Projektledelsesplan: beskrivelse, kompilering, analyse

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Hvad er en projektledelsesplan kan forstås ved at forstå begrebet Projektledelse. Det er en kunst og en videnskab på samme tid, veletableret i en forbrugerorienteret markedsøkonomi. Det er en struktureret udarbejdelse af en arbejdsplan med udpegning af delmål for bestemte datoer. Som led i implementeringen udpeges et ansvarligt projekt, som skal udføre arbejdet, og tilsynsorganer, der skal overvåge overholdelsen af reglerne. Er projektledelse altid effektiv? Hvem eller hvad påvirker det endelige resultat?

Teoretisk aspekt

Projektledelsesplanen er altid forbundet med innovative implementeringer og består af elementer i analysen af et nyt produkt, marked, forbrugerkategorier. Dens hovedformål er at løse den planlagte opgave på kortest mulig tid med maksimal besparelse i penge.ressourcer.

Ved design har hvert projekt en begrænset innovativ effekt. Innovation kommer til udtryk i en individuel tilgang til skabelsen af varer, der adskiller sig fra lignende varer eller tjenesteydelser. Denne evne giver dig mulighed for systematisk at forfine og ændre egenskaberne for et produkt eller en tjeneste.

Denne parameter er en integreret del af projektkommunikationsstyringsplanen, udviklingen af nye produkter, reparationen af byggearbejdet eller valgkampen, dannelsen af et informationssystem i virksomheden.

Det teoretiske aspekt involverer den kombinerede viden, færdigheder, måder og midler til at skabe et nyt produkt og en ny service. For at imødekomme markedets krav og investorernes forventninger er det nødvendigt at finde den optimale balance mellem omkostninger, deadlines, mål og kvaliteten af det projekt, der udføres.

Projektplanen bør logisk forbinde alle vidensområder med de tilgængelige ressourcer og de udøvendes potentiale.

Systemtyper

Enhver opgave, såsom at skabe et nyt produkt og derefter sælge det, kan udføres med eller uden en projektledelsesplan.

Den første mulighed vil være baseret på brugen af et matrixsystem, som bestemmer den ansvarlige (leder) af projektet. Han vil referere til direktøren, og hans gruppe vil bestå af medarbejdere fra forskellige afdelinger, som fritstilles fra direkte arbejdsopgaver i hele projektets varighed. Sådanne personaleændringer kræver teamsammenhæng og en klar forståelse af projektets mål og resultater.

Den anden mulighed forudsætter, at en af afdelingslederne bliver udpeget til ansvarlig. Alle projektopgaver vil blive udført af medarbejdere i denne enhed. Men generelt vil medarbejderne ikke have en fuldstændig forståelse af denne opgave og vil opfatte den som en ekstra byrde. Som følge heraf kan timing og resultater være uforudsigelige.

Forskellige projekter

Virksomheder bruger projekter på arbejdspladsen som en utraditionel metode til at tage initiativer, der ikke kan bruges i den daglige drift. Deres andel i virksomhederne stiger hvert år.

Projekter er altid forskellige, men de har noget til fælles. Disse er betingelserne for begrænset tid, søgen efter kompetente kunstnere og yderligere penge. Der skelnes mellem følgende retninger:

1. Arkitektonisk design. For at få succes i erhvervslivet er deltagelse af ingeniører, designere, forbrugere og investorer nødvendig. Et slående eksempel er opfinderen og arkitekten fra USA, B. Fuller, som formåede at interessere folk og udvikle en model af modulære badeværelser. Disse rum er en økonomisk mulighed og bruges stadig i dag til opførelse af beboelsesejendomme.
2. Konceptuel vision. Pointen er at skabe betingelser, der fremmer skabelsen af nye ideer. Et eksempel er et projekt med telefonselskaber i USA, der leder efter en måde at beskytte telefonbokse mod plyndrer. Af de mange muligheder valgte vi en rustfri stålkonstruktion. I dag kan dette element ses på hoveddøren.i mange bygninger.
3. Planlægning. Det er meget vigtigt at opbygge en sekvens af projektudførelse. Ifølge dette kriterium lykkedes det for eksempel Yellowstone National Park at implementere masterplanen for udfletningen og dens vedligeholdelse.
4. Konstruktion af objekter. Arbejdet fokuserer på overholdelse af normer og regler for byggeri, samt på systematisk kontrol af hver etape. Fraværet af et kontrollerende organ kan føre til ødelæggelse af objektet med uforudsete skader.

