Hvad er et ERP-system? Virksomhedens økonomiske ressourceplanlægning

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Flere og flere virksomheder i forskellige størrelser rundt om i verden søger at introducere det mest kraftfulde ledelsesværktøj, kendt som et ERP-system, i deres arbejde. Dens brug er designet til at etablere effektiv kontrol og planlægning af alle strategisk vigtige forretningsprocesser for organisationen for at optimere funktionen af de vigtigste produktions- og hjælpefaciliteter.

Konceptet med ERP- og ERP-systemer

Forretningsstrategi ERP (EntERPrise Resource Planning) er en integration af alle afdelinger og processer i organisationen: produktionsfaciliteter, økonomi-, personale- og kundeprofilafdelinger og mange andre. En sådan kombination har primært til formål at optimere fordelingen af forskellige ressourcer i virksomheden.

Hvis det tidligere var et rent marketingkoncept, forstås i dag et ERP-system oftest som en klasse af specialiserede softwareværktøjer. I bred forstand er det en metode til planlægning og styring af alle virksomhedens ressourcer. Historisk set blev ERP-strategien dannet på grundlag af dens forgængere:

• MRP - planlægning af materialekrav.
• MRP II - planlægningproduktionsressourcer.

I modsætning hertil kan et ERP-system bruges til meget store virksomheder, ofte geografisk fordelt. I dette tilfælde taler vi om virksomhedens ressourceplanlægning, da den ikke kun er opmærksom på produktion, men også til omfattende økonomisk planlægning. Et væsentligt træk ved ERP-systemet er også muligheden for dets anvendelse i absolut enhver virksomhed, uanset arbejdets specifikationer, herunder dem, der ikke er involveret i produktionsaktiviteter. Når man betragter det som et softwareprodukt, skal det bemærkes, at det er udstyret med et mere kraftfuldt sæt tekniske midler, der letter eller erstatter beslutningsprocessen.

Formål med ERP-systemet i virksomheden

For at beslutte om en radikal ændring i deres virksomheds aktiviteter, relateret til indførelsen af et informationsstyringssystem og implementeringen af en ny forretningsstrategi, skal ledelsen være klart opmærksom på behovet for dette trin, hvilket bør udtrykkes i følgende nøglepunkter:

• uvillighed til at acceptere den aktuelle situation;
• eksistensen af behovet for at bruge moderne teknologier til at styrke en virksomheds position på markedet i et konkurrencepræget miljø;
• forventer betydelige fordele ved implementering.

Først og fremmest er brugen af et ERP-system designet til at bidrage til en vellykket implementering af en lignende forretningsstrategi, hvis udførelse skal sikre effektivvirksomhedens ressourceplanlægning og -styring. For at gøre dette er det nødvendigt at optimere arbejdet i dets afdelinger, nemlig at opnå maksimal sammenhæng mellem dem og reducere administrative omkostninger. Dette kan opnås gennem de fordele, som informationssystemet giver. Dette er:

• Forøgelse af gennemsigtigheden af forretningsprocesser.
• Løser problemer med at organisere og finde den rigtige information.
• Forbedre pålideligheden og relevansen af data.
• Forøgelse af arbejdsgangen mellem afdelinger.
• Organisering af et enkelt informationsrum mellem hovedkontoret og fjernafdelinger.
• Reducerer den tid, det tager at færdiggøre dokumentation og fjerner mulige fejl.
• Forøgelse af hastigheden for beslutningstagning på alle niveauer.

ERP-system giver en forøgelse af objektets konkurrenceevne, ikke kun gennem indførelse af mere effektive forretningsprocesser i dets arbejde. Dets brug bør også føre til en reduktion i virksomhedens samlede omkostninger. Avancerede planlægnings-, modellerings- og analyseværktøjer hjælper med at optimere ressourcerne i produktionsaktiviteterne, den finansielle sektor samt arbejdet i lager, transport og andre afdelinger.

Vigtigste funktioner i arbejdet

I forskellige virksomheder, selv dem, der er engageret i den samme virksomhed, kan alle forretningsprocesser forløbe på helt forskellige måder. Det standardiserede arbejdsskema, som et virksomhedsledelsesinformationssystem tilbyder, kan afvige væsentligt fra det, der tidligere blev brugt her. Ved detteGrunden til kun at betragte det som et softwareprodukt er fundament alt forkert, da implementeringen kræver store interne ændringer fra virksomheden i form af omorganisering af eksisterende forretningsprocesser.

