Mål og ansvar for indkøbsafdelingen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hvorfor har vi brug for en indkøbsafdeling? I enhver organisation er denne afdeling repræsenteret i en eller anden form. Og hans arbejde påvirker direkte effektiviteten af hele organisationen som helhed. Lad os se nærmere på, hvordan afdelingens arbejde påvirker organisationens resultater.

Afdelingsmål

Indkøbsafdelingen er en afdeling, der har specialiseret sig i at indkøbe varer fra en leverandør på de for virksomheden mest fordelagtige vilkår.

Afdelingens arbejde har direkte indflydelse på alle virksomhedens aktiviteter. For sortimentet, til salg, fylden af lagre, tilgængeligheden af de nødvendige varer, effektiv brug af arbejdskapital.

Købsmål kan rangeres baseret på virksomhedens globale mål, men den samlede liste ser ofte sådan ud:

• bestemme virksomhedens behov for et bestemt produkt;
• køb varer til den bedst mulige pris;
• fremme høj omsætning;
• opret betingelser for at modtage varer til tiden;



• evaluereproduktkvalitet og køb den højeste kvalitet;
• vedligeholde et forhold til en leverandør eller leverandører;
• arbejde effektivt med resten af virksomheden;
• Hold effektivt styr på købte varer;
• overvåg omsætningen for at få det maksimale udbytte for virksomheden.

Hovedfunktioner

I forskellige organisationer kan indkøbsafdelingens funktioner adskille sig væsentligt fra hinanden. Alligevel er der funktioner og ansvar, der vil kendetegne en afdeling i næsten enhver virksomhed:

• Overvågning af leverandørmarked;
• overvågning af tilgængeligheden af varer på lager;
• rettidig genopfyldning af sortimentet;
• søg efter de bedste leverandører og priser;
• forhandlinger med leverandører;
• kontrol af levering og godstransport af varer;



• modtagelse af varer;
• kvalitetskontrol af købte varer;
• klager, hvis det er nødvendigt.

Yderligere funktioner i indkøbsafdelingen, som muligvis er til stede i organisationen - afhængigt af dens specifikationer og struktur:

• sortimentsstyring;
• indsamling af oplysninger om konkurrenter;
• involverer leverandører i marketingorganisationen.

Structure

Strukturen af indkøbsafdelingen er bygget op afhængigt af:

• organisationsstørrelse;
• industrier;
• antal sortimentsenheder i omsætning;
• antal leverandører;
• deres geografiske placering.

Afhængigt af typen af organisation kan indkøbsafdelingen styres centr alt eller region alt.

Det er som regel en matrixstruktur bestående af lederen (chef, direktør) for indkøbsafdelingen og ledere (specialister) for indkøb.

Det gennemsnitlige antal varer eller kategorier pr. leder er omkring 7, men det kan variere afhængigt af mængden af produktion eller omsætning.

Afdelingens og dens medarbejderes pligter

For indkøbsafdelingens effektive arbejde er en klar fordeling af ansvarsfordelingen for indkøbsafdelingen mellem dens medarbejdere nødvendig.

Afdelingslederens hovedansvar er at sikre kontinuitet og stabilitet i forsyningen af de nødvendige varer ved at optimere afdelingens arbejde og koordinere medarbejdernes aktiviteter. Indkøbschefen skal desuden have en ide om alle indgåede kontrakter og kategorier for at kunne organisere og fortsætte afdelingens effektive arbejde selv i fravær af nogen af medarbejderne.

Pligterne for indkøbschefer eller almindelige specialister i afdelingen omfatter organisering af levering af varer, sporing af godstransport, kontrol af betaling for købte partier og planlægning af indkøb.

En effektiv model vil være, hvor hver køber har sit eget ansvarsområde, bestående af en liste over artikler eller produktkategorier.

Medarbejderkrav

I lyset af medarbejdernes ansvar og afdelingens funktioner kan du lave en liste over krav tilideel kandidat til stillingen som køber.

