Omstrukturering af forretningsprocesser: koncept, mål, principper

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Omstrukturering af forretningsprocesser omfatter et sæt metoder og teknikker. De bruges af en organisation til at designe sine aktiviteter med succes. Dette sker i henhold til de fastsatte mål.

Omstrukturering af forretningsprocesser indebærer en fuldstændig nytænkning og yderligere redesign af alle organisatoriske processer. Dette er nødvendigt for at nå målene og målene. Forbedringer kan forekomme meget brat, med stormskridt. På trods af dette er organisationen i stand til at opnå succes og foretage den ønskede justering af prisen på varer og tjenester, kvaliteten af de leverede tjenester og forbedringen af leveringen af tjenester.

Komponenter af en definition

Definitionen af omstrukturering af forretningsprocesser omfatter fire grundlæggende ord: fundamental, radikal, skarp, proces.

Fundamentality går ind i den første fase, hvor det er nødvendigt at besvare en række spørgsmål relateret til de vigtigste:

1. Hvorfor laver en organisation denne aktivitet og ikke noget andetandre?
2. Hvorfor gør en organisation sit arbejde på disse måder og implementerer ikke andre muligheder?
3. Hvilken organisation planlægger at blive i sidste ende, og hvad ser den sig selv om et par år?

Folk, der besvarer nogle af disse spørgsmål, skal genoverveje de nuværende regler for at drive forretning. Ofte kan de være forældede, ineffektive og ikke anvendelige til en bestemt produktion.

Radical henviser til omplanlægningen af at drive forretning. Ændringerne er ikke kun overfladiske. Hele operativsystemet kan ændres. Virksomhedsejeren tilbydes muligheder, hvis implementering kan ændre hele produktionen.

Skarphed. Omstrukturering af forretningsprocesser bruges ikke i tilfælde, hvor det er nødvendigt at forbedre og øge indkomstindikatorerne med en vis procentdel, op til et maksimum på 100 %. Hensigtsmæssigheden af brug skyldes kun, hvis iværksætteren ønsker at øge ydeevnen med 500% eller mere. I sådanne tilfælde er der en fuldstændig udskiftning af de metoder, der bruges til at drive forretning og producere varer. Alt nyt kommer for at erstatte dem.

Business process reengineering management involverer brugen af nye metoder i virksomheden trin for trin, takket være hvilke du kan skabe et helt nyt produkt, der i øjeblikket er relevant for forbrugeren. Veldesignede processer gør det muligt for organisationen at nå sine mål og løse en række problemer.

For hvadkan organisationer bruge reengineering?

I øjeblikket er der tre typer organisationer, der skal justere eller fuldstændig ændre deres arbejde:

Organisationer, der er på konkursstadiet. Ofte skyldes det, at priserne på varer og tjenesteydelser er sat meget højere end konkurrenternes, eller at kvaliteten ikke stemmer overens med den deklarerede værdi. Hvis der ikke træffes foranst altninger i tide, kan organisationen blive likvideret efter nogen tid

• Organisationer, der i øjeblikket ikke har problemer og vanskeligheder med at drive forretning, men de kan dukke op efter et stykke tid og påvirke virksomheden negativt. Sådanne problemer kan være forbundet med en stigning i markedet for varer og tjenesteydelser fra konkurrenter eller en ændring i købernes behov.
• Organisationer, der ikke har problemer, men ejeren af virksomheden ser ud i fremtiden. Han vil forebygge problemer, der kan opstå i vejen for virksomheden. Sådanne organisationer er overvejende ledere. Deres markedsføringspolitik er aggressiv, de er ikke tilfredse med en god markedsposition, de ønsker konstant at forbedre deres arbejdsprocesser.

Således omfatter hovedopgaverne for omstrukturering af forretningsprocesser introduktionen af innovationer, der vil give organisationen mulighed for solidt at konsolidere sin position på markedet og ikke miste evnen til at konkurrere. Alt dette giver virksomheden mulighed for at overleve og fortsætte sin fulde funktion, uanset hvor mangekonkurrenter.