De konceptuelle træk ved disse systemer er direkte relateret til deres essens. Husk på, at ERP-metoden involverer konsolidering af alle vitale afdelinger i virksomheden for at organisere den effektive forv altning af dens ressourcer. En sådan tilknytning implementeres i informationssystemet gennem tilstedeværelsen af en enkelt offentlig database. Oplysninger kommer kun ind i depotet én gang, og kan efterfølgende gentagne gange behandles og bruges af forskellige interne og eksterne forbrugere. Sammenlignet med det virkelige liv er der i dette tilfælde et fald i virksomhedens medarbejderes tid og indsats til beslutningstagning. Det skal også bemærkes, at ERP-systemet ikke er et automatiseret processtyringssystem, men et integreret informationssystem baseret på deres abstrakte model, hvor information indtastes af levende mennesker.

Strukturen af databasen, såvel som driften af softwarepakken som helhed, skal arrangeres på en sådan måde, at de afspejler aktiviteterne i alle afdelinger uden undtagelse. Denne tilgang gør det muligt at overvåge det samlede sæt af ressourcer og forretningsprocesser i virksomheden næsten i re altid og derfor at udføre operationel og strategisk styring af dem.

En af ERP-systemernes hovedopgaver er atoptimering af planlægningsprocessen og kontrol over implementeringen af planen. Indbyggede intelligente algoritmer forenkler i høj grad dens løsning for deres brugere. For eksempel har planlægningen og ledelsen af en produktionsvirksomhed mange specifikke funktioner forbundet med heterogeniteten af dens komponenter. Så på et anlæg kan der være værksteder, der fungerer både kontinuerligt og diskret. Fra dette synspunkt bør det implementerede ERP-klassesystem være universelt og indeholde det bredeste udvalg af specialiserede moduler.

Da nutidens moderne virksomheder ofte er geografisk fordelt, er det meget vigtigt, at filialer fjernt fra hovedkontoret får fuld adgang til et fælles informationsdatavarehus. Dette implementeres af de mest avancerede netværksteknologier, der er involveret i udviklingen af ERP-systemer, som også sørger for differentiering af brugeradgangsrettigheder til de oplysninger, der er lagret i dem.

Funktionalitet af ERP-klassesystemer

Apropos funktioner, så må vi ikke glemme, at ethvert produkt i ERP-klassen er et virksomhedsstyringssystem som helhed. Omfanget af dets muligheder vil primært afhænge af skalaen og funktionerne i driften af anlægget til de behov, som det bruges. Overvej det klassiske funktionssæt:

Produktion

• Vedligeholdelse af design- og processpecifikationer for producerede varer eller tjenester udført for at bestemme mængden af nødvendige materialer og arbejdsomkostninger.
• Tegning af produktionsplaner.
• Planlægning og styring af en virksomheds tekniske kapacitet i forskellige tilnærmelser: fra individuelle enheder til værksteder og produktionsforeninger.

Finance

• Operationelt regnskab, finansiel, ledelsesmæssig, skatteregnskab og kontrol.
• Forv altning af virksomhedsaktiver, herunder anlægsaktiver, værdipapirer, bankkonti osv.
• Omfattende planlægning af virksomhedens finansielle ressourcer og kontrol med dens resultater.

Logistik

• Uddannelse af planlagte indikatorer for de nødvendige mængder af materialer, råmaterialer, dele, komponenter i overensstemmelse med produktionsplaner.
• Forsynings- og salgsstyring: regnskab for modparter, føre et register over kontrakter, forsyningskædestyring, implementering af lagerplanlægning og regnskab.

Personal

• Administration af rekrutteringsprocessen.
• Operativt personale og personaleregistreringer, personale, løn.
• Manpower-planlægning.

Markedsføring og annoncering

• Vedligehold salgsplaner.
• Prisstyring på forskellige typer markeder for at danne en passende overordnet strategi for virksomheden, en gennemsigtig politik for beregning af vareomkostninger: tage højde for rabatter og særlige salgsbetingelser.
• Planlæg og kontroller igangværende kampagne- og marketingaktiviteter.

Projekter. Rapportering

• Tilbyder en bred vifte af standardiserede regnskabs-, finans- og ledelsesrapporteringsformularer samt en fleksibel mekanismeopret brugerdefineret.
• Udarbejdelse af en overordnet strategi: trin-for-trin planlægning af det nødvendige for en vellykket implementering af timing, materielle, økonomiske og menneskelige ressourcer.
• Overvågning af centrale projektresultatindikatorer.

