Regler for organisationens dokumentflow. Et eksempel på arbejdsgange i en organisation

2024 Forfatter: Howard Calhoun | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 10:22

Et dokument er information præsenteret i en form, der passer til dets indhold og formål. Et dokument er skabt med et formål, af nogen for nogen. Men ikke altid vil kilden til dokumentet og/eller dets adressat være en person. Det moderne niveau - når det er muligt og nødvendigt effektivt og praktisk at inkludere maskiner og mekanismer i kontrolsløjfen.

Processen, funktionerne og hastigheden af et dokuments bevægelse afhænger af dets form, indhold og funktion af "bevægelsesmiljøet". Succes, økonomiske indikatorer og social effektivitet afhænger af, hvor godt dokumentflowet i organisationen er sat op, og det er: virksomhedens kvalitet og liv.

Om dokumenter og arbejdsgang

Administration, form og procedure for arbejdsgange på eksemplet med en organisation er ikke reguleret ved lov. Der er GOST'er, vedtægter og obligatoriske anbefalinger. Som en del af regnskabsbilag, papirer til optagelse af lån elmedicinske rapporter er lovens normer.

Et dokument er ikke altid en streng skriftlig form. Det kan være:

• en formular, hvor specifikke felter udfyldes på en bestemt måde, med det nøjagtige semantiske og syntaktiske indhold;
• en side lavet i henhold til en specifik formular til en specifik ansøgning (brev, ordre, kommissorium, personale, …);
• frit format (medarbejderens forklarende bemærkning, taknemmelighed for arbejdspræstationer, beslutning om ansøgningen, …).

Alle tre versioner af dokumenter kan præsenteres på papir eller elektronisk, og på grund af tilgængeligheden af tekniske og juridiske værktøjer er de absolut ækvivalente, selvom der stadig er tilfælde, hvor kun papirformularer er mulige.

På trods af manglen på lovgivningsmæssig regulering af formen og indholdet af dokumentet og arbejdsgangen, er der en rigid, generelt accepteret og ikke diskuteret praksis med at oprette, flytte, opbevare eller destruere dokumenter, som hver organisation frit kan justere til sig selv på absolut nogen måde.

Perfekt eksempel på dokumentflow i en organisation

Det er grundlæggende umuligt at opnå idealet:

• i enhver sfære af liv og aktivitet,
• når som helst,
• hvor som helst i rummet,

fordi hver ny tilgang gør det muligt at se nye horisonter. Der er et ønske og et behov for at følge dem. Dokumentation er ingen undtagelse. Tværtimod er det et demonstrativt og livligt eksempel på dynamisk fiksering af informationsbevægelsesprocessen.

Det er lige meget, hvordan oplysningerne registreres: på papir eller i elektronisk form. I øjeblikket har begge formularer den samme juridiske værdi, selvom papirversionen har fordele i nogle tilfælde.

cyklussen af deres bevægelse fra det øjeblik de dukkede op (skabelsen) til det øjeblik de deponeres eller ødelægges.

Ikke alle organisationer forstår, at mange dokumenter kan udføres direkte af maskiner og mekanismer uden menneskelig indgriben, ligesom ikke alle kilder (forfattere) kun bør være mennesker.

Den sædvanlige forståelse af workflow-automatisering i det overvældende flertal af tilfælde er på niveau med en simpel "signalidé", når programmet er betroet kun at rapportere forekomsten af hændelser.

Intern og ekstern omsætning af dokumenter

Begge kredsløb er vigtige for en succesfuld organisation. Den ydre omsætning har en statisk værdi, mens den indre omsætning har en dynamisk værdi.

Jo bedre virksomhedens ledelse forstår denne omstændighed, jo mere lovende elektronisk dokumenthåndteringssystem vælger den. De, der ønsker at sætte et ideelt eksempel på bevægelsen af forretningspapirer i en organisation, skriver deres eget informationssystem.

Dokumenter kan være primære ogsekundær. Sidstnævnte har altid en bevægelseshistorie inden for organisationen.

Ved at analysere anvendelsen af viden om dokumentet og dets anvendelse er det muligt at evaluere virksomhedens funktionelle karakteristika, socioøkonomiske indikatorer og tidsparametre. Dette er vigtigt for både partnere og forbrugere.

Papir, men effektivt eller elektronisk, men købt

Unikhed er ikke kun iboende for en person, men også for en organisation. Desuden værdsætter hver person sin individualitet og stræber på alle mulige måder efter at understrege den med tøj, adfærd, uddannelse og så videre.

En virksomhed, der køber et færdiglavet informationssystem, er et perfekt eksempel på en organisations arbejdsgang, der fratager den sit eget ansigt og tvinger medarbejderne til at klæde sig i "en andens tøj."

Det er bedre at overlade dine egne medarbejdere til at arbejde med papirmedier på gammeldags måde end at påtvinge dem en tredjepart, men moderne mening om dokumenter og deres brug. Hver medarbejder er et vigtigt element i organisationens funktionalitet og ikke en researcher af effektiviteten af andre menneskers ideer og strukturer i tredjeparts workflow.

