udvikles separat af hver organisation;
• kontantkvitteringer udstedt på tankstationer eller tankstationer;
• rapporter udarbejdet af en medarbejder i organisationen;
• en journal, der registrerer alle en medarbejders bevægelser i hans bil for at løse arbejdsproblemer.

Hvis der er en ordre, tildeles kompensation for brug af en personlig bil. Et eksempel på dette dokument kan ses nedenfor.

Beskatning af betalinger

Udgifter for virksomheder i forbindelse med vedligeholdelse af officielle køretøjer bruges til at reducere skattegrundlaget under fastsættelse af indkomstskat. Men dette er kun muligt, hvis der er officielle dokumenter, der bekræfter sådanne omkostninger. Samtidig er det vigtigt, at maskinen virkelig bruges til at løse arbejdsproblemer.

Dette tager højde for følgende nuancer:

• der opkræves ingen personlig indkomstskat af kompensation for brug af en personlig bil, og forsikringspræmier overføres ikke;
• beløbet for denne betaling bør ikke overstige den sats, der er fastsat ved lov;
• hvis kompensationen overstiger normen, kan det overskydende ikke bruges til at reducere skattegrundlaget for indkomstskat.

Denne betaling tildeles kun i den periode, hvor virksomhedens ansatte direkte udfører sine arbejdsopgaver. Hvis han er sygemeldt eller på ferie, så kan udgiften til kompensation for en medarbejders brug af en privat bil ikke bruges til at reducere beskatningsgrundlaget for indkomstskat.

Hvordan ansøger jeg?

Arbejdsgivere, der beskæftiger medarbejdere, der har deres egne køretøjer, bør vide, hvordan de skal være kompetenteat kompensere dem for brugen af bilen. For at gøre dette udarbejdes passende dokumentation kompetent. Proceduren for tildeling af kompensation involverer følgende trin:

• ved ansættelse af en borger er det nødvendigt, at der i ansættelseskontrakten indgår oplysninger om behovet for at overføre kompensation, da den nye medarbejder vil bruge sin bil til at udføre lederens opgaver;
• titeldokumentationen for bilen overdrages til arbejdsgiveren, og dette omfatter ikke kun registreringsattesten, men også titlen, og hvis borgeren er kurator, så kopi af fuldmagten på grundlag hvoraf han bruger bilen er desuden overført;
• derudover er alle samarbejdsbetingelser fastsat, hvilket skulle være til gavn for begge deltagere i ansættelsesforholdet;
• hvis en langtidsansat ansat køber en bil, som han begynder at bruge til officielle formål, dannes der en ekstra aftale til en eksisterende ansættelseskontrakt;
• hvis bilen overdrages til brug af andre embedsmænd i virksomheden, udfærdiges der en godkendelses- og overførselshandling af bilen;
• Månedligt eller ugentligt udarbejder en virksomhedsmedarbejder en rapport, der angiver alle udgifter til en bil, der bruges til arbejde;
• denne rapport er ledsaget af adskillige betalingsdokumenter, der bekræfter udgifter og præsenteres af forskellige checks, fakturaer eller andre lignende papirer.

Den direkte ejer eller andre kan køre bilenansatte i virksomheden udpeget af de ansvarlige personer efter ordre fra arbejdsgiveren.

Udstedelse af en ordre ved hovedet

Erstatning for brug af en personlig bil udbetales kun, hvis de nødvendige dokumenter er korrekt udfyldt. Dette omfatter også udstedelse af en ordre fra virksomhedens direktør, på grundlag af hvilken der foretages en betaling til ejeren af køretøjet.

Det er tilladt i stedet for permanent udstedelse af ordrer at fastsætte behovet for periodisering af kompensationsbetalinger i virksomhedens lokale interne love.