Du kan overveje udviklingen af et omstruktureringsprojekt for forretningsprocesser ved at bruge eksemplet med de faser, der er inkluderet i arbejdet:

1. I første fase udvikles et billede, som organisationen vil svare til. For at gøre dette opbygges et vist billede, som vil omfatte de nødvendige retninger for udvikling af aktiviteter. Alt dette vil bidrage til at nå de fastsatte mål.
2. Analyser en eksisterende organisations ydeevne. På dette stadium gennemfører specialister en undersøgelse af virksomheden, på grundlag af hvilken der bygges en ordning, der svarer til arbejdet på et givet tidspunkt.
3. Processen med at udvikle en ny aktivitet. I dette tilfælde bygges nye processer, eller eksisterende ændres. Takket være informationssystemer begynder disse processer at blive testet.
4. Efter at have gennemgået alle stadier, implementeres den udviklede proces i virksomhedens arbejde.

Det er på disse stadier, at essensen af omstrukturering af forretningsprocesser er fuldstændig bygget.

Vigtigste trin

Enhver proces og dens implementering består af faser. De vigtigste stadier af omstrukturering af forretningsprocesser omfatter:

1. Global tænkning, ud fra hvilken perspektiver i tilgange udvikles. Ledende ledere skal være velorienterede og forstå alle de funktioner, der er forbundet med virksomhedens udvikling. I processen skal du tage hensyn til kundernes behov, konkurrenternes fordele og den seneste udvikling inden for teknologi, der kan implementeres i erhvervslivet.
2. Arbejd med at forberedeorganisationer. Kommunikation er nøglen til succes. På forhånd skal du lave en liste over opgaver og mål, hvis løsning er planlagt. I tilfælde, hvor initiativet kommer fra medarbejderne, bør de opmuntres.
3. Gennemgå konstant implementeringen af processer. Hvis noget skal forbedres, er det værd at vende tilbage til det, denne tilgang giver dig mulighed for at undgå en række fejl i arbejdet. Hvis det er nødvendigt, kan du kontakte fuldtidsansatte specialister, som kan støde på problemer i løbet af arbejdet og beskrive dem i detaljer. Eventuelle ideer, der dukker op, skal registreres, så de kan komme til nytte senere.
4. Bestem effektivitetsniveauet. Effektiviteten kan kun overvåges, hvis der er angivet et referencepunkt på forhånd.
5. Vær kreativ. Det første skridt er at være opmærksom på potentielle kunders behov. Indsamlingen af oplysninger skal overvåges nøje, de kilder, der har leveret dem, skal overvåges, og om nødvendigt bør formidlingsprocessen fremskyndes. Hvis det er nødvendigt, uddelegere myndighed og kontrollere kundeservice.
6. Ændringer i aktiviteter i en organisation skal planlægges på forhånd. Der kan utvivlsomt ske forbedringer i ydeevnen på kort tid, men implementering vil tage tid. På forhånd skal du udarbejde en plan, hvor du kan angive alle de ønskede indikatorer, og de skal konverteres.
7. Alle processer skal gennemgås og evalueres. Der skal være feedback fra medarbejderne. Det er nødvendigt at kontrollere alle faser af implementering og evaluereeffektivitet og ydeevne.

Når du bruger effektive metoder i en organisation, kan du således nemt og hurtigt nå dine mål.

Hvilke metoder bruges i arbejdet?

For at forbedre organisationers og virksomheders aktiviteter er det nødvendigt at bruge visse værktøjer. De vigtigste metoder til omstrukturering af forretningsprocesser omfatter:

1. I processen med forretningstransformation kan det ske, at der opstår unødvendige processer, som først skal bortskaffes for ikke at spilde tid på dette. Sådanne processer omfatter verifikation og godkendelse.
2. I aktivitetsprocessen kan der opstå huller mellem processer, som også skal identificeres og elimineres rettidigt.
3. Alt omorganiseringsarbejde bør koste den minimale mængde ressourcer, der bruges. Skal du for eksempel løse flere opgaver, så er det bedst at gruppere dem og overlade udførelsen til én medarbejder. Denne metode giver dig mulighed for at reducere ikke kun omkostningerne, men også antallet af medarbejdere involveret i forretningsprocessen.
4. Nogle processer kan delegeres til ansatte i tredjepartsorganisationer og virksomheder.
5. I løbet af aktiviteten kan du støde på vanskelige opgaver. Hver sådan proces bør omfatte flere muligheder for løsning. Dette giver dig mulighed for at vælge og vælge den bedste mulighed.
6. Cyklustiden kan reduceres ved at udføre flere trin på samme sted på samme tid. detkan hjælpe med at reducere forsendelsesomkostningerne.
7. Kombiner flere opgaver. Hvis løsningen af opgaver falder på medarbejdernes skuldre, så kan de samles i én enhed og få mulighed for at udføre ikke en enkelt opgave, men hele processen.
8. Gør jobbet så nemt som muligt. I de fleste tilfælde har medarbejdere i organisationen begrænset arbejdstid, mangler de rette kompetencer, og der er ikke tid til træning. I sådanne øjeblikke er det nødvendigt at forenkle arbejdet så meget som muligt, hvilket vil være ekstremt klart og tydeligt for enhver.

Når medarbejderne med tiden personligt opfylder deres mål og løser problemer, vil de begynde at få erfaring, så det i fremtiden vil være muligt at betro dem sværere processer.

Hvad er driftsprincipperne?

Hovedprincipperne for omstrukturering af forretningsprocesser omfatter:

1. Flere typer arbejde er kombineret til én. Under virksomhedens drift bruger medarbejderne det meste af deres tid ikke på at løse problemer, men på koordinering og interaktion. I dette tilfælde ikke kun spildtid, men også øgede omkostninger. For at reducere disse indikatorer er det tilrådeligt at kombinere.
2. Beslutningen er op til kunstneren. Den person, der er betroet til at udføre jobbet, kan personligt træffe beslutninger om den opgave, han udfører. Dette vil undgå at spilde tid og bremse alle processer, når du kontakter manageren.
3. Alt arbejde skal udføres i streng rækkefølge.
4. Arbejdet udføres hvordet er nødvendigt. Funktioner fordeles afhængigt af arbejdsprocessen, og ikke på opgaver. For eksempel, hvis det er nemmere og bedre for en medarbejder at købe det, der er nødvendigt for arbejdet på egen hånd, så er det bedre at betro det til ham, og ikke til den person, hvis opgaver det skal være.
5. Enhver proces indebærer flere muligheder for udførelse. Implementeringen af processen udføres afhængigt af situationerne.
6. Reducer arbejdet med verifikation og kontrol, da alt dette ikke kun medfører ekstra tid, men også uforudsete omkostninger.
7. Reducer andelen af godkendelser - dette medfører ikke omkostninger, men bremser alle processer.
8. Som ansvarlig person kan du udpege en leder, der får tildelt ansvaret for at udføre opgaven.

Hvis vi vender os til vurderingen af eksperter, kan vi forstå, at næsten 50 % af projekterne mislykkes. For at forhindre dette er det nødvendigt at gribe arbejdet ansvarligt an og udføre det effektivt.

Hvad er formålene med arbejdet?

De vigtigste mål for omstrukturering af forretningsprocesser omfatter:

1. Forøg ikke kun evnen til at konkurrere med andre virksomheder, der leverer det samme udvalg af varer og tjenester, men øger også virksomhedens rentabilitet. At tage et sådant skridt er simpelthen nødvendigt, hvis organisationen er på randen af konkurs og efterfølgende likvidation.
2. Forebyg mulige problemer, der kan opstå over tid. For eksempel, hvis aktiviteten i organisationen er ret vellykket, så med fremkomsten af nyeaktører på markedet kan øge konkurrencen. Dette kan føre til en stigning i kvaliteten af de producerede varer, et fald i omkostningerne. Til dette skal de nødvendige processer udvikles rettidigt.
3. Hjælp med at forhindre tab af position på markedet for varer og tjenester. Dette kan referere til førende organisationer, der forsøger at nå det næste niveau og ikke er tilfredse med et godt job. I processen med det igangværende arbejde forbedres indikatorerne, og virksomhedsejeren er muligvis ikke bekymret for, at han vil miste sin førende position.