Prioriteter, dynamik og funktionalitet

Den ydre kontur af arbejdsgangen er altid begrænset, uhøjtidelig og statisk stabil. I det store og hele skal det ikke tillægges større betydning, end det fortjener. Hvad er for eksempel meningen med at "investere din sjæl" i forhold til skattemyndighederne, tilsynsmyndighederne eller partnere. Du kan på en eller anden måde diversificere processen med at udveksle information medreklamebureauer, men selv dette antager til sidst en statisk, banal form.

Prioriteten af vores eget informationsbehandlingssystem, hvoraf en vigtig del altid er elektronisk dokumenthåndtering, er hævet over enhver tvivl. Men altid og alle er ked af tiden og pengene til at skabe deres eget system.

En kombination af de klassiske "one es" eller "galaxy"-muligheder, der aldrig undværer xel og et par tredjeparts lokale økonomi- eller regnskabsprogrammer, kombineret med deres egen hjemmeside for at få feedback og dokumenter (ordrer, klager, tilbud, …) fra kunder og partnere - den sædvanlige situation, medarbejderne har konstant travlt med rutine, og der er ingen omkostninger.

Dynamikken i produktionsprocessen kan kun sikres ved effektiv implementering af dens egen funktionalitet. Kun i denne egenskab er elektronisk dokumenthåndtering i en organisation et eksempel, der er værd at efterligne, og i forbindelse med implementering af ens egen forretningsidé en fremragende dynamik i produktionen, økonomiske og sociale indikatorer.

Regler for organisationens informationssystem

Enhver organisation er et informationssystem, der opstår og eksisterer i et lignende miljø. Dokumenter kommer ind i organisationen udefra, indeni er det også påkrævet at oprette dokumenter, hvoraf nogle er regulerede og obligatoriske.

Et simpelt arbejdsflowdiagram for organisationen er et eksempel på, hvad alle norm alt gør. Forskrifter vedrarbejdsregler, daglige rutiner, medarbejdernes pligter - den sædvanlige norm, men meget få mennesker er involveret i udviklingen af "Regler om organisationens informationssystem".

Fra et objektivt synspunkt kan lederne af organisationen lade sig vejlede af hvad som helst, skrive eventuelle regler og jobbeskrivelser. Men effektiviteten og gennemførligheden af denne regeludformning afhænger kun af, hvor meget det interne reguleringsarsenal opfylder virkelighedens krav.

Regler om dokumenter og deres bevægelser

En virksomheds dokumentstyringssystem er en integreret del af virksomhedens informationssfære, som et resultat af hvilket "Reglement for dokumenthåndtering" er et bilag til "Regler for organisationens informationssystem", men meget vigtig og forbinder alle dens bestanddele til en enkelt informationsorganisme.

Hvis ledelsen er fast besluttet på at skabe det perfekte eksempel på en organisations arbejdsgang, betyder det, at de virkelig er engageret i udviklingen af en succesfuld virksomhed med det mål at skabe overskud og forbedre medarbejdernes velbefindende.

Et træk ved den nuværende tilstand af softwareudvikling, især på forkant med distribueret informationsbehandling (eksempler på internetprogrammering), er, at det er næsten umuligt at skabe en mobil selvtilpassende applikation.

Opgaven med elektronisk dokumenthåndtering i en organisation er et enkelt, men demonstrativt eksempel. Her er dynamikken ejendommelig:

• indgående og udgående dokumenter;
• algoritmer til behandling af interne og eksterne forretningspapirer.

Det er meget svært at skrive kode, der kan variere, efterhånden som data og algoritmer ændres. Udgifterne til tid og ressourcer er ikke tilgængelige for alle organisationer.

Elektronisk dokumenthåndtering i dynamik

Organisering af arbejdsgangen på virksomheden på eksemplet med opgaven med den elektroniske version er relevant, enkel, vejledende og praktisk. Kompleksiteten kommer fra processen med at designe kode, der kan ændre sig dynamisk. Udviklingstid er også et problem.

brug almindelig behandlingslogik.

Så er arbejdsgangen i organisationen=et eksempel + funktioner i din egen forretningsidé. I den første tilnærmelse vil resultatet ikke være praktisk, men så snart den første implementering af opgaverne er sat i drift, vil cyklussen af deres løsning blive irreversibel, og med behørig opmærksomhed vil resultatet blive opnået.

Skabelsen af et informationssystem, der er i stand til at behandle dynamisk skiftende information, er først og fremmest dynamikken i selve skabelsesprocessen.

Indtil der oprettes en mekanisme til passende at ændre indgående, udgående oginterne dokumenter, og koden vil ikke være i stand til uafhængigt at ændre sig uden deltagelse af en programmør, vil det ikke være muligt at tale om det faktum at oprette et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Men at opfinde og implementere dit eget system for fuldt ud at understøtte organisationens informationsprocesser er det samme som at gøre dets succes strålende og perfekt.