Før man beslutter sig for en af tilgangene, er det nødvendigt at udvikle en kvalitetsstyringsplan for projektet. Ved produktion af medicinsk udstyr eller medicin er det bedre at fokusere på kvaliteten af planlægningsstadier. I det tilfælde, hvor det færdige produkt skal genanvendes fra et område til et andet, f.eks. installation af aircondition- og varmesystemer i etagebyggeri, er fokus på kontrol.

succesfaktor

Projektledelsesplanen er i dag en integreret del af et vellykket resultat. Tidligere var dets oprettelse karakteristisk for traditionelle produktionsområder (forsvar, energi, byggeri). I øjeblikket bruges denne tilgang af næsten hver anden virksomhed, eller rettere sagt, 45% af alle organisationer. Disse omfatter finansielle institutioner, der leverer tjenester og varer til virksomheden.

Ofte føler et produktfokuseret firma behov for systematisk at ændre det som svar på nye kundekrav. I dette tilfælde, at skabeprojektledelsesplan. I dag fungerer de fleste organisationer gennem denne tilgang.

Tips til oprettelse af en plan

I praksis støder mange virksomheder i deres bestræbelser på vanskeligheder og går konkurs. For eksempel, Lockheed, som fejlede med L-1011-flyet, eller Deep Tunnel-projektet, havde til formål at øge kloakinfrastrukturen i byen Chicago. Virksomheder har pådraget sig store omkostninger ved at forsøge at beholde det, de formåede at gøre og sælge til en vis grad - deres produkt.

Hovedårsagen til fejlene var, at den detaljerede udvikling af projektledelsesplanen ikke blev gennemført, og virksomhedens ledelse var fuldstændig fokuseret på slutresultatet, og ikke på successive faser af at nå målet.

For at implementere en succesrig virksomhed er det nødvendigt at udvikle et koncept med en klar rækkefølge af handlinger, mens du overvejer følgende tips:

1. Se projektet fra en tredjepart. Denne teknik giver dig mulighed for objektivt at vurdere, hvad der sker, tage et nyt kig på situationer, løse problemer, der er opstået, og gennemgå omkostningerne;
2. Deleger beslutningstagning. En sådan tilgang vil give en forståelse af de mellemliggende mål for projektet, øge effektiviteten flere gange;
3. Lav en backup-plan. Yderligere muligheder for at løse problemer, der er opstået, vil hjælpe med at spare tid og penge. Og at opdele konceptet i flere dele vil bringe det tættere på færdiggørelsen.

Ansvarlig for ledelse

KvalitetsstyringsplanEt projekt er så effektivt, når dets leder opfylder visse kriterier. At udvælge en person, der er i stand til at udføre de nødvendige aktiviteter og løfte virksomheden til et nyt niveau, er en risikabel opgave. Det er dog bedre ikke at forsinke løsningen af problemet.

Kandidatens hovedegenskaber bør være ansvar, ambition, evnen til at lede mennesker og et højt kompetenceniveau. I praksis er det ikke nok, for han skal også kende indholdet af arbejdet. Projektomfangsstyringsplanen består i de fleste tilfælde af faser:

• dokumentationsudvikling;
• fordeling af beføjelser og opgaver;
• godkendelse af arbejdsplan;
• opretter scenarier for uventede situationer.

Endelig er det bedre at give fortrinsret til motiverede og selvnominerede ansøgere. Dette viser hovedtræk ved en leder - evnen til hurtigt at træffe seriøse beslutninger.

Projektrisici

Risikostyringsplanen er et struktureret system til at identificere faktorer, vurdere dem og reagere på dem. Den består af tilgængelige og acceptable prognosenormer med hensyn til konsekvenserne af et scenario.

Der er flere niveauer af risikostyring i erhvervslivet:

• identificering af tilgange og udarbejdelse af en handlingsplan;
• søg efter risici, der kan ændre resultatet af projektet;
• kvalitativ og kvantitativ risikovurdering;
• udvikling af metoder og procedurer til at reducere mulige trusler;
• overvågning af udførelsen af hele projektets cyklus.