Bestillingsformular kan udvikles af hver virksomhed separat. Dette dokument indeholder følgende oplysninger:

• navnet på det firma, hvor bilejeren arbejder;
• hans stilling og fulde navn;
• navn og parametre for det køretøj, der bruges til drift;
• betingelser for udbetaling af kompensation, kan det fx være et fast beløb, der overføres til medarbejderen ultimo hver måned, og kan også beregnes på baggrund af betalingsdokumenter, som medarbejderen har fremsendt til arbejdsgiveren.

En ansættelseskontrakt eller en tillægsaftale tjener som grundlag for udstedelse af en ordre. Disse dokumenter skal indeholde oplysninger om, at en bestemt medarbejder bruger sin egen bil under udførelsen af arbejdsopgaver.

Hvilke regler gælder?

Erstatningssatser for brug af en privat bil skal tages i betragtning af virksomhedens ledelse, da deafhænger af, om det er muligt at nedsætte beskatningsgrundlaget for indkomstskat af udgifter forbundet med overdragelse af erstatning til ejeren af ejendommen, repræsenteret ved en ansat i virksomheden. Disse normer er fastsat på statsniveau. Disse omfatter:

• hvis der anvendes en personbil, hvis motorkapacitet ikke overstiger 2 tusinde kubikmeter. se, så er betalingssatsen 1, 2 tusind rubler;
• hvis motorkapaciteten overstiger 2 tusinde kubikmeter. se, så er normen 1,5 tusind rubler;
• hvis en motorcykel lejes, er gebyret for den inden for normen 600 rubler.

Brugen af lastbiler er ikke reguleret af nogen lov, da sådanne omkostninger er inkluderet i en anden kategori af virksomhedsomkostninger.

Kan jeg leje en bil?

Kompensation for brug af en personlig bil er ikke underlagt personlig indkomstskat, men den bruges kun til at reducere indkomstskatten, hvis beløbet ikke overstiger de normer, der er fastsat ved lov. Men det er ofte påkrævet at overføre til ejeren af bilen et beløb, der overstiger denne sats. For at undgå behovet for at betale en betydelig skat, kan virksomhedens leder beslutte at udarbejde en lejeaftale med medarbejderen.

Når dette dokument genereres, tages det i betragtning, om en bil med et mandskab vil blive lejet eller ej. Derudover indeholder denne aftale oplysninger om, hvordan maskinen vil blive serviceret.

En sådan aftale er kun udarbejdet iskriftligt, men kræver ikke notarbekræftelse eller statslig registrering. Selve bilen er genstand for aftalen, derfor indtastes oplysninger om dens registreringsnumre i teksten, ligesom data fra Titel og registreringsattester overskrives.

Hvis en virksomhedsmedarbejder bruger en bil på grundlag af en fuldmagt, så skal du ved udarbejdelse af en lejeaftale inddrage den direkte ejer af ejendommen. Hvis en bil lejes uden mandskab, er der desuden knyttet en gyldig OSAGO-politik til den.

Nuancerne ved at bruge lånemekanismen

Da der ikke betales personlig indkomstskat og andre skatter af kompensation for brug af en privat bil, accepterer medarbejderen ofte en bestemt registreringsmetode, som består i, at bilen overføres ved hjælp af lånemekanismen til arbejdsgiveren. For at gøre dette tages der hensyn til følgende nuancer:

• processen med at anvende lånemekanismen indebærer, at der tages hensyn til kravene i art. 689 GK;
• under sådanne forhold overføres bilen til virksomheden til brug, så ikke kun ejeren, men også andre ansatte i virksomheden kan fungere som chauffør;
• det er virksomheden, der er forpligtet til at beskæftige sig med vedligeholdelse af køretøjet, dets reparation, regnskab for benzin, samt andre væsentlige spørgsmål, hvilket i høj grad forenkler processen med at beregne personlig indkomstskat og skatter i organisationen;
• det er tilladt at angive i kontrakten, at bilen udelukkende vil blive brugt af den direkte ejer;
• Fordelene ved at bruge en lånemekanisme omfatter, at det forenkler processenfastsættelse af virksomhedens omkostninger til vedligeholdelse og brug af bilen;
• virksomheden er nødvendigvis køberen af OSAGO-politikken;
• det er ikke nødvendigt at overføre yderligere vederlag til medarbejderen, som har et begrænset beløb;
• hvis maskinen overdrages til at styre maskinen til en anden medarbejder i virksomheden, så skal virksomhedens ledelse udarbejde yderligere personaledokumenter.