Hvad er begrebet reengineering?

Resultatet af det udførte arbejde er bestemt af effektiviteten af motiverende systemer og teknologi til omstrukturering af forretningsprocesser. Hovedtræk ved beslutning og implementering af processer er, at medarbejdere, der udfører delegerede beføjelser, i arbejdet har mulighed for selvstændigt at træffe beslutninger inden for rammerne af deres opgaver. Dette er med til at forbedre og øge effektiviteten af både virksomheden og medarbejderne.

Reengineering er baseret på brug af radikale tiltag, arbejdet udføres én gang, men omfanget er bredt. Konceptet med omstrukturering af forretningsprocesser ligger mellem ledelse og informationsteknologi, hvilket bidrager til skabelsen af yderligere værktøjer til støtte. For at konsolidere den implementerede proces er brugen af nye informationssystemer og instruktioner påkrævet, som vil blive udvidet til medarbejderne. I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at forbedre arbejdstagernes færdigheder og deres yderligeretræning.

Hvilke ændringer kan der forekomme i værket?

Den moderne verden, hvor iværksættere udfører deres arbejde, har ændret sig markant i løbet af de sidste par år. Uden tvivl påvirkede ændringer i omlægning af forretningsprocesser også:

1. I øjeblikket begyndte forbrugerne uafhængigt at udøve kontrol over markedet og tog denne sag i egen hånd. Nu har enhver person nok viden og ideer om, hvordan et produkt skal se ud, og hvilke funktioner det skal udføre, og bestemmer følgelig prisen på dette produkt, det beløb, han kan bruge og ikke blive skuffet. Og vigtigst af alt, køberen har et valg.
2. Forbrugerne danner forventninger, der vedrører et bestemt produkt. Uanset om det lige er kommet på markedet eller er det et gammelt produkt, der har gennemgået nogle ændringer. Varer vil kun blive efterspurgt, hvis de er i stand til at opfylde forventninger og behov.
3. I øjeblikket har produktive teknologier gennemgået betydelige ændringer, og især informationsteknologier, som har evnen til at bruge metoden til at overføre den nødvendige information til forbrugerne.

På trods af de ændringer, der har fundet sted, er der stadig organisationer og virksomheder, der stadig bruger de gamle metoder til at udvikle og implementere idéer til præstationsstyring.

Projektimplementering

Projekter kan implementeresovervej klart eksemplet med omstrukturering af forretningsprocesser af en virksomhed, der er den største mobiloperatør i Rusland, nemlig Rostelecom.

Ledelsesteamet indgik en serviceaftale med en af virksomhederne tilbage i 2003, og optimeringen af ledelsesprocesserne fortsætter den dag i dag. Som et eksempel kan vi betragte en specifik fase, der sluttede tilbage i 2005 og stadig fungerer. Blandt de vigtigste udviklinger er den konstruerede model, som tillader processen med at beregne tjenester til brug af kommunikation.

Ud fra Vadim Izotovs ord, som er vicegeneraldirektøren, kan det forstås, at den udviklede model gjorde det muligt for os at nærme os indførelsen af et nyt faktureringssystem.

Hvad kan påvirke

En organisations omstrukturering af forretningsprocesser kan påvirkes af en række faktorer:

1. Medarbejdermotivation. For en effektiv gennemførelse af projektet er det nødvendigt at introducere motivation, der vil være forståelig for alle, såvel som dokumenteret. Organisationens leder skal klart forstå, at de anvendte tiltag vil føre til succes, og at alle opbyggede aktiviteter vil blive radik alt ændret. For at sikre succes skal virksomhedsejeren være opmærksom på, at omstruktureringen af organisationens forretningsproces er en nødvendig foranst altning, og give alle de nødvendige betingelser for dens videre implementering.