Hvilke virksomheder kan bruge ERP-systemer

Ved første øjekast kan det se ud til, at systemer af denne klasse udelukkende er designet til storskalaindustrier, da de er mere karakteriseret ved den høje kompleksitet af strukturen af ressourcestrømme og processer af forskellige typer. Der er dog situationer, hvor brugen af MRP- eller MRP II-klasser muligvis ikke er tilstrækkelig for en lille virksomhed. I dag på markedet kan du købe softwareprodukter med forskellige muligheder. Afhængigt af virksomhedens omfang, hvor de kan bruges effektivt, findes der tunge, mellemstore og lette løsninger.

Hvad angår ikke-producerende organisationer, er ERP-klassesystemer også anvendelige for dem. For sådanne virksomheder vil ikke for bred funktionalitet være nok. I øjeblikket er der små integrerede eller lokale varianter af systemer, der kan opfylde behovene hos handelsvirksomheder eller organisationer, der arbejder i servicesektoren. Det skal også bemærkes, at mange udviklere tilbyder deres kunder og industriprodukter.

Om klassificeringsmetoder

Den mest oplagte funktion, som alle ERP-virksomhedsstyringssystemer kan klassificeres efter, erorganisationens omfang, hvor de kan være anvendelige. Fra dette synspunkt er det, afhængigt af antallet af job, sædvanligt at tildele løsninger til:

• Store virksomheder (over 10 tusinde mennesker).
• Mellemstore virksomheder (fra 1.000 til 10.000 personer).
• Mellemstore virksomheder (fra 100 til 1 tusind personer).
• Små virksomheder (mindre end 100 personer).

Et vigtigt tegn på systematiseringen af sådanne informationsprodukter er funktionalitet. Afhængigt af den implementerede mængde af udførte opgaver er der følgende generelt accepterede opdeling i:

• Stor integreret.
• Gennemsnit integreret.
• Økonomistyring.
• Lokal.

Den lokale version er norm alt et samlet informationsprodukt med et snævert fokus, med en relativt lille samlet pris. Oftest dækker det en eller flere blokke inden for organisationens økonomi eller dens regnskabsaktiviteter. Sådanne systemer er velegnede til små produktions- eller handelsvirksomheder.

Det økonomiske og ledelsessystem for virksomhedsledelse kan hovedsageligt bruges i ikke-produktionsorganisationer, hovedsagelig handel eller arbejde med levering af tjenester. Ud over økonomi og regnskab er logistikstyringsmoduler også involveret her.

Integrerede informationssystemer, afhængigt af målobjektets skala, kan være mellemstore eller store. De dækker alle forretningsprocesser i virksomhedsstrukturer, nemlig interaktion med leverandører og forbrugere,produktion af det endelige produkt, materiale- og økonomiske strømme, personaleforhold, forsyning, opbevaring og markedsføring, projektgennemførelse og mange andre.

Marked for moderne ERP-systemer

Alle softwareprodukter, der præsenteres i dag på hjemmemarkedet, kan opdeles i to hovedkategorier: russisk og importeret. Forskellene mellem dem er ikke kun i stedet for skabelsen, men også i funktionaliteten.

Kraftfulde vestlige udviklinger tjener som standarder for det, der almindeligvis kaldes ERP-klassesystemer. De klareste eksempler på disse er produkterne fra SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Alle af dem kan bruges på mål på ethvert niveau, inklusive meget store. Russiske virksomheders brug kan dog ofte være vanskelig på grund af den mulige forekomst af følgende problemer:

• Uberedskab hos virksomheder til en seriøs omorganisering af eksisterende forretningsprocesser. Omfanget af sådanne ændringer er svært at overdrive. Forretningsprocesserne i udenlandske virksomhedsstyringssystemer er fundament alt forskellige fra dem, der almindeligvis bruges i vores land.
• Utilstrækkeligt antal specialister, der er i stand til at implementere et import-ERP-systemimplementeringsprojekt i Rusland med det rette kvalitetsniveau.
• De høje omkostninger ved at bruge sådanne løsninger.

På trods af det generelle h alt bag vestlige analoger, øger moderne russiske udviklinger gradvist deres funktionalitet. De er fuldt ud tilpasset til indenlandske virksomheders arbejde. og kan implementeres med succeshvis der i et bestemt tilfælde ikke kræves en bred dækning af forretningsprocesser, men det er nok blot at opsætte regnskab i nogle aktivitetsområder ved hjælp af et ERP-system. Eksempler på avanceret indenlandsk udvikling er produkterne fra 1C og Galaktika.

