Forhandlingsregler: grundlæggende principper, teknikker, teknikker

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-17 18:45

Hver person står over for det, der norm alt kaldes forretningskommunikation. Derfor er mange interesserede i, hvordan man skriver et officielt brev, accepterer en partner og forhandler med ham, løser et kontroversielt spørgsmål og etablerer et gensidigt fordelagtigt samarbejde.

Forretningskommunikation er af særlig betydning for folk, der driver deres egen virksomhed. På mange måder afhænger deres aktiviteters succes af, hvor godt de mestrer videnskaben og kommunikationskunsten. I vestlige lande undervises der kurser, der dækker forretningskommunikationsspørgsmål, på næsten alle universiteter og colleges. For ikke så længe siden begyndte forhandlingsreglerne at blive studeret i indenlandske videregående uddannelsesinstitutioner. Og uden tvivl giver sådanne discipliner eleverne mulighed for at etablere kontakt med partnere.

Denne artikel vil tale om etikken i forretningskommunikation og reglerne for forhandling. De vigtigste stadier af forhandlinger, typer af folks adfærd og nogle principper for interaktion med dem vil blive beskrevet. Regler for forhandling om tekniske kommunikationsmidler vil også blive præsenteret.

Hvad er forhandling?

Før du overvejer de grundlæggende regler for forhandling, bør du finde ud af, hvad de er, og hvad de kan være. Så forhandlinger er kommunikation mellem mennesker, som finder sted for at nå et bestemt mål. I forhandlinger har hver af parterne i kommunikationen samme mulighed for at kontrollere situationens forløb og træffe beslutninger.

Forhandlinger forudsætter altid, at deltagerne dels har en lignende mening, og dels er uenige i den anden sides overbevisning. De mødes for at komme til en fællesnævner. Men hvis parterne er enige i hinandens overbevisninger eller tværtimod er meget kritiske, er der tale om helt forskellige former for interaktion – henholdsvis samarbejde og konfrontation.

Funktioner og mål for forhandlinger

Det er almindeligt accepteret, at forhandlinger eksisterer for at komme til en fælles mening og blive enige om noget. Selvom denne udtalelse er meget logisk, er der flere mål.

Der er behov for forhandlinger for at diskutere problemer (eksisterende eller mulige), træffe en fælles beslutning osv. Derudover kan forhandlinger udføre en informationsfunktion, når folk kun udveksler synspunkter om bestemte ting. Denne type interaktion kan være kaldet forhåndsforhandlinger. Et møde tilrettelagt for at etablere nye forbindelser involverer en sådan funktion som en kommunikativ, når mennesker mødes for at lære hinanden at kende.

Forhandlingerkan også have funktioner som kontrol, koordinering og regulering. De adskiller sig fra kommunikative ved, at de er nødvendige i tilfælde, hvor der allerede er aftaler, og der er forhandlinger i gang om implementering af tidligere indgåede fælles beslutninger.

Udover ovenstående er sagen i praksis sådan, at der ikke kan arrangeres forhandlinger med henblik på at drøfte og træffe beslutninger. De er nødvendige som en distraktion for konkurrenter eller partnere. Nogle gange bruges sådanne tricks af handelsvirksomheder, der ønsker at få opmærksomhed fra en bestemt partner ved at iscenesætte forretningskontakter med andre firmaer.

stadier af forhandling

Forhandlingsreglerne forpligter en person til at vide, hvilke stadier af denne proces der findes. Takket være dette kan der opnås store resultater under planlægningen og udførelsen af forretningskommunikation.

Så, forhandling består af forberedelse, selve kommunikationsprocessen og at nå til enighed. Det er værd at overveje mere detaljeret faserne af forhandlingerne og deres stadier i tabellen nedenfor.

Trin	Forberedelsesstadiet	Vedligeholdelsestrin	Konsensusfase
Første	Valg af forhandlingsmåde	Informationsdeling	Valg af aft alte løsninger
Second	Etablering af kontakt mellem samtalepartnere (invitation eller bekræftelsedeltagelse i forhandlinger)	Formulering af dagsorden	Afsluttende diskussion af den valgte handlingsstrategi
Tredje	Indsamling og analyse af oplysninger, der er nødvendige for forhandlinger	Identifikation af omstridte problemer	Formel aftale indgået
fjerde	Udarbejdelse af en forhandlingsplan	Afsløring af parternes dybe interesser	-
femte	Opbygning af en atmosfære af tillid	Udvikl forslag til tilpasning	-

Formelt kan der skelnes mellem endnu en fase - den sidste, hvor begge sider efter forhandlinger analyserer resultaterne og begynder at implementere de indgåede aftaler.