2. Lederteam. Gennemførelsen af eventuelle projekter bør udføres under ledelsesteamets tilsyn. Det er han til gengældmyndighed blandt underordnede og har det fulde ansvar for det udførte arbejde. For at opnå de ønskede resultater skal omstrukturering af forretningsprocesser styres kompetent, klart, fast, dygtigt. En forretningsmand skal klart forstå, at der kan opstå nogle problemer i processen, da organisationen vil blive fuldstændig reorganiseret. Han skal stå fast og ikke ty til de gamle metoder. Lederen er forpligtet til at tage alle forholdsregler, så det planlagte projekt når afslutningen og efterfølgende implementeres.

3. Personale. Ledelsens omstruktureringsteam for forretningsprocesser bør omfatte fuldtidsansatte, som tidligere vil have den relevante myndighed. De skal have en klar forståelse af, hvorfor der er behov for forandring, og hvad der hindrer effektivt arbejde i virksomheden. Medarbejderen skal overholde den bemyndigelse, som er givet til ham og udføre sine opgaver kompetent.

Som praksis viser, er det meget lettere for medarbejdere på lavere niveau at forklare, hvorfor de skal bruge innovationer og genopbygge hele virksomhedens arbejde. Det er meget sværere for medarbejdere, der er en del af lederne, at formidle denne idé, da de ikke forstår, hvad den nye produktion vil give dem. Forskere i Amerika har identificeret tre grupper, som ledere kan tilhøre:

• Tigr er en ung medarbejder, der lige er begyndt at opbygge sin karriere. Han har et ønske om at deltage i projektet, har entusiasme, udfører tydeligt de opgaver, han har fået tildelt, gør ingen skade.
• Donkey er en specialist, der arbejder ivirksomhed i lang tid og nåede toppen på karrierestigen. Han ønsker stabilitet i arbejdet, ro. Han forstår absolut ikke, hvorfor omstrukturering af en virksomheds forretningsprocesser er nødvendig. Sådanne medarbejdere bør behandles omhyggeligt, da de kan skade gennemførelsen af projektet.
• Shark - specialister, der udvikler ledelsesprocedurer og instruktioner, som giver dig mulighed for at styre en række operationer i organisationen. Sådanne medarbejdere har ofte indflydelse i organisationen. De bør behandles med forsigtighed, da de kan forårsage store vanskeligheder og problemer, hvis de begynder at sabotere ændringer i virksomhedens liv.

4. Kommunikationsegenskaber. I tilfælde af at medarbejderne skal stille en ny opgave, så skal den formuleres meget klart på forhånd. Det skal kommunikeres på et sprog, som alle forstår. Succes med effektiviteten af omstrukturering af forretningsprocesser af virksomheder vil helt afhænge af, hvor klart medarbejderne forstår deres leder. Det er det, der vil give dig mulighed for at nå de ønskede mål og resultater.

5. Budgetstørrelse. Udførelse af omstrukturering af forretningsprocesser indebærer, at der skal investeres en vis mængde midler i implementeringen og implementeringen. Der bør lægges særlig vægt på dette punkt, hvis det planlægges at inddrage informationsteknologi i arbejdet. Organisatoriske ledere har ofte en tendens til at antage, at reengineering er selvfinansieret, hvilket slet ikke er tilfældet. Pas på størrelsen af det budget, der kan bruges på allefungerer, skal i forvejen.

6. Teknologisk support. For effektivt at udføre arbejdet med implementering og implementering af et omstruktureringsprojekt for forretningsprocesser kræves der støtte, der er fuldt ud i overensstemmelse med de valgte metoder og værktøjer. I de fleste tilfælde involverer det opbygning af et informationssystem, der kan understøtte nye forretninger.

Begynd det forberedende arbejde skal være i forvejen. Da det i de fleste tilfælde er umuligt at danne en stil i forhold til medarbejderne og i teamet som helhed på kort tid.