Dokumentation af ledelsesaktiviteter og dets grundlæggende koncepter

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Dokumentation henviser til registrering af oplysninger i overensstemmelse med de regulerede regler, det vil sige proceduren for behandling af dokumenter på en særlig måde. Da processen med at registrere data kan udføres på forskellige måder, er dokumenterne i praksis med ledelsesaktiviteter meget forskellige - håndskrevne, grafiske, typografiske, foto- og videomaterialer.

Dokumentation af ledelsesaktiviteter er en reguleret procedure, som giver en garanti for retskraft - en kvalitet, der er i den nuværende lovgivning.

I dag bruges forskellige måder at dokumentere: fra simple (såsom blyanter og almindelige kuglepenne) til mere komplekse elektromekaniske (dette inkluderer en båndoptager, videokamera, phono-enhed osv.) og automatiseret, computer. Dokumentationsmetoder afhænger også af de anvendte midler. Det kan være tekst, elektronisk, film og fotografisk.

Ledelsesaktivitet bruger norm alt tekstdokumenter skrevet i hånden eller oprettet på en computer. Derforde kaldes management records.

Dokumentation er altid fikseringen af nogle oplysninger på en specifik transportør, med specielle detaljer, hvorved den derefter identificeres. Dokumentation af ledelsesaktiviteter skaber midlerne og grundlaget for at regulere både en individuel embedsmands aktiviteter og hele virksomhedens økonomiske eller organisatoriske handlinger.

Dokumentation kan variere i dens funktioner, formål, indhold, grad af hemmeligholdelse og tilgængelighed af information. Adresseringsfaktorer gør det muligt at klassificere det i interorganisatorisk og eksternt. Den første, som ikke går ud over én institution eller organisation, og udføres mellem dens deltagere, kaldes service. Den anden - ekstern dokumentation - udføres mellem organisationer af forskellige typer, individuelle embedsmænd, som ikke er direkte underlagt hinanden.

Teknisk dokumentation udføres i overensstemmelse med etablerede standarder, som er forskellige for enhver type dokument. For enhver forv altningsaktivitet er dette særligt vigtigt, fordi dokumentation på denne måde opnår retskraft, hvilket tjener som det sikreste bevis på ægtheden af oplysningerne i den.

Dokumentation af ledelsesaktiviteter pålægger embedsmænd eller ledelsesorganer, der udfører det, specifikke ansvarsområder. Så under oprettelsen af eventuelle officielle dokumenter skal overholdesgældende lovgivningsnormer, registreringsregler, som er landsdækkende. Derudover skal hvert dokument ledsages af oplysninger om organisationen, juridisk vigtige: dens navn og afkodning, underskrifter og segl fra ledelsen eller en bestemt afdeling af virksomheden, dato for kompilering og nummer i registreringsbogen, godkendelsesstempler, etc. Endelig bør dokumentation af ledelsesaktiviteter udstede dokumenter strengt inden for dens egen kompetence.

Dokumenter varierer i grad af ægthed. Udkast eller kopier fra hoveddokumentationen indeholder kun bestemt tekst og har ikke samme retskraft som originalerne. Det autentiske dokument anses for at være det, der indeholder oplysningerne og ovenstående detaljer, der bekræfter dets gyldighed og ægthed.