Kontrollens hovedfunktion i ledelsen

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hver leder udfører ledelsens grundlæggende funktioner: planlægning, organisering, motivation, kontrol. De fire elementer i kontrolfunktionen: at definere indikatorer og metoder til at måle resultater, måle resultater, afgøre om resultaterne er på rette spor og korrigerende handlinger.

Alle ledelsesfunktioner: planlægning, organisation, motivation, kontrol er tæt forbundet. De er lige så vigtige for effektiv ledelse. De kan ikke opdeles i dur og mol. Samtidig er ledelsesfunktioner: organisation, motivation og kontrol baseret på gennemtænkt og effektiv planlægning.

• Planlægning er den primære, grundlæggende funktion. På baggrund af de strategiske mål opbygges en plan for at nå dem, der sørger for allokering af visse ressourcer og sammenkæder denne allokering i tid. Planlægning dokumenterer allokering af ressourcer og forener de enkelte afdelingers og medarbejderes indsats for at nå et fælles mål. Til dette udføres detnedbrydning af fælles mål til personlige. Det er bydende nødvendigt at sørge for planlægning og kontrol af organisationen. Ledelsesfunktioner sørger udover målsætning også for udarbejdelse af en liste over arbejde, der skal udføres i en bestemt rækkefølge for at nå målet. Samtidig er hvert værk bundet til tidspunktet for dets begyndelse og slutning, de ressourcer, der er tildelt det og efterfølgende (eller tidligere) værker i tide.
• Organisation, som en funktion af ledelsen, skal skabe en struktur, der tillader individuelle elementer i systemet at arbejde sammen efter givne regler og rationelt bruge de tildelte ressourcer på at nå målene. Organisationsstrukturen er beskrevet af en række formaliserede regler - regler, regler, instruktioner.
• Motivation, som en funktion af ledelsen, er at tilskynde medarbejdere på alle niveauer til at arbejde effektivt sammen for at nå deres mål. Dette er den mest humanistiske og mindst formaliserede styringsfunktion.
• Kontrol, som funktion består ledelsesprocessen i kvantitativ og kvalitativ regnskabsføring af resultaterne af arbejdet, dette er en proces der sikrer, at organisationen når sine mål

Tildeling af kontrol

Kontrol er ledelsens hovedfunktion. Det er til:

• Reduktion af usikkerheden i produktionsprocessen og ledelsesprocessen.
• Forudsigelse og forebyggelse af fejl.
• Støt vellykket handling.

Kontrol er utænkelig uden måling. At forstå hvadarbejdet forløber planmæssigt, det er nødvendigt at sammenligne de opnåede kvantitative indikatorer på kontroltidspunktet med nogle tidligere kendte planlagte.

Proceskontrol er et system, der giver dig mulighed for at planlægge, måle, identificere afvigelser og rette enhver forretningsaktivitet, såsom produktion, emballering, levering til forbrugeren og mere.

Kontrolfunktionen i ledelsen er en væsentlig del af ledelsesprocessen.

I fravær af en kontrolfunktion mister enhver kontrol sin betydning. Du vil ikke vide, om det planlagte blev gjort, og i det hele taget, om der bliver gjort noget.

Uden kontrolfunktionen er det også umuligt at styre personale.

Ledelsesprocessen er en funktionel proces til organisatorisk kontrol, den bør vokse ud af organisationens mål og strategiske planer

Fire elementer i kontrolfunktionen

Der er fire hovedtrin i ledelseskontrolfunktionen:

1. Definer indikatorer, og hvordan man måler resultater.
2. Mål resultater.
3. Afgør, om resultaterne er som planlagt.
4. Anvend korrigerende handling.

"Kontrol" betyder en liste i to eksemplarer (fransk contrôle, fra contrerôle -, fra latin contra - imod og rotulus - rulle).

Opsætning af mål og metoder til måling af resultater

Det er nødvendigt at danne et sæt af indikatorer, der er vigtige for den kontrollerede proces, og bestemme de planlagte værdier for hver på givne tidspunkter. Når på dette tidspunkt den faktiskeSom et resultat modtager ledere signaler om, hvordan tingene går, og de behøver derfor ikke at kontrollere hvert trin i implementeringen af planer.

Indikatorer bør være klart formulerede, målbare og materielle til at overvåge. På en produktionsfabrik kan målinger omfatte salg og output, arbejdseffektivitet, sikkerhedsydelse og mere.

I servicelevering skal målinger derimod f.eks. omfatte antallet af kunder, der skal stå i kø i banken, eller antallet af nye kunder, der er hentet ind som følge af en opdateret annoncekampagne.

Målepunkter på tidslinjen bør heller ikke vælges tilfældigt, men bør forbindes med kritisk vigtige, set fra en kontrolleret proces, tidsperioder eller begyndelsen/slutningen af vigtige stadier af processen. Det kunne være

• Begyndelsen eller slutningen af planlægningsperioden - skift, dag, uge eller måned.
• Begyndelsen eller slutningen af en vigtig fase: færdiggørelse af præproduktion, start på slutmontering af produktet, forsendelse af produktet til kunden.
• En ny produktudgivelse eller opnåelse af planlagte servicevolumener.

