Forhåndsrapport om en forretningsrejse. Formular for forhåndsrapport

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-17 18:45

For at redegøre for midler, der udstedes til medarbejdere i organisationen til rejser eller andre behov, bruges en særlig formular. Det kaldes "forudgående rejserapport". Dette dokument er bevis på brugen af penge. Grundlaget for udstedelsen af midler er lederens rækkefølge. I denne artikel finder du et eksempel på forhåndsrapport om en forretningsrejse, lær reglerne for indsendelse af formularen.

Dokumentflow

For at blive sendt på en forretningsrejse skal du udstede:

• ordre;
• service assignment;
• ID.

Ved returnering skal der indsendes en rapport om afslutningen af en serviceopgave.

Medarbejderen skal altid have et rejsebevis med sig. På hvert punkt er der noteret om tidspunktet for ankomst og afgang i den. Ifølge art. 168 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks skal arbejdsgiveren godtgøre medarbejderen for sådanne udgifter: rejser, bolig, dagpenge, andre omkostninger, der er aft alt med ledelsen.

Sædvanligvis pengeudstedt til medarbejderen inden afrejse. I overensstemmelse med reglerne om udførelse af kontanttransaktioner på Den Russiske Føderations område udføres denne operation af en kontantordre (RKO) på grundlag af en medarbejders ansøgning, som angiver beløbet og vilkårene. Der stilles midler til rådighed: kontanter fra kassen, bankcheck, firmakort, postanvisning.

Design

Siden 2002 har juridiske enheder af alle former for ejerskab brugt en særlig formular nr. AO-1. Forhåndsrapporten om en forretningsrejse, hvis formular kan hentes fra virksomhedens regnskabsafdeling, udfyldes i én kopi inden for tre dage fra hjemkomstdatoen. Den indsendes til verifikation til finansafdelingen.

Følgende data er angivet på forsiden:

• organisationsnavn;
• dokumentnummer og dato;
• navn på underafdeling;
• F. I. O. medarbejder, hans stilling;
• udpegning af midler: husholdningsbehov, forretningsrejse, indkøb af materialer osv.;
• data om den tidligere forudbetaling, hvis nogen, er angivet i tabellen. Det udstedte beløb, den brugte del, saldoen på midler eller overforbrug (i rubler og kopek) er også angivet her.

Formularen til forhåndsindberetning er udfyldt på begge sider. Bagsiden indeholder en liste over dokumenter, der bekræfter udgifter (checks, billetter, kvitteringer osv.), deres numre og datoer og størrelsen af udgifterne. Under bordet skal den ansvarlige person sætte sin underskrift.

Regnskabsnotater

Efter at have modtaget formularen, skal økonomimedarbejderen udfylde følgendedetaljer:

• "kontopostering" - transaktioner med underkontonumre, der afspejler de brugte beløb;
• sammensætning af ansøgninger - antal indsendte dokumenter;
• det godkendte beløb, der er brugt, registreres og underskrives af regnskabschefen;
• bet alt saldo eller overtræk udstedt;
• nummer og dato for PKO eller RKO;
• under skærelinjen er en kvittering for accept for verifikation af dokumenter. Her registrerer revisor medarbejderens initialer, antallet og datoen for rapporten, det brugte beløb (i ord), antallet af udleverede dokumenter.

Den udfyldte rejseudgiftsrapport indsendes til godkendelse til lederen af organisationen.

Ved hjemkomst fra en forretningsrejse skal medarbejderen aflevere:

• certifikat;
• service assignment;
• forudgående rejserapport med dokumenter, der bekræfter udgifter.

Hvis der blev brugt et kort, skal checks fra pengeautomater vedlægges. Ved forretningsrejse til udlandet skal medarbejderen fremvise kopier af pas og sider markeret med datoen for grænsepassage.

Turrapporten, som et eksempel vil blive præsenteret nedenfor, sendes til lederen til godkendelse. Den ubrugte del af midlerne returneres straks til kassereren eller tilbageholdes i løn. Det maksimale beløb er begrænset til 20% af indkomsten, i sjældne tilfælde - 50%.

Indtastning af data i programmet "1C Accounting"

Baseret på gennemførte oggodkendt forhåndsrapport genererer programmet opslag om anvendelse af midler. Til dette leveres et dokument af samme navn, som åbnes via Cashier-menuen på værktøjslinjen.

