Bestemmelse af behovet for personale: konceptet, planlægningsmetoder og måder at dække det på

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

En af de mest værdifulde ressourcer i enhver virksomhed er dens personale. Det er dog ret dyrt. Derfor er det ekstremt vigtigt at bestemme antallet af medarbejdere, hvor du kan opnå den maksimale økonomiske effekt til den laveste pris. Til dette bruges specielle metoder og tilgange. Fastlæggelse af behovet for personale er en af ledelsens prioriterede opgaver. Hvordan denne proces udføres, vil blive diskuteret senere.

Typer af arbejdskraftbehov

Processen med at bestemme behovet for personale er et system af indbyggede omfattende foranst altninger. Dens opgave er at nå specifikke mål for produktionsprocessen. Dette er en ret kompliceret procedure, da det er nødvendigt at bestemme ikke kun antallet af medarbejdere, der skal udføre det nødvendigeopgaver, men også at skabe det mest effektive produktionssystem. Derfor udvælges personalet også i overensstemmelse med deres kvalifikationer og erfaring. Træning gives efter behov.

I en organisation skal planlægningen dække flere forskellige udviklingsområder. I dette tilfælde vil planlægningsprocessen inden for arbejdskraftressourcer være så effektiv som muligt.

Der er forskellige tilgange og metoder til at bestemme personalebehov. Oftest er de opdelt i 2 hovedtyper:

• Lovende. Denne tilgang kaldes også strategisk. Det er relateret til organisationens fremtid. Behovet for personale i dette tilfælde bestemmes i overensstemmelse med organisationens valgte kurs. Samtidig beregnes på lang sigt ikke kun antallet af arbejdskraftressourcer, men også medarbejdernes kvalifikationsniveau.
• Situationsbestemt. En sådan planlægning gør det muligt at forsyne produktionen med den nødvendige mængde ressourcer på kort sigt. Med denne tilgang lægges der vægt på personaleomsætning samt indikatorer for antal ferier, sygefravær, barsels- og langtidsorlov, reduktioner og så videre.

Planlægningsproceduren udføres kontinuerligt i forskellige tidsperioder. Så en lignende procedure kunne være:

• Kort sigt - op til 12 måneder.
• Midvejs - fra 1 år til 5 år.
• Langsigtet – mere end 5 år.

Erfarne ledere bestemmer også medarbejdernes kvalitative og kvantitative behov. II det andet tilfælde kan du indstille det nøjagtige antal ansatte i virksomheden. I en kvalitativ vurdering afgøres behovet for personale af en bestemt kvalifikation.

kvantitativt behov

Definitionen af kvalitative og kvantitative personalebehov er væsentligt forskellige. Planlægning går begge veje. Ved bestemmelse af kvantitative indikatorer vælges en metode, hvorved det er muligt at beregne det optimale antal ansatte i staten. Bestemmelsen af denne værdi udføres inden for en bestemt tidsramme.

Bestemmelse af det kvantitative behov for personale sker ved hjælp af flere grundlæggende indikatorer:

• Almindelig antal ansatte. Dette er antallet af medarbejdere på listen for en bestemt dato. Dette tager højde for antallet af medarbejdere, der forlod og ankom på analysedagen.
• Vedhæftningsnummer. Antallet af medarbejdere, der er i virksomhedens tilstand, og som skal møde på arbejde den dag for at udføre deres arbejdsopgaver. Hvis vi finder forskellen mellem det gennemsnitlige antal og fremmødetallet, får vi en indikator for heldags nedetid på grund af ferie, forretningsrejse, sygdom hos medarbejderne.
• Det gennemsnitlige antal ansatte. Denne indikator bruges til at spore antallet af ansatte i en bestemt periode. Det bruges i forbindelse med beregning af gennemsnitsløn, arbejdsproduktivitet, omsætningsforhold, personaleomsætning osv. Hvis du skal finde det gennemsnitlige antal afmedarbejdere i en måned eller en anden periode, lægges antallet af ansatte for hver dag sammen divideret med antallet af dage. Dette inkluderer weekender og helligdage. Hvis du skal bestemme gennemsnittet for året, skal du opsummere det gennemsnitlige antal ansatte for hver måned. Resultatet divideres med 12.

For at bestemme de præsenterede indikatorer registrerer produktionen lønsum og fremmøde. Samtidig er informationskilden påbud om ansættelse og afskedigelse fra en stilling, om forflytning, udskiftning, midlertidigt fravær af en medarbejder med god grund osv.

For at beregne antallet af ansatte på en bestemt dato, bruges forskellige metoder til at bestemme behovet for personale:

1. Metode til arbejdsintensitet. Forudsætter brug af information om tidspunktet for arbejdsprocessen.
2. Beregningsmetoder. Brug data om servicepriser, job, antal og administration.
3. Stokastiske metoder. Giver dig mulighed for at bestemme numeriske karakteristika ved hjælp af korrelations- eller regressionsanalyse.
4. Metode til ekspertvurderinger. Indebærer enkle eller udvidede (enkelt, flere) beregninger.