Forhandlingstilgang

Det er værd at huske en af de vigtigste forhandlingsregler - du skal altid kende emnet for diskussion og eje bestemte tilgange. Når du kender dem, kan du forudsige samtalepartnerens adfærd. Der kan skelnes mellem følgende tilgange til forhandling:

1. Fjender. Essensen af tilgangen ligger i, at parterne optræder foran hinanden i rollen som soldater, der skal forsvare deres interesser. Med andre ord kan denne tilgang beskrives som et tovtrækkeri.
2. Venner. Begge sider går ind for venskabelige forhandlinger. Denne tilgang antager, at de svagereside vil tilpasse sig den stærke side. Det skal bemærkes, at denne tilgang er yderst sjælden i praksis.
3. Partners. Den tredje tilgang har et meget solidt fundament – et fokus på at finde en gensidigt acceptabel løsning. Det er vigtigt, at parterne med denne tilgang forsøger at finde en vej ud af situationen, som ville passe både fuldstændigt og fuldstændigt. Denne tilgang kan beskrives som "ren" forhandling.

På trods af hvilken tilgang der blev valgt, skal det huskes, at samtalepartnerne kan bruge forskellige tricks, der hjælper med at få flere fordele til fordel for deres side.

Beskidte tricks

Etikette-regler for forhandling godkender ikke brugen af forskellige vildledende træk, men forretningsmænd kan bevidst ty til tricks for at opnå fordele. Du bør altid være på udkig og være i stand til at neutralisere dem korrekt. Det er værd at overveje de mest almindelige "beskidte" tricks:

1. Øger indgangsniveauet. Dette trick er baseret på det faktum, at partneren i første omgang fremsætter for komplekse betingelser for samarbejde, der er gavnlige for ham, eller dem, der smertefrit kan udelukkes, og under samtalen forenkler dem. Den side, som teknikken bruges imod, skal således også give indrømmelser fra sin side. For at undgå et sådant trick er det nødvendigt at studere spørgsmålet om forhandlinger og partnerens potentiale inden mødet.
2. Falske accenter. Dette trick ligner i princippet det, der er beskrevet ovenfor. Den eneste forskel er, at i dette tilfældeviser en ekstrem interesse i at løse et problem, selvom dette problem faktisk er sekundært.
3. krav i sidste øjeblik. Dette trick ligner ovenstående, men det kan kun bruges i sidste fase af forhandlingerne, hvor det er tilrådeligt at bruge de to første i begyndelsen. Denne teknik kaldes også "afpresning". At stille krav i sidste øjeblik er et meget farligt trick, for når partnerne er blevet enige om alt og er nået til enighed, stiller en af parterne nye betingelser på et tidspunkt, hvor den anden allerede er interesseret i at underskrive kontrakten.
4. Skaber en håbløs situation. Denne teknik er meget smertefuld for den side, som den bruges mod. Når du bruger det, skaber partneren sådanne betingelser, hvorunder den anden side enten kan acceptere situationer eller skade sig selv i tilfælde af afslag. Ofte fører en sådan adfærdstaktik til, at tilliden til den side, der bliver presset, kan gå uigenkaldeligt tabt.
5. Ultimatum. Princippet i dette trick er, at en af parterne bliver i stillingen "Enten accepterer du vores vilkår, eller også forlader vi forhandlingerne!". Men efter sådan et trick bliver forhandlingerne til en ensidig løsning af problemet.
6. Salami. Princippet om tricket kommer ned til den samme tilgang som i tilfældet med et rigtigt pølseprodukt. Salami er et produkt, der indtages i små portioner, da det ikke kan spises hel og på én gang. Den ene side begynder at give oplysninger om vurderingen, personlige interesser osv. småportioner i håbet om, at den anden vil gøre det samme og begynde at fortælle alle hemmelighederne. Afhængigt af hvad partneren, som dette trick bruges imod, siger, begynder den første side at opføre sig i overensstemmelse hermed. Som følge heraf kan forhandlingerne trække ud i tid, og samtalepartneren vil fuldt ud finde ud af den anden sides mening, interesser og synspunkter.
7. Bluff. Af navnet på tricket bliver det klart, at vi taler om, at en af parterne giver sin partner bevidst falske oplysninger. Men i de senere år er det blevet tyet til mindre og mindre, fordi moderne forhold giver dig mulighed for selvstændigt at dobbelttjekke alt, hvad samtalepartneren siger.
8. Dobbelttolkning. Dette trick er baseret på, at en af parterne udsender formuleringer med dobbelt betydning, som så kan fortolkes i deres egen interesse. Tricket er, at hvis nogle dokumenter med en sådan dobbelt ordlyd bliver udarbejdet eller underskrevet i løbet af kontrakten, vil en af parterne ikke være i stand til senere ikke at opfylde betingelserne. Sådan et trick er meget farligt for den part, der bruger det, for takket være dette kan du hurtigt miste et godt omdømme og få et dårligt.

Forhandlingsreglerne siger, at hvis det i forbindelse med forretningskommunikation blev bemærket, at partneren går til tricks og tricks, så skal du under ingen omstændigheder gengælde. Du skal forstå, hvorfor dette sker, og derefter opbygge en kommunikationslinje. Afbryd dog ikke forhandlingerne brat, det er bedre at lytte til alle kravene roligt og give dig selv tid til at tænke.