Looking into the future - ERP II

Begrebet ERP II dukkede op for nogen tid siden og var resultatet af en forbedring af ERP-metoden. Virksomhedsressourceplanlægning og -styring er fortsat blandt hovedopgaverne her. Imidlertid satte den hurtige udvikling af internettet, som satte gang i fremkomsten af en ny metode, sit præg og gjorde traditionel forretning delvist elektronisk. ERP II er en kombination af et klassisk virksomhedsledelsessystem med specifikke onlinehandelsløsninger.

Nu er det blevet ekstremt vigtigt at interagere med dine modparter over netværket. Der er to vigtige områder for dette: Supply Chain Management og Customer Relationship Management. Intern information ophører med kun at være sådan, kommer ind i det eksterne miljø og bliver grundlaget for samarbejde med andre forretningsenheder. Det nye koncept i dette tilfælde er formuleret som ledelse af virksomhedens ressourcer og eksterne relationer. Ud over den ideologiske nyorientering fik ERP II-systemer deres egne teknologiske funktioner.

Løser problemet med valg af system

Valget af software på dette niveau er en yderst ansvarlig proces. En forkert beslutning om dette spørgsmål, især for store projekter, kanmedfører imponerende tids- og pengeomkostninger i mangel af det forventede resultat.

Effektiv implementering af et system i stor skala, som for eksempel skal sikre en effektiv ledelse af en produktionsvirksomhed, vil nødvendigvis kræve omstrukturering af forretningsprocesser fra det. Det er vigtigt at forhindre en situation, hvor programmet ved afslutningen af implementeringsproceduren vil indsamle ubrugte data eller ikke løse de nødvendige opgaver. Af denne grund er det bedre at invitere et team af eksperter, der har bevist sig i denne sag, til at samarbejde for at gennemføre projektet.

Der er en vis liste over kriterier, på grundlag af hvilke projektteamet efter aftale med målvirksomhedens administration kan træffe en optimal og omkostningseffektiv beslutning om valget af et softwareprodukt:

• Overholdelse af systemets tekniske og funktionelle muligheder med virksomhedens hovedmål.
• Samlede omkostninger ved ejerskab skal passe inden for det budget, der er afsat til dette formål. Ud over omkostningerne ved at købe systemet inkluderer dette driftsomkostninger og andre typer indirekte omkostninger.
• Det implementerede ERP-klasse informationssystem skal overholde alle generelt accepterede tekniske krav, hvilket betyder, at det skal være skalerbart, pålideligt, modstandsdygtigt over for mulige fejl, have anti-virus og anti-hacker beskyttelse.
• Leverandøren skal sikre efterfølgende vedligeholdelse og support af installeret software.

Processen med at implementere ERP-klassesystemer

Introduktionen af ERP-systemer i virksomheder ledsager implementeringen af strategierne af samme navn på dem. Denne procedure, afhængigt af målobjektets skala, varer norm alt fra flere uger til flere år. En organisation kan gå i gang med implementering på egen hånd eller bruge hjælp fra virksomheder, der er specialiseret i dette. Vi kan skelne de vigtigste stadier af denne proces:

1. Primær organisation. Her er det nødvendigt at definere strategiske mål, målsætninger og udpege den forventede effekt af implementering for en bestemt organisation. På baggrund af disse data vil det være muligt at udarbejde en teknisk plan for projektet.
2. Projektudvikling. På dette stadium analyseres organisationens nuværende aktiviteter: dens forfremmelsesstrategi, forretningsprocesser. Baseret på resultaterne bygges en systemmodel, og der foretages passende justeringer af arbejdsplanen.
3. Udførelse af projektet. Da reglerne for udførelse af forretningsprocesser er dikteret af det implementerede ERP-system, bliver de her transformeret efter ensartede krav. Om nødvendigt gennemføres udvikling af indberetningsskemaer og algoritmer til overførsel af data fra tidligere anvendte regnskabsprogrammer. Hvis der på de foregående stadier afsløres utilstrækkeligheden af systemfunktionerne for objektet, er det afsluttet. Den afsluttes med brugertræning og prætestning.
4. Idriftsættelse. Under brugen bliver mulige fejl og funktionsfejl identificeret og elimineret.

SystemERP-klasse ledelse i dag er ikke kun en kopi af dyr software installeret på alle computere i en organisation, men også den vigtigste drivkraft bag en lovende forretningsstrategi. Dens valg bør være baseret på de eksisterende behov og muligheder for målobjektet. Den videre succes for hele virksomheden som helhed afhænger af rigtigheden af den trufne beslutning og implementeringen af trinene til den efterfølgende implementering.