En revisor skal kompetent indgå i 1C-programmet kompensation for brugen af en personlig bil. Det afhænger af regnskabernes rigtighed, om en virksomhed kan regne med en nedsættelse af beskatningsgrundlaget for indkomstskat.

Nuancer ved udarbejdelse af en GPC-aftale

En anden mulighed for at bruge en personlig bilmedarbejder til virksomhedens formål er udarbejdelsen af en GPC-aftale mellem virksomhedens ledelse og den direkte bilejer. Denne aftale er et alternativ til en ansættelseskontrakt.

I henhold til en sådan aftale er medarbejderen entreprenøren, og virksomheden er kunden. Et sådant samarbejde er ikke reguleret af bestemmelserne i Labor Code.

Kan jeg bestride kompensationen?

Beregningen af kompensation for brug af en personlig bil bør baseres på den dokumentation, som medarbejderen har indsendt til virksomhedens regnskabsafdeling. Men ofte begår selv erfarne fagfolk fejl, som norm alt opdages af skatteinspektører i færd med at kontrollere en organisation.

Det hyppigst omstridte betalingsbeløb fra ansatte i Federal Tax Service. Der kan være flere årsager til dette:

• fravær af betalingsdokumenter fremlagt ved checks, fakturaer, ordrer eller andre papirer;
• proceduren for at bruge en bil ejet af en virksomhedsmedarbejder til organisatoriske formål er forkert udarbejdet;
• Mangler forskellige vigtige dokumenter til bilen indsendt af STS eller PTS.

Udfordring udføres i retten. Ofte er årsagen endda det faktum, at bilen er overdraget af en borger, der kan bruge den på grundlag af en almindelig, og ikke en generel, fuldmagt, derfor har han ikke ret til at overdrage bilen til brug for tredjemand fester.

Regler for betaling af erstatning for brug af firmabil til personlige formål

En anden situation er, når en medarbejder modtager en bil fra en arbejdsgiver. Det bruges til at løse vigtige problemer, men ofte skal en medarbejder bruge det til personlige formål. Dette rejser spørgsmålet om, hvordan man formaliserer sådanne forhold. Derfor kan følgende muligheder bruges til dette:

• mundtlig aftale mellem lederen og den ansatte i virksomheden;
• udarbejdelse af en lejeaftale med en ansat i virksomheden;
• ledelsen udsteder en ordre om at overføre bilen til en medarbejder.

Ved beregning af virksomhedens udgifter tages der hensyn til oplysninger fra rejsesedler og kilometertæller. I dette tilfælde kan du bestemme kilometertallet i arbejdstiden. Hvis der blev praktiseret brug af firmabil til personlige formål, kan der ikke ydes erstatningbet alt til virksomhedens leder af medarbejderen.

Konklusion

Mange virksomheder ansætter kun medarbejdere, der har en personlig bil, som derefter bruges til at løse arbejdsproblemer. I dette tilfælde kan bilejeren forvente at modtage en vis kompensation, og størrelsen afhænger af de faktiske udgifter, man skal stå over for, mens man løser arbejdsopgaver ved hjælp af en personlig bil.

Størrelsen af kompensationen bør ikke overstige de normer, der er fastsat ved lov, ellers kan sådanne udgifter ikke bruges af virksomheden til at reducere skattegrundlaget for indkomstskat. Ofte overtræder revisorer reglerne for beregning af denne betaling, hvilket fører til udfordringen om erstatning fra skatteinspektører i retten.