Resourcer

Du kan påvirke stigningen i de endelige resultater af konceptet, samt reducere omkostningerne og timingen af arbejdet, ved at vælge moderne teknologier, kvalificerede medarbejdere og økonomiske ressourcer til at fuldføre opgaven. De anvendte teknologier og projektressourcestyringsplanen betragtes som nøgleværktøjer til virksomhedens succes.

Sammen med nøglen er der yderligere nødvendige værktøjer til at administrere nøglen. For eksempel kan de indgå kontrakter, der giver dig mulighed for at tiltrække de nødvendige ressourcer på det rigtige tidspunkt. Skibene tilskriver personaleledelsessystemet og selve konceptet, dannelsen af informationsinteraktion mellem alle deltagere.

Rating

Analyse af projektledelsesplaner omfatter to elementer: en vurdering af strukturen og en undersøgelse af graden af implementering. Analyse er nødvendig for fuldt ud at forstå, hvordan konceptet er effektivt med hensyn til investerede ressourcer.

Det første element omfatter en vurdering fra medarbejdere af indikatorer, opgaver, endelige resultater af arbejdet. Her tilpasses den fremtidige arbejdsproces. Alle yderligere processer vil være relateret til præstationsanalyseelementet, hvor det udførte arbejde registreres og prognoser udvikles.

De fleste virksomheder bruger et konceptkriterieevalueringssystem, hvor de evaluerer omkostninger, arbejdets varighed og deres kvalitet. Hvis nogle af kriterierne ikke er opfyldt, dannes en plan for projektændringsstyring. I dette tilfælde er der en revision af værdierne af indikatorer, opgaverbliver justeret.

Den sidste fase af analysen er sammenligningen af de opnåede resultater med de planlagte.

Uforudsete omstændigheder

Direktørens ro i uforudsete situationer og hans tilstrækkelige vurdering af de opståede problemer spiller en vigtig rolle i implementeringen af projektledelsesplanen.

Manglen på denne kvalitet hos en leder og manglen på tid til at overveje konsekvenserne af nogle beslutninger er hovedårsagerne til problemer. Uløste opgaver, der dukkede op i begyndelsen af arbejdet, bliver muligvis ikke løst, hvilket vil føre til overskredne deadlines eller unødvendige økonomiske omkostninger. Samtidig kan frygt og usikkerhed i ledelsens handlinger hurtigt brede sig til hele arbejdsgruppen. Dette er psykologisk adfærd. Derfor er det meget vigtigt for en leder at have koncentration og ikke miste fatningen ved at skjule følelser.

Projektets alsidighed

Enhver projektledelsesplan kræver, at mange opgaver løses samtidigt. Samtidig skal hvert spørgsmål besvares præcist og detaljeret. Enhver ny nuance bestemmer selve projektets skæbne. Spørgsmålet om risikoforebyggelse løses hovedsageligt gennem en kompetent tilgang af specialister.

For at implementere et vellykket projekt skal du observere hastigheden af udførelsen af opgaver, udvise opmærksomhed på detaljer, uddelegere arbejde til kolleger og evaluere dets kvalitet på alle stadier af lanceringen af et projekt.

Opmærksomhed på detaljer

Udfør markedsanalyse, SWOT-analyse, pengestrømsberegning ogandre nøgleindikatorer giver en forøgelse af projektets effektivitet. Projektledelsesforretningsplanen definerer ikke kun typen af venture, der implementeres, men inkluderer også indtægts- og udgiftsprognoser. Det inkluderer følgende elementer:

• virksomhedsbeskrivelse;
• marketingstrategi;
• evaluering af konkurrenter;
• operationelle procedurer;
• personale.

Plan som helhed

Alle projektmedarbejdere fungerer som en del af en enkelt helhed, fordi det endelige resultat afhænger af deres handlinger.

Hver deltager, inden for sit ansvarsområde, påvirker arbejdsgruppens ånd og effektiviteten af arbejdet generelt. I ledelsen er det vigtigt ikke konstant at føre kampagner for implementeringen af de stillede opgaver for at opnå de nødvendige resultatindikatorer, men at sikre, at hver enkelt deltager føler deres betydning for den fælles sag.