I journalen skal du oprette en ny formular ved at klikke på knappen "Tilføj". Følgende detaljer er udfyldt:

• "Fys. person" - Medarbejderens fulde navn.
• "Destination" - "rejseudgifter".
• På fanen "Forskud" i tabeldelen af dokumentet, nummeret på den CSC, som midlerne blev udstedt til.
• Nederst i vinduet, i feltet "Ansøgning", er antallet af indsendte dokumenter angivet.
• På fanen "Andet" er de udgifter, der er angivet i dokumentet "Rejserapport", underskrevet.

Eksempel

Billet nr. 8956 fra 20/03/14 - 2500 rubler. uden moms.

Kvittering for overnatning nr. 1245 dateret 03/20/14 - 2400 rubler. uden moms.

Referenceberegning (dagpenge) - 600 rubler. uden moms.

Efter bogføring af dokumentet, skal der genereres posteringer: DT 26 KT 71.01.

dagpenge

Dette er en separat del af omkostningerne, som ikke er dokumenteret. Pengene udstedes til medarbejderens eget behov. Dagpengene er ens for alle afregninger. Ifølge loven er den maksimale dagpenge, der ikke er underlagt personlig indkomstskat, 700 rubler. Beløb, der overstiger dette tal, skal beskattes med en sats på 13 %. Dagpengene for oversøiske forretningsrejser afhænger af destinationslandet. Beregningen foretages på kalenderdage, herunder weekender ogferie, rejsetid. Betaling kan ske kontant efter anmodning fra medarbejderen eller ved bankoverførsel. Den anden mulighed er mere almindeligt brugt. Men når sådanne beløb overføres til "løn"-kort, kan der opstå skatterisici, der er forbundet med omskoling af midler. For at undgå konflikter skal organisationen i regnskabspolitikken afspejle muligheden for at overføre penge til eventuelle oplysninger om medarbejdere. Ellers kan offentlige myndigheder opkræve dem yderligere personlig indkomstskat, forsikringspræmier samt bøder og bøder.

Et par ord om udenlandske forretningsrejser. Organisationen kan udstede penge til en medarbejder i kontanter i rubler, udenlandsk valuta eller overførsel til et kort. Dagpengene fastsættes af overenskomsten eller lokale retsakter. Opholdsperioden på en forretningsrejse beregnes efter mærkerne i passet. I tilfælde af tvungen forsinkelse på vejen udbetales dagpenge efter ledelsens skøn.

Eksempel på en forretningsrejseudgiftsrapport

VirksomhedsnavnEDRPO-nummer

Udgiftsrapport nr. 10 af 2015-01-04

Person: Ivanov A. A. Afdeling: Værkstedsstilling: Elektriker

Destination: husholdningsbehov

Rapport om brug af midler til en forretningsrejse nr. _-_eller under rapport nr. RKO -15 dateret 2015-04-19 beløb 500 rubler. 00 kop.

Saldo/ Overforbrug fra tidligere forskud	Dato	Mål	Beløb	Balance/overskridelse
-	20.04.15	Motorolie	500 rub.	0, 00
Total			500

Rapport kontrolleret:I alt modtaget: 500 rub. 00 kop.

Total returneret til godkendelse: 0 rub. 00 kop.

(udfyldes af revisor)

I alt modtaget: RUB 500

Brugte 500 rubler. 00 kop.

Saldo: RUB 0,00

Rapport bekræftet i mængden af: 500 rubler. 00 kop.

Overløb: 0 rubler 00 kopek.

Bilag: 1 dokumenter

1. check nr. 1245 dateret 2015-04-20.

Bet alt saldo på _ udstedt af PKO nr._ dateret _ Overskridelse udstedt af: Kasseapparat nr. _ dateret _.

Datosignatur

Sådan udfyldes forhåndsrapportformularen. Alle udgifter er fastsat under hensyntagen til kopek.

Konklusion

Rejseudgiftsrapporten bekræfter medarbejdernes brug af midler. Skemaet angiver: af hvem, hvornår og hvor mange penge der blev brugt. Alle checks og kvitteringer er knyttet til den, som bekræfter brugen af penge. Skemaet indsendes til verifikation til regnskabsafdelingen og derefter til lederen af organisationen.