Tillæg for rejsende arbejde: beregningsprocedure, regler for registrering, optjening og betaling

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

I mange virksomheder er arbejdet for visse kategorier af ansatte rejser. Først og fremmest taler vi om chauffører, der transporterer personale, transporterer produkter, materialer og andre varer. I artiklen vil vi tale om den ekstra betaling for arbejdets rejsekarakter, beskatning og bogføring af godtgørelsen.

Generelle oplysninger

Er rejsegodtgørelse altid påkrævet? Lad os finde ud af det.

Hvis medarbejderens arbejdsaktivitet er relateret til rejser, skal arbejdsgiveren kompensere for de afholdte udgifter baseret på forhåndsrapportens data, samt mod fremvisning af billetter og checks. I mellemtiden giver lovgivningen mulighed for en anden måde at dække omkostninger på.

Arbejdsgiver kan betale en fast godtgørelse for rejsearbejde. Chauffører er som regel ret tilfredse med en sådan kompensation. Størrelsen af den ekstra betaling bestemmes af virksomhedens leder oggodkendt af lok alt dokument.

Her skal det siges, at inspektørerne ikke altid anerkender godtgørelsen for arbejdets rejsekarakter som kompensation i henhold til bestemmelserne i art. 168,1 TC. Hvis der ikke er dokumenter, der bekræfter medarbejderens udgifter, kan arbejdsgiveren blive forpligtet til at opkræve yderligere bidrag.

Refusion for dokumenter

Hvis medarbejderen fremlægger papirer, der bekræfter sine udgifter på rejsen, kompenserer arbejdsgiveren dem efterfølgende. Det betyder, at medarbejderen får præcis lige så meget, som han har brugt. Denne mulighed bruges norm alt, når medarbejdere sendes på lange forretningsrejser til andre regioner eller i udlandet. Arbejdsgiveren skal godtgøre sådanne medarbejdere rejse- og opholdsudgifter. Samtidig skal arbejdsgiveren tage stilling til, om der skal tilbageholdes personlig indkomstskat og bidrag til fonde af denne kompensation. Lad os besvare dette spørgsmål med det samme.

Erstatningsomkostninger medregnes af arbejdsgiveren i de udgifter, der tages i betragtning ved beregning af indkomstskat. I overensstemmelse med stk. 11 i stk. 1 i art. 217 i skatteloven, er der ingen grund til at tilbageholde personlig indkomstskat fra refusion. Denne regel gælder for hele det beløb, der er angivet i overenskomst- eller arbejdsoverenskomsten eller i en anden lokal lov i virksomheden. Hvad angår forsikringspræmier, skal de heller ikke opkræves (klausul 2, del 1, artikel 9 212-FZ af 2009-07-24).

Vanskeligheder i praksis

Det skal dog siges, at FSS og FIU nogle gange mener, at arbejdsgiveren er forpligtet til at beregne bidrag af erstatningsbeløbet. De begrunder deres holdning med at sige detrejsekarakter af arbejdstillæg og udbetalinger - det er elementer af lønnen. Fondsinspektørerne bekræfter deres argumenter med bestemmelserne i art. 129 i arbejdsloven, som definerer indtjening. Som følge heraf bliver arbejdsgiveren efter kontrol pålagt bøder og bøder og er forpligtet til at opkræve yderligere bidrag. Sådanne beslutninger skal selvfølgelig anfægtes. Domstolene tager i de fleste tilfælde arbejdsgiverens parti med følgende argumenter:

1. Refusion for arbejde er betinget af arbejdsgiverens godkendelse.
2. Kompensation er nødvendig for at dække medarbejderens ekstraudgifter, som han pådrager sig under udførelsen af sin arbejdsfunktion.
3. Refusionsbeløb kan ikke på nogen måde inkluderes i indtjeningen, derfor er der ingen grund til at akkumulere bidrag.

Liste over understøttende dokumenter

Tillæg for arbejdets rejsende karakter opkræves ved levering af støttepapirer. En specifik liste over dokumenter fastlægges og godkendes af virksomhedens leder. Det er tilrådeligt at danne to lister - til nær- og langture. I dette tilfælde vil arbejdsgiverens krav blive klarere.

Medarbejders rejseudgifter kan verificeres:

1. Billetter til metro, bus, trolleybus osv.
2. Ruteplan, fragtbrev, kvitteringer, checks (ved brug af personlig transport).

Boligomkostninger bekræftes af dokumenter modtaget ved ankomst. Dette kan være en kvittering udstedt af hoteladministratoren, en kortsigtet lejeaftale.

Svar på yderligere spørgsmål fra inspektører vedrtillæg for arbejdets rejsekarakter kan gives ved at henvise til papirer, der attesterer medarbejdernes færden. Vi taler især om listen over stillinger, der er fastsat i den lokale lov, betingelserne i ansættelseskontrakten, notater, magasiner osv. Inspektører bør have alle papirer, der bekræfter rejserne.