Medarbejdere i indkøbsafdelingen bør henholdsvis have følgende færdigheder, viden og personlige egenskaber:

• Evne til at analysere information. Valget af leverandør bør baseres på mange kriterier. Dette er den bedste pris og en geografisk fordel, og tilpasningen af logistikken for leverandørvirksomheden og din organisation.
• Kendskab til prissætningsprincipper.
• Kendskab til de juridiske rammer for indkøb.
• Evnen til at udarbejde og indgå kontrakter.
• Evnen til at forhandle. Nogle gange er det meget vigtigt at udarbejde individuelle betingelser med en leverandør for din virksomhed. At reducere leverandørens pris eller bruge leverandørens ressourcer til kampagner, produktspecifik træning af deres personale, produktafdrag og efterbetalingssystemer kan alt sammen tjene som en god konkurrencefordel blandt lignende virksomheder.
• Evnen til at opretholde forretningsforbindelser.
• Evnen til at planlægge dine aktiviteter.

Motivation af købere og indkøbschef

Motivationssystemet i indkøbsafdelingen bør bygges på en sådan måde, at medarbejderen arbejder med maksimal effektivitet. Men samtidig bør modstridende krav og krav, der overstiger medarbejderens evner, ikke fremføres.

For at implementere et månedligt motivationssystem skal du bruge:

• Opret en KPI-model til afdelingen. Disse er indikatorer som opfyldelse af indkøbsplanen, omsætningsforholdet, rentabiliteten af salgetvarer, tilstedeværelsen og fraværet af forældede varer.
• Opret en model af nøglepræstationsindikatorer for hver medarbejder baseret på kriterier såsom organisationens prisdelta sammenlignet med konkurrenter, tilgængeligheden af det nødvendige produkt, kvaliteten af det købte produkt, lanceringen af nye brands, den enkelte betingelser for leverandører og mere.
• Baseret på KPI-modellen beregnes præmien. Desuden vil det være effektivt at udbetale en bonus bestående af to dele: en bonus for afdelingens præstation og en bonus for personlig opfyldelse af planer.

Samtidig skal hvert KPI-kriterium have egenskaber som:

• målbarhed;
• gennemsigtighed;
• planlægningskriterium bør oprettes under hensyntagen til markedstendenser.

Det vil sige, at køberen, hvis det ønskes, selvstændigt kan beregne størrelsen af sin præmie.

Bonusen for afdelingslederen kan baseres på indikatorerne for hele afdelingen og også inkludere præstationsindikatorerne for hver enkelt medarbejder.

Samtidig skal bonusdelen for en ordinær medarbejder i indkøbsafdelingen være omkring 50% af hele lønnen, og bonusdelen for afdelingslederen skal være omkring 30-40%. Resten er løn, fordi ikke alle afdelingspræstationsindikatorer kan knyttes til en bestemt medarbejders aktiviteter.

Har salg under købers ansvar

I beregningerne af KPI'en for indkøbsafdelingen kan du bruge et sådant kriterium som omsætningen af købte varer - forholdet mellem salg og dets aktiver.

Det ser ud til, at køberen skalbeskæftiger sig kun med køb af varer, men stadigvæk har kvaliteten af de købte varer, dets prisattraktivhed for slutforbrugeren eller virksomhedens klient væsentlig indflydelse på implementeringen af salgsplanen.

Derfor afhænger mængden og kvaliteten af salget halvdelen af veludførte indkøb.

Placering af indkøbsafdelingen i organisationens struktur

De opgaver, der løses af indkøbsafdelingen, i overensstemmelse med moderne markedsføringstrends, skal løses i denne rækkefølge:

• Først bygges en salgsstrategi (færdigt produkt eller købte varer).
• Så, hvis indkøbsafdelingen er i virksomheden, afgøres spørgsmålet om produktionsstrategi.
• Og først derefter udvikles en indkøbsstrategi for de nødvendige varer, råmaterialer eller komponenter.

Indkøbschefen rapporterer ofte direkte til virksomhedens administrerende direktør.

Der skal også være effektiv kommunikation mellem indkøbsafdelingen og marketing- og salgsafdelingen. Uden dette vil mange bestræbelser på at skabe en indkøbsafdeling, forbedre dens struktur og motivation forblive uden det rigtige resultat.

Hvis et kategoristyringssystem er implementeret i en bedrift eller organisation, skal køberen arbejde sammen med kategorichefen. Samtidig er det nødvendigt at afgrænse hver specialists ansvarsområde, så motivationssystemet forbliver gennemsigtigt og forståeligt for alle.