Kvalitetsindikatorer

At fastlægge det kvalitative behov for personale er karakteriseret ved betydelige vanskeligheder. Analytikeren skal i løbet af en sådan undersøgelse ikke kun bestemme antallet af personale, men også graden af professionalisme og kvalifikationer hos arbejdere, som organisationen har brug for.

Vanskeligheden ligger i, at der i øjeblikket ikke findes et enkelt system til at bestemme kvaliteten af arbejdet, medarbejdernes potentiale. Der er kun en grundlæggende liste over karakteristika og kvaliteter, der bestemmer graden af kvalifikation, færdigheder hos en medarbejder:

• Økonomisk. De bestemmer kompleksiteten af det arbejde, medarbejderen udfører, dennes kvalifikationer, arbejdsforhold, anciennitet og branchetilhørsforhold.
• Personligt. Tilstedeværelsen af visse færdigheder, disciplin, effektivitet, samvittighedsfuld udførelse af deres pligter, kreativitet og kreativitet.
• Organisatorisk og teknisk. Teknisk udstyr af arbejdskraft, dets tiltrækningskraft, niveauet for organisation af produktionsteknologi, rationalisering.
• Sociokulturel. Social aktivitet, kollektivisme, moralsk og generel kulturel udvikling.

Bestemmelse af behovet for personale i organisationen på kvalitative grunde er baseret på følgende data:

• Organisationsstruktur.
• Opdeling af medarbejdere efter fagligt kvalifikationsniveau (angivet i produktionen og den tekniske dokumentation).
• Krav til job.
• Bemanding af virksomhedens strukturelle afdelinger.
• Regler for organisatoriske og ledelsesmæssige processer.

For hver kvalitetsfunktion bestemmes behovet for antallet af personale. Det samlede antal medarbejdere, der kræves for, at organisationen fungerer korrekt, bestemmes ved at summere resultaternefor hvert kriterium. Til dette er følgende organisatoriske dokumenter ved at blive udviklet:

• Systemmål, som virksomhedens organisationsstruktur bygges ud fra.
• Generel organisationsstruktur for virksomheden og dens afdelinger.
• Bemanding.
• Jobbeskrivelser. De bruges også i beregningen af arbejdsintensiteten for funktionerne i hoved- og ledelsespersonalet.

Faktorer, der påvirker behovet for arbejdskraftsressourcer

Der er visse faktorer, der påvirker arbejdsstyrkens planlægningsprocesser og personalekrav.

De kan være direkte eller indirekte, interne eller eksterne. Følgende faktorer har størst indflydelse:

• Arbejdsmarkedsforhold. De er defineret af flere funktioner. Betingelserne omfatter den demografiske situation, arbejdsløshed, uddannelseskvaliteten, udbud og efterspørgsel efter arbejdskraft i forskellige sektorer, inddragelse af arbejdsformidlingen i processerne for uddannelse af specialister.
• Teknologiske innovationer. Aktive fremskridt i den moderne verden fører til forenkling af menneskeligt arbejde, ændrer dets indhold. Dette kræver rettidig omskoling af kvalificerede specialister.
• Ændringer inden for lovgivning. Denne faktor er svær at forudsige. Dette henviser til lovgivningen inden for arbejdsbeskyttelse og beskæftigelse.
• Konkurrenters rekrutteringstilgang. Organisationen skal løbende overvåge og studere metoder og tilgange til at arbejde med personalekonkurrenter. På baggrund af disse oplysninger justeres organisationens egen personalepolitik.
• Virksomhedens mål. De kan være kortsigtede eller langsigtede og følge en fælles strategi.
• Finansiering. Hver organisation har visse økonomiske muligheder. Ud fra dette vælges også organisationens personalepolitik.
• Personalpotentiale. Dette er grundlaget for succes med implementeringen af marketingplanen. Hvis virksomhedens personaleafdeling kan overveje udviklingszonen, personalets kapaciteter, giver dette dig mulighed for at lukke nye ledige stillinger i tide.

Arbejdsstadier

Der er flere grundlæggende trin i fastlæggelsen af personalebehov. Oftest skiller tre store processer sig ud i løbet af en lignende opgave.

I første fase analyserer virksomheden sine egne ressourcer. Dette er nødvendigt for at afgøre, om det i fremtiden er muligt at opfylde sådanne behov på egen hånd. I dette tilfælde er vigtige indikatorer overskud, virksomhedens omsætning. Hun skal have ressourcer nok til at betale sine ansatte.

Dernæst, på anden fase, foretages en analyse af behovet for personale i den seneste periode. Konklusionen er om hensigtsmæssigheden og effektiviteten af anvendelsen af arbejdskraftressourcer. Analytikeren identificerer svagheder i denne proces. En langsigtet plan er ved at blive udviklet, som giver dig mulighed for fuldstændigt at eliminere eller minimere den negative påvirkning af afskrækkende faktorer.

