Forhåndsrapport er Forhåndsrapport: prøveudfyldning

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Udgiftsrapport er et dokument, der bekræfter udgifterne til midler, der er udstedt til ansvarlige medarbejdere. Den udfærdiges af modtageren af pengene og indsendes til regnskabsafdelingen til verifikation. Herefter forelægges forhåndsrapporten til lederen til godkendelse. De udgifter, der er afspejlet i dokumentet, afskrives på den af PBU fastsatte måde. Lad os yderligere overveje funktionerne og prøven ved udfyldelse af forhåndsrapporten.

Udbetalinger

Modtagelse af kontanter af en ansvarlig medarbejder udføres ved virksomhedens kasse. Grundlaget herfor er udgiftsordren. Det bør angive formålet med midlerne.

Lederen af virksomheden udsteder en ordre, hvori han fastsætter listen over medarbejdere, der er berettiget til at modtage midler til husholdningsbehov. Den samme lokale lov fastsætter vilkårene for, hvilke beløb kan udstedes.

Indgivelse af en forhåndsrapport

Dette dokument indsendes til regnskabsafdelingen inden for tre dage efter slutningen af den periode, for hvilken midlerne blev udstedt. Skemaet indsendes sammen med papirer, der bekræfter pengeforbruget. Samtidig beregner medarbejderen omkostningerne ogsaldo.

Udgiftsrapportskabelon: forside

Dokumentet leveres i én kopi.

Hvis du tager en prøveudgiftsrapport, kan du se, at den er udfyldt på begge sider. På forsiden af den ansvarlige medarbejder angiver:

• Dokumentnummer.
• Dato for færdiggørelse af udgiftsrapporten.
• F. I. O., stilling og afdeling, som han arbejder i.
• Personalnummer (hvis tilgængeligt).
• Tildeling af forskuddet.

På venstre side på samme side skal du udfylde tabellen. Den viser det tidligere forskud, midler modtaget i øjeblikket, forbrug, overforbrug og saldo.

Bagside

Den omvendte del af udgiftsrapporteksemplet er beregnet til at angive listen over dokumenter, der bekræfter omkostningerne. De kan være:

• Rejse-id.
• KKM checks.
• Kvitteringer.
• Råvare, fragtbreve.
• Fakturaer osv.

Den ansvarlige medarbejder angiver også mængden af udgifter på dokumenter. Nummereringen af de papirer, der er knyttet til rapporten, udføres i den rækkefølge, de er angivet i formularen.

Nuance

På forsiden er der linje 1a, og på bagsiden - 6 og 8. I forhåndsrapporten er disse felter udfyldt, hvis midlerne er udstedt til den ansvarlige person i fremmed valuta. For eksempel blev en medarbejder sendt på forretningsrejse i udlandet.

Anbefalinger til en revisor

Specialist udfylder førstforsiden af formularen. Først og fremmest er det i tabellen "Kontopostering" nødvendigt at indtaste oplysninger om numrene på de tilsvarende konti og beløbene.

Bagsiden af formularen afspejler de udgifter, der accepteres til regnskabsføring. I forskudsrapporten er disse oplysninger indtastet i kolonne 7 og 8. Desuden er angivet de konti (underkonti), på hvis debet omkostningerne bogføres (kolonne 9).

Derefter udarbejdes støttedokumenter, korrektheden af formularen og den målrettede brug af midler kontrolleres. Efter at have gennemført alle procedurer, sætter revisor et mærke på rapporten. Det angiver, at dokumentet er blevet kontrolleret, og udgiftsbeløbet er godkendt (det er skrevet med tal og ord).

På forsiden udfyldes også en kvittering, som overføres til den ansvarlige medarbejder.

Skemaet skal være underskrevet af den medarbejder, der har kontrolleret dokumentet og kap. revisor med udskrifter.

Hvis det er nødvendigt, indtastes oplysninger om saldoen eller overforbruget, detaljer om de dokumenter (ordrer), for hvilke den endelige afregning vil blive gennemført, i rapportformularen.

Godkendelse af leder og afskrivning af beløb

En bekræftet rapport indsendes til direktøren for organisationen. Han skal skrive under. Til dette er der en tilsvarende kolonne i den øverste del på forsiden af dokumentet. Skemaet kan underskrives ikke kun af lederen, men også af en anden medarbejder med autoritet. Efter godkendelse accepteres rapporten til regnskab for debitering af midler.

Resten af forskuddet krediteres virksomhedens kasse.

Forbud

Hvis den ansvarlige personhar gæld på tidligere ydede forskud, er udstedelse af midler ikke tilladt. Derudover er det forbudt at overføre penge modtaget af medarbejdere til tredjeparter.

Holdbarhed

De er etableret ved lov. Forskellige dokumenter har deres egne opbevaringsperioder. Som regel vælger virksomheder den maksimale periode.

Baseret på under. 8 1 i stk. 23 i artikel TC, skatte- og regnskabspapirer og andre attester skal opbevares i mindst 4 år. Paragraf 4.283 i kodens norm giver en 10-årig periode for dokumenter, der bekræfter tab. Det er værd at sige, at oplysninger om udgifter bruges af organisationer til at reducere skattegrundlaget.

FZ nr. 402 fastslår, at primær dokumentation skal opbevares i mindst 5 år fra slutningen af rapporteringsperioden.

Arbejd i "1C"

Forskudsrapporten udarbejdes som udgangspunkt på en computer. For at gøre dette kan du bruge programmet Excel eller "1C". Sidstnævnte bruges i de fleste virksomheder. Overvej kort designskemaet i "1C".

For at arbejde skal du åbne dokumentet "Forhåndsrapport". Den oprettes fra fanen "Produktion" eller "Kassedisk". Vælg det ønskede punkt i menuen.

Dette åbner dokumentationsloggen. Det er her alle rapportdata gemmes. For at oprette et nyt dokument skal du klikke på knappen "Tilføj". Dernæst skal du vælge "Individuel".

Derefter vælges den påkrævede dokumenttype. For eksempel "Udstedelse af midler i kassen til afregninger". Derefter åbnes ordreloggen. Det ønskede dokument vælges her.

Tabelafsnittet afspejler oplysninger indeholdt i ordrer.

Derefter er den anden fane udfyldt. Her skal du angive de produkter, der er købt af den ansvarlige medarbejder. Det kan for eksempel være former. Ved at klikke på "+", kan du tilføje en ny position.

Hvis returemballage blev brugt under købet, skal disse oplysninger afspejles i den relevante kolonne.

Når du poster materialer og varer ved hjælp af kontoen. 631 bruges fanen "Betaling". Kolonnen "Andet" afspejler oplysninger om ekstra omkostninger. Det kan f.eks. være udgifter til brændstof og smøremidler, internetbrug osv.

For at udskrive dokumentet på papir skal du klikke på knappen "Udskriv".