Dokumentationsfunktioner

For at sikre kontrol over medarbejdernes daglige bevægelser, er det tilrådeligt at oprette en forretningsrejsejournal. Dette dokument kan opbevares af lederen af den relevante afdeling eller anden ansvarlig medarbejder.

Planlægning og kontrol af enkeltture kan udføres ved hjælp af notater. Medarbejderen udarbejder den i lederens navn. I et notat angiver medarbejderen årsager til rejsen, mål og målsætninger. Dokumentet skal afleveres til arbejdsgiveren til godkendelse.

De regler, der er gældende i dag, etablerer ikke en enkelt form for notater og regnskabsjournaler. I overensstemmelse hermed kan virksomhedens ledelse godkende dens formularer. For at bringe dokumentation i omløb udsteder direktøren en passende ordre.

Nuancer

Tillægget for arbejdets rejsende karakter er fastsat afhængigt af:

• rejsefrekvenser;
• varighed af forretningsrejse;
• opgavens sværhedsgrad osv.

Du kan også tage hensyn til en bestemt medarbejders kvalifikationer og arbejdserfaring. Derfor er det ikke nødvendigt at installereét beløb for alle.

Forenklet arbejdsgang

Som praksis viser, er det langt fra altid muligt for en udstationeret medarbejder at opbevare frifindelsespapirer. Det sker, at nogle af billetterne på indberetningsdatoen er bortkommet, der er ingen checks fra tankstationer, kvitteringer osv. Men uden dem får medarbejderen ikke godtgjort udgifter. I sådanne tilfælde er der en forenklet arbejdsgang.

Virksomhedens leder fastsætter og godkender størrelsen af godtgørelsen for arbejdets rejsekarakter. Dette beløb skal indeholde:

1. Gennemsnitlig pris på offentlig transport.
2. Betaler husleje.
3. Uplanlagte eller mindre reparationer af køretøjer.
4. Kommunikationstjenester (mobiltelefon, fax).

Det er tilrådeligt at etablere et fast tillæg for arbejdets rejsende karakter for chauffører, speditører, købmænd og andre ansatte, der udfører en arbejdsfunktion uden for virksomheden, men inden for samme lokalitet.

Bonussen gives også, hvis medarbejderen:

• bruger norm alt det samme beløb på rejser;
• bruger ikke penge på overnatning og rejser i en anden region eller i udlandet.

Hvis en medarbejder har en ekstra betaling for arbejdets rejsekarakter, behøver han ikke at indsamle billetter, checks og andre støttedokumenter. Og kompensation vil blive givet til ham i slutningen af måneden.

Generel beregningsprocedure

I overensstemmelse med del 2 i art. 168.1 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, yderligere betaling for arbejdets rejseartgodkendt af virksomhedens leder og fastsat i virksomhedens lokale lov.

Størrelsen af godtgørelsen bestemmes af arbejdsgiveren uafhængigt. Ordlyden i virksomhedens lokale lov kan være som følger: "Etabler en merbetaling for arbejdets rejsekarakter. Godtgørelsens størrelse er 10 % af grundlønnen." Lederen kan efter eget skøn fastsætte et fast beløb.

Ved fastsættelsen af tillægget for arbejdets rejsekarakter skal arbejdsgiveren vejledes af:

1. Reguleringsretsakter vedtaget i den sovjetiske periode. På nuværende tidspunkt, på trods af at Sovjetunionen ophørte med at eksistere, er mange juridiske dokumenter godkendt i årene af dets eksistens gyldige. Således fastsatte dekretet fra Ministerrådet for RSFSR af 1978 nr. 579 en ekstra betaling for arbejdets rejsekarakter - 20% af lønnen. Den kan tilfalde medarbejdere, der arbejder med vej- og flodtransport. Samtidig er det kun dem, der rejser i 12 eller flere dage, som modtager en ekstra betaling for arbejdets rejsekarakter.
2. Industri og regionale aftaler. Eksempelvis kan vejarbejdere modtage et tillæg på op til 20 % afhængigt af antallet af dage på vejen. Den tilsvarende klausul er til stede i paragraf 3.6 i Federal Industry Agreement on Road Facilities.

Hvis størrelsen af godtgørelsen ikke er foreskrevet hverken i de love, der blev vedtaget under sovjetperioden eller i industriens (regionale) aftaler, har lederen ret til at bestemme det efter eget skøn.

Nogle ledere tror fejlagtigt, at det organ, der er ansvarligt forfastsættelse af størrelsen af yderligere betaling for arbejdets rejsekarakter - Regnskabskammeret. Det skal siges med det samme, at denne struktur ikke har noget at gøre med at bestemme størrelsen af betalinger.