Planlægnings- og kontrolfunktionerne i ledelsen er meget tæt forbundet og giver ikke mening uden hinanden. Ingen kontrolleret plan bliver til et tomt stykke papir. Ledelsesfunktionerne motivation og kontrol hænger også sammen.

Måleresultater

Måler resultater ved kontrolpunkter og sammenligner dem med planlagteindikatorer bør udføres på en proaktiv måde, så afvigelser kan opdages så tidligt som muligt eller endda forudsiges, før de opstår, og dermed undgå eller minimere korrigerende handlinger.

Hvis kontrolpunkter er korrekt planlagt, og værktøjer er tilgængelige til at bestemme præcis, hvad underordnede laver, vil det være nøjagtigt og nemt at vurdere nuværende og forventede ydeevne.

Der er dog mange aktiviteter, hvor det er svært at bestemme de nøjagtige kontrolpunkter, der er også mange aktiviteter, der er svære at måle.

Det er for eksempel ret simpelt at etablere en standardtid for produktion af masseprodukter, og det er lige så nemt at måle de faktiske værdier for disse indikatorer

Situationen er mere kompliceret med typer arbejde langt fra teknologi. For eksempel er det ikke let at overvåge en arbejdsmarkedschefs arbejde, fordi det ikke er let at udvikle et klart scorecard.

Lederen af denne type ledere er ofte afhængig af så vage indikatorer som fagforeningsforhold, underordnedes entusiasme og loyalitet, medarbejderomsætning og/eller arbejdskonflikter. I sådanne tilfælde er resultaterne af lederens måling af den underordnede også vage.

Overholdelse af resultater med planen

Dette er et simpelt, men meget vigtigt trin i kontrolprocessen. Det involverer at sammenligne målte resultater med forudbestemte mål. På dette stadium er en forududviklet sammenligningsteknik ekstremt vigtig. I detDokumentet skal klart definere, hvad der specifikt måles, på hvilket tidspunkt og under hvilke forhold. Følg denne teknik strengt, ellers vil resultaterne af måling og sammenligning med planen være upålidelige.

Hvis præstationen er som planlagt, kan ledelsen tro, at alt er under kontrol. I dette tilfælde er der ingen grund til at forstyrre den daglige drift af organisationen.

Korrigerende handling

Denne fase bliver den vigtigste i tilfælde af, at indikatorerne ikke når de planlagte, og analysen viser behovet for korrigerende handlinger. Sådanne korrigerende handlinger kan omfatte ændringer af et eller flere aspekter af den daglige drift af organisationen.

F.eks. skal en bankfilialleder beslutte, at flere kasserere i hallen skal være besat for at overholde den tidligere fastsatte maksimale ventetid på fem minutter.

Eller butikschefen beslutter at sende maskinoperatørerne overarbejde for at overholde deadlines for levering af produkter.

Overvågning hjælper også med at identificere forkert indstillede mål, i hvilket tilfælde den korrigerende handling vil være at rette målene og ikke at kæmpe for at ændre de aktuelle målte værdier.

Retidighed af korrigerende handling

Du skal altid udvikle en konstruktiv måde at bringe indikatorerne til de planlagte værdier, ellers bliver du nødt til for sent at indse, at fejlen allerede er sket. Jo tidligere en fejl eller fejl identificeres, jo større sandsynlighed er der for, at den rettes eller indhentes. Og jo mindre tid, materielle og arbejdskraftige ressourcer vil blive brugt på korrektionen.

Afvigelser opdaget på et senere tidspunkt kan være fuldstændig umulige at rette. I dette tilfælde pådrager organisationen sig betydelige økonomiske og omdømmemæssige tab, indtil driften ophører.

Dårlige nyheder i dag er bedre end de samme nyheder i morgen.

D. S. Chadwick

Sammenhæng mellem kontrolfunktioner

Ledelsesfunktioner: motivation og kontrol er tæt forbundet med hinanden. For at opbygge et effektivt motivationssystem for en underordnet har en leder brug for adgang til nøjagtige og rettidige kontrolresultater.

Kontrol kan udføres for overholdelse:

• planlagte indikatorer;
• kvalitetsstandarder;
• virksomhedspolitikker;
• krav til sikkerhed og arbejdsbeskyttelse;
• krav til kontrollerende statslige eller offentlige organisationer.

Kontrol kan også være periodisk og engangs, planlagt og nødstilfælde, privat og som en del af en generel revision af organisationen.

Konklusion

Kontrollens hovedfunktion i ledelsen er at sikre implementeringen af planen og dermed nå organisationens mål. Yderligere funktioner - støtte til organisation og motivation og interaktion med dem. Kontrolfunktionen i ledelsen er den vigtigste. Kontrolpunktet er ikkefor at fange enheden eller medarbejderne i den manglende opfyldelse af planen og straffe dem. Pointen er at opdage afvigelser fra planen rettidigt. Så er der en chance for at have tid til at tage korrigerende handlinger. Gennemtænkt organisering af kontrolprocesser er nøglen til præcis og rettidig eksekvering af planer og opnåelse af mål.