På tredje fase accepteres detbeslutning om konkrete tiltag på det personalepolitiske område i øjeblikket. Dette tager højde for organisationens overordnede mål og målsætninger. Der træffes beslutninger om fastholdelse og reduktion af visse medarbejdere. Efter analysen af fastlæggelsen af behovet for personale kan der træffes flere beslutninger:

• medarbejderreduktion;
• tiltrækker personale udefra;
• uddannelse og omskoling af personale.

De nævnte handlinger kan desuden udføres samtidigt. Det afhænger af den situation, der har udviklet sig i organisationen.

Metoder til at bestemme behovet

Bedømmelse af en virksomheds behov for personale udføres i overensstemmelse med visse metoder.

Der er flere populære teknikker:

1. Fotograferer en arbejdsdag. Dette er en effektiv, men meget tidskrævende metode. En medarbejder har en række ansvarsområder. Under deres udførelse registreres tiden. Denne tilgang giver dig mulighed for at identificere overflødige handlinger. I nogle tilfælde tages der stilling til behovet for en bestemt medarbejders arbejde i den samlede produktionsproces eller en ledig stilling som sådan. Det kan være nødvendigt for små mængder arbejde at kombinere to stabsenheder til én.
2. Beregning i henhold til servicestandarder. For hver medarbejder er der fastsat visse præstationsindikatorer baseret på forskellige standarder og regler. Ved at have information om den daglige produktionshastighed kan ledere beregne behovet for personale pået stykke tid.
3. Ekspertvurderinger. Dette er en af de mest populære metoder. Det bruges af forskellige virksomheder. Ledernes mening er afgørende for behovet for personale. Men samtidig skal ledere være kendetegnet ved en høj uddannelse og faglighed. Det er vigtigt at have en klar forståelse af udviklingen af denne industri i fremtiden.
4. Ekstrapolering. På baggrund af aktuelle data laves en langsigtet prognose. Dette tager højde for mulige ændringer. Dette kan være en stigning i priserne, planlagte handlinger fra staten i denne industri, dens udvikling i fremtiden osv. Denne tilgang bruges, hvis de interne og eksterne forhold i organisationen er stabile. I vores land kan det kun bruges til kortsigtet planlægning.
5. Bygge en computermodel. Afdelingschefer overfører information, på grundlag af hvilken der opbygges en computerprognose for organisationens behov for arbejdskraft til et givet perspektiv. Dette er en forholdsvis ny metode, så den har ikke haft tid til at få en væsentlig udbredelse. Det kræver betydelige økonomiske omkostninger, samt inddragelse af relevante specialister i arbejdet. Teknikken er mere velegnet til store virksomheder.

Beregningsformler

Beregning af personalebehov foretages ved hjælp af særlige beregninger.

Før du vælger en formel, skal du afgøre, hvad virksomheden er mere tilbøjelig til i processen med at føre sin personalepolitik:

• For at øgeproduktionsvolumen, hvilket kræver involvering af yderligere personale.
• At reducere mængden af produktion, hvilket fører til frigivelse af arbejdskraftressourcer.
• Produktionsmængden er ikke planlagt til at ændre sig. Behovet for personale bestemmes af den naturlige bevægelighed for personale i tilfælde af afskedigelse, dekret, pensionsalder osv.

Derfor finder beregningen og begrundelsen af produktionsvækst sted i virksomhedernes planlægningsafdelinger. For at øge produktiviteten tages alle faktorer i betragtning. For at bestemme det planlagte antal medarbejdere skal du anvende formlen:

Chpsp=ChbpI + OI, hvor Nspp er det gennemsnitlige planlagte antal ansatte i planlægningsperioden, Nbp er antal ansatte i den seneste (basis)periode, I er indekset for ændring i produktionsvolumen i fremtiden, OI er den samlede ændring i antal ansatte i basisperioden.

Gennemsnitligt antal ansatte

Beslutning af behovet for personale kan gøres ved hjælp af en anden formel. Du kan bestemme det gennemsnitlige antal ansatte som følger:

Chss=ChyavKss, hvor Nss er antallet af det gennemsnitlige antal ansatte, Nyav er antallet af medarbejdere, der kræves for at udføre opgaven i løbet af et skift, Kss er koefficienten for det gennemsnitlige antal ansatte.

Metoder til at dække behovet

Når behovet for arbejdskraftressourcer er fastlagt, skal du skitsere måder at dække det på:

• Ekstern. I dette tilfælde er der opmærksomhed på kandidater fra specialiserede uddannelsesinstitutioner, personaleomskolingscentre samt forslagrekrutteringsbureauer, åbent arbejdsmarked.
• Indenlandsk. Virksomhedens personale gennemgår omskoling, forbedrer deres færdigheder. Til dette formål gennemføres faglig udvikling for muligheden for karrierevækst. Denne tilgang reducerer personaleomsætningen.

Antal supportmedarbejdere

Beregning af behovet for hjælpepersonale udføres også efter en simpel formel:

Chsvr=KrmRSKss, hvor Nvvr er antallet af anførte supportmedarbejdere, Krm er antallet af jobs for supportmedarbejdere, RS er antallet af arbejdsskift på en dag.