Rejsearbejdsgodtgørelse: beskatning

Når en arbejdsgiver, i et forsøg på at forenkle arbejdsgangen, kompenserer for rejseudgifter ved at påløbe yderligere betalinger, kan IFTS have krav. I mellemtiden er der nu udviklet en ret stabil praksis. Det er desværre ikke til fordel for arbejdsgiveren. Domstolene og tilsynsmyndighederne bestrider ikke arbejdsgiverens ret til at fastsætte en ekstra betaling. De mener dog, at den faste betaling bør pålægges personlig indkomstskat og indbetalinger til fonde. Argumenterne er som følger.

Loven giver mulighed for to typer betalinger. Den første omfatter kompensationer, der fungerer som elementer af indtjeningen. De er etableret på grund af, at en borger arbejder under særlige forhold. Det er fra en sådan kompensation, at skatter og bidrag til fonde tilbageholdes. Den anden form for betaling er refusion af udgifter, som en medarbejder har afholdt i forbindelse med udførelsen af en arbejdsfunktion. Bidrag og skatter tilbageholdes ikke fra disse beløb.

Ifølge mange eksperter kan det månedlige faste tillæg ikke betragtes som kompensation i henhold til art. 168,1 TC. Faktum er, at arbejdsgiveren ikke refunderer medarbejderen de faktisk afholdte omkostninger. Erstatningsbeløbet afhænger med andre ord ikke af udgifternes størrelse.

Tillæg til indtjening forudsatarbejdsforhold eller overenskomst kan ikke anses for at være kompensation efter art. 164 TK. Dette skyldes, at når den optjenes, stiger lønnen for en medarbejder, der udfører sine arbejdsfunktioner på rejser.

Solforklaringer

I slutningen af 2015 indtog Højesteret stilling som arbejdsgiver. Højesteret har i sin Praksisgennemgang for 2015 tilkendegivet, at det skattemæssigt har betydning for udbetalingens karakter, hvorefter beløbet er blandt de godtgørelser, der er fastsat i art. 164 TK. Efter denne regel er kompensation en pengebetaling, der er fastsat for at godtgøre ansatte for udgifter, de har afholdt i forbindelse med udførelsen af deres arbejdsopgaver. Højesteret tilkendegav samtidig, at navnet på betalingen ikke har afgørende betydning. Dette kan meget vel være en godtgørelse, tillæg, fordel, lønstigning osv.

Statsmyndigheder ønsker dog ikke rigtig at støtte domstolens holdning. For arbejdsministeriet er det for eksempel en forudsætning for udbetaling af kompensation til en medarbejder, at der fremlægges dokumenter, der bekræfter udgifterne under rejsen. Derfor skal virksomheder, der ikke planlægger at opkræve skat og betale bidrag til fonde fra tillæg, forsvare deres position ved domstolene.

Regnskab

Hvordan registrerer man betalinger, der er beregnet til at kompensere for udgifter afholdt af medarbejdere, mens de er på forretningsrejse?

I overensstemmelse med vejledningen til kontoplanen, godkendt efter kendelse fra Finansministeriet nr. 94n dateret.2000, for at opsummere oplysninger om alle afregninger med ansatte i virksomheden, med undtagelse af løntransaktioner og afregninger med ansvarlige medarbejdere, anvendes konto. 73. Oplysninger om afregninger med personale vedrørende modtagne beløb til drifts- og administrationsudgifter afspejles i kontoen. 71. Samtidig mener mange eksperter, at brugen af denne konto vil være forkert, hvis virksomheden ikke udsteder midler til indberetning, men refunderer medarbejderens omkostninger. Under hensyntagen til dette bør revisor foretage følgende indtastninger:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - godkendelse af regnskabsføring af udgifter i form af refusion af udgifter efter bekræftelse af dem
• Dt sch. 73 ct fm. 50 - Udbetaling af arbejdskompensation.

Hvis det er styret af bestemmelserne i art. 129 i arbejdsloven, så anerkendes yderligere betalinger, godtgørelser, herunder for arbejde under særlige forhold, som et element i indtjeningen. I overensstemmelse hermed foretager revisor følgende poster:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - optjening af løn til en medarbejder med et tillæg.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - tilbageholdelse af personlig indkomstskat fra indtjeningen.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - periodisering af forsikringspræmier.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - betaling af løn med et tillæg.

Ifølge eksperter vil en sådan afgrænsning i regnskabet gøre det lettere for arbejdsgiveren at adskille de beløb, der er underlagt personlig indkomstskat og forsikringspræmier, og midler, der er fritaget for beskatning.

Konklusion

Forenklet arbejdsgang er ikke altid i hænderne på arbejdsgiveren. Hvis arbejdsgiveren planlægger at overveje, at godtgørelser til rejsearbejde ikke er en del af lønnen, så er der risiko for krav fra tilsynsmyndigheder. I sådanne tilfælde er det tilrådeligt at studere retspraksis om dette spørgsmål mere detaljeret.