Regler, der skal følges i forhandlinger

Der er så at sige almindelige universelle adfærdsnormer i forhandlinger, og det er lige meget, om mødet er ansigt til ansigt, eller om forhandlingerne gennemføres ved hjælp af tekniske kommunikationsmidler. Forhandlingsreglerne at huske er altid følgende:

1. Vær altid høflig og undgå sætninger og hints, der kan nedgøre partnerens personlighed. Sekulær etikette bør altid følges.
2. Du kan ikke ignorere din partners mening.
3. Stil ikke for mange spørgsmål uden at forklare, hvorfor de er vigtige. Med andre ord bør simple forespørgsler ikke være tilladt.
4. Vi er nødt til at reagere tilstrækkeligt på afklaringer og forsøge at formidle information, så alle parter forstår, hvad der er på spil.
5. Lad ikke dine tanker blive omskrevet.
6. Hvis din partners tanke virker usagt, kan du fortsætte den og angive, om den var underforstået.
7. Opsummering er kun mulig ved slutningen af forhandlingerne eller efter lange bemærkninger.
8. Hvis forhandlingerne er gruppevise, er det nødvendigt at give alle mulighed for at komme til orde, selvom det tager for lang tid. Men norm alt er det kun én person på den potentielle partners side, der holder ordet.

Hvordan overbeviser man en partner?

Ud fra et synspunkt om forretningskommunikation og forhandlingsregler har psykologer udviklet nogle sæt tips, der vil hjælpe i de øjeblikke, hvor det er nødvendigt ikke kun at formidle information til en partner, men også at overbevise ham omhvad som helst. Så det er værd at overveje denne liste:

1. Hvis det blev besluttet at overbevise partneren om noget, skulle du starte med svage argumenter, gå videre til mellemstore og til sidst stemme det stærkeste argument, det såkaldte "trumfkort".
2. Du kan ikke drive en partner ind i en ugunstig position for ham eller lægge pres på ham. Alle har ret til at redde ansigt.
3. Hvis du har brug for at få et positivt svar på et vigtigt spørgsmål, bør du stille to simple før det, som partneren vil besvare med lethed.
4. Det er værd at huske på, at jo mere indflydelsesrig taleren er, jo stærkere lyder hans argumenter.
5. Du skal vise empati.
6. Når du skal overtale, skal du starte med det, der er klart og acceptabelt for begge parter.

Telefonsamtaler: regler for gennemførelse af telefonsamtaler

Telekommunikationssamtaler er anderledes end samtaler ansigt til ansigt. Den vigtigste regel for telefonsamtaler er korthed. Sådan forretningskommunikation bør være kortfattet og ikke langvarig. Du skal udelukkende tale om fordelene.

Generelt er der flere grundlæggende regler for at forhandle ved hjælp af kommunikation:

1. Du skal være venlig og imødekommende.
2. Telefonsamtaler bør ledes af en kompetent person, der forstår dagsordenen.
3. Før du taler, skal du justere din stemme og, hvis det er muligt, sige et par tongue twisters.
4. Stemme under telefonsamtaler skal væreberolige. Hvis det er nødvendigt, kan du lege med stemmen, når du skal fokusere på bestemte ting, eller når du skal overtale en partner.
5. Du kan ikke afbryde samtalepartneren. Dette er en meget vigtig regel for telefonsamtaler. Selvom samtalepartneren siger ubehagelige ting, kritiserer eller udtrykker utilfredshed, er det nødvendigt at lytte til ham og først derefter begynde at tale.

Udover ovenstående er det værd at huske på, at etikettereglerne for at føre telefonsamtaler er de samme, som folk norm alt følger personligt. Derudover er det værd at bemærke, at hvis en del af samtalen på grund af tekniske problemer blev overset, som samtalepartneren ikke har bemærket, skal du undskylde og bede om at gentage det.

Nationale ejendommeligheder ved forhandlinger

Ved at kende det grundlæggende i telefonkommunikation med partnere og reglerne for kollektive forhandlinger, er det altid nødvendigt at tage hensyn til alle parters nationale karakteristika. For eksempel tåler tyskerne ikke at komme for sent og er ekstremt pedantiske. Englænderne er mennesker, der altid virker reserverede, så tag det ikke som kulde. Det er værd at bemærke, at hvis en sådan partner gav sit æresord, vil han holde det.

Italienere er meget aktive og omgængelige, og de foretrækker at mødes i uformelle omgivelser. Et vigtigt træk ved sådanne partnere er, at de foretrækker at tale med mennesker af samme rang. Spaniere er mennesker, der foretrækker at arbejde i et team. De er galante, åbne, seriøse, men samtidig har de en vidunderlig følelse.humor. Ligesom italienerne foretrækker spanierne at forhandle med folk af samme rang.

Når vi taler om kinesiske partnere, bør du huske på, at de er meget opmærksomme på ord. Den information, de giver udtryk for, er altid gennemtænkt og tilbageholden. Ofte er kineserne ikke de første til at give udtryk for deres tanker og forslag, så du bør huske på dette, når du forhandler.

Konklusion

Efter at have forstået, hvad det grundlæggende i forretningskommunikation og etikettereglerne for telefonsamtaler er, er det meget lettere at opbygge den rigtige adfærd. Det vigtigste i denne proces er at være ærlig over for dig selv og din partner.